Панель управління персоналом і звіт про роботу з персоналом - невід'ємна частина управління персоналом. Обидва інструменти важливі для прийняття обґрунтованих рішень в HR.
Чому?
Тому що це важко зробити, коли бізнес-партнери HR та інші зацікавлені сторони не мають уявлення про свою власну організацію. Не бійтеся, HR-звітність може вирішити цю проблему! Як? Про це і піде мова в цій статті. Ми розповімо про цінність HR-панелі.
Ми розглянемо переваги звіту з персоналу, а також дані та показники, які можуть бути включені до нього. Ми також наведемо звіт і кілька шаблонів HR-панелей, щоб дати вам кілька практичних порад про те, як почати роботу.
Хочете по-справжньому оволодіти навичками складання звітів і отримати правильні метрики? Ознайомтеся з нашою сертифікаційною програмою HR метрики.
Чому?
Тому що це важко зробити, коли бізнес-партнери HR та інші зацікавлені сторони не мають уявлення про свою власну організацію. Не бійтеся, HR-звітність може вирішити цю проблему! Як? Про це і піде мова в цій статті. Ми розповімо про цінність HR-панелі.
Ми розглянемо переваги звіту з персоналу, а також дані та показники, які можуть бути включені до нього. Ми також наведемо звіт і кілька шаблонів HR-панелей, щоб дати вам кілька практичних порад про те, як почати роботу.
Хочете по-справжньому оволодіти навичками складання звітів і отримати правильні метрики? Ознайомтеся з нашою сертифікаційною програмою HR метрики.
3 функції HR-звіту
Звітність з персоналу - одне з найважливіших завдань HR. За правильного підходу вона дає три ключові переваги як для HR, так і для керівництва:
- Моніторинг HR. Регулярна звітність дає змогу HR тримати руку на пульсі організації, відстежуючи ключові показники робочої сили. Нові тенденції та можливості можуть бути помічені на ранній стадії, а проблеми, що виникають, можуть бути вирішені до того, як вони матимуть істотний вплив на бізнес.
- Управлінська інформація. Звіт з кадрів також може допомогти менеджерам краще виконувати свою роботу. HR-звіт може інформувати керівників про події, що відбуваються в їхніх командах і відділах. Наприклад, якщо відділ маркетингу бореться з високою плинністю кадрів і великим часом найму, менеджери з більшою ймовірністю зроблять акцент на утриманні співробітників і знатимуть про такі ризики, як збільшення часу заміни, коли хтось збирається йти.
- Відстежуйте проблемні зони. HR-звітність також пропонує чудовий спосіб прозоро відстежувати ключові проблемні області. Прозорість показників плинності кадрів для кожного менеджера спонукає їх приділяти більше уваги утриманню співробітників, адже на кону стоїть їхня власна репутація! Відстежуючи проблемні зони, HR може використовувати своє становище для поліпшення ситуації.
Як створити звіт з управління персоналом
HR-панель - це найефективніший спосіб моніторингу, управління, відстеження та звітності за даними. Використання цього інструменту бізнес-аналітики дає змогу відстежувати, аналізувати та складати звіти за HR KPI (ключовими показниками ефективності).
Перш ніж приступити до створення HR-звіту, необхідно продумати кілька моментів, що стосуються "як" і "коли".
Перш ніж приступити до створення HR-звіту, необхідно продумати кілька моментів, що стосуються "як" і "коли".
Автоматизація проти ручного управління
Багато організацій досі працюють зі спеціальними звітами. Наприклад, коли менеджер або директор хоче дізнатися щось про персонал організації, вони просять відділ кадрів HR надіслати їм звіт. Після такого прохання HR працюватиме понаднормово, щоб підготувати цей звіт. Це приклад (неефективної та) реактивної звітності. HR-звіти мають бути розгорнуті (про)активно і, отже, мають бути автоматизовані.
HR-звіт може бути автоматизований, якщо для його створення використовується певне програмне забезпечення - наприклад, Excel, Gusto або BambooHR. На ринку представлено безліч варіантів програмного забезпечення.
Багато організацій досі працюють зі спеціальними звітами. Наприклад, коли менеджер або директор хоче дізнатися щось про персонал організації, вони просять відділ кадрів HR надіслати їм звіт. Після такого прохання HR працюватиме понаднормово, щоб підготувати цей звіт. Це приклад (неефективної та) реактивної звітності. HR-звіти мають бути розгорнуті (про)активно і, отже, мають бути автоматизовані.
HR-звіт може бути автоматизований, якщо для його створення використовується певне програмне забезпечення - наприклад, Excel, Gusto або BambooHR. На ринку представлено безліч варіантів програмного забезпечення.
Статичні звіти проти приладових панелей
Відповідно до попереднього пункту, все ще існує значна кількість організацій, які працюють з ручними/паперовими звітами. Це не обов'язково погано: Коли інформація навряд чи зміниться, паперові звіти можуть бути досить ефективними.
Крім того, електронний лист зі звітом з більшою ймовірністю буде помічено, ніж рідкісне оновлення на HR-панелі. Це просто тому, що люди не будуть користуватися панелями, які не приносять постійної користі.
HR-панель - це найефективніший спосіб моніторингу, управління та відстеження даних. Використання цього інструменту бізнес-аналітики дає змогу відстежувати, аналізувати та складати звіти за HR KPI (ключовими показниками ефективності). Вона дає можливість деталізувати дані до найдрібніших подробиць.
Плинність кадрів може бути цікавою метрикою, але скільки в цій плинності становить жаль про втрати? Ви й оком не моргнете, коли піде поганий співробітник, але це все одно що вистрілити собі в ногу, коли піде високоефективний співробітник. Ці співробітники - потенційний матеріал для вищого керівництва. Інтерактивні інформаційні панелі дають змогу глибше вивчити дані і зробити такі висновки.
Ви можете надати доступ до цієї панелі всім співробітникам HR-служби або надати відповідний доступ або дані відповідним співробітникам.
Тоді як попередні приладові панелі пропонують простий перегляд даних, більш просунуті приладові панелі дають змогу передбачати майбутнє за допомогою алгоритмів машинного навчання. Це дає змогу зрозуміти, як поведуть себе співробітники, наприклад, хто з них ризикує звільнитися. Потенційно така інформація може мати велике стратегічне значення.
Зверніть увагу: в даному випадку приладова панель - це всього лише засіб відображення інформації. Прогнози робляться за допомогою спеціалізованих інструментів аналітики.
Відповідно до попереднього пункту, все ще існує значна кількість організацій, які працюють з ручними/паперовими звітами. Це не обов'язково погано: Коли інформація навряд чи зміниться, паперові звіти можуть бути досить ефективними.
Крім того, електронний лист зі звітом з більшою ймовірністю буде помічено, ніж рідкісне оновлення на HR-панелі. Це просто тому, що люди не будуть користуватися панелями, які не приносять постійної користі.
HR-панель - це найефективніший спосіб моніторингу, управління та відстеження даних. Використання цього інструменту бізнес-аналітики дає змогу відстежувати, аналізувати та складати звіти за HR KPI (ключовими показниками ефективності). Вона дає можливість деталізувати дані до найдрібніших подробиць.
Плинність кадрів може бути цікавою метрикою, але скільки в цій плинності становить жаль про втрати? Ви й оком не моргнете, коли піде поганий співробітник, але це все одно що вистрілити собі в ногу, коли піде високоефективний співробітник. Ці співробітники - потенційний матеріал для вищого керівництва. Інтерактивні інформаційні панелі дають змогу глибше вивчити дані і зробити такі висновки.
Ви можете надати доступ до цієї панелі всім співробітникам HR-служби або надати відповідний доступ або дані відповідним співробітникам.
Тоді як попередні приладові панелі пропонують простий перегляд даних, більш просунуті приладові панелі дають змогу передбачати майбутнє за допомогою алгоритмів машинного навчання. Це дає змогу зрозуміти, як поведуть себе співробітники, наприклад, хто з них ризикує звільнитися. Потенційно така інформація може мати велике стратегічне значення.
Зверніть увагу: в даному випадку приладова панель - це всього лише засіб відображення інформації. Прогнози робляться за допомогою спеціалізованих інструментів аналітики.
Приклад панелі управління персоналом з кількістю співробітників
Гігієнічний фактор
І останнє зауваження, перш ніж ми покажемо вам приклад HR-звіту: HR-звітність часто розглядають як фактор підтримки гігієни. Це означає, що, як і гігієна, хороша звітність не цінується.
Щоб краще пояснити цю концепцію, уявіть, що ви обідаєте в ресторані. Ви навряд чи станете коментувати чистоту ресторану. Це те, чого ми всі очікуємо! Але якщо вам подадуть брудні столові прибори або в туалеті буде брудно - ви (по праву) поскаржитеся. Отже, повернемося до HR: на звітність не звертають особливої уваги, якщо тільки не стаються помилки. Надійна звітність, як і чистота в ресторані, важлива для підтримки довіри.
І останнє зауваження, перш ніж ми покажемо вам приклад HR-звіту: HR-звітність часто розглядають як фактор підтримки гігієни. Це означає, що, як і гігієна, хороша звітність не цінується.
Щоб краще пояснити цю концепцію, уявіть, що ви обідаєте в ресторані. Ви навряд чи станете коментувати чистоту ресторану. Це те, чого ми всі очікуємо! Але якщо вам подадуть брудні столові прибори або в туалеті буде брудно - ви (по праву) поскаржитеся. Отже, повернемося до HR: на звітність не звертають особливої уваги, якщо тільки не стаються помилки. Надійна звітність, як і чистота в ресторані, важлива для підтримки довіри.
Люк Смейер, засновник iNostix, кілька років тому написав ось що про HR-звітність.
"Звісно, кожен відділ кадрів має бути (надзвичайно) хорошим на цьому "класичному" рівні звітності. Ніяких обговорень. Жодних дебатів. Просто робіть це. Цей рівень має бути повністю автоматизованим, високоефективним, надшвидким, нарізаним на шматочки, легко читабельним, добре структурованим, "просто натиснути на кнопку" в кожній організації".
Ще не всі організації досягли рівня "високоефективної та надшвидкої". Проте кожна організація має бути надзвичайно ефективною у своїй HR-звітності.
Підводні камені HR-звітності
- Автоматизуйте HR-звітність: Не намагайтеся генерувати кожен звіт вручну. Це вкрай неефективно і виснажить потенціал вашого відділу HR-даних. Усі звіти, описані в цій статті, можуть бути легко автоматизовані.
- Надавайте релевантну інформацію: Не намагайтеся зробити всіх щасливими. Якщо ви можете зробити 80% людей щасливими з 20% інформації, це може бути найкращим рішенням. Створення занадто складної приладової панелі та звітність за неактуальними даними може призвести до низької залученості у звіти або приладові панелі і, отже, до зниження віддачі.
- Виправляйте помилки: В HR-даних обов'язково присутні людські помилки! Неважливо, наскільки ефективні ваше програмне забезпечення, процеси та персонал - помилки будуть. Коли помилки трапляються, виправляйте їх у вихідних системах. І обов'язково створіть процедури, які будуть динамічно вводити дані.
Метрики в HR-звіті
Існує кілька важливих показників, які мають бути включені до звіту про роботу з персоналом. Зверніть увагу, що більшість із них - це показники високого рівня, оскільки вони дають уявлення про організацію. До найпоширеніших HR-метрик, за якими складаються звіти, належать:
- Стаж
- Стать: Звичайне розмежування для вивчення даних про різноманітність (див. приклад HR-панелі нижче).
- Вік: вік набуває дедалі більшого значення в сучасній багатопоколінній робочій силі. Вік важливий для стратегічного планування робочого місця і планування наступності. Він також часто є ключовою точкою фокусу для організацій, які хочуть впровадити інновації та провести реорганізацію.
- Рівень освіти: Рівень освіти слід вказувати тільки в тих випадках, коли він доступний і має відношення до загальних цілей організації. В іншому разі він ризикує стати "метушливою метрикою" в HR-звіті.
- Тип функції: Така метрика, як тип функції або кластери функцій, може допомогти виділити різні групи всередині компанії. Як приклад можна навести топ-менеджмент, менеджмент середньої ланки, виробничий персонал і допоміжний персонал.
- FTE: Еквівалент повного робочого дня - це кількість годин, відпрацьованих одним співробітником протягом повного робочого дня. Число FTE часто менше, ніж число всіх співробітників. Це особливо вірно, якщо в організації багато працівників, зайнятих неповний робочий день.
- FTE: дає точне уявлення про загальне робоче навантаження в організації. Крім того, люди, які працюють менше 1 FTE, можуть вважатися співробітниками з неповною зайнятістю.
- Активні співробітники: Цей показник відображає кількість співробітників, які працюють в організації.
- Плинність кадрів: Ця метрика являє собою кількість і/або відсоток співробітників, які звільнилися за попередній період. Про те, як розрахувати плинність кадрів, читайте тут.
- Нові співробітники: Ця метрика являє собою кількість та/або відсоток нових співробітників, які приєдналися до організації за останній рік.
- Коефіцієнт відсутності на робочому місці/абсентеїзму: Ця метрика являє собою відсоток часу, протягом якого співробітники були відсутні на робочому місці в середньому за попередній період. Іншим показником цього числа є загальна кількість днів відсутності на одного співробітника.
- Вартість відсутності: Ця метрика не є стандартною, але вона може зробити згаданий раніше показник відсутності більш відчутним, прив'язавши його до фінансового числа.
- Вартість праці: Вартість робочої сили - це загальна сума грошей, яку організація платить своїм співробітникам. У цю суму входять виплати співробітникам і податки на заробітну плату. Вартість робочої сили можна розділити на прямі та непрямі витрати. Прямі витрати - це витрати на робочу силу, пов'язані з людьми, які беруть участь в основному процесі (робітник складального конвеєра). Непрямі витрати не можуть бути віднесені до конкретного рівня виробництва (співробітник служби безпеки, що охороняє завод).
- Витрати на навчання: Витрати на навчання являють собою загальну суму, яку компанія витрачає на навчання нових співробітників і наявної робочої сили.
- Вартість найму: Загальна вартість зусиль із набору персоналу. Як правило, вона включає в себе витрати на зовнішні агентства, оголошення про вакансії та, іноді, втрачену продуктивність. Витрати на підбір персоналу можуть бути набагато більшими. Як приклад можна навести витрати часу керівництва на відбір і навчання, а також відсів - як довго співробітник залишається на своїй посаді.
- Час на заповнення вакансії: Ми вже говорили про час заповнення вакансій. Це кількість днів з моменту відкриття вакансії до того, як кандидат погодиться на неї. Цей показник істотно різниться залежно від типу посади: розробників програмного забезпечення, аналітиків великих даних і висококваліфікованих продавців знайти набагато складніше, ніж, наприклад, маркетологів початкового рівня.
Це далеко не повний список. До нього можуть бути включені й інші показники.
Панель управління персоналом і шаблони HR-звітів
Щоб проілюструвати, що саме ми маємо на увазі, наведемо кілька прикладів HR-звітності в дії.
Панель управління персоналом
Лікарняні та відсутність на робочому місці
HR-дашборд: сітка боксів Talent 9
Приладова панель HR: Різноманітність
Матриця руху персоналу
Простого обліку кількості людей, які приходять в організацію і йдуть з неї, часто буває недостатньо, оскільки це не дає повної картини. Рішенням може стати матриця руху персоналу. Така матриця - чудовий спосіб уявити, скільки людей прийшло в компанію, отримало підвищення і покинуло її, а також як ці цифри співвідносяться між собою.
Ця дещо складна на вигляд таблиця - чудовий приклад матриці руху персоналу. У рядках представлено чотири категорії персоналу (A, B, C і D) і зміни між 2018 і 2019 роками. Наприклад, протягом 2018 року 10 осіб перейшли з позиції менеджера середньої ланки на позицію топ-менеджера.
Загальна кількість співробітників на 1-1-2019 відображається в нижньому рядку, а загальна кількість співробітників на 1-1-2018 - у крайньому правому стовпчику. Загальну плинність кадрів за 2018 рік представлено в колонці "Плинність", а підвищення/зниження - у матриці.
Цей огляд допомагає наочно уявити зростання організації, плинність кадрів (у цій організації низька плинність кадрів у відділі виробничого персоналу, але в усіх інших відділах рівень плинності перевищує 10 %). Він також наочно демонструє розвиток персоналу (зверніть увагу на 10-відсоткове збільшення топ-менеджменту - з 45 осіб у 2018 році до 50 у 2019-му).
З одного боку, подібна таблиця забезпечує чудовий огляд, з іншого - допомагає виявити деякі ключові проблемні сфери організації.
Загальна кількість співробітників на 1-1-2019 відображається в нижньому рядку, а загальна кількість співробітників на 1-1-2018 - у крайньому правому стовпчику. Загальну плинність кадрів за 2018 рік представлено в колонці "Плинність", а підвищення/зниження - у матриці.
Цей огляд допомагає наочно уявити зростання організації, плинність кадрів (у цій організації низька плинність кадрів у відділі виробничого персоналу, але в усіх інших відділах рівень плинності перевищує 10 %). Він також наочно демонструє розвиток персоналу (зверніть увагу на 10-відсоткове збільшення топ-менеджменту - з 45 осіб у 2018 році до 50 у 2019-му).
З одного боку, подібна таблиця забезпечує чудовий огляд, з іншого - допомагає виявити деякі ключові проблемні сфери організації.
Якщо ви хочете дізнатися, як працювати з даними для створення звітів, зайдіть на сторінку курсу HR Метрики.
Як отримати максимальну віддачу від даних?
Впроваджувати HRIS - інформаційну систему управління персоналом. Про це ми вже писали 👉🏻 тут
Впроваджувати HRIS - інформаційну систему управління персоналом. Про це ми вже писали 👉🏻 тут
