Посібник або довідник для співробітників має бути основою будь-якої організації, щоб забезпечити керівництво і ясність з усіх питань, пов'язаних з персоналом. Кожна команда HR витрачає багато часу і сил на відповіді на запитання співробітників, пов'язані з персоналом. Добре складений довідник не тільки слугує орієнтиром для співробітників, до якого вони можуть звернутися в разі виникнення запитань або проблем, а й допомагає створити впорядкованіший і ефективніший процес управління персоналом.
Посібник співробітника - це життєво важливий ресурс, що допомагає встановити чіткі очікування щодо поведінки та результатів роботи і сприяє формуванню позитивної культури на робочому місці.
Якщо ви готові вивести свою гру в HR на новий рівень, настав час всерйоз замислитися над створенням або оновленням керівництва для співробітників вашої організації. Тож давайте зануримося в роботу!
Посібник співробітника - це життєво важливий ресурс, що допомагає встановити чіткі очікування щодо поведінки та результатів роботи і сприяє формуванню позитивної культури на робочому місці.
Якщо ви готові вивести свою гру в HR на новий рівень, настав час всерйоз замислитися над створенням або оновленням керівництва для співробітників вашої організації. Тож давайте зануримося в роботу!
Що таке довідник співробітника?
Довідник співробітника, також званий посібником для співробітників, слугує всеосяжним посібником щодо місії, бачення, цінностей, політики вашої організації, політики щодо співробітників і робочих місць, кадрових процедур, пільг для співробітників і кодексу поведінки на робочому місці, а також з інших питань. Одним словом, у ньому сформульовано чіткі очікування співробітників, визначено їхні права і прописано юридичні зобов'язання вашої компанії.
Крім того, довідник співробітника - це найважливіший інструмент знайомства з вашим бізнесом для нових співробітників, який допоможе вашій команді при вступі на посаду. Воно також допомагає новим співробітникам орієнтуватися в культурі та цілях вашої організації, надаючи інформацію про вашу місію, бачення та цінності.
Посібник дає їм можливість звернутися до джерела даних, якщо вони щось забули або упустили в перші кілька тижнів роботи. Загалом, довідник співробітника - це цінний інструмент, який приносить користь як співробітникам, так і роботодавцям, сприяючи формуванню позитивної та продуктивної культури на робочому місці.
Довідник співробітника, також званий посібником для співробітників, слугує всеосяжним посібником щодо місії, бачення, цінностей, політики вашої організації, політики щодо співробітників і робочих місць, кадрових процедур, пільг для співробітників і кодексу поведінки на робочому місці, а також з інших питань. Одним словом, у ньому сформульовано чіткі очікування співробітників, визначено їхні права і прописано юридичні зобов'язання вашої компанії.
Крім того, довідник співробітника - це найважливіший інструмент знайомства з вашим бізнесом для нових співробітників, який допоможе вашій команді при вступі на посаду. Воно також допомагає новим співробітникам орієнтуватися в культурі та цілях вашої організації, надаючи інформацію про вашу місію, бачення та цінності.
Посібник дає їм можливість звернутися до джерела даних, якщо вони щось забули або упустили в перші кілька тижнів роботи. Загалом, довідник співробітника - це цінний інструмент, який приносить користь як співробітникам, так і роботодавцям, сприяючи формуванню позитивної та продуктивної культури на робочому місці.
Чому HR-відділу важливо створити довідник співробітника?
У HR-відділів завжди є маса завдань, тому створення і ведення керівництва для співробітників може бути випущено з уваги. Але загалом наявність такого керівництва може вберегти вас і вашу компанію від майбутніх судових розглядів і головного болю.
Багато корпоративних компаній уже мають довідник співробітника. Якщо ви належите до цієї категорії, чудово! Ви вже на крок попереду. Але як часто він оновлюється? Чи використовують її ваші співробітники? І навпаки, багато невеликих компаній навіть не мають довідника, до якого могли б звернутися їхні співробітники.
Довідники співробітників - це цінний інструмент, що забезпечує ясність і структуру як для співробітників, так і для керівництва. У них викладаються правила й очікування, як-от дрес-код і порядок дій у надзвичайних ситуаціях, а також дисциплінарні процедури для тих, хто порушує правила. Це допомагає всім зрозуміти, чого від них чекають, і полегшує управління поведінкою співробітників. Посібник також може слугувати для менеджерів довідником для початку дисциплінарних процедур, що допомагає підтримувати послідовність у всьому бізнесі.
Крім того, докладний посібник може захистити ваш бізнес від юридичної відповідальності, чітко роз'яснюючи правила антидискримінаційної політики або порядок повідомлення про домагання. Наявність керівництва дає змогу гарантувати, що ваша компанія дотримується останніх федеральних, державних і місцевих законів.
Довідник співробітника - це також ефективний інструмент для залучення і мотивації співробітників. Ви можете сприяти формуванню позитивної та продуктивної культури на робочому місці, чітко виклавши місію та цінності компанії, а також переваги та можливості, доступні співробітникам.
Отже, незалежно від того, чи працюєте ви на великого роботодавця, чи на невелике підприємство, настав час приділити першочергову увагу своєму довіднику для співробітників. Але пам'ятайте, що це не одноразовий процес - цей посібник необхідно регулярно підтримувати й оновлювати, щоб він відображав практику вашої компанії та вимоги законодавства.
У HR-відділів завжди є маса завдань, тому створення і ведення керівництва для співробітників може бути випущено з уваги. Але загалом наявність такого керівництва може вберегти вас і вашу компанію від майбутніх судових розглядів і головного болю.
Багато корпоративних компаній уже мають довідник співробітника. Якщо ви належите до цієї категорії, чудово! Ви вже на крок попереду. Але як часто він оновлюється? Чи використовують її ваші співробітники? І навпаки, багато невеликих компаній навіть не мають довідника, до якого могли б звернутися їхні співробітники.
Довідники співробітників - це цінний інструмент, що забезпечує ясність і структуру як для співробітників, так і для керівництва. У них викладаються правила й очікування, як-от дрес-код і порядок дій у надзвичайних ситуаціях, а також дисциплінарні процедури для тих, хто порушує правила. Це допомагає всім зрозуміти, чого від них чекають, і полегшує управління поведінкою співробітників. Посібник також може слугувати для менеджерів довідником для початку дисциплінарних процедур, що допомагає підтримувати послідовність у всьому бізнесі.
Крім того, докладний посібник може захистити ваш бізнес від юридичної відповідальності, чітко роз'яснюючи правила антидискримінаційної політики або порядок повідомлення про домагання. Наявність керівництва дає змогу гарантувати, що ваша компанія дотримується останніх федеральних, державних і місцевих законів.
Довідник співробітника - це також ефективний інструмент для залучення і мотивації співробітників. Ви можете сприяти формуванню позитивної та продуктивної культури на робочому місці, чітко виклавши місію та цінності компанії, а також переваги та можливості, доступні співробітникам.
Отже, незалежно від того, чи працюєте ви на великого роботодавця, чи на невелике підприємство, настав час приділити першочергову увагу своєму довіднику для співробітників. Але пам'ятайте, що це не одноразовий процес - цей посібник необхідно регулярно підтримувати й оновлювати, щоб він відображав практику вашої компанії та вимоги законодавства.
Основні компоненти, які необхідно включити в довідник співробітника
Один із цікавих моментів у створенні довідників для співробітників полягає в тому, що існує безліч способів їх складання. Тому у вашої команди є багато варіантів під час ухвалення рішення про те, що слід додати, а що ні. Проте ми рекомендуємо додати в довідник такі пункти, щоб зробити його якомога повнішим:
1. Загальна інформація про компанію
Чудовий спосіб познайомити нових співробітників з вашою компанією та її керівництвом - почати свій довідник з розділу загальної інформації про компанію. Тут ви можете додати інформацію про історію вашої організації, про те, хто входить до ради директорів, і про структуру компанії, щоб прояснити ситуацію для нового учасника команди.
2. Місія, бачення та цінності компанії
Місія компанії визначає ваш бізнес, його цілі і те, як він буде їх досягати. Бачення - це те, куди ваша організація сподівається прийти в майбутньому, а цінності зміцнюють бачення компанії та формують її робочу культуру. Ці три пункти дуже важливі для розуміння співробітниками, і при правильній передачі інформації вони можуть співпрацювати і працювати разом над досягненням цілей і завдань компанії. У керівництві компанії Hubspot є дуже докладний розділ про культуру. Пам'ятайте, що існує безліч способів створення керівництва; ви можете зробити його настільки докладним або простим, наскільки захочете,
3. Політика працевлаштування
Цей розділ має містити інформацію про умови найму співробітників вашої компанії, наприклад, про те, що таке повний і неповний робочий день, а також стажери. Можливо, у цьому розділі ви захочете додати інформацію про філософію винагороди, шкалу оплати праці та про оцінку результатів роботи.
1. Загальна інформація про компанію
Чудовий спосіб познайомити нових співробітників з вашою компанією та її керівництвом - почати свій довідник з розділу загальної інформації про компанію. Тут ви можете додати інформацію про історію вашої організації, про те, хто входить до ради директорів, і про структуру компанії, щоб прояснити ситуацію для нового учасника команди.
2. Місія, бачення та цінності компанії
Місія компанії визначає ваш бізнес, його цілі і те, як він буде їх досягати. Бачення - це те, куди ваша організація сподівається прийти в майбутньому, а цінності зміцнюють бачення компанії та формують її робочу культуру. Ці три пункти дуже важливі для розуміння співробітниками, і при правильній передачі інформації вони можуть співпрацювати і працювати разом над досягненням цілей і завдань компанії. У керівництві компанії Hubspot є дуже докладний розділ про культуру. Пам'ятайте, що існує безліч способів створення керівництва; ви можете зробити його настільки докладним або простим, наскільки захочете,
3. Політика працевлаштування
Цей розділ має містити інформацію про умови найму співробітників вашої компанії, наприклад, про те, що таке повний і неповний робочий день, а також стажери. Можливо, у цьому розділі ви захочете додати інформацію про філософію винагороди, шкалу оплати праці та про оцінку результатів роботи.
4. Рівні можливості працевлаштування
Залежно від кількості співробітників у вашій компанії існує безліч різних законів, яких необхідно дотримуватися щодо прав працівників. Наприклад, у Сполучені Штати Америки. - є закон про рівні можливості працевлаштування (Equal Employment Opportunity, або EEO).
Компанія, яка слідує цим правилам, повинна гарантувати, що вона не дискримінує співробітників і кандидатів на роботу за такими захищеними ознаками, як раса, стать, релігія, вік та іншими категоріями, які можуть бути дискриміновані. Довідник співробітника - чудове місце для заяви про рівні можливості роботодавця, щоб співробітники знали, що вони захищені.
5. Політика щодо боротьби з домаганнями, переслідуваннями
Комісія США із забезпечення рівних можливостей при працевлаштуванні також захищає співробітників від переслідувань на роботі або помсти за повідомлення про переслідування. Вам слід додати в довідник співробітника розділ, у якому дається визначення різних видів переслідувань, яких може зазнати співробітник, як повідомити про переслідування, хто відповідає за підтримку співробітника і яких дисциплінарних заходів може бути вжито, якщо співробітник порушує ці закони.
Чудовий приклад цього можна знайти в керівництві для державних службовців GitLab.
6. Поведінка співробітників і дисципліна
Члени команди не завжди можуть зрозуміти, що є гарною поведінкою співробітника. Додавши розділ у посібник, ви зможете прояснити, що очікується відповідно до кодексу поведінки вашої компанії, наприклад:
Залежно від кількості співробітників у вашій компанії існує безліч різних законів, яких необхідно дотримуватися щодо прав працівників. Наприклад, у Сполучені Штати Америки. - є закон про рівні можливості працевлаштування (Equal Employment Opportunity, або EEO).
Компанія, яка слідує цим правилам, повинна гарантувати, що вона не дискримінує співробітників і кандидатів на роботу за такими захищеними ознаками, як раса, стать, релігія, вік та іншими категоріями, які можуть бути дискриміновані. Довідник співробітника - чудове місце для заяви про рівні можливості роботодавця, щоб співробітники знали, що вони захищені.
5. Політика щодо боротьби з домаганнями, переслідуваннями
Комісія США із забезпечення рівних можливостей при працевлаштуванні також захищає співробітників від переслідувань на роботі або помсти за повідомлення про переслідування. Вам слід додати в довідник співробітника розділ, у якому дається визначення різних видів переслідувань, яких може зазнати співробітник, як повідомити про переслідування, хто відповідає за підтримку співробітника і яких дисциплінарних заходів може бути вжито, якщо співробітник порушує ці закони.
Чудовий приклад цього можна знайти в керівництві для державних службовців GitLab.
6. Поведінка співробітників і дисципліна
Члени команди не завжди можуть зрозуміти, що є гарною поведінкою співробітника. Додавши розділ у посібник, ви зможете прояснити, що очікується відповідно до кодексу поведінки вашої компанії, наприклад:
- належне використання корпоративної електронної пошти
- дрес-код
- використання соціальних мереж на роботі
- стосунки на роботі
7. Робочий час і розклад
Якщо у вашій компанії встановлені робочі години або конкретні графіки, яких повинен дотримуватися співробітник, внесіть у довідник для співробітників уточнення. Переконайтеся, що там є інформація або правила про те, як змінювати дні або години роботи за розкладом, якщо це дозволено вашою компанією.
8. Політика відгулів / схеми відпусток
Чи пропонує ваша компанія оплачувані відгули або інші види відпусток, такі як медична, декретна або сімейна? Включіть докладний опис вашої політики, а також інформацію про те, як подати заяву на відпустку, хто її затверджує і коли компанія може прийняти рішення про відмову в її затвердженні.
9. Виплати співробітникам
Одним із чинників, що привертають і утримують талановитих співробітників, є пільги для співробітників. Ви хочете переконатися, що члени вашої команди поінформовані про пільги і користуються ними - саме для цього вони і передбачені у вашій компанії. Обсяг і деталізація цього розділу залежать від того, скільки у вас пільг і чи є відмінності залежно від місця розташування.
10. Охорона і безпека на робочому місці
Безпека та охорона співробітників мають бути пріоритетом компанії. Це особливо актуально, якщо ваша команда працює на виробництві. Переконайтеся, що ваші співробітники знають, як забезпечити безпеку на своєму робочому місці, що також допоможе вам знизити ризик травматизму.
Якщо у вашій компанії встановлені робочі години або конкретні графіки, яких повинен дотримуватися співробітник, внесіть у довідник для співробітників уточнення. Переконайтеся, що там є інформація або правила про те, як змінювати дні або години роботи за розкладом, якщо це дозволено вашою компанією.
8. Політика відгулів / схеми відпусток
Чи пропонує ваша компанія оплачувані відгули або інші види відпусток, такі як медична, декретна або сімейна? Включіть докладний опис вашої політики, а також інформацію про те, як подати заяву на відпустку, хто її затверджує і коли компанія може прийняти рішення про відмову в її затвердженні.
9. Виплати співробітникам
Одним із чинників, що привертають і утримують талановитих співробітників, є пільги для співробітників. Ви хочете переконатися, що члени вашої команди поінформовані про пільги і користуються ними - саме для цього вони і передбачені у вашій компанії. Обсяг і деталізація цього розділу залежать від того, скільки у вас пільг і чи є відмінності залежно від місця розташування.
10. Охорона і безпека на робочому місці
Безпека та охорона співробітників мають бути пріоритетом компанії. Це особливо актуально, якщо ваша команда працює на виробництві. Переконайтеся, що ваші співробітники знають, як забезпечити безпеку на своєму робочому місці, що також допоможе вам знизити ризик травматизму.
Додаткові компоненти:
Існують додаткові елементи, які ви, можливо, захочете включити у свій довідник співробітника:
Існують додаткові елементи, які ви, можливо, захочете включити у свій довідник співробітника:
- Вітальний лист від генерального директора або засновника
- Щорічне закриття офісу
- Інформація про внутрішні інструменти
- Поради з кібербезпеки
- Інформація про вступ на посаду (перший день/місяць)
- Інформація про звільнення
- Внутрішня IT-підтримка
- Інформація про команду по роботі з персоналом
- Перерви та харчування
- Політика відшкодування витрат на поїздки на роботу
6 кроків до створення ефективного довідника співробітника
1. Почніть з вашої культури і цінностей, щоб налаштувати команду на створення або оновлення керівництва для співробітників. Ці два предмети мають лежати в основі багатьох внутрішніх рішень, що стосуються політики та процедур, і допоможуть вам створити послідовне послання в усьому керівництві. Але не забувайте про те, що ці керівництва можуть бути творчим способом залучення та інформування вашої команди.
2. Проведіть аналіз наявних політик і процедур
Політики та процедури - це не лише вимоги законодавства та найкращі практики; вони також мають втілювати цінності та бачення вашої компанії, пронизуючи кожну частину вашої організації. Аналіз наявних політик і процедур дасть вам змогу переконатися в тому, що вони відповідають потребам вашого бізнесу в процесі його розвитку. Цілком можливо, що основоположні елементи вашої політики залишаться незмінними. Однак у міру розвитку галузі та/або вашої організації може знадобитися змінити специфіку їх реалізації.
2. Проведіть аналіз наявних політик і процедур
Політики та процедури - це не лише вимоги законодавства та найкращі практики; вони також мають втілювати цінності та бачення вашої компанії, пронизуючи кожну частину вашої організації. Аналіз наявних політик і процедур дасть вам змогу переконатися в тому, що вони відповідають потребам вашого бізнесу в процесі його розвитку. Цілком можливо, що основоположні елементи вашої політики залишаться незмінними. Однак у міру розвитку галузі та/або вашої організації може знадобитися змінити специфіку їх реалізації.
Порада HR
Провівши аналіз, ви також можете записати, які політики ви вже впровадили, а які, на вашу думку, відсутні, і використовувати це як контекстну таблицю для вашого довідника співробітника.
3. Переконайтеся, що всі політики відповідають законодавству
Ваша організація повинна дотримуватися всіх федеральних, державних і місцевих законів і правил. Якщо ви не дотримуєтеся їх, то відкриваєте свій бізнес для потенційних судових позовів.
Закони і правила постійно змінюються, і вони відрізняються в різних містах і країнах. Відмінності ще більш істотні, якщо ваша команда міжнародна, оскільки в різних регіонах працюють співробітники з абсолютно різними трудовими законами.
Якщо у вас велика команда, можливо, в HR є людина, яка стежитиме за дотриманням законів, але якщо ваша команда невелика, можливо, є сенс попрацювати з юристом з трудового права.
4. Встановіть процес перегляду та оновлення
Ваш довідник має бути живим документом, який змінюється разом з організацією. Тому важливо, щоб ваша HR-команда часто оновлювала керівництво. Для цього встановіть структурований процес, який дасть вашій команді час на вивчення кожного розділу.
Зазвичай у новому році на робочому місці з'являється нова порція законів і нормативних актів федерального, державного та місцевого рівнів. Це робить січень ідеальним часом для HR-фахівців, щоб уважно вивчити свої посібники для співробітників і розглянути необхідні оновлення.
Ваша організація повинна дотримуватися всіх федеральних, державних і місцевих законів і правил. Якщо ви не дотримуєтеся їх, то відкриваєте свій бізнес для потенційних судових позовів.
Закони і правила постійно змінюються, і вони відрізняються в різних містах і країнах. Відмінності ще більш істотні, якщо ваша команда міжнародна, оскільки в різних регіонах працюють співробітники з абсолютно різними трудовими законами.
Якщо у вас велика команда, можливо, в HR є людина, яка стежитиме за дотриманням законів, але якщо ваша команда невелика, можливо, є сенс попрацювати з юристом з трудового права.
4. Встановіть процес перегляду та оновлення
Ваш довідник має бути живим документом, який змінюється разом з організацією. Тому важливо, щоб ваша HR-команда часто оновлювала керівництво. Для цього встановіть структурований процес, який дасть вашій команді час на вивчення кожного розділу.
Зазвичай у новому році на робочому місці з'являється нова порція законів і нормативних актів федерального, державного та місцевого рівнів. Це робить січень ідеальним часом для HR-фахівців, щоб уважно вивчити свої посібники для співробітників і розглянути необхідні оновлення.
Порада HR
Дуже легко випустити з уваги внесення змін до довідника. Щоб полегшити собі завдання, виділіть в календарі на січень повторюваний тиждень, щоб ваша команда зосередилася винятково на змінах у довіднику співробітника.
5. Переконайтеся, що довідник схвалений юридичним відділом
Отримання згоди і схвалення з боку юридичного відділу перед публікацією довідника для решти співробітників компанії необхідне для того, щоб забезпечити дотримання правових норм і не упустити жодної теми або політики.
6. Заохочуйте відгуки та вносьте зміни в міру необхідності
Отримання відгуків про ваш довідник від інших співробітників дуже важливе. Вони можуть вказати на те, чого вам не вистачає, або на розділи, які могли б бути більш зрозумілими. Крім того, ваша компанія може вносити зміни в середині року, тому за необхідності оновлюйте довідник важливою інформацією частіше, ніж раз на рік.
Отримання згоди і схвалення з боку юридичного відділу перед публікацією довідника для решти співробітників компанії необхідне для того, щоб забезпечити дотримання правових норм і не упустити жодної теми або політики.
6. Заохочуйте відгуки та вносьте зміни в міру необхідності
Отримання відгуків про ваш довідник від інших співробітників дуже важливе. Вони можуть вказати на те, чого вам не вистачає, або на розділи, які могли б бути більш зрозумілими. Крім того, ваша компанія може вносити зміни в середині року, тому за необхідності оновлюйте довідник важливою інформацією частіше, ніж раз на рік.
Порада HR
Заохочуйте команду до зворотного зв'язку, ставлячи запитання безпосередньо або відправляючи опитування після керівництва.
Керівництво співробітника - це цінний інструмент, що забезпечує ясність і структуру як для співробітників, так і для керівництва, і є одним з інструментів процесу адаптації. Всі кроки вибудовування адаптації співробітників в компанії ми можемо пройти разом на курсі 👀 Адаптація співробітників, де я особисто відповідаю на ваші запитання і даю зворотний зв'язок за виконаними домашніми завданнями. За 👉🏻ссылке ви можете ознайомитися з програмою курсу і побачити, як проходить перше заняття.
🎁 Для тих, хто успішно пройшов курс, видається диплом міжнародного зразка:
- Кожен диплом має унікальний код
- QR-код на дипломі веде на онлайн-версію
- Неможливо підробити
- Видається на сертифікованій платформі Accredible (там же, де видають сертифікати Rosetta Stone, Google, Udacity, Kaplan University та ін.), переглянути приклад
