Blog

Адаптація співробітників, які працюють віддалено

Налаштуйте своїх нових співробітників і свою організацію на успіх за допомогою добре продуманого процесу віддаленої адаптації. Цей найважливіший етап закладає основу для здорових і міцних відносин між працівником і роботодавцем.

У цьому докладному посібнику ви знайдете практичні кроки для HR-фахівців зі створення успішного процесу віддаленого прийому на роботу, а також зручний чек-лист. Давайте зануримося!
Що таке віддалена адаптація?
Віддалене введення на посаду - це процес ознайомлення нових співробітників з організацією, її співробітниками та культурою. Він відрізняється від традиційного, оскільки, як випливає з терміна, відбувається повністю віддалено.

Оскільки після початку пандемії 2020 року кількість віддалених співробітників різко зросла, традиційних методів введення на посаду вже недостатньо. Дослідження McKinsey, проведене навесні 2022 року, показало, що в США 35% співробітників мають можливість працювати з дому повний робочий день, а 90% можуть працювати за гібридною моделлю.

У Європі цифри варіюються залежно від країни. Дані Eurostat і Statist показують, що 2022 року 30% працівників регулярно працювали з дому. Нідерланди, однак, значно випереджають інші країни: 65% населення працюють віддалено хоча б частину часу, тоді як, наприклад, у Великій Британії цей показник становить трохи більше 15%.

Коли йдеться про навчання нових співробітників, це зростання віддаленої роботи - особливо якщо йдеться про повну зайнятість - вимагає іншого підходу.
Труднощі віддаленого найму
Віддалений прийом на роботу ставить перед HR-фахівцями унікальні завдання. Деякі проблеми перегукуються з традиційними, але інші специфічні для віддалених співробітників.

Ось основні проблеми, які необхідно враховувати:

  • Комунікація: Віддалена комунікація вимагає ретельного розгляду каналів і методів, щоб забезпечити залученість, ясність і міцні відносини між працівником і роботодавцем.
  • Культура: Передати культуру організації віддаленим співробітникам і створити в них точне уявлення про компанію стає складніше без фізичного робочого місця.
  • Зв'язок: Вбудовувати нових співробітників у колектив складніше без випадкових зустрічей. Призначення наставника стає вирішальним фактором для налагодження зв'язків.
  • Менеджер: Менеджери, у яких мало або зовсім немає досвіду управління віддаленими командами, можуть зіткнутися з труднощами в ефективному прийнятті на роботу віддалених співробітників. Розуміння унікальних особливостей віддаленого управління дуже важливе.

Як успішно прийняти співробітників на роботу віддалено

У цьому розділі ми розповімо про кроки, які можуть зробити HR-фахівці для успішної адаптації нових віддалених співробітників. Кожен крок спрямований на вирішення конкретних завдань:

Крок 1: Розробіть план адаптації
Дотримуйтесь тієї самої структури, що й під час традиційного онбордингу, включно з п'ятьма основними етапами:

  • Підготовчий період: Залучайте нових співробітників у період між підписанням листа з пропозицією та їхнім першим робочим днем.
  • Перший день: Створіть незабутній і позитивний досвід для нових співробітників.
  • Перший тиждень: Допоможіть новим співробітникам познайомитися з командою, компанією і роллю.
  • Перші 90 днів: Розробіть план на 30-60-90 днів, щоб забезпечити ефективну інтеграцію і підвищення цінності.
  • Перший рік: Оцініть роботу й обговоріть подальші перспективи наприкінці першого року.

Давайте докладніше розглянемо кожен із цих етапів.
1. Пребординг
Попередня підготовка необхідна для того, щоб утримати нового співробітника в період, коли він підписав контракт, але ще не приступив до роботи. Можливо, це ще важливіше, якщо йдеться про віддалену роботу, оскільки, найімовірніше, ще не було особистої зустрічі з керівником і командою.

Ось чек-лист, який допоможе забезпечити плавне входження на посаду:

✅ Відправте практичний інформаційний лист і вітальне відео: Налаштуйте свій лист "Ласкаво просимо в команду" таким чином, щоб у ньому містилася важлива інформація про обладнання, пільги на віддалену роботу, входи до систем компанії та контакти для вирішення питань, пов'язаних з ІТ та HR. Також розкажіть про програму допомоги наставникам, якщо вона передбачена у вашій компанії.
✅ Персоналізоване привітальне відео: Залежно від розміру вашої організації створіть короткий відеоролик, у якому засновники компанії та/або керівник і команда нового співробітника тепло привітають і представлять його.
✅ Уявіть наставника: З'єднайте нового співробітника з його наставником, який спілкуватиметься з ним, встановлюватиме зв'язок і формуватиме уявлення про культуру компанії.
✅ Запрошуйте на громадські заходи: Допоможіть новим співробітникам познайомитися з командою і культурою компанії, запрошуючи їх на віртуальні соціальні заходи. Надихайтеся такими компаніями, як Drift, які організовують захоплюючі онлайн-зустрічі для всіх співробітників.
✅ Запрошуйте на професійні заходи: Якщо в період підготовки до роботи в компанії проходять важливі галузеві заходи, запросіть нового співробітника взяти в них участь.
✅ Складіть план на 30-60-90 днів: Складіть всеосяжний план, щоб чітко визначити обов'язки нового співробітника і його очікування від роботи.
✅ Проінформуйте команду: Переконайтеся, що команда знає про свого нового колегу, і запропонуйте їм відправити привітальні повідомлення або відеоролики. Це особливо важливо для віддалених співробітників.
✅ Складіть план дій по введенню на посаду: Ознайомте нового співробітника з докладним порядком денним, в якому будуть розписані його перший день і тиждень. Включіть до нього зустрічі з членами команди, презентації компанії, бесіди з менеджерами та HR.
✅ Залишайтеся на зв'язку: Регулярно зв'язуйтеся з новим співробітником і заохочуйте його ставити запитання. Підтримка відкритого спілкування під час підготовки до прийому на роботу має вирішальне значення для їхньої інтеграції та успіху.
2. День перший: орієнтація
Перший день, орієнтація на робочому місці, - це радше досвід, ніж інформація. Як ми вже говорили, цей день має стати для нових співробітників незабутнім і позитивним досвідом, про який вони згадуватимуть.

Ось кілька ключових моментів, на яких слід зосередитися в перший день:

✅ Теплий прийом (зв'язок і культура): Оскільки ми приймаємо на роботу віддалених співробітників, важливо створити теплу атмосферу в Інтернеті. Почніть день з представлення команди, де всі зможуть познайомитися один з одним віртуально. Командні традиції, як-от надсилання вітальної коробки з персоналізованим горнятком, можуть зробити цей досвід ще більш особливим.
✅ Зустрічі з керівником: Новому співробітнику слід провести віртуальну зустріч з керівником, щоб обговорити програму дій на день. Це також можливість для нового співробітника поставити всі питання, що його цікавлять.
✅ Наставник (зв'язок і культура): Призначення наставника має вирішальне значення для успішного дистанційного навчання. Ця людина буде надавати підтримку, допомагати новому співробітнику орієнтуватися на віртуальному робочому місці та знайомити його з процесами, культурою і перевагами компанії.
✅ План на 30-60-90 днів (спілкування з керівником): У перший же день керівник повинен ознайомити нового співробітника з його 90-денним планом. Це гарантує, що новий співробітник розуміє свої обов'язки і те, чого йому слід очікувати. Під час цієї зустрічі менеджер також може поділитися з новим співробітником щотижневим і щомісячним розкладом. Це можуть бути щоденні або щотижневі збори колективу, щомісячне оновлення ділової інформації та щоквартальний день колективу.
✅ Навчання (спілкування та культура): Віддалене навчання потребує додаткового планування. Подумайте про те, щоб хтось з ІТ-відділу міг допомагати новим співробітникам під час навчання. Крім того, нові співробітники повинні пройти навчання за програмами для спілкування і спільної роботи, використання електронної пошти та будь-якого іншого програмного забезпечення, пов'язаного з їхньою роллю. Наставник може дати рекомендації в цій галузі.
3. Перший тиждень
У перший тиждень нові співробітники зосереджуються на знайомстві з колективом, компанією і своєю роллю. Ось три ключові моменти, на які слід звернути увагу:

✅ Спілкування з командою: Протягом першого тижня нові співробітники проводять індивідуальні зустрічі зі своїми колегами, щоб налагодити стосунки та зрозуміти, як вони співпрацюватимуть.
✅ Контрольні зустрічі з менеджерами: Менеджери повинні спілкуватися з новими співробітниками не рідше ніж один раз на день (у віддаленому середовищі бажано двічі), щоб переконатися, що все йде добре, відповісти на будь-які запитання та визначити сфери, які потребують поліпшення.
✅ Підвищення кваліфікації: Віддалені співробітники часто працюють зі складними програмними інструментами та системами, тому протягом першого тижня необхідно провести ретельне навчання. ІТ-підтримка повинна бути доступна для вирішення будь-яких технічних питань.
✅ Наставник нового співробітника також відіграє важливу роль протягом цього тижня. Вони забезпечують комфортний простір для нових співробітників, де вони можуть ставити питання і висловлювати свої побоювання або думки.
4. Перші 90 днів
До кінця перших 90 днів нові співробітники мають бути повністю інтегровані в колектив, культуру компанії та ефективно виконувати свою роль. Для успішного досягнення цієї мети ідеально підходить план 30-60-90 днів.

У віддаленій роботі навчання стає особливо важливим у перші 90 днів роботи нового співробітника. Тип навчання може варіюватися залежно від ролі, але як приклад можна навести навчання під керівництвом інструктора, електронне навчання, навчання на робочому місці та наставництво.

5. Перший рік
Завершіть перший рік роботи заключною зустріччю, щоб завершити процес введення на посаду і провести першу оцінку роботи. На цій зустрічі торкніться 4 ключових областей.

✅ Практичні питання: Підтвердіть, що всі практичні питання були вирішені з моменту початку процесу онбордингу.
✅ Продуктивність: Оцініть роботу нових співробітників і оцініть їхній прогрес у досягненні поставлених цілей.
✅ Майбутнє: Обговоріть можливості навчання і розвитку, поцікавтеся їхніми кар'єрними устремліннями, а також розгляньте їхнє майбутнє в організації.
✅ Зворотній зв'язок: Зберіть відгуки про процес дистанційного навчання. Визначте, що було успішним, і виявіть області для поліпшення.
Крок 2: Оцінка успішності віддаленого навчання
Неякісна адаптація може призвести до небажаної плинності кадрів. Впровадивши метрики онбордингу, ви зможете:

  • Виявити будь-які проблеми в процесі віддаленої адаптації
  • Підвищити ефективність програми онбордингу
  • Запобігти небажаній плинності кадрів.

Ось деякі показники, які ви можете відстежувати:

✅ Час до продуктивності: Виміряйте, скільки часу потрібно новому співробітнику, щоб стати працездатним і продуктивним.
✅ Плинність кадрів: Відстежуйте кількість співробітників, які йдуть протягом першого року або певного періоду часу.
✅ Поріг утримання: Визначте точку, після якої нові співробітники залишають організацію.
✅ Задоволеність при прийомі на роботу: Оцінка настрою нових співробітників після закінчення певного періоду часу.
✅ Коефіцієнт утримання нових співробітників у розрахунку на одного менеджера: Виявлення потенційних проблем у конкретних командах.
✅ Коефіцієнт завершення навчання: Відстежуйте, скільки нових співробітників пройшли навчання.
✅ Зворотній зв'язок 360 градусів: Отримайте інформацію від тих, хто взаємодіє з новими співробітниками, щоб оцінити ефективність вашої програми віддаленого навчання.
✅ Неформальний зворотний зв'язок: Поставте новим співробітникам відкриті запитання, щоб оцінити рівень їхньої задоволеності.
Крок 3: Підготуйтеся до віддаленого впровадження
Перш ніж приступити до віддаленого впровадження, важливо повністю підготуватися. Хоча цей крок може бути зроблений пізніше, дуже важливо мати все необхідне для плавного переходу. Ось кілька ключових факторів, які необхідно врахувати:

✅ Технічні вимоги: Спільно з ІТ-відділом оцініть технологічні потреби для віддаленого підключення. Вони знатимуть, що доступно в даний час і що може знадобитися впровадити.
✅ ІТ-підтримка: ІТ-підтримка дуже важлива у віддаленому середовищі. Під час зустрічі з ІТ-фахівцями обговоріть, яка підтримка необхідна новим співробітникам. Визначте, коли ІТ-фахівці повинні бути доступні для допомоги, і переконайтеся, що всі знають, хто коли приступає до роботи.
✅ Наставники: Успішний процес адаптації віддалених співробітників часто включає програму наставників. Налаштуйте цю програму до початку роботи, щоб нові співробітники могли з самого початку працювати в парі зі своїм наставником.
✅ Метрики: Важливо визначити показники, які будуть використовуватися для оцінки успіху процесу віддаленого онбордингу. Це допоможе HR і організації відстежувати прогрес і вносити необхідні корективи.
Виконавши ці кроки з підготовки, ви будете добре підготовлені та готові впевнено взятися за віддалене навчання.
Процес віддаленої адаптації в GitLab
Компанія GitLab створила головну сторінку, яка дає чітке та інформативне уявлення про процес адаптації в компанії. Вона містить посилання на додаткові сторінки та шаблони для нових співробітників.

Новачки можуть знайти інформацію про дзвінок TaNewKi в GitLab, попередній дзвінок, на якому вони можуть познайомитися з майбутніми колегами, поспілкуватися і поставити запитання.

На сторінці також представлено огляд відповідних каналів Slack, до яких будуть додані нові члени команди. Крім того, тут є список відповідних посилань, що стосуються введення на посаду співробітників відділу продажів, введення на посаду розробників тощо.

Що відрізняє цю сторінку, так це її гнучкість. Нові співробітники можуть проходити її у зручному для них темпі та у зручний для них час.
Оскільки кількість людей, які працюють віддалено, продовжує зростати, стає дедалі важливішим мати надійний процес адаптації віддалених співробітників. Це вимагає від HR-фахівців переосмислити свій підхід до процесу адаптації. Кроки, розглянуті в цій статті, слугують цінною відправною точкою для створення успішного досвіду віддаленої роботи.
Організація віддаленої роботи співробітників - це не просто робота співробітників вдома.

Існує щонайменше 500 пунктів, які необхідно врахувати при віддаленій роботі співробітників. Всі вони є в нашому курсі Організація віддаленої роботи співробітників.