Рекомендаційний лист для співробітника: як скласти (+ шаблони)

Рекомендаційний лист для співробітників - це потужний інструмент, який демонструє сильні сторони професіонала, його характер і досягнення, даючи змогу потенційним роботодавцям ухвалювати зважені рішення на основі достовірної оцінки. Розуміючи цінність переконливого рекомендаційного листа, HR-фахівці відіграють важливу роль у формуванні майбутнього робочої сили та стимулюванні власного організаційного зростання.

Як HR або фахівець із кадрів, ви, найімовірніше, читали й оформлювали сотні (або навіть тисячі) рекомендаційних листів для співробітників протягом багатьох років. Цей офіційний документ, який використовується для демонстрації бажаних якостей і навичок кандидата, є безцінним інструментом для роботодавця, який перевіряє, чи підходить людина для його організаційної культури та чи може вона відповідати необхідним вимогам.

Що таке рекомендаційний лист для співробітника?
Рекомендаційний лист - це документ, який колишній співробітник може запросити під час прийняття на нову роботу. Потенційний роботодавець також може зв'язатися з колишнім роботодавцем кандидата і попросити надати рекомендаційний лист, щоб отримати іншу точку зору на його трудову етику, звички і перевірені результати роботи.

Чому HR можуть попросити надати рекомендаційні листи для співробітників
Як HR-фахівця, вас можуть попросити написати рекомендаційний лист, тому що ви можете зв'язатися з різними менеджерами та колегами в організації, щоб скласти повну картину про колишнього співробітника.

Вас також можуть попросити проконсультувати менеджерів або керівників з приводу різних типів рекомендаційних листів і того, що в них має бути включено, щоб ефективно спілкуватися від імені співробітника.

Якщо ви можете написати позитивну рекомендацію для колишнього співробітника, тому що він приніс користь вашій організації і продемонстрував навички та цінності, якими ви захоплюєтеся, завжди варто скористатися можливістю допомогти йому:

Якщо співробітник заслуговує на блискучий рекомендаційний лист, велика ймовірність того, що ваша організація захоче найняти його знову в майбутньому. Надання відмінного рекомендаційного листа гарантує, що ви збережете з ним міцні стосунки.
Крім того, відмінні співробітники схильні спілкуватися з людьми, схожими на них самих, а ви хочете, щоб вони добре відгукувалися про ваш бренд роботодавця.
Нарешті, ви можете написати рекомендаційний лист (або попросити про це менеджера співробітника) в рамках процесу звільнення під час звільнення співробітника. Це не тільки забезпечить співробітнику хороший досвід звільнення, а й зміцнить ваш бренд роботодавця.

Види рекомендаційних листів для співробітників
Більшість рекомендаційних листів мають схожі елементи. Вони містять у собі:

Роль, яку обіймав співробітник
Тривалість роботи
Ключові обов'язки в рамках своєї ролі
Конкретні характеристики або видатні навички
Ваші контактні дані на випадок, якщо буде потрібна додаткова інформація.

У цьому посібнику ми навели шаблони для чотирьох різних типів рекомендаційних листів:

Рекомендаційний лист - особистий
Професійний рекомендаційний лист
Рекомендаційний лист для просування за посадою
Простий рекомендаційний лист

👉🏻 За посиланням 🎁ви можете завантажити шаблони рекомендаційних листів

Як використовувати шаблони рекомендаційних листів
Шаблон може стати зручним засобом економії часу, а також гарантувати, що ви передасте цінний документ колишньому співробітнику. Однак гарний рекомендаційний лист хороший тільки тим, що в ньому є деталі. Щоб написати відмінний рекомендаційний лист, під час роботи з шаблонами не забувайте про таке:

Розберіться в ситуації. Завжди вказуйте контекст для кожного прикладу. Це змусить кандидата "вистрибнути" з паперу.
Будьте гнучкими. Шаблони - це керівництво до дії, вони не є непорушними. Використовуйте те, що підходить вашому бізнесу і самим колишнім співробітникам.
Будьте чесними. Вам потрібно не тільки захистити свій бренд, а й не надати кандидату довгострокову послугу, якщо ви занадто перебільшите його навички.
Будьте цілеспрямованими. Якщо ви знаєте, на яку посаду або бізнес претендує колишній співробітник, вкажіть це, а також поясніть, чому його досвід і навички можуть бути корисними для цієї посади або компанії (і знову наведіть приклади).

2. Професійний рекомендаційний лист

Стандартний рекомендаційний лист, який часто називають професійним або трудовим рекомендаційним листом, містить оцінку кваліфікації, навичок, результатів роботи та досягнень людини на роботі.

Зазвичай його пише професійний співрозмовник, наприклад колега, керівник або фахівець із кадрів, який стикався з цією людиною на роботі. Як правило, воно використовується, коли людина влаштовується на роботу, і має підтвердити її здібності.

Як написати гарний професійний рекомендаційний лист

Будьте професіоналом. Це само собою зрозуміло, але варто повторити. Використовуйте формальні назви та професійну мову і пам'ятайте, що ви представляєте себе і компанію, в якій працюєте.
Уявіть себе і свої стосунки з кандидатом. Важливо, щоб читач знав, хто ви, яка ваша роль і в якій якості ви знайомі з кандидатом. Будьте стислі, але постарайтеся повідомити читачеві всі необхідні подробиці.
Зосередьтеся на відповідних навичках і досягненнях. Які навички та досягнення мають відношення до посади або можливості, яку шукає людина? Використовуйте конкретні приклади, щоб проілюструвати їхні сильні сторони і те, який внесок вони зробили в реалізацію проєктів або завдань.
Будьте конкретні та наводьте приклади. Чим докладніше, тим краще. Виклад характеристик або навичок ніколи не буде настільки ж переконливим, як демонстрація того, як ці навички приносять користь на прикладі реальної роботи. Це додасть довіри до вашої рекомендації та дасть змогу одержувачу краще зрозуміти цінності та здібності кандидата.
Будьте лаконічні та сконцентровані. Хороший рекомендаційний лист, як правило, має займати не більше однієї сторінки, максимум - дві. Дотримуйтеся найважливіших і значущих моментів, щоб утримати увагу одержувача, навіть якщо ви додаєте деталі.
Підкресліть потенціал кандидата. Наголошуючи на потенціалі кандидата для зростання й успіху на новій посаді, ви демонструєте свою впевненість у його здатності адаптуватися і досягати успіху в різних ситуаціях.

3. Рекомендаційний лист для підвищення за посадою

Рекомендаційний лист для просування за посадою - це письмове внутрішнє схвалення з боку керівника, менеджера або колеги, яке підтримує кандидатуру співробітника для просування по роботі в компанії. Це може бути керівник, який рекомендує підвищення, або відділ чи група керівників, які визначили співробітника як потенційного кандидата і запросили лист.

Основна відмінність між рекомендаційним листом про підвищення і загальним рекомендаційним листом полягає в контексті. У рекомендаційному листі про підвищення особлива увага приділяється внеску співробітника в роботу організації, його готовності до розширення обов'язків і тому, як він продемонстрував свій потенціал для роботи на вищій посаді.

Як написати гарний рекомендаційний лист для підвищення

Підкресліть досягнення та успіхи. Ваш читач розуміє потреби співробітника й організації, тому за можливості вкажіть кількісний внесок, зокрема в підвищення ефективності або збільшення доходів.
Розкажіть про професійне зростання і розвиток. Просування по службі зазвичай пропонується людям, чий набір навичок зростає і які прагнуть досягти більшого або запропонувати більше бізнесу і його клієнтам. Підкреслення прагнення співробітника до професійного зростання і розвитку покаже, що він готовий узяти на себе нову роль і продовжуватиме розвиватися на новій посаді.
Вкажіть на потенціал успіху. Наведіть приклади адаптивності, стійкості та здатності співробітника справлятися зі збільшеними обов'язками, щоб показати, що він досягне успіху в цій ролі.

4. Простий рекомендаційний лист

Простий рекомендаційний лист може бути використано з кількох причин. Перша з них полягає в тому, що професійний рекомендаційний лист не потрібен, оскільки контекст набагато більш неформальний, ніж під час прийняття на роботу. Прості листи більше підходять для неформальної обстановки, наприклад, для рекомендації на волонтерську роботу або членство в клубі.

Однак у професійному середовищі простий лист використовується для підтвердження даних про працевлаштування людини без оцінки її роботи або здібностей. Це може бути пов'язано з тим, що детальна інформація не запитувалася або не була потрібна - роботодавцю потрібне лише підтвердження того, що кандидат працював в організації на певній посаді та за підтверджену зарплату.

Ще одна причина для простого листа - якщо HR-фахівця попросили надати рекомендаційний лист, але через погану роботу людини він не хоче підтверджувати цінності чи здібності кандидата. У таких випадках найкраще зосередитися лише на фактичних деталях.

Як написати гарний простий рекомендаційний лист

Дотримуйтеся фактів. Вкажіть посаду колишнього співробітника, період його роботи в організації та основні обов'язки.
Не редагуйте текст. Уникайте будь-яких суджень або оцінок його роботи, оскільки це може негативно позначитися на його шансах у майбутньому або призвести до судового розгляду, якщо людина вважає, що її несправедливо представили, що може завдати шкоди її репутації або кар'єрним перспективам.

Поради щодо складання рекомендаційних листів

1. Використовуйте професійний формат
Якщо тільки ви не пишете рекомендаційний лист - особистий, використовуйте професійний формат, що містить вашу контактну інформацію, дату, адресу, ім'я та посаду одержувача (якщо ви його знаєте). Якщо лист пишеться напередодні прийому на роботу, достатньо вказати ваші дані та дані колишнього співробітника.

Мова листа має бути професійною та інформативною, уникайте жаргонізмів і сленгу, використовуйте професійний шрифт, наприклад Arial, Calibri або Times New Roman, який легко читається. Пам'ятайте, що ваша мета - створити позитивне враження про кандидата, а професійний лист, який легко читається, допоможе домогтися цього.

2 Поясніть, чому ви володієте достатньою кваліфікацією для написання листа
Незважаючи на те, що в рекомендаційному листі йдеться не про вас, вирішальною мірою ваш авторитет закладає основу для авторитету кандидата. Допоможіть одержувачу зрозуміти, хто ви, які ваші стосунки з кандидатом і чому ви пропонуєте цей рекомендаційний лист.

3. Опишіть навички, робочі звички та досягнення кандидата
Вважайте, що це основа рекомендаційного листа. Саме цей зміст справді цікавить одержувача. Наведені вами подробиці допоможуть читачеві зрозуміти, чи підходить співробітник на цю роль і до якої культури входить організація.

4. Використовуйте конкретні приклади
Успіх криється в деталях. Прийоми не тільки покажуть, що у вас були професійні стосунки з кандидатом, а й стануть чудовим способом, що запам'ятовується, проілюструвати його навички та якості. Це також допоможе надати достовірності будь-яким деталям або інформації, якими колишній співробітник міг уже поділитися з потенційним роботодавцем.

5. Завершіть лист формальною кінцівкою
Завершіть лист, підтвердивши свою впевненість у тому, що кандидат буде корисний майбутнім роботодавцям і в новій ролі. Запропонуйте контактні дані та запросіть одержувача зв'язатися з вами для отримання додаткової інформації. Нарешті, завершіть лист привітанням і додайте своє ім'я та посаду наприкінці листа.

6. Вичитуйте документ
Це дуже важливий крок. Документ, заповнений помилками (або лише кількома друкарськими помилками), має вкрай непрофесійний вигляд і підриває ваш професіоналізм і довіру до колишнього співробітника, якому ви намагаєтеся допомогти.

І навпаки, документ із помилками, правильним форматом і орфографією показує, що вам небайдужа людина, для якої ви пишете лист, і що ви приділяєте увагу деталям.

Юридичні аспекти під час надання рекомендаційного листа

Рекомендаційний лист - це, по суті, оцінка характеру, цінностей, навичок і трудової етики людини. Існує кілька юридичних аспектів, на які необхідно зважати, щоб процес був справедливим, відповідав вимогам і не піддавав організацію або автора потенційній відповідальності.

Як HR-фахівець, ви зобов'язані знати про ці міркування і вживати відповідних заходів для мінімізації ризиків.

До таких ризиків належать:

Дифамація. Дифамація виникає, коли хтось робить неправдиву заяву, яка завдає шкоди його репутації, і якщо людина вважає, що ви зробили неправдиву заяву, вона може подати до суду за дифамацію.
Дискримінація. У більшості країн існують закони, що захищають людей від дискримінації на робочому місці. До неї належить несправедливе ставлення до вас на підставі певних характеристик, таких як стать, раса, вік, релігія або інвалідність.
Уникайте будь-яких дискримінаційних висловлювань або упереджень, які можуть призвести до нерівного поводження. Замість цього зосередьтеся на професійних навичках, здібностях і досягненнях співробітника. Будь-які особисті характеристики мають бути безпосередньо пов'язані з роботою, яку виконувала людина, а не з її статтю, етнічною приналежністю або іншими особистими характеристиками.

Як мінімізувати юридичні ризики:

Проінформуйте керівників і менеджерів про правові наслідки надання рекомендаційних листів, зокрема про ризики дифамації та дискримінації.
Розробіть чіткі рекомендації та правила складання рекомендаційних листів в організації. Розгляньте потенційні правові ризики і дайте рекомендації щодо складання чесних, точних і відповідних законодавству листів.
Заохочуйте культуру відкритого спілкування між HR і менеджерами та повідомте керівникам, що ви, як HR-фахівець, можете надати шаблони та переглянути проєкти рекомендаційних листів.
Порадьтеся з юридичним відділом і підготуйте проєкт рекомендаційного листа, у якому міститься конфіденційна інформація або потенційні юридичні ризики.

Як чинити в складних ситуаціях:

Якщо ви не відчуваєте, що можете чесно і позитивно рекомендувати людину на посаду, або якщо у вашій компанії діє політика, яка забороняє давати рекомендації, краще ввічливо відхилити прохання про рекомендаційний лист.
Краще взагалі не писати рекомендаційного листа, ніж написати такий, що виражає не повну довіру до співробітника. Так само не варто бути неправдивим - це випливе назовні і може зашкодити бренду роботодавця. Пам'ятайте, що ви не зобов'язані давати комусь рекомендацію.
Якщо ви побоюєтеся образити людину через те, що не можете дати їй рекомендаційний лист, ви можете ввічливо і дипломатично відхилити її прохання в таких випадках:

Якщо ви погано знаєте людину: "Мені дуже шкода, але я не вважаю, що працюю з вами досить довго або знаю вас досить добре, щоб дати вам точну і детальну рекомендацію".
Якщо ви добре знаєте людину: "Дякую, що попросили мене написати для вас рекомендаційний лист. Мені здається, я не найбільш підходяща людина для написання рекомендації, але, можливо, ви можете попросити [назвати ім'я людини, яка може почуватися комфортніше].
Якщо у вас були проблеми з роботою: "Я ціную ваше прохання про рекомендаційний лист, однак через деякі проблеми з роботою під час вашого працевлаштування в [назва компанії] я не вважаю, що ми можемо надати вам такий лист. Бажаю вам удачі у ваших майбутніх починаннях".
Якщо ваша компанія не дозволяє рекомендаційні листи: "На жаль, у нас діє політика, яка не допускає рекомендаційних листів. Однак я можу надати простий рекомендаційний лист, який підтвердить вашу трудову біографію та обов'язки, і я зазначу, що наша політика не передбачає рекомендаційних листів".
Якщо запит стосувався конфіденційної інформації: "Дякую за ваш запит. Звертаюся до вас щодо [ім'я колишнього співробітника]. Я можу підтвердити, що [ім'я колишнього співробітника] працював у [назва компанії] з [дата початку] до [дата закінчення] і яку посаду він обіймав у нашій компанії. Однак відповідно до політики нашої компанії та вимог конфіденційності я не можу розголошувати конфіденційну інформацію. Будь ласка, повідомте мені, якщо у вас є інші неконфіденційні запити.

Створення культури, що підтримує написання позитивних рекомендаційних листів для співробітників, є потужним інструментом з цілої низки причин. Усередині організації вони показують співробітникам, що їхні менеджери та відділ кадрів звертають увагу на те, як вони працюють і яку користь приносять бізнесу.

Для колишніх співробітників це спосіб підтримання стосунків, створення бренду роботодавця і заохочення колишніх співробітників до того, щоб вони високо відгукувалися про вашу компанію.

Використовуючи представлені нами шаблони, ви зможете створити корисну бібліотеку рекомендаційних листів і навчити менеджерів і керівників написання сильних рекомендаційних листів.

І якщо є складнощі в управлінні командою, особливо в напрямках рекрутингу, навчання, мотивації, оплати та утримання - ласкаво просимо на программу⭐️PEOPLE MANAGEMENT MBA⭐️