Blog

KPI з підбору персоналу: керівництво до дії

Ваша організація може мати найкращу стратегію рекрутингу, що перевершує всіх ваших конкурентів. Однак без вимірювання та моніторингу ваших ініціатив з підбору персоналу, а також регулярного виявлення та усунення проблем, ваша стратегія стане неактуальною. Правильно підібрані KPI з підбору персоналу - це безцінний інструмент у процесі найму та після нього, який допоможе вам послідовно оптимізувати та вдосконалювати свій підхід. Як же дізнатися, які ключові показники ефективності слід відстежувати у вашому бізнесі?

У цьому посібнику ми розповімо про те, що таке KPI для рекрутингу і про те, як вибрати правильні KPI для вашої організації.
Що таке KPI з підбору персоналу?

KPI (key performance indicators - ключові показники ефективності) - це стратегічні показники, прив'язані до короткострокових і довгострокових цілей організації. Вони допомагають співробітникам, менеджерам і керівникам компаній зрозуміти, на якому етапі вони перебувають, що необхідно поліпшити і які кроки зробити для досягнення цих цілей.

Організації використовують KPI з підбору персоналу для конкретного оцінювання діяльності та результатів у рамках процесу підбору персоналу. Їх часто подають у вигляді окремих цифр, відсотків або коефіцієнтів, щоб забезпечити їхнє чітке і зрозуміле представлення у відділі кадрів і у всій компанії. KPI в галузі рекрутингу можуть розкрити цінні відомості, включно з вартістю одного найму, коефіцієнтом прийняття пропозицій, коефіцієнтом плинності кадрів у перший рік роботи та багато іншого.
У чому різниця між KPI і метриками в рекрутингу?

KPI - це теж метрики, але вони є найбільш важливими показниками для вашої організації і мають бути конкретно прив'язані до цілей і завдань компанії. Хоча всі KPI також є метриками, не всі метрики є KPI. Наприклад, метрика рекрутингу - це кількість кандидатів, які подали заявку на посаду у вашій організації. Для порівняння, KPI - це кількість кваліфікованих кандидатів, які пройшли первинний відбір.

Подібні KPI в рекрутингу гарантують, що процес підбору персоналу приносить користь організації і що команда рекрутерів отримує хорошу віддачу від інвестицій.

Загальні KPI під час підбору персоналу

1. Вартість одного найму

Вартість одного найму - це загальна вартість заповнення вакантної посади в організації. Сюди мають входити всі витрати, такі як:

  • реклама вакансії на сайтах із працевлаштування,
  • оплата послуг рефералів,
  • час, який витрачає команда з підбору персоналу,
  • час, що витрачається командою з підбору персоналу на заповнення вакансії, час на проходження співбесід та інтерв'ю,
  • навчання співробітників і витрати на нове обладнання.

Цей KPI корисний тим, що дає змогу краще зрозуміти загальний бюджет на підбір персоналу. Він також дає змогу скоротити витрати там, де це можливо, і за необхідності працювати над ініціативами з утримання співробітників. Ви можете порівняти цей показник (як і всі інші KPI в цьому списку) з показниками ваших конкурентів або середніми показниками по галузі. Таким чином, ви краще зрозумієте свої поточні показники і області, що потребують поліпшення.

2. Якість джерел

Ваша організація залучає кандидатів з різних сайтів, кадрових агентств і Linkedin? Якщо так, то чи знаєте ви, з якого джерела ви отримуєте найкращих кандидатів? Чи є джерела, які постійно приносять вам низькоякісних кандидатів?

Вимірювання якості джерел (також відоме як ефективність каналів пошуку) допоможе вам зрозуміти, на що ви витрачаєте гроші, і якою є якість кандидатів, залучених із різних джерел. Це дасть вам змогу перестати витрачати гроші на джерела, які не приносять результату, і подвоїти зусилля на тих, які приносять результат. Таким чином, ви зможете побудувати надійний конвеєр, який сприятиме розвитку всього процесу підбору персоналу.
3. Кількість кваліфікованих кандидатів

Перший крок у цьому KPI - визначити, який вигляд має кваліфікований кандидат на конкретну посаду. Для цього можна попросити менеджерів з підбору персоналу заповнити опитувальник про те, наскільки кваліфікованими є кандидати, які пройшли через процес відбору.

Як альтернативу можна подивитися на кількість кандидатів, які пройшли первинний відбір, з якими менеджери з персоналу хотіли б провести співбесіду. Інші показники, такі як співвідношення числа співбесід до числа наймів, дадуть вам уявлення про те, наскільки кваліфікованими є кандидати на конкретні посади.

Цей KPI дає цінну інформацію про те, наскільки ефективними є ваші зусилля із залучення та просування кваліфікованих кандидатів по рекрутинговому конвеєру. Відсутність кваліфікованих кандидатів може вказувати на низьку якість джерела, неправильні або такі, що вводять в оману, описи вакансій або неефективний процес відбору.
4. Якість найму

Процес підбору персоналу - це гарантія того, що ви знайдете найбільш підходящого (і високоефективного) кандидата на посаду. Вимірювання якості найму показує, наскільки ефективно ваша команда набирає потрібних кандидатів на вакансії. "Якість" зазвичай залежить від конкретної організації та цілей, які ви переслідуєте. Тому дуже важливо визначити, що це означає стосовно нових співробітників.

Щоб виміряти цей KPI, ви можете оцінити кілька чинників, включно з тим, як швидко співробітник досягає повної продуктивності і задовільного виконання роботи, а також те, наскільки органічно він вписується в культуру вашої організації. Ви також можете оцінити, наскільки керівники середньої ланки задоволені своїми новими співробітниками, за допомогою опитування про задоволеність менеджерів з найму.

Усі ці показники важко передбачити до того, як кандидат приступить до роботи. Однак з часом ви зможете виявити закономірності між високоякісними і низькоякісними співробітниками. Це дасть вам змогу краще зрозуміти, підходить кандидат для вашої компанії чи ні.

5. Час найму

Час прийому на роботу - це кількість днів, починаючи з того моменту, як кандидат потрапив у воронку рекрутингу, і закінчуючи тим, як він прийняв пропозицію про роботу в організації.

Цей KPI слід вимірювати окремо для кожного відділу або типу посади. Він необхідний для оцінки ефективності поточного процесу підбору персоналу. Метрика "Час до найму" дає змогу виявити вузькі місця і скоротити терміни. Це важливо, оскільки найкращі кандидати часто наймаються протягом кількох тижнів. Тому необхідно зробити все можливе, щоб не упустити таких кандидатів. Це допоможе вам підвищити якість найму і скоротити загальні витрати на підбір персоналу в довгостроковій перспективі.

Відстеження цього KPI також буде корисним при плануванні або роботі за певним графіком. Якщо ви знаєте середній час, який потрібен вашій організації для найму співробітника, ви можете врахувати це в графіку під час розширення команди з метою зростання або на початку нового проєкту.
6. Частка прийнятих пропозицій

Після того як ви знайшли, відсіяли та проінтерв'юювали кваліфікованих кандидатів і запропонували їм посаду, ви хочете, щоб вони прийняли цю пропозицію. Кандидати, які відхилили пропозицію, можуть зробити це тому, що конкурент пропонує кращу компенсацію або пільги, ваш процес співбесіди був проблематичним, або є потенційна проблема з репутацією вашої компанії.

Обов'язково відстежуйте переговори з кандидатами щодо компенсації, щоб визначити, наскільки конкурентоспроможні ваші розцінки, і внести відповідні зміни. Відстежуйте інші KPI, наприклад час до прийому на роботу, щоб підвищити коефіцієнт прийняття пропозицій.

Формула для розрахунку коефіцієнта прийняття пропозицій проста: Кількість прийнятих пропозицій / Загальна кількість пропозицій.

7. Чистий показник промоутера кандидата (NPS)

NPS кандидата - це враження кандидата від процесу підбору персоналу та ймовірність того, що він порекомендує вашу організацію іншим. Це свідчить про задоволеність кандидатів вашим процесом найму.

Щоб виміряти цей KPI, ви можете опитати всіх кандидатів (незалежно від того, прийняли їх на роботу чи ні) і запитати, наскільки ймовірно, що вони рекомендуватимуть вашу організацію за шкалою від 1 до 10. У разі використання цієї шкали кожен, хто відповість 1-6, вважатиметься недоброзичливцем. Той, хто відповідає 9 або 10, є прихильником (7 і 8 слід ігнорувати). Відніміть відсоток недоброзичливців від відсотка промоутерів, і ви отримаєте свій NPS. Будь-який показник вище 50 % вважається високим.

Високий показник NPS дасть вам перевагу перед конкурентами, оскільки з часом підвищить якість роботи з кандидатами та репутацію організації, а також зміцнить вас як вибір номер один для працевлаштування у вашій галузі.
8. Коефіцієнт плинності кадрів першого року роботи

Що вищий коефіцієнт плинності кадрів, то більше грошей ваша компанія витрачає на підбір персоналу. Коли ви вкладаєте гроші в процес підбору персоналу, важливо, щоб вони не пропали даром. Крім того, високий рівень плинності свідчить про те, що співробітники потенційно не щасливі на своїй посаді, не відповідають культурі компанії або знайшли кращу посаду в іншому місці, яка їм більше підходить.

Підрахунок коефіцієнта плинності кадрів за перший рік роботи - гарний KPI для вимірювання, оскільки він показує, скільки співробітників пішло, не пропрацювавши в організації й року. Якщо цей показник високий, вам необхідно переглянути весь процес найму і прийому на роботу, а також культуру вашої компанії. Вам необхідно отримати зворотний зв'язок від нинішніх і колишніх співробітників і внести поліпшення. Це допоможе вам знизити плинність кадрів і збільшити коефіцієнт утримання, знизити витрати на підбір персоналу, підвищити задоволеність і продуктивність співробітників.

9. Несприятливий вплив

Останній KPI, про який ми хотіли б згадати, - це вимірювання несприятливого впливу. Ця метрика дає змогу визначити, чи є у вашому процесі найму упереджене ставлення до представників захищеного класу. Якщо представники захищеного класу наймаються на роботу менш ніж на 80 %, це вказує на наявність упередженості.

Щоб виміряти цей KPI, розділіть показник успішності кандидатів на дві групи. Група А - це ваш захищений клас, а група В - незахищений клас. Потім розділіть показник групи А на показник групи В, і це дасть вам показник несприятливого впливу. Це число дасть вам змогу зрозуміти, чи потрібно зробити процес найму більш інклюзивним. Якщо так, то ви зможете зробити необхідні кроки для досягнення цієї мети.

Як встановити KPI під час найму персоналу

🔖 Враховуйте цілі вашого бізнесу

Різним організаціям необхідно обирати різні KPI, щоб вони відповідали внутрішнім бізнес-цілям. Наприклад, якщо однією з бізнес-цілей є зниження витрат протягом наступного року, то моніторинг вартості одного найму та внесення покращень будуть вкрай важливими. За можливості обирайте KPI, які демонструють зусилля HR-відділу, спрямовані на те, щоб зробити внесок у підсумковий результат за рахунок економії коштів, найму найкращих талантів та здорового ROI.

Майте на увазі, що KPI залежатимуть від вашої галузі, розміру та положення на ринку. Також важливо зазначити, що ці KPI можуть змінюватися з часом, у міру того як ваша організація змінюватиметься і зростатиме.

🔖 Виберіть SMART KPIs

Хороший KPI повинен бути конкретним, вимірним, досяжним, актуальним і обмеженим за часом (SMART).

Наприклад, припустимо, ви вирішили вибрати як KPI показник плинності кадрів у перший рік роботи.

Першим кроком буде визначення того, чого ви намагаєтеся досягти. Можливо, ви намагаєтеся знизити загальний рівень плинності кадрів в організації.

Далі ви маєте визначити, як ви дізнаєтеся, що досягли своєї мети. Можливо, ви хочете знизити рівень плинності кадрів у перший рік роботи на 10 %.

Після того як ви поставили мету, важливо оцінити, наскільки вона досяжна і чи є у вас шанси її досягти. Якщо ні, створіть нову мету, яка буде більш реалістичною, і ви з більшою ймовірністю її досягнете.

Нарешті, коли ви будете задоволені своєю метою і впевнені, що її можна досягти, визначте терміни, коли ви хочете її досягти. Наприклад: "Ми прагнемо знизити рівень плинності кадрів у перший рік роботи на 10 % протягом наступних 12 місяців". Це ключовий показник ефективності SMART.

🔖 Відстежуйте свої KPI та вживайте заходів

Після того як ви обрали свої SMART KPI, останній крок - створення систем і процесів для їхнього ефективного відстеження та звітування, а також вжиття заходів відповідно до отриманих результатів.

Припустимо, ви вибрали в якості одного з KPI якість джерела. Ви виявляєте, що кадрові агентства постійно надсилають вам кандидатів низької якості. У цьому випадку ви можете подумати про скорочення або припинення розміщення оголошень про вакансії в таких агентствах. З іншого боку, якщо ви виявите, що соціальні мережі, наприклад Linkedin, продовжують раз по раз приводити до вас кандидатів високої якості, можливо, настав час активізувати свої зусилля в цьому напрямку.
Вибір правильних KPI для вашої організації, їхній моніторинг і внесення відповідних коригувань - це життєво важливі кроки, що дають змогу постійно оцінювати й удосконалювати ваші зусилля з підбору персоналу. Обирайте з розумом і демонструйте ділову хватку своєї команди, показуючи, як ваші стратегії та зусилля безпосередньо сприяють досягненню ширших цілей організації.
HR, які стежить за метриками, завжди підвищує ефективність своєї роботи і, як результат, цінується більше (а отже, і заробляє більше)! Інвестуйте у своє майбутнє - > підвищуйте свій професіоналізм 👉🏻 вивчіть програму підготовки HR-метрики.