Як правильно звільнити співробітника

Чи зустрічалися ви у своїй роботі з такими питаннями:

Кого звільняти?
Чи давати другий шанс?
Як організувати процес звільнення?
Як знизити ризики при звільненні співробітника?

Розглянемо різні підходи до звільнення. Умовно об'єднаємо співробітників у групи: ABCDE-players

У таблиці нижче наведу основні характеристики кожного виду, які я створював на прикладі однієї компанії, в якій працював

Критерії оцінки при ухваленні рішення про звільнення:

Квартальне оцінювання досягнення цілей
Квартальна оцінка демонстрації цінностей 360'
Якщо в компанії відсутні будь-які оцінки, то щоб зрозуміти, до якого виду належить співробітник, можна поставити собі контрольні запитання: наскільки сильно я б утримував(ла) співробітника, якби він (вона) вирішили піти:

Якщо ви думаєте, відповідаючи на запитання щодо конкретного співробітника "заміну мені буде складно знайти", то це справжній A-player.
Якщо ваша відповідь: "Це чудовий співробітник, але я, ймовірно, можу знайти A-player на його місце" - це B-player.
Для C-player: "Мені не важко буде знайти заміну цьому співробітнику.
Для D-player: "Це чудове рішення для нього і нас і можливість знайти більш відповідного співробітника".
Для E-player: "Нарешті це закінчилося ☺"

Щорічне присвоєння рейтингу

Трохи про філософію звільнення. Звільнення - не трагедія. Підтвердження цьому є кілька чинників:

середній термін роботи співробітника в компанії: 2-3 роки
середній термін пошуку нової роботи: 3 місяці
у світі добровільна плинність становить лише 50%
для людини зміна роботи - потужний стимул для розвитку, шанс отримати вищу заробітну плату
відпочинок під час пошуку сприятливий для відновлення

Звільнення - це не про хороших і поганих людей, а про відповідність ролі. Це потрібно для здорової роботи компанії, оскільки сила команди дорівнює силі найслабшої людини в команді.

У чому користь звільнення для кожної зі сторін цього процесу.

Користь для компанії

Вища продуктивність
Вища відповідність культурі
Успішна трансформація та управління змінами
Нові знання з ринку/компетенції
Активніше кар'єрне зростання (принцип McDonald's)

Користь для керівника

Посилення команди A-players
Нові ідеї, нові Role Models
Вивільнення часу, який витрачався
Можливість делегувати те, що раніше було нікому

Користь для співробітника

Можливість знайти свою A-role
Можливість знайти компанію з кращим culture fit
Подолання "скляної стелі"
Вихід із зони комфорту як спосіб розвитку

Користь для команди

Вища цілісність
Розуміння справедливості
Новий член команди - нові знання
Перезапуск командної динаміки, вихід на новий рівень ефективності

Етичний бік питання

Звільнення - це наслідок помилок на різних стадіях:

Найм
Адаптація
Постановка цілей
Зворотний зв'язок
Контроль вигорання

Профілактика помилок на кожній стадії.

Найм

Якісний опис вакансії
Scorecard і 2-3 інтерв'юери
Вибір із широкої воронки
Мотивація від 7 з 10

Адаптація

Чіткі завдання
Наставник
Регулярний зворотний зв'язок та особисті зустрічі
Увага

Постановка цілей

Наявність чітких вимірних цілей на квартал
Розуміння, як цілі пов'язані з цілями керівника і компанії
Регулярне обговорення прогресу

Зворотній зв'язок

Однохвилинна похвала
Однохвилинна критика
Дати зрозуміти, як справляється довгостроково
Рейтинг

Контроль вигоряння

Час приходу
Час відходу
Хвороби
Відсутність на роботі з причин
Як справи?
Ставлення до критики

Кого звільняти, як і чому?

E-players - моментально

D-players - завжди і відразу ж

C-players - дати шанс

Попередити за 1-3 місяці письмово
Поставити чіткі вимірні цілі на цей період
Пояснити, яка зміна в поведінці очікується
Регулярні 1:1 раз на тиждень на цей період
Одразу призначити зустріч підбиття підсумків

B-players на A-roles

Пояснити важливість ролі та чому там потрібен A-player
Пояснити, що таке бути A-player на цій ролі
Повідомити про те, чого зараз не вистачає до рівня A-player
Дати шанс і 3 місяці, чітко окреслити цілі та поведінку
Призначити зустріч через 3 місяці
Бути готовим втратити співробітника

B-players на B-roles, якщо є A-player

Найскладніший варіант. Це може бути в минулому A-player
Немає гарантії, що A-player буде точно A-player на цій ролі
Пояснити, що для цієї ролі є A-players
Дати шанс і 3 місяці, чітко окреслити цілі та поведінку
Призначити зустріч через 3 місяці
Бути готовим втратити співробітника
Підтримувати контакт з A-player
Якщо є шанси втратити A-player - шукати можливості поєднати їх обох на якийсь час

RIF - скорочення. Зазвичай застосовується при падінні загального завантаження. Недозавантажений співробітник = співробітник, що стагнує. Для компанії скорочення - це шанс залишити більше A-players, при цьому важливо дати всім можливість проявити себе як A-players. Приймати фінальне рішення рекомендую через 3 місяці.

Альтернативи звільненням

Performance improvement plan
Пониження на посаді
Переведення на відрядну оплату
Переведення на фріланс
Відпустка
Sabbatical
Ротація/Інший керівник

Дати другий шанс, який може бути оформлений у документі Performance improvement plan. Він містить:

Інформування
Зони поліпшень
План поліпшень
Підтримка
Точні дати рев'ю
Повідомлення про звільнення

Для співробітників із низькою ефективністю складається план підвищення ефективності

Аналогом звільнення може бути і пониження на посаді. Багато хороших фахівців, яких призначають на роль керівника, через недостатність компетенцій можуть не справлятися зі своїми обов'язками. При цьому якщо їх повернути на колишню роль, зможуть продовжувати ефективно працювати.

Ще як варіант - переведення на відрядну оплату працює, наприклад, коли співробітник не виконує план, бонусна частина до заробітної плати не передбачена.

Переклад на фріланс

Збереження відносин
Доступ до експертизи
Відрядна оплата
Економія грошей

Відпустка

Тільки для A і B-players
Якщо втомилися або впала продуктивність
Не менше 2х тижнів
У складних випадках 1 місяць

Sabbatical (довгострокова відпустка)

Тільки для колишніх A-players, якщо вони вигоріли
Від 3 до 6 місяців

Ротація/Інший керівник

Якщо проблеми пов'язані з командою або керівником
Якщо пропав інтерес до роботи
Якщо інший підрозділ/керівник більш привабливі
Обов'язково попередити іншого керівника (не підкинути свиню)
Обов'язково з випробувальним терміном на новій посаді
Є приклади, коли людина 5 років ротувалася, але так і не принесла користі бізнесу

Розглянули альтернативи звільненню, перейдемо до дій, якщо вирішено звільнити співробітника

Підготовка

Підготувати папери (Performance Improvement Plan)
Підготувати результати минулих оцінок
Зібрати зворотний зв'язок
Повідомити в HR
Прийняти рішення до зустрічі
Прописати аргументи
Дізнатися залишок відпустки і яка техніка компанії у співробітника
Проконсультуватися з юристом, якщо потрібно

Якщо вирішили піти за напрямом Попередження

Письмово у форматі Performance improvement plan (PIP)
У пошті якщо необхідно в період дії PIP
У пошті з коментарями колег/клієнтів, якщо необхідно

Тепер сама зустріч

Разом з HR та/або вищим керівником. Краще, коли на зустрічі присутня третя особа.
Тільки особисто. Виняток - віддалені співробітники, які не бувають в офісі.
Окрема кімната

Місце

Зручна кімната
Достатньо часу, мінімум 60 хвилин

Кого взяти

Керівника
HR-директора
Юриста/Кадровика, якщо необхідно

Що говорити

Причину звільнення
Чітко повідомити, що це фінальна розмова
Дату звільнення
До якого числа буде виплачена заробітна плата
Виплата бонусів/премій, якщо передбачені для посади
Компенсація відпустки
Вихідна допомога, якщо передбачена
Готовність (або її відсутність) давати рекомендації і в чому ви зможете дати хороші рекомендації
Проговорити, на тему чого ви не зможете дати хороші рекомендації
Запитати як вважає за краще повідомити команді

Коли

Не затягувати!
Не робити у 2-3 етапи
Краще п'ятниця вечір. Повідомлення про звільнення - це емоційна подія, після якої прийти наступного дня на роботу дуже складно.

На зустрічі ви повідомили співробітнику про звільнення. Є ще набір дій, які потрібно зробити після зустрічі - Exit Management

Проведення Exit Interview
Рекомендації
Допомога в пошуку
Повідомлення рішення команді
Інформування керівників
Інформування всієї компанії (навіщо і коли)
Останній день на роботі

Проведення Exit Interview

Виключно HR
Що сподобалося/що не сподобалося?
Зворотній зв'язок компанії, що можна поліпшити?
З яким ставленням йде?
Чи готовий буде рекомендувати компанію як роботодавця?
Домовитися про рекомендації

Проведення Exit Interview

Компанія проводить інтерв'ю зі співробітниками, які звільняються

Рекомендації

Мати чітку домовленість про те, про що ви будете гарним рекомендатором, а про що - краще пошукати когось іншого
Написати рекомендацію в Linkedin, якщо це допоможе пом'якшити ситуацію
Якщо просить - зробити письмову рекомендацію
Подумайте, кому міг би підійти цей працівник і повідомте про це і йому, і працівнику

Допомога в пошуку (якщо не D і E - player)

Надішліть резюме знайомим, якщо це не D-E-player
Дайте поради співробітнику
Напишіть у себе в Фейсбук, Лінкедін

Повідомлення рішення команді

Повідомити факт
Повідомити дату
Причину за погодженням із самим співробітником
Не говорити погано
Поінформувати тих, з ким тісно працював
Запропонувати співробітнику самому написати листа тим, кому вважатиме за потрібне

Інформування керівників

Розповісти який це був співробітник: ABCDE
Розповісти про процес і дату

Інформування всієї компанії (навіщо і коли) Особисто я не рекомендую робити публічні повідомлення про звільнення. Це нікого не радує, не мотивує. Виняток, якщо співробітника знає понад 70% співробітників

Останній день на роботі

Влаштувати спільний обід
Подарувати подарунок
Подякувати
Зробити догляд легким

Як мінімізувати негатив

Акцент на відповідність ролі та особистості людини. Ось цитати, які можете використовувати:
Це не означає, що ти поганий
Роль не відповідає твоїм компетенціям
В інших компаніях є інші ролі, серед яких ти вибереш найкращу для себе
У звичайному житті ми залишаємося в хороших стосунках
Домовитися про причини для третіх осіб, наприклад, знайти компроміс, подивитися на ситуацію філософськи
Подарувати подарунок

Написати пост у Фейсбук (за домовленістю зі співробітником). У пості ви можете подякувати за роботу, побажати удачі. Важливо зробити пост позитивним

Якщо ви хочете дізнатися з ким потрібно працювати, а кого можна відпустити, почитайте книгу

При звільненні є ще юридична складова. Ми повинні діяти з урахуванням законодавства і в цьому вам потрібна буде консультація юриста. Ми з вами торкнулися тільки однієї з важливих тем школи керівника. Питань, з якими стикаються керівники, набагато більше.

Ми їх можемо вивчити разом на курсі PEOPLE MANAGEMENT