Digital Change Management: керівництво для HR

Технологічний прогрес дедалі більше змінює методи роботи бізнесу та його співробітників. Організації, націлені на постійне вдосконалення, скористаються цим прогресом, щоб залишатися конкурентоспроможними та підвищувати продуктивність. Однак вони повинні вміло керувати цифровими змінами. Давайте подивимося на управління цифровими змінами і на те, як HR може його стимулювати.

Ініціатива з цифрової трансформації приречена на невдачу, якщо вона не реалізована належним чином. Ви не можете просто встановити нову технологію і сподіватися, що ваші співробітники добре її сприймуть. Цифрові зміни мають враховувати різні очікування та пріоритети численних зацікавлених сторін.

Саме тут на допомогу приходять управління змінами та управління персоналом. HR має допомогти створити в організації спосіб мислення, спрямований на те, щоб бути відкритим і сприйнятливим до впровадження цифрових технологій. Коли співробітники мають стійкість і завзятість, щоб освоювати нові технології та методи роботи, їхня ефективність підвищується.

1. Підготуйтеся
Перш ніж розпочати логістику цифрових змін, вкрай важливо мати реалістичну картину поточних робочих процесів і того, що в них продуктивно або неефективно. Потім ви можете вирішити, що має статися, щоб ваші операції були такими, якими вони мають бути. Підготовчі заходи мають включати:

• Інформацію від членів команди про те, як насправді виконується робота.
• Врахування ваших бізнес-цілей і готовності до змін.
• Оцінювання поточної цифрової зрілості вашої організації і того, в яких сферах вам необхідно розставити пріоритети.
• Визначення зацікавлених сторін на виконавчому рівні для створення адвокації.
• Створення бачення змін із цілями та стратегіями.
• З'ясування типів перешкод і опору, з якими вам доведеться зіткнутися.

2. Визначте
Ви маєте чітко розуміти вимоги до цифрового рішення, що воно має досягти, і як це буде покращено. На цьому етапі вам можуть допомогти такі дії:

• Інтерв'ю із зацікавленими сторонами, щоб продумати вплив на поточну реальність і те, що доведеться змінити.
• Визначення того, кого це торкнеться і як це змінить поточний спосіб роботи.
• Визначення, які ресурси вам знадобляться.
• Пошук людей, які мають потрібний досвід і ефективних комунікаторів для керівництва і полегшення процесу.

3. Складіть проєктний план
На цьому етапі ви берете всю зібрану інформацію і складаєте детальний план цифрової взаємодії зі співробітниками та їхнього навчання. Він має включати:

• Цілі, які будуть підтримуватися змінами.
• Масштаб проєкту, вказавши, що він буде і не буде включати.
• Навички, які необхідно розвивати, щоб прийняти цифрове рішення
• Якими будуть показники успіху.
• Стратегії впровадження.
• Врахування невідомих або потенційних бар'єрів, що можуть виникнути, та розробка планів щодо їх запобігання або пом'якшення.

4. Розробка і тестування

Тепер настав час здійснити зміни та впровадити рішення за допомогою пілотної програми для невеликої користувацької бази, щоб отримати їхні відгуки та пропозиції. Ось кілька ідей для цієї частини процесу:

• Встановіть початкові цілі, які легко досяжні, щоб святкувати перемоги на ранній стадії.
• Плануйте регулярні зустрічі з керівниками і розробниками для спільної роботи і відстеження прогресу.
• У міру того, як співробітники почнуть освоювати нові процеси, нагадайте їм, як зміни будуть корисні після повного впровадження.
• Враховуйте відгуки співробітників у життєздатному рішенні та дорожній карті майбутніх поліпшень

5. Запуск

Тут ви повністю презентуєте рішення ширшій аудиторії та масштабу. Дії, які керівництво може зробити під час запуску, включають:

• Перехід від мислення управління проектами до мислення управління програмами.
• Впровадження всіх стратегій впровадження цифрових технологій, які дозволяють співробітникам виконувати зміни.
• Представляйте часті комунікації, щоб повторити бачення організації та нагадати всім, чому зміни важливі.
• Використання позитивного підкріплення, щоб пов'язати співробітників зі змінами і вітати їх як нову норму, щоб нові процеси закріпилися.

6. Моніторинг прийняття

Навіть якщо цифрова трансформація пройшла гладко, ви повинні проаналізувати прогрес своєї організації та проаналізувати результати. Це може дати цінну інформацію, яку можна врахувати під час майбутніх зусиль зі зміни. Способи моніторингу впровадження включають:

• Збір відгуків, щоб знайти способи ширшого впровадження та оцінити, чи досягаєте ви намічених цілей і завдань.
• Визначення першопричин будь-якої резистентності та розробка шляхів їх усунення.

Опір з боку співробітників і керівництва

У людей є природна схильність хотіти зберегти статус-кво і чинити опір або навіть боятися того, що незнайоме. Нерішучість щодо змін може бути виявлена в кожній частині організації.

Керівники мають бути підтримуючими спонсорами змін, і в них є влада над бюджетом. Навіть якщо їхній бай-ін є на початку, з часом він може ослабнути, якщо вони не побачать виплат. Це може задати млявий тон, який вплине на залученість співробітників.

Для співробітників опір може бути пов'язаний з недостатньою довірою до керівництва і припущенням, що порушення їхньої рутини насправді ускладнить їхню роботу. Це також може бути емоційна реакція, пов'язана зі страхом невдачі і того, що технології візьмуть на себе їхню роль.

Крім того, керівники відділів можуть думати, що їхні системи працюють нормально і так не враховуються, і не враховують ширші потреби організації.

Прогалини в цифрових навичках

Через конкурентний ринок талантів або наявні посадові обов'язки, які не залежать від технологій, деяким співробітникам може не вистачати цифрових навичок, необхідних для освоєння нових інструментів і моделей поведінки.

Залежно від організації, ви не можете просто припустити, що всі нинішні співробітники легко приймуть або опанують навички, необхідні для роботи в цифровій якості. Деяким роботодавцям, можливо, доведеться пропонувати велике навчання протягом усієї цифрової трансформації.

Немає визначення успіху

Має бути розуміння того, чого організація хоче досягти за допомогою впровадження цифрових технологій. Якщо ви не знаєте, куди прямуєте, ви не можете знати, коли доберетеся туди. Співробітники повинні мати можливість візуалізувати напрямок, у якому вони рухатимуться шляхом за допомогою нових інструментів. В іншому разі вони можуть втратити зір і вдатися до використання колишніх методів.

Відсутність чіткого уявлення про те, до чого ви прагнете, може ускладнити впровадження та відстеження показників, які визначатимуть успіх цифрових змін.

Збої в комунікації

Комунікація з усіма зацікавленими сторонами лежить в основі успішного управління цифровими змінами. Люди мають знати, що станеться і чого очікувати, коли це станеться. Іноді велику увагу приділяють спілкуванню з клієнтами, але недостатньо спілкуванню зі співробітниками. Коли зв'язок переривається на будь-якому етапі процесу, це може призвести до розчарування і затримок.

Послідовне інформування керівників і команди з управління змінами про цілі та прогрес має вирішальне значення для запобігання невизначеності. Крім того, мають бути канали, якими лідери та члени команди можуть ділитися своїми ідеями та потребами з вищим керівництвом. В іншому разі існує ймовірність поширення чуток або невірної інформації.

Швидкість змін

Управління процесом змін може здаватися жонглюванням. Без хорошої системи відстеження та узгоджених процесів важко йти в ногу з кількома одночасними проєктами та всіма змінами, які постійно відбуваються у світі праці.

Співробітники також можуть втомлюватися, стикаючись із постійними змінами, що може вплинути на їхню залученість і продуктивність. Якщо ви не вирішите цю проблему, це може вплинути на результат проєкту.

Сучасний HR довів свою цінність як ключова стратегічна функція, що приносить організаціям конкурентні переваги. Це дозволяє HR взяти на себе більшу частину відповідальності за управління цифровими змінами.

Це люди, що стоять за технологією, які змушують її працювати. Кожна організація повинна створити сприятливе середовище для підтримки своїх співробітників, у чому і полягає HR.

Давайте розглянемо шість сфер, у яких HR може керувати цифровими змінами:

1. Створення стратегії впровадження цифрових технологій

Кожен етап вашої цифрової трансформації має містити в собі методи впровадження цифрових змін. Мета полягає в тому, щоб співробітники могли повною мірою освоїти і з легкістю використовувати всі функції нових інструментів.

HR повинен намітити стратегію впровадження цифрових технологій, яка включає в себе:

• Поінформованість про користувачів та їхні потреби.
• Визначення обов'язків для кожного рівня організації.
• Навчання та постійна підтримка в різних форматах.
• Пілотна програма та її реалізація.
• Техніки для натхнення користувачів.
• Відстеження використання та прогресу користувача.

2. Позиціонування цифрових рішень в організації за допомогою ефективної комунікації

Люди не йдуть на трансформацію тільки тому, що їм так кажуть. Співробітники хочуть знати, що таке нові інструменти і як технології вплинуть на них. В обов'язки HR входить демонстрація та пояснення переваг і цінності цифрових рішень таким чином, щоб вони були зрозумілі особисто співробітникам.

Важливо вказати, як зміна має справити позитивний вплив на кожен із цих аспектів:

• Бізнес загалом: Залучайте співробітників, пов'язуючи їх із тим, чого намагається досягти компанія і як це виділить вас серед конкурентів.
• Місце роботи: Опишіть, що зміниться в робочому середовищі і як усе працюватиме.
• Співробітники: Детально розкажіть про те, як їхні завдання стануть простішими.

3. Усунення бар'єрів на шляху впровадження

Як ми вже згадували, завжди є перешкоди на шляху впровадження цифрових технологій, такі як страх, опір, прогалини в навичках тощо. HR повинен прагнути подолати ці бар'єри, створюючи середовище відкритості для навчання та обміну новими ідеями.

Співробітники повинні відчувати, що у них є голос. Ви повинні прислухатися до їхніх побоювань і пом'якшувати їх. Домогтися зацікавленості співробітників можна за умови достатнього навчання, прозорої та двосторонньої комунікації, а також чіткого повідомлення про важливість цифрових ініціатив.

4. Сприяння зміні поведінки та підвищення стійкості

Цифрові зміни - це більше, ніж просто зміна інструментів, які ви використовуєте у своїй організації. Йдеться про зміну поведінки людей і про те, щоб допомогти їм думати і виконувати роботу по-новому.

Зміна поведінки не відбувається відразу, але інвестиції в допомогу співробітникам у придбанні нового мислення підвищать продуктивність і знизять опір і образи.

HR повинен зосередитися на розвитку наступних якостей процвітаючої цифрової культури:

• Нововведення
• Співпраця
• Рухливість
• Хоробрість
• Проникливість щодо даних

У міру того, як ваша організація впроваджує цифрові зміни та нові методи роботи, ви створюєте стійку робочу силу, яка буде краще підготовлена до наступного коригування або трансформації, яка, ймовірно, не за горами.

5. Управління ризиками

Цифрова трансформація несе в собі потенційні ризики, оскільки організація впроваджує незнайомі технології. Якщо ці загрози не усунені, вони можуть вплинути на ваші бізнес-функції та дотримання законодавства.

HR має приділяти особливу увагу цим ризикам. Враховуйте етичні питання та питання конфіденційності, а також тимчасову втрату продуктивності та інші ситуації невизначеності. План управління цифровими змінами повинен включати в себе управління і збір показників, необхідних для зниження ризиків.

6. Практикувати те, що ми проповідуємо

HR повинен бути лідером і почати з розвитку власних навичок і амбіцій у сфері технологій, перш ніж вони зможуть допомогти організації трансформуватися. Для HR набагато ефективніше просувати план цифрової спритності, якщо команда вже скористалася можливістю застосувати нові інструменти. Встановлення цього стандарту надихне інші відділи наслідувати його приклад.

Зрештою, співробітники усвідомлять переваги технологій, коли вони будуть використовувати і підключатися до цифрових HR-рішень, таких як додатки для управління персоналом, чат-боти і надання цифрових послуг.