Автоматизація HR процесів: керівництво + інструменти

Автоматизація HR-служб з'явилася завдяки часу і кількості фізичної паперової роботи, пов'язаної зі щоденними HR-процесами. Якщо HR-фахівці у вашій команді витрачають більше часу на адміністрування, а не використовують свої цінні навички в інших галузях бізнесу, значить, настав час знайти новий спосіб роботи.

Однак перехід від ручного підходу до автоматизації HR вимагає певного рівня навичок і навчання використанню технології, щоб бути ефективним. Але переваги автоматизації HR для всіх ваших співробітників значно перевищують час, енергію та гроші, які ви витратите на це.

Підвищення ефективності

Робота з персоналом багато в чому залежить від процесів, заснованих на документах. Якщо вони виконуються вручну, це може забирати багато часу, повторюватися і бути вкрай неефективним. Паперова робота може «застрягти» в черзі або на столі однієї людини, і помилки - звична справа. Ба більше, вимагати від людей приходити в офіс або надсилати підписані форми факсом - зайве.

Автоматизація управління персоналом переводить у цифровий формат усе перераховане вище та багато іншого, підвищуючи продуктивність і ефективність усього бізнесу. Після цього організація може спрямувати більше енергії на те, щоб усі співробітники відділу кадрів були захисниками інтересів людей. Вони можуть зосередитися на формуванні культури, практиках роботи з людьми, бути захисниками робочих місць і експертами з комунікацій. Усі ці чотири компетенції необхідні для роботи будь-якого HR-фахівця.

Дієві висновки

Автоматизація HR дає змогу відстежувати, збирати й аналізувати всілякі дані. Це дає змогу виявляти закономірності та створювати звіти про отримані результати. Потім ви можете використовувати ці дані для поліпшення процесів, усунення будь-яких збоїв і підвищення ефективності роботи всього бізнесу.

Скорочення кількості помилок

Ручне заповнення платіжних відомостей, табелів обліку робочого часу і перевірка відпусток створюють ґрунт для людських помилок. Крім того, машина може виконати ці завдання швидше і зменшити ймовірність помилок.

Покращення комунікації та співпраці

Автоматизація HR забезпечує чітке уявлення про всі процеси та етапи роботи. Це допомагає всім зрозуміти обов'язки один одного, що покращує комунікацію та роботу в команді.

Скорочення витрат на паперову обробку документів

Паперове опрацювання вимагає роздруківки документів, а потім їх підшивання та зберігання. Автоматизація управління персоналом скорочує витрати, пов'язані з цим. Вона мінімізує потребу в складських приміщеннях і гарантує, що документи можна легко знайти одним натисканням кнопки.

Позитивний досвід для кандидатів на роботу і співробітників

Коли співробітники HR-служби загрузли в адміністративних завданнях, вони часто не встигають або забувають перевірити нових кандидатів на роботу. Це створює негативний досвід прийому на роботу, незалежно від того, чи будуть вони в підсумку прийняті на роботу чи ні. Автоматизація HR означає, що у HR буде більше часу на спілкування з кандидатами і поліпшення їхнього загального досвіду.

Крім того, співробітники виграють від самообслуговування. Наприклад, вони швидше затверджують свої заяви на відпустку та звіти про витрати, а також можуть відстежувати свої пільги. Це сприяє позитивному досвіду роботи зі співробітниками.

Рекрутинг

Процеси рекрутингу включають:

• Розміщення оголошень про вакансії,
• Відстеження відгуків,
• Відбір резюме,
• Попереднє оцінювання кандидатів перед прийомом на роботу,
• Сортування і визначення пріоритетів кандидатів на основі заданих критеріїв,
• Автоматизовані потоки електронної пошти.

Якщо ви не автоматизуєте непродуктивні адміністративні завдання, пов'язані з цими процесами, ваші співробітники HR витрачатимуть на них зайвий час.

Прийняття співробітників на роботу

Під час прийняття співробітників на роботу необхідно збирати документи для перевірки, підписувати форми, надавати новим співробітникам доступ до інструментів, запитувати пристрої та багато іншого.

Автоматизація HR може забезпечити зручний чек-лист у процесі прийому на роботу. Це охоплює можливість створення автоматичних робочих процесів повідомлення та затвердження, збору форм з електронним підписом і автоматичного створення офіційних документів у форматі PDF, швидкого доставлення пристроїв співробітникам без очікування ІТ-підтримки та багато іншого.

Оффбординг

Процесу offboarding часто не приділяють належної уваги, але він так само важливий, як і onboarding. За правильного підходу звільнення допомагає захистити компанію і залишити гарне враження у ваших колишніх співробітників.

Однак ручне звільнення забирає багато часу. Існує потенційний ризик втрати форм або їх неправильного заповнення. Крім того, є ризик не захистити компанію з погляду дотримання нормативних вимог і безпеки.

Програмне забезпечення для автоматизації управління персоналом дає змогу створити чек-лист і:

• заповнювати та завантажувати документи в електронному вигляді,
• планувати інтерв'ю при звільненні,
• оновлювати особисту інформацію,
• організувати виплату останньої зарплати співробітника,
• створювати запити на повернення обладнання компанії,
• видаліть їхній доступ до додатків в обрану вами дату,
• видаляти їх з довідника компанії в останній день роботи (щоб він залишався актуальним).

Доступ до додатків та інструментів

Коли новий співробітник приходить в організацію, у перший же день йому необхідно надати доступ до необхідних застосунків із потрібними рівнями прав. Це часто призводить до того, що в перший же день співробітник втрачає час, намагаючись повністю налаштуватися і отримати доступ до центральних систем, необхідних для виконання своїх обов'язків.

Автоматизація HR-процесів може дозволити вам автоматично надавати доступ новим співробітникам на основі заздалегідь визначених критеріїв. Згодом співробітникам також може знадобитися доступ до додаткових додатків та інструментів. Автоматизація HR-процесів дає змогу будь-якому співробітникові запросити доступ до того чи іншого застосунку й отримати згоду або відмову керівника.

Управління оплачуваними відпустками

Вручну розрахувати і затвердити дні відпустки може бути проблематично, оскільки це пов'язано з багатьма завданнями:

• Перевірка балансу відпусток співробітника
• Отримання дозволу керівника на відпустку
• Реєстрація відпустки для нарахування заробітної плати.

Крім того, якщо все це лягає на плечі однієї людини, виникає багато можливостей для людської помилки. Забуваються електронні листи, виникає ризик збоїв у роботі, коли ця людина сама йде у відпустку або на лікарняний.

Програмне забезпечення для автоматизації HR пропонує автоматизований процес управління відпустками, який автоматично розраховує все перераховане вище.

Заяви про витрати

Чи знаєте ви, що 38 % співробітників кажуть, що подання та обробка витрат - це нудно, а більш ніж кожен шостий каже, що вони бояться цим займатися?

Непотрібні ручні завдання, такі як подання заявок на витрати, негативно впливають на задоволеність співробітників роботою. Доведено, що це знижує їхню продуктивність і ефективність. Вищий рівень задоволеності співробітників призводить до підвищення продуктивності праці, що своєю чергою веде до збільшення

Розрахунок заробітної плати

Ручний підрахунок відпрацьованого часу або днів, а також лікарняних і відпускних залишає багато можливостей для помилок. Це призводить до того, що співробітникам недоплачують або переплачують.

Автоматизація HR може спростити цей процес, відстежуючи та розраховуючи все автоматично, спрощуючи виплати та полегшуючи пошук даних, якщо вони знадобляться для аудиту відповідності або чогось ще.

Подання податкових декларацій

На різних рівнях (місцевому, державному, національному, міжнародному) діють різні податкові закони. Вони залежать від розміру організації та місця її діяльності. Це означає, що заповнення податкових декларацій може бути складним, особливо якщо врахувати, що закони часто оновлюються і змінюються.

Автоматизація нарахування податків із заробітної плати на основі відповідних законів гарантує, що співробітники та підрядники отримають і заповнять правильні форми. Крім того, вона забезпечує цифровий файл, який легко знайти в разі аудиту. Програмне забезпечення для розрахунку податків з персоналом прискорює процес подачі податкових декларацій і позбавляє від стресу.

Управління часом

Ведення табеля обліку робочого часу вручну і призначення однієї людини або команди для його відстеження вкрай неефективне. Найчастіше вони можуть бути заповнені кілька днів потому, а також загублені.

Автоматизований застосунок для обліку робочого часу дає змогу зберігати в цифровому вигляді профілі співробітників, записи про відвідуваність та іншу інформацію. Це робить весь процес швидшим і точнішим.

Виплати співробітникам

Служба управління пільгами або професійна організація роботодавців (PEO) часто займається пільгами, включаючи медичне обслуговування, пенсійні плани, компенсацію працівникам та інші пільги для багатьох організацій.

Проблема в тому, що співробітники зазвичай практично не мають уявлення про те, які пільги їм доступні під час роботи.

Програмне забезпечення для автоматизації може відстежувати всі ситуації співробітників і відображати їхні пільги, зокрема в разі зміни обставин. Це приклад самообслуговування співробітників.

Відстеження результатів роботи співробітників

Автоматизація обліку результатів роботи співробітників означає, що у компанії є доступні дані для визначення підвищення зарплати, премій, дисциплінарних стягнень або звільнення. Відділ кадрів може відстежувати ці дані та надавати менеджерам доступ до них для додавання заміток, підготовки до огляду ефективності та забезпечення виконання поставлених завдань.

Автоматизація відстеження результатів роботи спрощує процес, гарантує відсутність упередженості, дає змогу ухвалювати точні рішення і слугує чудовим орієнтиром як для керівників, так і для співробітників.

На що слід звернути увагу під час вибору інструменту для автоматизації управління персоналом?

Багато в чому це залежить від проблем, які ви намагаєтеся вирішити. Він також повинен легко інтегруватися з уже наявними рішеннями і бути досить простим у використанні з мінімальним навчанням.

Вам також необхідно враховувати бюджет, з яким ви працюєте, встановити для себе графік розгортання і враховувати інтереси зацікавлених сторін.

У більшості компаній до процесу автоматизації управління персоналом може бути залучено до 10-12 систем, а це означає, що простота інтеграції має вирішальне значення для успіху.

Також важливо зазначити, що автоматизація управління персоналом не виправить погані процедури або політики управління персоналом. Крім того, обране вами програмне забезпечення для автоматизації управління персоналом може добре працювати для поточного розміру вашої компанії, але не зможе масштабуватися в міру зростання або розширення за кордоном. Усе це фактори, які слід враховувати перед вибором інструменту автоматизації.

Ось кілька популярних інструментів автоматизації управління персоналом, які ви, можливо, захочете розглянути.

Built for Teams - це програмне забезпечення для управління відпустками, яке використовує спільно використовувані календарі для відстеження відвідуваності, запитів на відгули, відпусток через хворобу та інших оплачуваних і неоплачуваних відпусток.

Bamboo HR - це платформа, створена для введення даних, їх відстеження, а також для інформаційних потреб HR-команд, розрахунку заробітної плати, управління та бухгалтерського обліку. Вона дозволяє користувачам легко зберігати все в одному місці, а також створювати звіти для отримання цінних відомостей.

WorkBright пропонує повністю віддалений процес прийому на роботу для будь-якої організації. Ви можете керувати документами та файлами нових співробітників з будь-якого місця, а також надсилати автоматичні нагадування протягом усього процесу, щойно співробітник прийме вашу пропозицію.

Платформа Fuse Workforce Management об'єднує управління часом і відвідуваністю, управління персоналом і розрахунок заробітної плати в єдине програмне рішення. Це потужний автономний інструмент, який дасть вам змогу отримати точне уявлення про ваших співробітників, а також поліпшити процес ухвалення рішень, планування та ефективності в рамках всієї організації.

WebHR служить сполучною ланкою між HR та IT. Серед його можливостей - eTrack, планувальник змін, заяви про витрати та обговорення. Він також допомагає організувати набір персоналу, відвідуваність, відпустки та свята, а також поставляється з мобільним додатком і підтримкою.