Project Management: етапи

Проєкти спрямовані на отримання бажаного результату, зміни, продукту або послуги і зазвичай є складними. Тому вони потребують ретельного планування, співпраці, спілкування в режимі реального часу та контролю. Тому призначається одна людина, яка дбає про все це і забезпечує ефективне виконання проєкту; таким чином, з'являється управління проєктами.

Управління проєктами включає турботу про проєкт від самого початку і до кінця:

• Обговорення із зацікавленими сторонами обсягу, якості та показників.
• Планування
• Розроблення розкладу роботи команди
• Оцінка і спроба пом'якшити прогнозовані ризики
• Ініціювання виконання проєкту
• Забезпечення зв'язку та співпраці в режимі реального часу
• Контроль і створення звітів за проєктом
• Відстеження показників на кожному етапі
• Робота з непередбачуваними ризиками
• Періодична реструктуризація початкового плану (при збереженні цілей проєкту)
• Завершення проєкту

Іншими словами, управління проєктами - це забезпечення успіху проєкту шляхом його планування і контролю протягом усього шляху.

Проєкти складні і вимагають спільної роботи різних людей, відділів, а іноді навіть організацій. Для них характерно бути дезорганізованими і зазнавати невдач. Тому керувати ними складно.

Щоб полегшити процес, увесь цикл управління проєктом поділено на п'ять етапів або фаз. Незважаючи на те, що особливості управління проєктом варіюються залежно від галузі, команди, типу проєкту тощо, ці п'ять етапів управління проєктами практично несуперечливі.

Отже, дозвольте познайомити вас з етапами управління проектами.

Ініціація

Фаза ініціації - це етап, на якому починається реалізація проєкту. Вона охоплює визначення необхідності проєкту, перевірку його здійсненності та отримання схвалення для офіційного початку.

Ця фаза починається з того, що співробітники вищої ланки організації готують бізнес-кейс. Вони визначають необхідність, масштаб, характер, цілі та зацікавлені сторони проєкту, який вони хочуть реалізувати. Потім вони проводять техніко-економічне обґрунтування, щоб переконатися в його можливості та рентабельності.

Якщо техніко-економічні випробування пройшли успішно, складається приблизний бюджет, і бізнес-проект подається на затвердження вищому керівництву.

Старші менеджери, як правило, є зацікавленими сторонами і спонсорами проекту. Вони проводять комплексну перевірку, обговорюють бізнес-кейс і затверджують його.

З цього моменту проєкт офіційно починається. Готується статут проєкту або документ про ініціацію проєкту (project charter or project initiation document -PID). У статуті проєкту або PID, який є розвиненою версією бізнес-кейсу, описуються потреба, мета, завдання, зацікавлені сторони та обмеження проєкту. Зазвичай до документа також включається приблизний бюджет.

Однак більша частина процесу досі не зрозуміла.

Наприклад, компанія, що виробляє мобільні телефони, вирішила запустити нову функцію, скажімо, камеру з вищою роздільною здатністю.

На етапі ініціації єдине, що ми знаємо, - це те, що їхні клієнти оцінять кращу камеру, тому компанія працюватиме над цим.

Коли», “як” і “хто” - неясно.

Тепер старші менеджери призначають менеджера проєкту, який веде його далі.

Останній звертається до статуту проєкту або PID, отримує повну інформацію про проєкт і очікування зацікавлених сторін і приступає до роботи.

Планування

Оскільки проєкти зазвичай складні та включають у себе кілька факторів, їх необхідно планувати. Ефективне планування полегшує виконання, тому цей етап займає приблизно половину тривалості проєкту. Крім того, ним повністю займається менеджер проєкту.

Вони обговорюють із зацікавленими сторонами комплексний план проєкту, щоб досягти цілей проєкту в рамках обмежень за обсягом, часом і бюджетом, дотримуючись при цьому якості.

Для початку вони остаточно визначають принципи, процедури та методології, які будуть використовуватися під час проєкту. Потім вони визначають точні результати і встановлюють відповідні метрики (KPI) для їх оцінки. Тепер менеджери проєкту визначають роботу, яку необхідно виконати для досягнення поставлених цілей у строк і в рамках бюджету. Вони також вирішують, де, коли і як закуповувати необхідні ресурси.

Тепер настає найважливіша частина планування проєкту: формування команди. Проєкт - це тимчасове підприємство, що вимагає координації дій різних відділів і навіть контрактних працівників. Таким чином, створюється абсолютно нова команда, яка працює поза рамками своєї звичайної роботи.

Наприклад, у нашому попередньому прикладі, коли компанія з виробництва мобільних телефонів вирішила випустити поліпшену камеру, технологам довелося координувати свої дії з фінансовим відділом, відділом маркетингу, відділом розвитку бізнесу та відділом розробки продуктів. Крім того, компанії необхідно співпрацювати зі сторонніми постачальниками, рекламними агентствами та кількома незалежними підрядниками. Таким чином, усі люди, які беруть активну участь у проєкті, утворюють команду, яку очолює менеджер проєкту.

Крім того, до кінця фази планування мають бути готові такі документи.

• Заява про масштаб: У ній детально визначається масштаб проекту. У заяві про масштаб проєкту вказуються потреби, цілі, переваги, результати та етапи проєкту для подальшого використання. Вона може бути змінена під час проєкту, але тільки після схвалення менеджера проєкту.
• SMART І ЧЕТКІ ЦІЛІ: Щоб залишатися на вірному шляху, необхідно ставити і вимірювати правильні цілі. Тому проєкти вимагають постановки SMART і CLEAR цілей.
• Постановка цілей SMART - це більш традиційний підхід. Він гарантує, що всі розуміють цілі і що вони досяжні та вимірні. SMART розшифровується як:

1. Конкретний: Відповідає на запитання «хто», «що», «чому», «де», «коли» і «що».
2. Вимірювані: Можна відстежити за допомогою метрик.
3. Досяжний: Може бути досягнута
4. Реалістичний Має сенс
5. Своєчасно Може бути досягнута в задані терміни

• Система постановки цілей CLEAR - доволі нова і розроблена спеціально для сучасних підприємств із високим темпом роботи. CLEAR означає:

1. Співпраця: Заохочує членів команди до спільної роботи.
2. Обмежений: Обмежені за масштабом і часом, щоб бути керованими.
3. Емоційний: Задіює пристрасть членів команди і спонукає їх до роботи
4. Цінні: Повинні бути невеликими, оскільки вони розбиті на більші цілі
5. Доопрацьовувані: Можуть бути змінені й уточнені залежно від ситуації

• Структура розбивки робіт (Work Breakdown Structure - WBS): Структура розбивки робіт передбачає розбивку всієї роботи за проєктом на більш дрібні розділи і види діяльності. Інакше кажучи, це орієнтована на результат розбивка робіт, за якої кожен ключовий результат ділиться на керовані розділи, і в такий спосіб визначають роботу, виконувану для досягнення кожного результату.

• Діаграма Ганта: Це докладне візуальне представлення термінів проєкту у вигляді гістограми. На одній стороні діаграми Ганта зображені завдання, які необхідно виконати, а на іншій - час, до якого вони мають бути завершені. Від вертикальної осі відкладаються горизонтальні відрізки, що відображають тривалість виконання кожного завдання.

• План комунікацій: Виконання проєкту вимагає широкої співпраці між різними людьми та відділами. Для цього необхідно забезпечити ефективну комунікацію. Оскільки непорозуміння є однією з основних причин провалу проєкту, план комунікацій складається на етапі планування.

• План контролю якості: Недостатньо, щоб проєкт було завершено в рамках трьох обмежень - часу, бюджету та обсягу. Для досягнення поставлених цілей результати мають відповідати певним стандартам якості. Саме тому менеджери проєктів визначають правильні метрики, які необхідно вимірювати на кожному етапі для оцінки якості.

• План управління ризиками: У процесі реалізації проєкту виникають певні ризики. Багато з них неможливо передбачити, але деякі можна передбачити, тому менеджери проєктів розробляють план управління ризиками до початку реалізації проєкту, щоб пом'якшити передбачувані ризики та управляти непередбачуваними.

• План управління змінами: Хоча цим аспектом часто нехтують, необхідно планувати внесення змін. Зацікавлені сторони проєкту часто змінюють характер і кількість робіт, що призводить до затримок і «сповзання» обсягу, тобто неконтрольованого зростання обсягу проєкту. Тому необхідно мати план управління змінами.

Виконання

Тепер, коли фазу планування завершено, команда проєкту приступає до роботи над проєктом.

Вони змінюють менеджера проєкту, який бере на себе роль контролера і координатора.

Тепер члени команди рухають проєкт уперед.

Фаза виконання зазвичай починається з установчої наради команди.

Тут усі отримують повну інформацію про проєкт і свою роль у його успіху.

Керівник проєкту розподіляє завдання між членами команди і закуповує необхідні ресурси, такі як капітал, договори та інші ресурси.

Він також пояснює всім механізм комунікації та контролю, після чого команда приступає до роботи над проєктом.

Члени команди виконують поставлені завдання і стежать за тим, щоб результати були передані потрібній людині в потрібний час.

Вони намагаються виконувати поставлені завдання і виконувати якісну роботу, інакше це може позначитися на їхніх звітах про виконану роботу.

Вони також часто відвідують наради, організовані керівником проєкту, щоб відстежувати статус проєкту і забезпечувати підзвітність.

На етапі виконання проєкту проводять часті наради щодо статусу, складають звіти за проєктом і звіти про перевантаження, які показують, чи буде проєкт успішним чи ні.

Ще один аспект фази виконання пов'язаний із задоволеністю зацікавлених сторін.

Менеджер проєкту повинен тримати зацікавлені сторони в курсі подій і стежити за тим, щоб вони були задоволені.

Якщо це не так, команді може знадобитися змінити деякі аспекти проєкту відповідно до плану управління змінами.

Моніторинг і контроль

Етап моніторингу та контролю йде паралельно з етапом виконання.

Однак більшу частину роботи тут виконує менеджер проєкту.

Оскільки проєкти зазвичай складні й важко забезпечити їхнє ефективне виконання, необхідно стежити за ними та здійснювати контроль там, де це необхідно.

Ця робота лягає на плечі менеджерів проєктів, які й так дуже тісно взаємодіють із командою.

Вони перевіряють членів команди, координують їхню роботу і проводять наради, щоб відстежувати прогрес і переконатися, що всі працюють добре.

Вони забезпечують продуктивність і стежать за тим, щоб жодні сумніви та казуси не затримували проєкт і не відволікали команду.

Вони також стежать за якістю роботи, часто відстежуючи показники.

Крім того, вони відстежують витрати і намагаються завершити все в рамках бюджету.

Управління ризиками - ще один аспект етапу контролю.

Менеджери проєкту стежать за ризиками на етапі виконання; вони стежать за тим, щоб усі передбачені ризики управлялися відповідно до плану, а ймовірність непередбачених ризиків була знижена.

За необхідності вони також впроваджують плани управління змінами.

Завершення

Остання фаза управління проєктом пов'язана з офіційним завершенням проєкту.

Тепер команда передає готові результати менеджеру проєкту, який представляє їх зацікавленим сторонам і спонсорам.

Вони також закривають усі угоди з підрядниками за проєктом і стежать за тим, щоб усі платежі були проведені.

Тут від команди також потрібна допомога менеджеру проєкту в обліку використаних і невикористаних ресурсів і підготовці докладного бюджету.

Потім керівник проєкту аналізує результати роботи та ефективність команди, щоб нагородити потрібних людей.

У багатьох випадках організовуються невеликі робочі заходи, щоб подякувати команді за участь у проєкті.

Важливою частиною завершальної фази є доопрацювання.

Для цього команда координує свої дії з менеджером проєкту і складає список справ, які не вдалося виконати вчасно.

Потім вони працюють над його завершенням.

І останнє - підбиття підсумків усього проєкту та аналіз успіхів і невдач.

Команда проєкту створює детальний звіт про весь життєвий цикл проєкту, документуючи кожен успіх і невдачу.

Потім менеджер допрацьовує, систематизує і зберігає звіт разом з іншою проєктною документацією та результатами.

Кожному керівнику необхідно освоїти менеджмент управління проєктами, щоб забезпечити успішну реалізацію стратегій і змін у компанії.

Наш курс «Управління проєктами» надає всебічну підготовку, озброюючи вас знаннями та інструментами для ефективного проджект менеджменту.

Навчання охоплює такі важливі теми, як

• планування проєктів;
• розподіл ресурсів;
• управління ризиками;
• контроль проєктної діяльності;
• координація роботи команди.

Незалежно від того, чи є ви новачком у сфері управління проєктами, чи хочете вдосконалити свої навички, наші курси з проджект-менеджменту пропонують практичні знання та методи, які допоможуть вам домогтися успіхів у своїй ролі та дадуть упевненість у досягненні професійних цілей.