Політика найму або кадрова політика: керівництво по створенню + шаблон

Надійна політика підбору персоналу є незамінною, якщо ви хочете залучити відповідних кандидатів, особливо коли конкуренція жорстка і бракує найкращих талантів. Насправді, 70% фахівців з найму вважають, що в даний час існує нестача талантів. У той час як організації з усіх сил намагаються знайти відповідних співробітників, більше половини з них перейшли на найм на основі навичок.

Це призвело до того, що 74% компаній оцінюють навички кандидатів по-новому, 68% переписують посадові інструкції, а 20% взагалі відмовляються від вимог до наукового ступеня.

Політика підбору персоналу визначає, як організація залучає нових співробітників, намічаючи простий і послідовний процес, який направляє кожен крок, від виявлення вакансій до прийняття обґрунтованих рішень про найм. Замість того, щоб дозволяти кожному відділу або менеджеру виконувати ці кроки окремо, вона пропонує стандартизований підхід, який підтримує ефективність і здоровий глузд.

Хороша політика підбору персоналу гарантує, що компанія ставиться до всіх кандидатів справедливо, використовуючи одні й ті ж об'єктивні критерії для їх оцінки і ставлячись до них з повагою і чесністю. Наявність детальної політики найму також допомагає менеджерам з найму і рекрутерам легше дотримуватися чинного трудового законодавства і справедливо ставитися до всіх кандидатів.

Ця політика також підтримує організаційну культуру, цінності та репутацію. Крім того, вона гарантує, що рішення про найм ґрунтуються на заслугах і об'єктивних критеріях, створюючи більш інклюзивне робоче місце, в якому цінуються різні точки зору.

Без хорошої політики найму найм може бути неефективним і фрагментованим через нечіткі очікування, непослідовні стандарти оцінки, упередженість і неузгоджені рішення. Це підвищує ризик несправедливого ставлення або дискримінації, що негативно позначається на досвіді кандидата і співробітника, а також на репутації роботодавця. Це також може піддати організацію юридичним ризикам.

Шаблон політики найму може запропонувати фахівцям з персоналу практичні переваги та довгострокову цінність, включаючи такі переваги:

• Економить час і сили: Надійний шаблон дає вам повну структуру, тому ви можете зосередитися на адаптації контенту до вашої організації, а не починати з нуля.
• Забезпечує узгодженість між HR-командами: Загальний шаблон забезпечує узгодженість процесів підбору персоналу в різних відділах і підрозділах.
• Допомагає невеликим командам швидше розпочати роботу: Невеликі команди можуть швидше впровадити структурований підхід, не покладаючись на спеціальні методи.
• Знижує юридичні ризики за рахунок охоплення основних компонентів: Хороші шаблони політики найму охоплюють основи законодавства, допомагаючи вам відповідати вимогам і не пропускати ключові правила.
• Легше адаптувати до конкретних потреб компанії: Оскільки шаблони можна налаштовувати, ви можете легко адаптувати їх відповідно до культури, галузі та цілей вашої компанії.
• Підтримує навчання та адаптацію персоналу відділу кадрів: Нові члени HR-команди можуть швидко освоїтися, використовуючи політику як керівництво, згладжуючи криву навчання та забезпечуючи плавний перехід під час адаптації.
• Заохочує проведення регулярних оглядів політики: Коли закони або потреби в наймі змінюються, ви можете легко оновити певні розділи, не переробляючи всю політику.

Якщо ви зацікавлені у використанні шаблону для створення своєї політики найму, ось основні компоненти хорошого шаблону, про які ви повинні знати:

Філософія підбору персоналу в компанії

Філософія підбору персоналу задає тон підходу організації до залучення талантів. Вона відображає переконання компанії про своїх співробітників, те, як вона оцінює потенціал і як вона балансує навички, досвід і культурну відповідність. Складіть коротку заяву, що відображає визначення таланту в вашій організації та якості, яким вона надає пріоритет при формуванні команди.

Система набору персоналу

У ній описується структура діяльності з найму, детально описуються кроки, зацікавлені сторони та точки прийняття рішень. Це забезпечує узгодженість у процесі найму, забезпечуючи гнучкість для різних посад і відділів. Розробіть візуальну або письмову схему процесу, що відображає всі етапи найму, щоб усі залучені сторони розуміли свої обов'язки.

Процес подання заявок на роботу та їх затвердження

Формалізація того, як компанія визначає, документує та затверджує потреби в наймі, забезпечує точні бізнес-вимоги, а не спонтанні рішення, які керують процесом найму. Це допомагає контролювати витрати, підтримувати чисельність персоналу та розставляти пріоритети для критично важливих ролей. Створіть стандартну форму заявки та робочий процес затвердження, включаючи обґрунтування для кожної ролі та необхідні затвердження бюджету.

Канали реклами та сорсингу

Вказання каналів та методів залучення кандидатів сприяє підвищенню ефективності та охоплення. Залежно від ролі та цільової аудиторії це можуть бути дошки оголошень, професійні мережі або кадрові агентства. Ознайомтеся з оновленим списком бажаних дощок оголошень, платформ для пошуку та партнерів з підбору персоналу, адаптованих до різних типів посад і рівнів стажу.

Процедури співбесіди та відбору

Розробіть структуровані керівництва щодо співбесіди та систему підрахунку балів відповідно до компетенцій та цінностей вашої системи підбору персоналу. Стандартизуйте процеси співбесіди та відбору, щоб забезпечити справедливу і послідовну оцінку кандидатів. Розробіть чіткі процедури, які допоможуть вам визначити формати співбесід і критерії відбору, зменшити несвідому упередженість і підвищити якість найму.

Перевірка біографічних даних і рекомендацій

Включення перевірок у процес найму додає належної обачності, перевіряючи кваліфікацію кандидата, досвід і придатність. Чіткі керівні принципи також захищають організацію від ризиків недотримання нормативних вимог і неправильних рішень про найм. Визначте ролі, що вимагають конкретних перевірок, і їх час, а також заздалегідь отримайте згоду кандидата.

Управління пропозиціями та документація

Прозорий процес підготовки, затвердження та доставки пропозицій про роботу забезпечує точні, послідовні терміни відповідно до політики компанії та сприяє позитивному досвіду кандидатів. Я рекомендую використовувати стандартний шаблон листа з пропозицією, перевірений юрисконсультом, і встановити процедуру внутрішніх погоджень перед наданням пропозицій.

Положення про рівні можливості та боротьбу з дискримінацією

Включіть ці пункти, щоб зміцнити прихильність організації до справедливої практики найму та чіткого дотримання законодавчих та етичних стандартів. Ознайомтеся з положеннями, щоб переконатися, що вони відображають чинне законодавство та послідовно застосовуються в усіх комунікаціях та процедурах найму.

Дати перегляду та право власності на поліс

Призначте відповідальних за політику найму та встановіть дати перевірки, щоб гарантувати, що документ залишається актуальним і відповідає потребам організації в міру її зростання або адаптації до змін ринку. Визначте власника політики (зазвичай це керівник відділу кадрів) і заплануйте офіційний перегляд щорічно або раз на два роки (або кожного разу, коли відбуваються значні зміни в трудовому законодавстві або бізнес-стратегії).

Ресурси

Перелічіть і дайте посилання на доступні ресурси, що мають відношення до процесу найму, такі як реферальна програма для співробітників вашої компанії або процес подачі заявок для поточних співробітників, які бажають заповнити відкриті вакансії через внутрішній найм.

Якщо вам потрібна відправна точка для розробки політики найму, завантажте безкоштовний шаблон політики найму. Його також можна налаштувати, тому ви можете налаштувати його відповідно до вимог вашої організації щодо найму.

Крок 1: Визначте свої цілі щодо набору персоналу

Уточніть, чого ви хочете досягти від організації за допомогою політики та процесу найму. Постановка чітких, вимірюваних цілей визначатиме подальші рішення. Узгодьте цілі з бізнес-пріоритетами, розгляньте практичні цілі та залучіть керівництво, щоб підтвердити, що цілі відповідають довгостроковим потребам організації.

Крок 2: Зберіть інформацію від відділу кадрів, юристів та керівництва

Співпраця гарантує, що політика є всеосяжною, практичною та відповідає вимогам. Проконсультуйтеся зі своїм відділом кадрів про проблеми з підбором персоналу і залучіть юридичних консультантів на ранньому етапі, щоб забезпечити дотримання нормативних вимог. Попросіть керівництво внести свій вклад, щоб привести політику у відповідність з цінностями і стратегічними цілями компанії, і використовуйте структуровані інтерв'ю або семінари для збору змістовного зворотного зв'язку.

Крок 3: Складіть карту існуючого процесу найму

Перш ніж вносити поліпшення, ознайомтеся з поточною системою підбору персоналу. Документуйте кожен етап, від подачі заявки на роботу до адаптації, і визначайте, хто приймає рішення по кожному з них. Крім того, створіть карту процесів або діаграму робочого процесу, щоб візуалізувати повний цикл найму і відзначити будь-які відмінності між відділами або командами.

Крок 4: Визначте прогалини або ризики відповідності вимогам

Чітке уявлення про слабкі сторони допоможе вам вирішити потенційні проблеми за допомогою нової політики. Шукайте невідповідності або затримки в поточному процесі, виявляйте потенційну упередженість або недобросовісну практику і забезпечте дотримання законодавства. Це дозволить вам визначити і усунути області для поліпшення в поточному процесі і уточнити його в новій політиці.

Крок 5: Виберіть шаблон політики найму

Хороший шаблон забезпечує структуру і економить час. Виберіть шаблон політики найму, який включає в себе такі важливі компоненти, як філософія найму, процеси затвердження і стандарти відповідності. Шукайте шаблони, рекомендовані фахівцями з персоналу або галузевими органами, і переконайтеся, що шаблон можна легко налаштувати.

Крок 6: Налаштуйте шаблон відповідно до цінностей вашої компанії

Налаштуйте шаблон відповідно до підходу вашої організації до найму. Адаптуйте мову і тон відповідно до культури компанії і уточніть процедури для ключових етапів, таких як прийом заявок на роботу, реклама і відбір. Ви також повинні включити зобов'язання по найму DEIB і забезпечити узгодженість з іншими внутрішніми політиками і документами.

Крок 7: Аналіз із зацікавленими сторонами

Спільний аналіз призводить до більш сильної та практичної політики. Поділіться чернеткою з менеджерами з персоналу, юриспруденції, керівництвом та наймом і попросіть від них конкретний, конструктивний зворотний зв'язок. Виходячи з цього, перегляньте політику, щоб врахувати побоювання і пропозиції, зберігаючи при цьому ясність і послідовність. Після цього всі зацікавлені сторони повинні затвердити остаточний варіант перед його реалізацією.

Крок 8: Навчіть менеджерів з найму політиці

Навчання гарантує, що політика зрозуміла і правильно застосовується. Проводьте тренінги або семінари, щоб пояснити структуру найму і політику найму, з практичними прикладами і сценаріями для уточнення очікувань. Крім того, вони поширюють письмові керівництва або короткі довідкові матеріали і пропонують подальшу підтримку менеджерам, яким можуть знадобитися додаткові рекомендації.

Крок 9: Регулярно оновлюйте політику

Підтримка політики в актуальному стані підтримує її актуальність і ефективність. Призначте відповідального за нагляд за цим питанням одного з керівників відділу кадрів і складіть графік перевірки (щорічно або після великих юридичних або організаційних змін). Оновіть політику, щоб відобразити нові закони, технології або стратегічні пріоритети, і обов'язково чітко повідомте про ці оновлення всім відповідним командам.

10. Пройдіть навчання в області залучення талантів

Навчання допоможе вам підтвердити свої знання та розвинути комплексний набір навичок, необхідних для роботи. Воно також допоможе вам виділитися на ринку серед інших професіоналів. Для отримання більш детальної інформації ви можете ознайомитися 👉🏻з повним навчальним планом курсу HR Бізнес Партнер 2.0.