Job Design: практическое руководство

Дизайн посад (робочих місць) ще ніколи не був таким актуальним. Посади змінюються швидше, ніж будь-коли, і щодня винаходять нові. У цій статті ми розповімо про основи проєктування посад і про те, як воно може призвести до створення робочих місць, що підвищують цінність організації та водночас є мотивуючими й цікавими для співробітників. Ми також пропонуємо перевірену та науково обґрунтовану схему, яка допомагає розробляти найкращі посади.

Проектування робочого місця - це процес створення робочого місця, яке дає змогу організації досягти своїх цілей, мотивуючи і винагороджуючи співробітника. Це означає, що добре спроектоване робоче місце призводить до підвищення продуктивності та якості роботи, а також до підвищення задоволеності роботою, зниження кількості невиходів на роботу і намірів знизити плинність кадрів.

У сучасному світі VUCA зміст робочих місць змінюється дедалі швидше і швидше, що робить безперервне розроблення робочих місць важливішим, ніж будь-коли.

Щоб правильно перепроєктувати робочі місця, нам потрібна основа, яка спрямовуватиме цей процес. Найвідомішою концепцією є теорія характеристик роботи Гекмана та Олдхема.

Ще 1980 року Гекман і Олдхем запропонували, що кожна робота повинна мати п'ять основних характеристик, щоб бути такою, що мотивує людину. Ці характеристики залишалися незмінними з плином часу і використовуються досі.

1.Різноманітність навичок

Ступінь, у якій робота вимагає широкого спектра навичок. Фінансовий контролер, який керує трьома різними відділами, матиме більшу різноманітність навичок, ніж контролер, який керує одним конкретним відділом. Робота з великим розмаїттям навичок є складнішою і вимагає більшої компетентності.

2.Ідентичність завдання

Ступінь, з якою людина виконує цілу частину роботи. Наприклад, проектування інтер'єру всього будинку приносить більше задоволення, ніж проектування однієї кімнати.

3.Значимість завдання

Ступінь впливу роботи на інших людей. Коли робота впливає на інших, завдання здається більш значущим, що призводить до підвищення задоволеності.

4.Автономність

Рівень незалежності та свободи, яким володіє людина. За більш високого рівня автономії людина відчуває себе більш відповідальною за свою роботу.

5.Зворотний зв'язок

Інформація, яку працівники отримують про ефективність своєї роботи. Зворотній зв'язок може виходити від самої роботи (наприклад, продукт, що працює) і з зовнішніх джерел (наприклад, задоволеність клієнтів). Зворотній зв'язок від самої роботи приносить найбільше задоволення і дає змогу дізнатися про результати трудової діяльності

Коли робота володіє цими п'ятьма характеристиками, вона стає більш значущою, співробітник почувається більш відповідальним і краще обізнаний про результати роботи. Це, своєю чергою, призводить до тих результатів, про які ми говорили у вступі: високої мотивації, вищої якості роботи, задоволеності роботою, низького рівня прогулів і плинності кадрів.

Описаний вище процес узагальнено в цій моделі, яка є основою для проектування роботи. Тепер давайте розглянемо деякі методи проектування робочих місць, які можна використовувати для підвищення мотиваційної сили цих основних характеристик роботи.

Мотиваційний потенціал роботи

Ідея мотиваційного потенціалу полягає в тому, що коли співробітникам подобається їхня робота, вони з більшою ймовірністю викладатимуться на повну й досягатимуть найкращих результатів, що вигідно і співробітнику, і організації. Це загальноприйнята думка.

Гекман і Олдхем запропонували систему, яку вони назвали «бал мотиваційного потенціалу» (MPS). Щоб розрахувати цей бал, необхідно врахувати всі основні характеристики роботи і на їхній основі розрахувати мотивувальний потенціал роботи.

Для цього кожен з основних параметрів роботи має бути оцінений за шкалою від одного (низький рівень) до семи (високий рівень). Потім ці значення можна підставити у Формулу мотиваційного потенціалу:

Мotivating potential score (MPS)= (Різноманітність навичок + Ідентичність завдання + Значимість завдання) / 3 * Автономність * Зворотній зв'язок

Згідно з формулою, низький бал за автономністю або зворотним зв'язком значно вплине на мотиваційний потенціал роботи, тоді як низький бал за розмаїттям навичок, ідентичністю завдання або значущістю завдання матиме менш значний вплив.

Для того щоб підвищити мотиваційний потенціал роботи, використовують чотири загальні стратегії проектування роботи. Кожна з цих стратегій впливає на один або кілька елементів формули MPS. Це ротація робочих місць, збільшення обсягу роботи, збагачення і спрощення роботи.

1. Ротація робочих місць

Ротація робочих місць - це практика переміщення співробітників між робочими місцями в організації. Це збільшує різноманітність навичок, допомагає співробітникам зорієнтуватися в потенційних нових ролях і отримати новий досвід.

Програми ротації робочих місць можуть призвести до підвищення мотивації та створити гнучкість у розгортанні, що дає змогу легко замінити співробітника в разі його відсутності.

2. Розширення робочих місць

Збільшення обсягу роботи передбачає додавання до наявної ролі додаткових видів діяльності в межах одного й того самого ієрархічного рівня. Прикладом може слугувати дизайнер, що спеціалізується на дизайні готельних номерів, який тепер також займається дизайном ресторанів. Робота вимагає схожих навичок, але її зміст відрізняється.

Розширення робочого місця збільшує різноманітність навичок та ідентичність завдань, даючи змогу працівникові виконувати більше схожих видів діяльності, що зменшує монотонність, навчає різних навичок і дає ширший спектр обов'язків, відповідальності та автономії.

3. Збагачення робочого місця

Якщо збільшення обсягу роботи спрямоване на додавання завдань, то збагачення роботи характеризується додаванням мотиваційних аспектів. Це означає, що збільшення обсягу роботи може бути формою її збагачення.

Збагачення роботи фокусується на додаванні мотиваторів до наявних ролей, підвищуючи MPS. Як приклади можна навести додавання можливостей для отримання зворотного зв'язку, встановлення стосунків із клієнтами для підвищення значущості завдання та створення природних робочих одиниць, що спрямовано на об'єднання взаємопов'язаних завдань разом для підвищення їхньої ідентичності.

4. Спрощення роботи

Спрощення роботи - це протилежність збільшенню обсягу роботи і трохи дивний підхід. Спрощення роботи - це процес видалення завдань з наявних ролей, щоб зробити їх більш цілеспрямованими.

Спрощення роботи - це позбавлення різноманітності навичок для створення більш цілеспрямованого завдання. Це може бути використано в разі «повзучої» роботи, коли робота з часом збільшилася і стала некерованою.

Дотепер ми уявляли проектування робочих місць як підхід, заснований на принципі «зверху вниз», за якого керівник або фахівці з OD визначають, які чинники можна змінити, щоб підвищити мотиваційний потенціал роботи для співробітника.

У наші дні співробітники мають значну свободу дій, щоб самостійно або у співпраці з керівником адаптувати, змінювати і створювати свою власну роботу. Процес, коли співробітник бере на себе ініціативу і формує характеристики своєї роботи, називається розробкою роботи.

Створення робочих місць може заохочуватися завдяки вищій організаційній підтримці, вищому рівню автономії та вищій самоефективності, яка є вірою співробітника у свої можливості досягти того, чого він хоче. У свою чергу, створення нових робочих місць призводить до підвищення рівня задоволеності роботою.