Завершення випробувального терміну співробітників: як організувати (+шаблон)

Перші 90 днів роботи нового співробітника мають вирішальне значення для того, щоб визначити, чи буде він процвітати або боротися в компанії. Надання підтримки та конструктивного зворотного зв'язку в рамках 90 днів може мотивувати нових співробітників залишатися на своїх посадах, мінімізуючи плинність кадрів і пов'язані з нею витрати.

Під час оцінювання аналізуються початкова робота співробітника, інтеграція в культуру компанії та відповідність очікуванням від ролі. Це дає можливість і новому співробітнику, і його керівнику проаналізувати успіхи, визначити сфери для поліпшення і розв'язати проблеми, що виникли в період адаптації.

Такий огляд дає змогу переконатися в тому, що новий співробітник іде за планом, отримує необхідну підтримку, а також дає змогу прояснити очікування і запропонувати зворотний зв'язок. Він також дає змогу керівникам запропонувати конструктивний зворотний зв'язок, підкріплюючи позитивну поведінку і стимулюючи продуктивність.

Шаблон 90-денного огляду забезпечує структуровану основу для оцінки та підтримки нових співробітників. Це допомагає співробітникам зрозуміти, які навички та знання їм необхідні для успішної роботи, що веде до підвищення ефективності, залученості та утримання персоналу.

Використання шаблону також створює чітку дорожню карту як для керівників, так і для співробітників, визначаючи конкретні показники ефективності, очікування від ролі та цілі розвитку.

Структурований підхід до надання зворотного зв'язку та збору інформації від нових співробітників - це потужний спосіб зміцнити культуру постійного зворотного зв'язку та заздалегідь визначити очікування від роботи. Це усуває будь-які невизначеності та дає чітке уявлення про те, чого співробітник може очікувати від трудових відносин надалі

Розгляньмо, що має містити кожен шаблон, а також типові правила і заборони під час розроблення та проведення 90-денного огляду:

Показники ефективності
Вони допомагають оцінити роботу співробітника порівняно з очікуваннями від ролі за допомогою чітких, вимірних критеріїв, узгоджених із посадовою інструкцією. Як приклад можна навести показники завершеності проєктів, задоволеності клієнтів або спільної роботи в команді.

Робіть: Використовуйте конкретні показники, які піддаються кількісному вимірюванню, для об'єктивної оцінки роботи. Включіть приклади внеску співробітника, наприклад, успішні результати проекту або дотримання термінів.

Не використовуйте: Використовувати розпливчасті або суб'єктивні критерії, такі як «старанно працює» або «демонструє потенціал», оскільки вони не дають практичної інформації.

Оцінка цілей
З їхньою допомогою можна переглянути цілі, поставлені під час прийняття на роботу, і оцінити прогрес співробітника. Цілі можуть включати освоєння конкретних інструментів, удосконалення навичок або участь у ключових проєктах.

Зробіть: Виділіть цілі перших 90 днів і поставте нові досяжні завдання на наступний етап. Слідкуйте за тим, щоб цілі були SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

Не ставте занадто амбітні або непов'язані цілі, оскільки це може перевантажити співробітника або призвести до його небажання працювати.

Розділи зворотного зв'язку
Створіть простір для відкритого обміну інформацією між керівником і співробітником. У ньому слід розповісти про сильні сторони співробітника, області, які потребують поліпшення, і про те, як організація може краще підтримати його.

Робіть: Пропонуйте конструктивний, збалансований зворотний зв'язок, включно з похвалою за досягнення і пропозиції. Використовуйте конкретні приклади, щоб підкріпити свої слова і стимулювати двостороннє спілкування.

Не робіть цього: не будьте занадто критичні та не давайте загальних, розпливчастих відгуків, які можуть демотивувати або заплутати співробітника. Також не варто концентруватися тільки на позитивних моментах та ігнорувати сфери, що потребують поліпшення.

Області для поліпшення
Цей розділ призначений для визначення навичок або поведінки співробітника, які йому необхідно поліпшити, щоб відповідати очікуванням від ролі. У цьому розділі мають бути вказані кроки, які можна зробити, або ресурси, такі як програми навчання або можливості наставництва.

Дійте: Сформулюйте сфери вдосконалення як можливості для зростання і складіть для співробітника чіткий план їх вирішення. Запропонуйте дієві кроки, наприклад, відвідування конкретного семінару або спостереження за колегою.

Не робіть цього: Зосереджуватися виключно на слабких сторонах, не пропонуючи рішень, оскільки це може спричинити відчуття невдачі та демотивацію, а не мотивацію до вдосконалення.

Культурна інтеграція
Забезпечте місце для оцінювання того, наскільки добре співробітник інтегрувався в культуру вашої організації, включно з його здатністю адаптуватися до цінностей компанії, робочого середовища і командної динаміки.

Зробіть це: Ставте конкретні запитання про те, як співробітник ставиться до робочої обстановки і командної взаємодії. Заохочуйте відгуки про їхній досвід адаптації та загальну відповідність культурі компанії.

Не робіть: Припускати культурну інтеграцію без участі співробітника. Обов'язково запитайте, як, на їхню думку, вони вписуються в культуру компанії, і за необхідності надайте додаткову підтримку, щоб задовольнити їхні потреби в інтеграції.

Розвиток навичок
Це дає змогу оцінити прогрес співробітника в освоєнні конкретних технічних або «м'яких» навичок, необхідних для його ролі, і визначити, де йому може знадобитися додаткове навчання.

Зробити: Включіть список ключових навичок, що відносяться до ролі, і оцініть рівень володіння ними співробітником. Запропонуйте цільове навчання або ресурси для подальшого розвитку критичних областей.

Не варто: Давати розпливчасті оцінки на кшталт «потребує поліпшення», не уточнюючи, яких саме навичок бракує і як їх розвинути. Крім того, не очікуйте повного оволодіння всіма навичками протягом перших 90 днів.

Співпраця в команді
Оцініть, як співробітник співпрацює з колегами, робить внесок у досягнення командних цілей і підтримує продуктивність. Це дуже важливо для оцінки його інтеграції в колектив.

Дійте: Зберіть відгуки членів команди, щоб скласти повне уявлення про спільну роботу співробітника. Відзначте випадки, коли співробітник робив внесок у командні проєкти або демонстрував сильні навички міжособистісного спілкування.

Не варто: Акцентувати увагу тільки на окремих випадках конфлікту або непорозуміння, не ознайомившись з їхнім внеском у роботу команди. Не ігноруйте й роль керівництва в розвитку ефективної командної динаміки.

Здібності до вирішення проблем
Підкресліть критичне мислення співробітника і його навички розв'язання проблем, особливо те, як він підходить до розв'язання завдань і впровадження рішень у своїй ролі.

Дійте: Наведіть приклади ситуацій, у яких вони розв'язували проблеми або ухвалювали рішення. Обговоріть стратегії вирішення складніших завдань у майбутньому.

Не треба: Критикувати їхні навички розв'язання проблем, не пропонуючи рекомендацій щодо поліпшення. Також не варто звеличувати їхній творчий підхід або ініціативу, навіть якщо їхні рішення були недосконалі.

Розставлення пріоритетів у роботі та управління часом
Нарешті, додайте до шаблону розділ, присвячений тому, наскільки ефективно співробітник розставляв пріоритети, керував термінами і розподіляв обов'язки протягом перших 90 днів роботи.

Зробіть це: Використовуйте конкретні приклади, щоб підкреслити ефективність управління часом або області, які потребують поліпшення. Дайте поради або інструменти, які допоможуть їм ефективно розставляти пріоритети.

Не треба: Давати загальний зворотний зв'язок на кшталт «потрібно краще керувати часом», не використовуючи конкретних прикладів чи ситуацій і не даючи дієвих порад.

Етап 1: Підготовка та збір даних
Почніть зі збору необхідної документації про роль і співробітника. Вам знадобляться початковий опис посади, початкові цілі введення на посаду і всі задокументовані очікування від процесу найму. Заплануйте проведення огляду щонайменше за два тижні, щоб у співробітника було достатньо часу підготуватися до нього.

Зберіть конкретні приклади роботи співробітника, зокрема:

• завершені проєкти і результати
• зворотний зв'язок і співпраця в команді
• взаємодія з клієнтами або зацікавленими сторонами
• записи про проходження навчання

Будь-які задокументовані проблеми або успіхи.

Етап 2: Налаштування системи оцінювання
Налаштуйте аналіз так, щоб він відображав унікальні аспекти посади. Якщо йдеться про технічні посади, зосередьтеся на конкретних навичках і результатах проєктів. Для посад, пов'язаних із клієнтами, зробіть акцент на показниках обслуговування та навичках управління взаємовідносинами.

Враховуйте потреби конкретної галузі, наприклад:

• В охороні здоров'я: Створіть розділи, присвячені показникам догляду за пацієнтами, вимогам до дотримання норм і протоколам безпеки. Включіть перевірку необхідних сертифікатів і статусу ліцензування.
• У сфері технологій: Зосередьтеся на розвитку технічних навичок, метриках якості коду та впровадженні проєктної методології. Включіть розділи, присвячені допускам до роботи в системі безпеки та технічним сертифікатам.
• У сфері фінансових послуг: Включіть перевірку відповідності нормативним вимогам, оцінку управління ризиками та показники управління клієнтським портфелем.

Етап 3: Оцінка культури
Вивчіть конкретні приклади того, наскільки добре співробітник втілює цінності компанії. Наприклад, ви можете описати ситуацію, в якій співробітник продемонстрував основну цінність інновацій, і розглянути, як це узгоджується з підходом компанії до творчого вирішення проблем.

Оцініть культурну відповідність співробітника, оцінивши його:

• Стиль спілкування та ефективність
• Співпраця в команді
• Адаптація до норм компанії
• Внесок у командну динаміку.

Етап 4: Структура оцінювання ефективності
У рамках оцінювання кожної компетенції дайте чіткий опис очікуваної поведінки, конкретні приклади продемонстрованих результатів, сфери розвитку і пункти дій щодо поліпшення.

Перегляньте початкові цілі на 90 днів, використовуючи цю структуру:

• Викладіть початкову мету
• Опишіть досягнутий прогрес
• Проаналізуйте всі перешкоди, що виникли
• Зафіксуйте отримані уроки.
• Встановіть нові або переглянуті цілі.

Етап 5: Планування розвитку
Складіть перспективний план розвитку, що містить короткострокові цілі (на найближчі 90 днів), довгострокові кар'єрні устремління, конкретні потреби в розвитку навичок, необхідні ресурси або підтримку, а також терміни досягнення.

Для кожної сфери розвитку вкажіть конкретні дії, які необхідно здійснити, необхідні ресурси, терміни завершення, показники успіху і графік перевірок.

Етап 6: Документація та подальші дії
Складіть офіційний протокол, що містить резюме оцінювання ефективності, конкретні приклади та докладний зворотний зв'язок, узгоджені пункти дій, деталі плану розвитку, а також підписи та ознайомлення з ними.

Завершіть аналіз, визначивши подальші кроки і зробивши наступне:

• Призначення дати наступної зустрічі
• Уточнення очікувань
• Підтвердження наявності ресурсів
• Встановлення каналів зв'язку
• Заплануйте регулярні зустрічі.

Після 90-денного огляду простежте за виконанням усіх узгоджених дій, таких як навчання, наставництво або постановка цілей. Потім ви повинні відстежувати прогрес і пропонувати постійну підтримку, щоб забезпечити довгостроковий успіх нового співробітника.

Нижче перелічено найкращі практики, яких слід дотримуватися менеджерам з найму під час проведення 90-денних оглядів. На додаток до цих практик корисно надати кожному співробітнику час і рекомендації для роздумів і підготовки до зустрічі за підсумками 90-денного огляду.

Це усуває невизначеність, допомагає провести конструктивну розмову і дає їм самостійність у процесі адаптації. Крім того, це знімає тиск з лінійного менеджера, який повинен вести розмову тільки зі свого боку, заохочуючи діалог і взаємну участь.

1. Підготуйтеся до оглядової зустрічі

Завчасно зберіть необхідну інформацію та відомості про нового співробітника, вивчіть показники його роботи, результати проєктів та відгуки. Потім визначте конкретні приклади успіхів і сфери, що потребують поліпшення, щоб обговорити їх під час зустрічі.

Вам також слід переглянути цілі та очікування під час прийому на роботу, щоб оцінити прогрес, і скласти чіткий порядок денний зустрічі, щоб охопити всі важливі теми.

→ Роль HR: Надати менеджерам чек-лист або шаблон для організації нотаток і правильної структури обговорення.

2. Спілкуйтеся ефективно

Сильна комунікація необхідна для зміцнення довіри та забезпечення того, щоб новий співробітник відчував підтримку. Зустріч має бути двосторонньою бесідою, а не просто критикою. Щоб задати позитивний тон, почніть зустріч з розповіді про досягнення і внесок співробітника.

Надаючи зворотний зв'язок, використовуйте чіткі, конкретні формулювання, наводьте приклади, що підтверджують зауваження, і заохочуйте співробітника ділитися своїми роздумами щодо успіхів, проблем і досвіду. Також важливо проявити співчуття і вислухати думку співробітника, щоб забезпечити відкритий діалог.

→ Роль HR: Провести тренінг з надання конструктивного зворотного зв'язку та роботи з делікатними темами, щоб менеджери впевнено підходили до розмови.

3. Ставте цілі разом

Огляд має узгоджувати цілі нового співробітника з цілями команди та організації, підтримуючи відчуття мети та напрямку. Почніть з постановки цілей SMART на наступний період огляду, потім визначте сфери, в яких новий співробітник може поліпшити або розвинути свої навички.

Після цього ви можете обговорити ресурси або можливості навчання, щоб підтримати ці цілі й узгодити їх із кар'єрними прагненнями співробітника та стратегічними пріоритетами організації.

→ Роль HR: Надати менеджерам приклади ефективних методів постановки цілей та інструменти для відстеження прогресу.

4. Усунення проблем і бар'єрів

Менеджери з найму повинні виявити й усунути всі перешкоди, що заважають успіху нового співробітника. Для цього створіть для співробітника безпечний простір для обговорення проблем, пов'язаних із роллю, динамікою команди або ресурсами робочого місця.

Зосередьтеся на вирішенні проблем шляхом спільного мозкового штурму і запропонуйте підтримку (наприклад, наставництво, навчання або коригування робочого навантаження), щоб допомогти подолати перешкоди. Потім ви можете простежити за вирішенням виявлених проблем, щоб забезпечити прогрес.

→ Роль HR: Заохочувати керівників до прийняття менталітету зростання і розглядати проблеми як можливості для вдосконалення, а не як невдачі.

5. Забезпечте справедливу і точну оцінку

90-денний огляд повинен являти собою об'єктивну і збалансовану оцінку роботи і потенціалу нового співробітника. Для цього оцінки мають ґрунтуватися на вимірних даних і конкретних прикладах, а не на суб'єктивних думках.

Збір відгуків від членів команди, колег і зацікавлених сторін також може забезпечити всебічну оцінку. Крім того, щоб уникнути упередженості, зосередьтеся на реальних результатах роботи нового співробітника, а не на порівнянні з попередніми співробітниками. Ви також маєте ознайомитися з тим, що перші 90 днів - це період навчання для нового співробітника, і встановити реалістичні очікування прогресу.

→ Роль HR: Провести тренінг з неусвідомлених упереджень та об'єктивної оцінки роботи, щоб менеджери проводили справедливі оцінки.