Про ощадливе управління персоналом: приклади, переваги та з чого почати

На HR-відділи чиниться все більший тиск, щоб забезпечити успіх бізнесу за допомогою ефективних HR-практик. Ощадливий HR може допомогти організаціям поліпшити процеси, що призведе до підвищення продуктивності та поліпшення роботи. Що таке ощадливий HR і його переваги, і як ви можете впровадити цей підхід у своїй організації?

Давайте подивимося.

Методологія ощадливого виробництва - це гнучкий підхід до управління, що дає змогу домагатися цінніших результатів завдяки вдосконаленню робочих процесів. Він усуває марнотратні або надлишкові дії, вимірюючи якість на кожному етапі, щоб кожна функція організації працювала ефективно. Зацікавлені сторони тісно пов'язані в процесі ухвалення рішень, щоб створити культуру безперервного вдосконалення, яка оптимізує процеси і використовує таланти.

Теорія ощадливого виробництва почалася з "ощадливого виробництва". Toyota розробила його, щоб удосконалити свій процес виробництва автомобілів. Мета полягає в тому, щоб підтримувати рівень запасів тільки на тому рівні, який необхідний, протягом короткого часу, а потім перезамовляти їх у міру необхідності. Ощадливе виробництво також цінує співробітників як центральний ресурс для поліпшення робочих процесів. Керівництво відкрито доводить до відома працівників ділову інформацію та заохочує їх висловлювати пропозиції щодо підвищення ефективності.

Іншим різновидом теорії ощадливого виробництва є метод "ощадливого стартапу". Він був розроблений для підприємців для просування нових продуктів, послуг та ідей. Він заснований на створенні "мінімально життєздатного продукту" (MVP) для перевірки ідеї. Серія швидких, ретельно продуманих експериментів демонструє, що працює, а що ні, перш ніж створити кінцевий продукт.

Успіх ощадливого виробництва в перших галузях, які його прийняли, спонукав багато інших секторів прийняти його, зокрема урядові установи США. Методологія ощадливого виробництва є одним з інструментів, який штат Вашингтон використовував для зміни своєї діяльності та досягнення або перевищення певних цілей. Оптимізовані процеси та інші поліпшення призвели до швидшого надання послуг, економії коштів і скорочення паперового документообігу.

Коли організації прагнуть до постійного вдосконалення процесів, вони можуть швидко і плавно вносити зміни. Незначні коригування більш здійсненні та прийнятні для співробітників, ніж впровадження радикальних змін. Компанії, які працюють за принципом ощадливого виробництва, можуть сприяти значним поліпшенням, щоб бути більш інноваційними та ефективними.

Передумовою методології ощадливого виробництва є націлювання на ліквідацію збиткових видів діяльності. Відходами визнаються будь-які процедури, які не роблять внесок у вартість кінцевого продукту або послуги. Ощадливе управління вимагає перегляду кожного етапу бізнес-процесів, щоб розрізняти цінність і втрати, застосовуючи такі три компоненти:

• Кроки, які є необхідними і додають цінність.
• Кроки, які не додають цінності, але є обов'язковими через правила, закони чи інші неминучі чинники.
• Кроки, які не мають жодної цінності та не є необхідними.

Безсумнівно, видалення будь-яких кроків, які не становлять цінності, є найпростішим способом перебудувати процеси та покращити робочий процес і результати.

Основним джерелом цінності організації є її співробітники. Відповідальність HR полягає в тому, щоб створити систему та середовище, які впливають на оптимальну робочу силу для підтримки ефективності бізнесу. Кінцева мета ощадливого управління персоналом полягає в тому, щоб постійно працювати над усуненням надмірності та втрат у процесах управління персоналом і наданні послуг у сфері управління персоналом.

HRи повинні співпрацювати з керівництвом, щоб просувати ощадливе мислення у всій організації. Крім того, вони повинні максимально ефективно управляти власними службами, прагнучи до постійного вдосконалення процесів.

Хоча ці послуги не обов'язково приносять відчутний продукт, їх надання може бути покращено, щоб краще задовольняти потреби співробітників. Таким чином, питання полягає в тому, як ми можемо застосувати методологію ощадливого виробництва до управління персоналом, щоб забезпечити довгостроковий успіх?

Наприклад, концепції ощадливого виробництва можуть бути застосовані до таких функцій:

• Підбір і найм персоналу

Чи йде найпряміший шлях до пошуку кандидатів і залучення нових співробітників?

• Адаптація

Чи можна оптимізувати паперову роботу та ознайомчі заходи, щоб швидше підготувати нових співробітників до дій?

• Компенсація та пільги

Чи добре поінформовані співробітники про свої пільги та способи отримання підвищення заробітної плати і премій? Чи може більш ефективна комунікація допомогти прояснити тему винагород?

• Управління ефективністю

Чи повинні менеджери і співробітники приділяти надто багато часу постановці цілей, вимірюванню прогресу та оцінці продуктивності? Чи можемо ми спростити цей процес?

Інвентаризація - (Зберігання надлишкових або застарілих даних.) Шукайте способи видалити протерміновану інформацію та зменшити потребу в зберіганні паперових копій файлів співробітників/кандидатів тощо.

Очікування - (Робота призупиняється в очікуванні певної інформації або інших осіб, які завершать свою частину процесу.) Перегляньте необхідні підписи/затвердження, щоб стандартизувати тільки ті з них, які необхідні. Співробітники, які пройшли перехресне навчання, можуть підстраховувати один одного для підтримки робочого процесу.

Надлишкова обробка - (обробка завдань або даних, які не приносять користі клієнту.) Шукайте способи уникнути непотрібних рівнів затвердження, звітів і повторного введення даних.

Рух - (непотрібне переміщення людей або товарів.) Ергономічне розміщення обладнання, файлові системи та системи постачання, що легко підключаються, а також знаходження членів команди в безпосередній близькості один від одного можуть заощадити час між завданнями.

Транспорт - (Процеси, пов'язані з переміщенням занадто великої кількості стикувань.) Команди та організації можуть уникнути такого роду втрат, оптимізувавши маршрутизацію звітів, скоротивши кількість вкладень електронної пошти і відмовившись від поширення паперових копій.

Талант - (Недостатнє використання здібностей співробітників.) Надайте співробітникам можливість досягати більшого. Забезпечте їх відповідними інструментами та навчанням, а також уповноважте їх впроваджувати поліпшення процесів у межах своїх обов'язків.

Дефекти - (Помилки в процесі або негативні результати, які необхідно переглянути.) Наприклад, відсутність стандартизованих робочих процедур, які призводять до помилок при введенні даних, або неправильний метод найму, що призводить до високої плинності кадрів і потребує доопрацювання.

Перевиробництво - (Генерація інформації, яка не потрібна або ніколи не використовується, або надання більшої кількості будь-чого, ніж потрібно або до того, як це буде потрібно). Оцінка використання і цінності всієї інформації та звітів, а також встановлення послідовностей робочих процесів, стандартів і сигналів для кожного процесу дасть змогу точно визначити цей тип відходів.

Застосування ощадливої моделі управління персоналом створює безліч переваг для організацій у будь-якій галузі, покращуючи процеси для всіх зацікавлених сторін і заохочуючи постійне вдосконалення. Ви можете виявляти вузькі місця, а потім перебудовувати процедури для їх усунення. Це призводить до значних переваг, зокрема:

• Зниження витрат

Скорочення відходів економить гроші, тому ощадливе виробництво максимізує прибуток.

• Підвищення якості

Увага до деталей оптимізує робочий процес і зменшує кількість помилок.

• Культура розвитку

Коли люди зосереджують своє мислення на прагненні до змін на краще, це сприяє створенню атмосфери відкритості для прогресу та гордості за те, що вони приносять користь своїй роботі.

• Поліпшення досвіду співробітників

У міру вдосконалення процесів робота співробітників може стати простішою і приємнішою. Принципи ощадливого виробництва, які заохочують відкритий діалог і дають співробітникам можливість пропонувати зміни, можуть перетворити розчарування від проблеми на можливість виробити рішення. Це сприяє створенню більш мотивуючого і задовільного робочого середовища, яке стимулює максимальне розкриття потенціалу співробітників.

Отже, що ж насправді потрібно, щоб втілити в життя ощадливу HR-модель? Ось три кроки, на які слід зважати, щоб розпочати роботу у вашому відділі:

1. Визначте ключові HR-процеси

Вам необхідно орієнтуватися на процеси управління персоналом, у яких застосування методології ощадливого виробництва піддається кількісній оцінці та має найбільший сенс. Як правило, вони включають у себе процес найму, навчання і розвиток, адаптацію та управління ефективністю.

2. Застосовуйте модель розв'язання проблем

Дотримуйтесь структурованого плану реалізації принципів ощадливого виробництва. Ось два з них, які часто використовуються:

Цикл Plan Do Study Act (PDSA) - Цей метод розглядає поточний процес як він є, аналізує його далі, вносить зміни та повторює цикл.

План:

• Визначте проблему й оцініть, що необхідно змінити.
• Намітьте цілі, завдання та стратегії для здійснення змін.
• Визначте, які результати означатимуть успіх.
• Зберіть команду з ключових гравців.
• Сформулюйте план дій.

Виконати:

• Приступайте до реалізації плану дій і збирайте дані.
• Документуйте спостереження і проблеми.
• Підготуйте ресурси та інструменти, необхідні для змін.

Вивчити:

• Обміркуйте зібрані дані, виявіть тенденції.
• Оцініть, чи працює план.
• Розпізнайте всі непередбачені побічні ефекти.
• Визначте вузькі місця і знайдіть способи їх усунення.

Діяти:

• Зробіть висновок про те, чи спрацював план.
• Якщо план вдався, стандартизуйте новий процес і розгляньте можливість його поширення на інші підрозділи.
• Якщо план потребує зміни, поверніться до першого етапу і внесіть корективи або змініть формулювання.
• Поверніться до процесу пізніше, щоб внести подальші поліпшення.

Визначення, вимірювання, аналіз, поліпшення, контроль (DMAIC) - ще одна стратегія, що є частиною ініціативи "Шість сигм", але часто використовується в ощадливому підході. Вона складається з п'яти етапів:

Визначати:

• Визначте проблему, яку необхідно вирішити, а також клієнтів та їхні очікування.
• Визначте зупинку, початок і область дії процесу.
• Створіть карту послідовності операцій з усіма входами і виходами.

Вимірювати:

• Шукайте метрики для вимірювання прогресу.
• Зберіть релевантні дані, щоб показати, як працює процес, і виявити дефекти.

Аналізувати:

• Виявляйте розбіжності між поточною продуктивністю і метою.
• Визначте можливі проблеми та можливості для поліпшення.
• Шукайте першопричини проблем.

Покращувати:

• Вивчіть способи переналаштування процесу для вирішення проблеми і знайдіть методи запобігання.
• Протестуйте та реалізуйте план вирішення.

Контролювати:

• Задокументуйте рішення.
• Створіть систему моніторингу оновленого процесу та підтримання його в робочому стані.

Впровадження ініціатив з ощадливого виробництва у вашому відділі може бути складним. Ось чому вам може бути корисно найняти консультанта, який може контролювати зусилля або допомогти вам сформулювати план.

Такий консультант може допомогти спрямувати ощадливу трансформацію в рамках функції управління персоналом вашої організації, а також допомогти вашому персоналу відділу кадрів у розвитку поведінки та компетенцій, необхідних для навігації в середовищі ощадливого виробництва.

Створення цінності як ніколи важливе на сьогоднішньому конкурентному ринку, і впровадження ощадливого підходу до управління персоналом у вашій організації може допомогти в цьому. Це, безсумнівно, складне завдання, що вимагає прихильності, часу і ресурсів. Проте, щоб зробити ключові HR-процеси простішими й ефективнішими, це варте витрачених зусиль.

🚩 Навіть якщо вище керівництво ще не прийняло принципи ощадливого виробництва, HR може стати прикладом для всієї організації.