Шаблон ролей та обов'язків

Як скласти привабливий, цікавий та ефективний опис посадових обов'язків без шаблону ролей та обов'язків? Відповідь полягає в тому, що це доволі складно, особливо з огляду на нинішню битву за таланти, що триває в усіх галузях. Однак якщо ви дотримуватиметеся перевіреного формату, ви не тільки залучите потрібні таланти, а й збільшите тривалість життя найнятих вами співробітників.

Що таке ролі та обов'язки?
Ролі та обов'язки - це конкретні завдання і зобов'язання, які очікуються від кожного співробітника або посади в організації. Чітке перерахування та визначення ключових обов'язків у межах посадової ролі оптимізує процеси та забезпечує ефективне виконання всіх основних ролей і обов'язків. Співробітники також знають, що від них очікується, що полегшує підзвітність і відстеження результатів роботи.

Ваша роль і обов'язки як HR-фахівця включають у себе глибоке розуміння різних ролей і обов'язків у вашій організації. Це дасть вам змогу гарантувати, що на конкретні посади будуть найняті правильні кандидати з відповідними навичками та досвідом, а в разі зміни ролі або розширення обов'язків усі посадові обов'язки будуть чітко доведені до відома співробітників, і вони будуть належним чином навчені. Крім того, знання ролей та обов'язків в організації має значення для організаційної культури. Якщо ви чітко розумієте посадові обов'язки кожного співробітника, ви можете усунути будь-яке дублювання або двозначності, які можуть сприяти виникненню напруженості між співробітниками, створюючи та підтримуючи більш гармонійну робочу атмосферу.

1. Що таке обов'язки?
Посадові обов'язки в загальних рисах описують обов'язки, пов'язані з конкретною роллю. Вони визначають, що очікується від людини в її ролі, яка зазвичай виражається в тому, як співробітник робить внесок у досягнення цілей і завдань організації.

2. Що таке опис ролі?
Опис ролі, який зазвичай називають описом посади, описує основні аспекти конкретної посади в організації. Він має охоплювати безліч найважливіших відомостей, зокрема:

• назва посади
• короткий опис або мета, що пояснює основне завдання ролі
• детальний перелік обов'язків і відповідальності
• необхідні кваліфікацію та навички.

Крім того, в описі посади часто вказується структура підпорядкування, що показує, кому підпорядковуватиметься співробітник, який обіймає цю роль, і, якщо це може бути застосовано, хто підпорядковуватиметься йому, а також умови роботи, компенсації та пільги. Опис посадових обов'язків відіграє важливу роль у процесі добору персоналу для залучення підходящих кандидатів і слугує основою для оцінки результатів роботи та розвитку кар'єри в організації.

3 Що таке посадові завдання?
Посадові завдання - це конкретні види діяльності або дії, які співробітник повинен виконувати в рамках своєї роботи. Вони приписані, чітко визначені та безпосередньо впливають на завершення конкретного проєкту або досягнення мети. Вважайте їх основними елементами роботи.

Приклади посадових завдань

• Інженер-програміст: Писати код, налагоджувати програмне забезпечення, проводити огляди коду.
• Графічний дизайнер: Читати бріфи клієнта, створювати дизайн, обирати шрифти та кольори, редагувати зображення.

Завдання порівняно з ролями та обов'язками
Завдання, обов'язки та ролі перетинаються, але водночас вони мають чіткі відмінності. Завдання - це конкретні дії, які повинен виконувати співробітник. Обов'язки - це відповідальність і зобов'язання, пов'язані з посадовою роллю, які включають різні завдання. Ролі описують загальну функцію або посаду, яку обіймає співробітник.

4. Що таке обов'язки?
Посадові обов'язки - це конкретні зобов'язання, які співробітник повинен виконувати в рамках своєї ролі. Вони часто мають більш формальний характер і іноді навіть вимагаються за законом. Обов'язки зазвичай менш докладні, ніж завдання, але більш конкретні, ніж відповідальність.

Приклади посадових обов'язків

• Медсестра: Вводити ліки за призначенням лікаря, стежити за життєво важливими показниками пацієнта і вести історію хвороби.
• Учитель: Проводити уроки, ставити й оцінювати домашні завдання, брати участь у батьківських зборах.

Охоронець: Патрулювати приміщення, стежити за камерами спостереження і повідомляти про підозрілі дії.

Посадові обов'язки та відповідальність
Якщо посадові обов'язки - це докладні дії, які співробітник повинен виконати, щоб впоратися зі своїми обов'язками, то посадові обов'язки - це кілька завдань, згрупованих разом і відповідних зобов'язанням, які співробітник повинен виконувати перед роботодавцем. Вони більш формальні, ніж завдання, але не такі широкі, як обов'язки. Ці поняття ієрархічні й часто вкладені одне в одне. Наприклад, у ролі є обов'язки. Вони зі свого боку далі розбиваються на завдання.

• Уявіть собі ієрархію будівельних блоків таким чином:
• Посадові завдання
• Посадові обов'язки
• Відповідальність за роботу
• Ролі

5. Що таке професійні навички?
Професійні навички - це здібності та компетенції, якими володіє людина для ефективного виконання конкретних завдань або обов'язків. Ці навички можуть бути набуті завдяки освіті, навчанню або досвіду. Професійні навички можна розділити на "жорсткі", які являють собою конкретні та вимірювані здібності, і "м'які", які менш відчутні та пов'язані з характером або особистістю людини.

Приклади складних професійних навичок

• Програмування: Знання таких мов, як Python, Java або C++.
• Аналіз даних: Уміння аналізувати дані за допомогою таких інструментів, як Excel, SQL або R.
• Графічний дизайн: Володіння пакетом Adobe Creative Suite для розробки графіки та макетів.

Приклади "м'яких" професійних навичок

• Комунікація: Здатність ефективно передавати інформацію.
• Вирішення проблем: Здатність аналізувати проблеми та знаходити рішення.
• Управління часом: Здатність ефективно розпоряджатися часом і дотримуватися термінів.

Різниця між навичками та обов'язками
Як ми вже з'ясували, навички - це здібності та компетенції людини, які можуть бути вродженими або набутими в результаті навчання та досвіду. З іншого боку, обов'язки - це зобов'язання та очікування, пов'язані з посадовими обов'язками. Вони охоплюють коло обов'язків, які співробітник повинен виконувати на певній посаді. По суті, навички дозволяють людині виконувати свої обов'язки.

Розгляньмо, як навички та обов'язки підтримують одна одну в межах двох дуже специфічних посадових ролей - розробника програмного забезпечення та менеджера з продажу.

Приклад 1: Навички та обов'язки розробника програмного забезпечення
В обов'язки розробника може входити розробка програмного забезпечення, налагодження коду та участь у командних нарадах.
Навички, необхідні для виконання цих обов'язків, можуть включати мови програмування (жорсткі навички), розв'язання проблем під час налагодження (м'які навички) і навички спілкування на зборах команди (м'які навички).

Приклад 2: Навички та обов'язки менеджера з продажу
В обов'язки може входити досягнення цільових показників продажів, налагодження стосунків із клієнтами та складання звітів про діяльність відділу продажів.
Навички, необхідні для виконання цих обов'язків, можуть включати ведення переговорів (soft skill), знання інструментів CRM (hard skill) і аналітичні навички для складання звітів (hard skill).

Шаблон ролі та обов'язків - це інструмент, що використовується для чіткого визначення та передачі конкретних обов'язків, очікувань і зобов'язань, пов'язаних із певною посадою або роллю в організації. Він допомагає переконатися в тому, що і співробітник, і роботодавець чітко розуміють, що від них очікують у плані продуктивності та внеску.

• Шаблон зазвичай включає:
• Назва ролі
• Відділ або команда, в якій працює співробітник
• Особа або посада, якій підпорядковується ця роль
• Коротке резюме, що описує основну мету ролі,
• Ключові обов'язки, розбиті на докладний список основних обов'язків і завдань, які повинен виконувати співробітник на цій посаді
• Метрики або критерії, що використовуються для оцінювання роботи співробітника на цій посаді, і;
• Необхідні або бажані навички, кваліфікація та компетенції для цієї ролі.

Є кілька причин, з яких ви як HR-фахівець будете використовувати шаблон ролі та обов'язків:

1. Для нової посади: Коли в організації створюється нова посада, шаблон ролей та обов'язків допомагає визначити, чому цю роль було створено і що очікується від людини, яка обійматиме цю посаду. Це дасть змогу залучити талановитих співробітників і забезпечити хорошу відповідність людини та посади.
2. Під час організаційної реструктуризації: Ролі можуть змінюватися під час організаційних змін або реструктуризації. Шаблон ролей і обов'язків може допомогти перевизначити і донести нові очікування, особливо для тих, хто бореться зі змінами.
3. Під час прийому співробітників на роботу: Чітко визначений шаблон ролей та обов'язків може бути використаний для швидкого й ефективного донесення до нових співробітників інформації про те, що від них очікується на їхніх нових посадах. Він також є основою для добре продуманого плану на 30-60-90 днів і забезпечує структуру і напрямок щодо культури компанії, процесів і очікувань.
4. В управлінні ефективністю: Можливість посилатися на чітко визначену роль та обов'язки під час оцінювання результатів роботи допомагає керівникам і HR-фахівцям оцінити, наскільки співробітник відповідає очікуванням і обов'язкам своєї ролі.
5. Під час планування наступності: Шаблон ролей і обов'язків може визначити, що очікується від співробітників на вищих посадах, щоб підготувати їх до майбутніх керівних посад.
6. Для підвищення ефективності роботи: Шаблон плану підвищення ефективності (PIP) - це інструмент для створення індивідуального, орієнтованого на конкретні дії покрокового плану підвищення ефективності роботи співробітників, які не виправдовують очікувань свого керівника або начальника, або яким корисний більш структурований план дій. Однак посадова роль - це критично важлива відправна точка для оцінки успішності вашого плану.

Шаблон ролей та обов'язків і шаблон RACI (що розшифровується як Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) служать різним, але взаємодоповнюючим цілям в організації. Як HR-фахівцю, вам важливо знати, коли слід використовувати той чи інший шаблон для досягнення найкращих результатів у вашій організації.

Як ми вже зазначали в цьому посібнику, написання ефективного опису вакансії має вирішальне значення для залучення потрібних фахівців. Найкращий спосіб написати переконливий опис вакансії - це слідувати формату опису вакансії, який має бути чітким, лаконічним і забезпечувати включення всієї необхідної інформації про роль та обов'язки.

Крок 1: Почніть зі складання конкретної назви посади, яка точно відображає суть роботи. Це допоможе потенційним кандидатам швидко зрозуміти роль. Не варто фантазувати і вигадувати назви, це тільки заплутає кандидатів.

Крок 2: Напишіть короткий опис ролі, включно з її важливістю для організації. Це задасть контекст для подальших подробиць. Це також чудова нагода розповісти про тон та індивідуальність вашого бізнесу та бренду.

Крок 3: Чітко перерахуйте обов'язки та відповідальність, зазначені в описі ролі, у заяві про прийняття на роботу. Переконайтеся, що ви згадали щоденні завдання та довгострокові обов'язки. Для зручності читання розбийте їх на пункти.

Крок 4: Вкажіть кваліфікацію та навички, необхідні для роботи. Розділіть їх на "обов'язкові" та "приємні", щоб забезпечити гнучкість для потенційно цінних кандидатів, які можуть не відповідати всім критеріям.

Крок 5: Надайте інформацію про культуру компанії та робочу обстановку. Це допоможе кандидатам оцінити, чи відповідають вони цінностям компанії.

Крок 6: Поясніть, кому підпорядковуватиметься співробітник і чи будуть у нього якісь управлінські обов'язки.

Крок 7: Включіть такі терміни, як повний робочий день, неповний робочий день або підрядник, і вкажіть, чи є можливість віддаленої роботи.

Щоб уникнути високої плинності кадрів, створіть посадові ролі та обов'язки, які малюють яскраву картину того, що саме тягне за собою ця роль і хто досягне успіху в ній.

На курсі 👉🏻 Створення профайлу посади ви навчитеся використовувати універсальний інструмент для таких процесів як грейдинг, побудова моделі компетенцій, створення посадових інструкцій, формування заявки на підбір, опис процесів, регламентація роботи, побудова системи KPI та багатьох інших.