Управління ефективністю: керівництво + шаблони

Мета полягає в тому, щоб дати співробітникам можливість працювати з максимальною віддачею, узгодити свої зусилля зі стратегічними цілями організації та створити позитивне і приємне робоче середовище для всіх.

Ефективний процес управління ефективністю є стратегічним і систематичним, встановлюючи безперервний діалог між співробітниками, менеджерами та HR для досягнення індивідуального та організаційного успіху. Він поєднує в собі усні та письмові складові, які проходять протягом усього року, завершуючись щорічною оцінкою продуктивності.

Процес включає в себе наступне:

• Встановлення чітких очікувань,
• Постановка індивідуальних цілей і завдань, які узгоджуються з цілями команди та організації,
• Надання постійного зворотного зв'язку, а також
• Оцінка результатів.

Рішення про кар'єрне зростання, включаючи просування по службі, преміювання та звільнення, пов'язані з процесом управління ефективністю.

Типовий цикл управління ефективністю складається з чотирьох ключових етапів. Давайте розглянемо їх детальніше.

Етап 1. Планування

Етап планування присвячений узгодженню з співробітниками очікувань від продуктивності. В описах посад повинні бути чітко позначені ці цілі для залучення потрібних кандидатів. Після найму кандидата вам потрібно ще раз підтвердити ці очікування і разом встановити SMART-цілі та показники ефективності співробітників.

Плани управління ефективністю також повинні бути гнучкими, щоб їх можна було коригувати в міру зміни цілей організації.

Співробітник повинен бути активно залучений до процесу планування, тому що це підвищує задоволеність і мотивацію до вдосконалення.

Етап 2. Моніторинг

Другий етап – моніторинг. На цьому етапі HR і менеджери повинні регулярно контролювати ефективність роботи співробітників за поставленими цілями і надавати зворотний зв'язок співробітникам про досягнутий прогрес. Якщо робити це регулярно, а не щорічно, проблеми будуть виявлені і виправлені якомога швидше.

Програмне забезпечення для управління ефективністю може допомогти в відстеженні ефективності роботи співробітників в режимі реального часу. Проте, дані та звіти не повинні замінювати особисті обговорення.

Етап 3. Розвиток

На етапі розробки дані, зібрані на етапі моніторингу, аналізуються і використовуються для підвищення ефективності роботи співробітників.

Недостатню успішність можна виправити, запропонувавши курси підвищення кваліфікації, підвищення кваліфікації, коучинг та інші методи навчання і розвитку. Менеджери та HR можуть ще більше сприяти підвищенню продуктивності, призначивши додатковий проект, який допоможе поліпшити знання та продуктивність, що дозволить співробітнику ще більше досягти успіху.

Етап 4. Рейтинг та нагородження

Фінальний етап – рейтинговий та нагороджувальний. Ефективність роботи співробітників повинна оцінюватися регулярно протягом року, а також під час огляду або оцінки продуктивності. Це допомагає кількісно оцінити продуктивність співробітників, визначити цінність, яку кожен співробітник вносить в організацію, і внести будь-які зміни в міру необхідності. І співробітники, і керівники повинні давати свої оцінки для отримання зворотного зв'язку на 360 градусів.

Постійна незадовільна робота може призвести до переходу або звільнення. Ваша організація також повинна визнавати і винагороджувати чудову продуктивність. Ви можете зробити це за допомогою похвали і визнання, підвищення зарплати або просування по службі.

Постановка цілей SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound) є популярним методом управління ефективністю, оскільки вона дає співробітникам ясність, мету і мотивацію. Це також допомагає їм зрозуміти, як їхня робота і результати допомагають компанії досягати своїх цілей. Маючи чіткі та конкретні цілі, співробітники знають, як розставляти пріоритети в повсякденних завданнях і більш мотивовані на їх досягнення.

Існують різні SMART-цілі, які менеджери можуть ставити спільно зі співробітниками, залежно від їх потреб і цілей бізнесу:

• Цілі результативності: цілі, які зазвичай узгоджуються з конкретними посадовими вимогами
• Цілі розробки: цілі, які допомагають співробітникам розвивати навички та компетенції, які готують їх до переходу на інші посади в компанії.
• Цілі на розвиток: цілі, які кидають виклик співробітникам, виводячи їх із зони комфорту та розширюючи їхні поточні можливості.

Безперервне управління ефективністю — це цілісний підхід до управління ефективністю, за якого керівники та співробітники обговорюють продуктивність роботи та цілі співробітника на постійній основі протягом року. Менеджери надають членам своєї команди конструктивний зворотний зв'язок щодо продуктивності в режимі реального часу, що поєднується з постановкою цілей і перевіркою.

Завдяки більш частому зворотньому зв'язку співробітники та менеджери можуть закласти міцніший фундамент довіри та автентичності, сприяючи більш здоровим робочим відносинам. Миттєвий зворотний зв'язок також допомагає швидко вирішувати проблеми до того, як вони загостряться, покращує комунікацію між співробітниками, менеджерами та наставниками, а також сприяє формуванню культури зростання та розвитку, в якій кожен може реалізувати свій потенціал.

Управління за цілями (MBO) — це чудовий метод управління ефективністю, який допомагає проаналізувати загальну продуктивність співробітника у своїй ролі. Це дозволяє менеджерам оцінити посадові вимоги та побачити, як вони узгоджуються з цілями організації, а потім встановити реалістичні цілі для досягнення співробітниками.

Наступним кроком є збір і аналіз даних про продуктивність співробітників, щоб побачити, наскільки добре вони досягають цих цілей, і надати співробітникам зворотний зв'язок. Це дозволяє їм зрозуміти, що у них виходить добре, а що можна поліпшити. Потім вони можуть звернутися за допомогою і підтримкою в будь-яких сферах своєї роботи, з якими вони відчувають труднощі.

Цей метод також може допомогти HR виявити прогалини в навичках, а також області для подальшого навчання. Це також може дати хороше уявлення про робоче навантаження і про те, чи можуть співробітники управляти поточним робочим навантаженням або необхідно делегувати певні завдання.

Зворотний зв'язок 360 градусів (також відомий як оцінка 360) — це метод управління ефективністю, при якому співробітник отримує зворотний зв'язок від свого керівника, колег і самооцінку. Це не тільки дає співробітникам широкий огляд своєї продуктивності, а не єдину думку керівника, але й спонукає їх постійно враховувати свої власні потреби в продуктивності та розвитку.

У той час як члени команди беруть на себе більшу частину цього завдання, менеджери беруть участь у контролі всіх звітів, щоб відзначати та вирішувати ключові проблеми та зауваження. Зворотний зв'язок також може бути використаний для інформування про навчання та плани розвитку співробітників. Це демонструє всім співробітникам, що їх відгуки сприймаються серйозно, що, ймовірно, підвищить залученість у процес.

Однією з найбільш традиційних систем управління ефективністю є оцінка продуктивності. Зазвичай це відбувається щорічно, раз на два роки або щоквартально і включає в себе особисту зустріч між співробітником і його керівником. Менеджери часто готують вдумливий зворотний зв'язок, що стосується всіх областей роботи співробітника, визначаючи їх сильні і слабкі сторони, а також ключові області для поліпшення.

Оцінка продуктивності є корисним інструментом, що дозволяє надати співробітникам чітку картину їх кар'єрного шляху в компанії і кроків, які їм необхідно зробити для просування по службі. Це також може допомогти підвищити залученість, підвищити моральний дух і продуктивність, а з часом поліпшити показники утримання.

Коучинг — це процес управління ефективністю, спрямований на наставництво і розвиток навичок, знань і продуктивності співробітника, в першу чергу через індивідуальні бесіди. Як правило, фокусуючись на конкретних навичках або цілях, коучингові сесії носять недирективний характер. Це означає, що співробітникам не дають конкретних рішень, а заохочують їх до пошуку рішень для себе, що сприяє самостійності та ініціативі.

Коучинг — це кваліфікована діяльність, що означає, що менеджери повинні мати необхідну підготовку, щоб мати можливість ефективно тренувати співробітників.

Важливо відзначити, що більшість організацій будуть використовувати комбінацію декількох з цих методів управління ефективністю.