Аналіз посадових обов'язків: керівництво для HR + шаблон

Аналіз посадових завдань (Job task analysis - JTA) може означати різницю між розумінням ключових вимог до роботи та повним уявленням про повсякденні завдання, які вона включає. Без такого рівня деталізації стає важко не тільки наймати потрібних людей, але й навчати та розвивати їх, коли вони вступають на посаду. Завдання, визначені в JTA, також підкреслюють конкретні навички та компетенції, необхідні для їх виконання, що дає як роботодавцям, так і кандидатам більш чітке уявлення про те, як виглядає успіх.

Коли очікування від посади чітко не визначені, це розчаровує як претендентів, так і співробітників, обмежує пул кваліфікованих кандидатів і залишає нових співробітників без міцної основи для успіху.

Який результат? Менше сильних кандидатів у черзі, проблеми з адаптацією та розвитком, а також організації, яким не вистачає кращих фахівців.

На відміну від більш широкого аналізу посадових обов'язків, в якому викладаються загальні обов'язки ролі, JTA фокусується на детальних завданнях, які визначають, як фактично виконується робота.

Наприклад, аналіз посади секретаря може включати короткий опис посади, робоче середовище, в якому виконується робота, і загальні вимоги до посади, такі як комунікативні навички, навички обслуговування клієнтів і навички роботи з комп'ютером. Проте аналіз робочих завдань виявить набагато більш детальні завдання, такі як оновлення інформації про клієнта в таблиці CRM або Excel, створення, відправка та отримання рахунків, управління діловими календарями декількох колег і планування зустрічей.

Аналіз посадових завдань має широкий спектр застосування протягом усього життєвого циклу співробітника:

• Підбір персоналу: JTA формує основу для чітких і точних посадових інструкцій, які приваблюють потрібних кандидатів.
• Навчання та розвиток: Визначення конкретних навичок і знань, необхідних для кожної ролі.
• Управління ефективністю: Аналіз дає чіткі стандарти для оцінки та керівництва співробітниками.
• Компенсація та кар'єрний ріст: Прийняття рішень про заробітну плату та просування по службі базується на чітко визначених обов'язках та компетенціях.
• Compliance: Ведення виробничої документації відповідно до юридичних норм, стандартів безпеки та професійних стандартів.

1. Визначте мету аналізу

Перший крок — прояснити свою мету. Яка ваша основна мета проведення аналізу робочих завдань? Які ваші основні цілі та результати, яких ви хотіли б досягти?

Наприклад, ви можете захотіти поліпшити підбір персоналу, розробити більш ефективні програми навчання або посилити дотримання нормативних вимог, чітко документуючи посадові обов'язки та кваліфікацію, щоб привести найм, навчання та класифікацію посад у відповідність із законодавчими та нормативними стандартами (або всім вищезазначеним).

2. Використовуйте шаблон аналізу робочого завдання

Початок зі структурованої структури забезпечить узгодженість і ретельність для всіх ролей у вашій організації. Використовуйте шаблон аналізу посадових завдань при аналізі кожної ролі, щоб не відставати від графіка.

3. Визначте основні завдання, що виконуються в рамках посадової ролі

Наступним кроком є створення повного списку завдань, що виконуються в кожній ролі, на щоденній, щотижневій та щомісячній основі. Завдання — це одна одиниця роботи, яка має чіткий початок і кінець і призводить до завершення або продукту, або процесу. Наприклад, посадовий обов'язок може полягати у виконанні замовлень клієнтів; однак це можна розбити на кілька завдань, включаючи друк інформації про замовлення для етикетки та пакування замовлень, готових до відправки.

Найкращий спосіб визначити робочі завдання — це комбінація таких варіантів:

• Спостереження: Спостерігайте за тим, як співробітники виконують завдання в своєму природному робочому середовищі.
• Інтерв'ю та фокус-групи: сядьте з співробітниками та керівниками і запитайте про їхню роботу та завдання, наприклад, про те, що вони роблять, як вони це роблять і мета кожного завдання.
• Анкети: Індивідуальна анкета може допомогти вам зібрати широкий спектр даних від співробітників.
• Ознайомтеся з документами: Перегляньте документи, пов'язані із завданнями та обов'язками (посібники, СОП, політики та звіти).

4. Створення описів завдань

На основі даних можна написати чіткі, орієнтовані на дії оператори, що визначають кожне завдання і спосіб його виконання. У кожному описі має бути вказано, чим займається співробітник, як він це робить і чому це важливо для його ролі або бізнес-результату. Це допомагає забезпечити узгодженість і ясність між посадовими ролями і спрощує оцінку продуктивності в подальшому.

Наприклад, якщо ви визначили завдання «Обробка скарг клієнтів», опис може бути таким: «Усуньте скарги клієнтів, виявивши проблему, вивчивши рішення і відповівши протягом 24 годин, щоб підтвердити рішення і задоволеність клієнтів».

5. Оцініть важливість і частоту завдань

Для кожної ролі розставте пріоритети в описах завдань залежно від їх важливості для успіху в роботі та частоти їх виконання. Ранжування завдань за важливістю допомагає як співробітникам, так і керівникам зрозуміти, які завдання мають найбільше значення, і допомагає HR зосередити свої зусилля на навчанні та розвитку найбільш важливих аспектів кожної роботи.

6. Оцініть необхідні компетенції та навички

Наступним кроком є проведення оцінки компетенцій за виявленими завданнями. Тут ви перелічуєте технічні навички, знання та поведінкові компетенції, необхідні для ефективного виконання ролі на основі необхідних завдань.

7. Враховуйте думки експертів у предметній області

Може бути корисно перевірити свої висновки, проконсультувавшись з іншими експертами, які знайомі з ролями, які ви аналізуєте. Шукайте експертів у предметній області, які мають документально підтверджену історію роботи у відповідній галузі знань, проводили аналогічну роботу і, отже, розуміють її проблеми, а також знайомі з передовими галузевими практиками.

8. Документування результатів для використання в майбутньому

Дуже важливо зібрати всі результати аналізу робочих завдань у профіль роботи або базу даних. Це включає те, як ви збирали дані і які джерела використовували, за ким ви спостерігали і брали інтерв'ю, як оцінювалися люди, які інструменти використовувалися для аналізу даних і до яких висновків ви дійшли на основі цих даних.

Це буде корисно при проведенні аналізу майбутніх робочих завдань, а також може бути використано для навчання, оцінки та планування робочої сили.

9. Регулярно підтримуйте та оновлюйте аналіз робочих завдань

Усі професії розвиваються з часом, особливо в міру того, як змінюються потреби бізнесу та все більше використовуються технологічні досягнення на робочому місці. Важливо переглянути та оновити аналіз робочих завдань, щоб відобразити ці зміни та переконатися, що розуміння всіх ролей і завдань залишається актуальним.