Blog

Управління проектами - матриця RACI (керівництво + шаблон)

Ви стикаєтеся з проблемами, пов'язаними з незрозумілими ролями у вашому HR-проєкті, і це впливає на бюджети, найм і адаптацію нових співробітників, а також на те, як ваш відділ ефективно спілкується зі співробітниками та зацікавленими сторонами? Використання шаблону RACI допомагає фахівцям з персоналу оптимізувати критично важливі HR-проєкти та досягти найкращих результатів.

Що таке матриця RACI?

Матриця RACI, також відома як діаграма RACI або модель RACI, - це широко використовуваний інструмент управління проєктами, який чітко визначає та передає ролі та обов'язки, завдання, результати та етапи різних осіб і груп, що беруть участь у проєкті.

RACI розшифровується як:
  • Responsible (Відповідальний),
  • Accountable (Підзвітний),
  • Consulted (Консультований)
  • Informed (Поінформований).

Ці літери використовуються для класифікації обов'язків учасників проєктної групи в матриці.
Мета матриці RACI - забезпечити спільну роботу всіх зацікавлених сторін у проєкті для досягнення одних і тих самих цілей, ефективне використання ресурсів і дотримання термінів проєкту. Вона дає змогу підтримувати проєкт на належному рівні, усуваючи плутанину і непорозуміння. За правильного використання вона прояснює роль кожного і допомагає уникнути витрачання часу на виконання завдань, які не входять до кола його обов'язків.

Для цього матриця RACI чітко визначає і передає ролі та обов'язки різних осіб і груп, які беруть участь у проєкті, за допомогою літер R, A, C і I. Вона особливо корисна для великих і складних проєктів, у яких бере участь безліч зацікавлених сторін і перетинаються межі відділів.

Як HR-фахівець, ви можете підвищити швидкість і ефективність управління проєктами у вашій компанії, просто заповнивши матрицю RACI перед початком проєкту.

R: Responsible

Це стосується людини або ролі, які виконують завдання або роботу. Саме вони "роблять роботу".
  • Хто відповідає за виконання роботи.
  • Це людина, яка виконує завдання, також відома як "людина, яка працює руками".
  • Як правило, підпорядковується керівнику.

A: Accountable

Саме на них лежить відповідальність за якість і кінцевий результат. Саме вони делегують роботу відповідальним особам і мають право приймати остаточні рішення.
  • Хто стежить за виконанням завдання.
  • Це людина, яка стежить за тим, щоб робота була виконана належним чином.
  • Вони не займаються практичною роботою, а скоріше відповідають за управління людьми, які виконують завдання, і стежать за тим, щоб робота була виконана вчасно і з необхідною якістю.

C: Consulted

Це люди, чий внесок запитують для виконання завдання або ухвалення рішення. Їхні думки цінуються, і вони роблять свій внесок у завершення роботи, але не виконують її.
  • Хто має допомогти у виконанні завдання, надавши додаткову інформацію або підтримку.
  • Ця людина не несе прямої відповідальності за виконання завдання.
  • Однак вони надають інформацію, яка допомагає відповідальному за виконання завдання.
  • До них зазвичай звертаються за консультацією у зв'язку з їхньою компетентністю в конкретній галузі

I: Informed

Це зацікавлені сторони, яких необхідно тримати в курсі прогресу і рішень, але вони не відіграють безпосередньої ролі у виконанні завдання або ухваленні рішення. По суті, вони є одержувачами оновлень і результатів.
  • Хто має бути в курсі перебігу виконання завдання або результату.
  • Як правило, це зацікавлена сторона з числа вищого керівництва або, можливо, клієнт.
  • Вони не мають безпосереднього стосунку до проєкту, але можуть бути його власниками
Порада HR
Різниця між відповідальним і підзвітним у матриці RACI полягає в тому, що відповідальний - це людина або команда, яка виконує роботу, а підзвітний - людина, яка зрештою відповідає за результат і має відзвітувати та підписати документ про виконання. Одна й та сама людина може займати обидві ролі, але це різні обов'язки.

Походження моделі RACI

Матриця RACI (також відома як матриця розподілу відповідальності) існує вже дуже давно, тому важко точно визначити її походження. З плином часу матриця RACI була вдосконалена і прийнята окремими людьми та корпораціями.

Наприклад, Едмонд Ф. Шихан, відомий своїми роботами з організаційної структури та систем управління, часто приписує собі авторство моделі RACI. Іншим часто згадуваним джерелом матриці RACI є американський конгломерат DuPont Corporation. DuPont використовувала матрицю під назвою "Матриця розподілу відповідальності" для визначення ролей і обов'язків у своїй організації.

Іншим можливим джерелом є IT-консалтингова компанія E&Y (Ernst & Young), яка в 1970-х роках використовувала схожу модель під назвою "матриця RASCI". RASCI розшифровується як Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, and Informed.

Для чого потрібна матриця RACI?

Ефективна організація роботи команди має вирішальне значення для успіху будь-якого великого HR-проєкту. Наприклад, якщо команда HR відповідає за планування заходу зі згуртування колективу, хто має визначити основні цілі заходу? Хто вирішуватиме, де відбуватиметься захід, що відбуватиметься цього дня і які постачальники необхідні? Хто буде виконувати кожне завдання?

Хто буде керувати кожним завданням, щоб переконатися, що вони виконуються правильно? HR також має унікальну можливість працювати з різними відділами, що може легко призвести до плутанини в розумінні того, хто несе відповідальність за виконання завдань і прийняття рішень.

Коли кожен член команди чітко розуміє свою роль і обов'язки, проєкт, найімовірніше, буде завершено ефективно і результативно. І навпаки, якщо члени команди мають нечіткі ролі та обов'язки, проєкт може затягнутися або навіть не досягти своїх цілей.

Маючи на руках заповнену матрицю RACI, проєктна команда HR зможе краще працювати разом, особливо якщо в проєкті задіяні інші відділи і необхідно впорядкувати ролі.

Коли HR слід використовувати матрицю RACI

Матриця RACI може бути використана для багатьох проєктів, але особливо вона корисна, коли завдання включають безліч ресурсів, виконуються одночасно або залежать від інших завдань. Деякі приклади того, коли матриця RACI може бути корисною, такі:

  • Великомасштабні або чіткі результати, такі як навчання DEIB у масштабах усієї компанії за участю всіх відділів і безлічі зацікавлених сторін.
  • Тривалий процес ухвалення рішень або затвердження може призвести до затримки проєкту, наприклад, впровадження нової системи управління ефективністю діяльності
  • Існує конфлікт з приводу відповідальності за виконання завдання або прийняття рішень, наприклад, якщо необхідно переглянути кодекс поведінки компанії
  • Нерівномірний розподіл робочого навантаження в проєкті викликає занепокоєння, особливо якщо HR працює з декількома відділами.
  • Ви працюєте в галузі з жорстким регулюванням, наприклад, завершуєте навчання, щоб відповідати нормативним вимогам.
  • Проєкт охоплює кілька відділів.
  • У команді висока плинність кадрів, і необхідно швидко вводити нових співробітників на посаду.
Порада HR
Система RACI - корисний інструмент для управління відносинами та обов'язками в рамках проєкту. У масштабних проєктах може бути задіяне широке коло зацікавлених сторін, включно з державними регулювальними органами, керівниками компаній та інвесторами. Чітке визначення та розподіл їхніх обов'язків від самого початку допоможе уникнути помилок і непорозумінь, які можуть коштувати часу та грошей. Крім того, це допоможе в загальній роботі із залучення зацікавлених сторін.

Коли HR не варто використовувати діаграму RACI

Як HR-фахівець, ви маєте уявлення про співробітників усієї компанії і знаєте, що не всі команди та проєкти створені однаково.

Відмовтеся від RACI, якщо:
  • Команда добре спілкується
  • Усі співробітники не відволікаються від своєї роботи
  • Проєкт досить малий, щоб витрачати час на проходження етапів, описаних у шаблоні матриці RACI, наприклад, розробка сторінки кар'єри, у якій можуть брати участь тільки два відділи і менше зацікавлених сторін, які потребують схвалення
  • Проєктна команда використовує Agile-фреймворк, наприклад Scrum

Переваги матриці RACI

  • Ясність: Вона чітко визначає, хто відповідає за які завдання та рішення, зменшуючи плутанину та непорозуміння.
  • Підзвітність: Вона розподіляє відповідальність за конкретні завдання та рішення, що полегшує залучення людей до відповідальності за їхні дії.
  • Поліпшення комунікації: Він полегшує комунікацію, чітко визначаючи, з ким необхідно консультуватися і кого інформувати про конкретні завдання та рішення.
  • Більш ефективне ухвалення рішень: Вона допомагає забезпечити участь потрібних людей в ухваленні рішень, що призводить до кращих результатів.
  • Підвищення ефективності: Це допомагає оптимізувати процеси, виявляючи та усуваючи непотрібні кроки або дублювання зусиль.
  • Поліпшення координації: Вона допомагає координувати роботу різних команд і окремих співробітників, знижуючи ризик затримок або пропуску термінів.

Недоліки матриці RACI

Хоча діаграми RACI можуть бути корисним інструментом для уточнення ролей і обов'язків, слід враховувати і деякі потенційні недоліки:

  • Потребує багато часу: Створення діаграми RACI може бути трудомістким процесом, особливо для великих або складніших проєктів або організацій.
  • Негнучкість: Після створення матриці RACI може бути складно вносити зміни, особливо якщо ролі та обов'язки вже визначено.
  • Надмірні обмеження: У деяких випадках модель RACI може бути надмірно обмежувальною, не дозволяючи членам команди перебирати на себе додаткові обов'язки або ухвалювати рішення, що виходять за межі їхніх ролей.
  • Відсутність зацікавленості: Якщо члени команди не беруть участі у створенні діаграми RACI, вони можуть з меншою ймовірністю погодитися з розподіленими між ними ролями та обов'язками.
  • Обмежене охоплення: Матриця RACI може фокусуватися тільки на певних аспектах проєкту або організації і не враховувати весь масштаб проєкту.
  • Складність: Для великих і складних проєктів може бути складно відобразити всі залежності та потенційні ризики, що призведе до надмірного спрощення діаграми.
  • Важливо знати про ці потенційні недоліки і використовувати діаграму RACI таким чином, щоб вона підходила для конкретного проєкту або організації.

Приклад матриці RACI + шаблон

Матриця RACI має бути простим у використанні документом, який дає уявлення про проєкт, а також про ролі та обов'язки всіх учасників.

У прикладі за посиланням на карту нанесені ролі та обов'язки, пов'язані з впровадженням нової системи управління ефективністю. Зверніть увагу, що це документ високого рівня, у якому зазначено завдання, результати та відповідальних, підзвітних, тих, хто консультуватиметься або має бути поінформований. Це не дорожня карта проєкту.

Використання шаблону RACI забезпечує чіткий розподіл ролей та обов'язків у рамках проєкту, запобігаючи плутанині та дублюванню обов'язків. Шаблонний документ для створення діаграм RACI забезпечує структурований формат, який легко редагувати, даючи змогу швидко оновлювати і змінювати його в міру зміни ролей і завдань проєкту.
👉🏻 Завантажити Шаблон матриці RACI

Як створити матрицю RACI: 4 кроки для побудови та впровадження

Нагадаємо, що мета матриці RACI полягає в тому, щоб чітко визначити, хто виконує, перевіряє, консультується та підписує конкретне завдання.

Щоб побудувати матрицю RACI, виконайте такі 4 кроки:

Крок 1: Перелічіть завдання та результати проєкту
Складіть список усіх завдань, етапів і рішень, які мають бути виконані в рамках вашого проєкту.

Зробіть таке:
  • Організуйте завдання за фазами проєкту, щоб матрицю RACI було легко читати і сканувати.
  • За бажання ви можете просто створити великий список завдань, не розділяючи їх на фази.

Крок 2: Перерахуйте членів команди та ролі в проєкті
Додайте імена або назви посад/ролей усіх членів команди, зацікавлених сторін і профільних експертів, які беруть участь у проєкті.

Зробіть таке:
  • Включіть усіх членів команди, які не будуть безпосередньо працювати над проєктом, але яким може знадобитися консультація, управління або, зрештою, прийняття ключових рішень.
  • Рядок 1 слугує заголовками стовпців матриці RACI.
  • Щоб діаграма була зрозуміла іншим, рекомендується використовувати назви посад або ролей замість імен, якщо ви не знаєте, як звуть кожного, особливо якщо йдеться про великий проект.
Порада HR
Заповнюючи рядок 1, почніть зі стовпця B і продовжуйте рухатися вправо. Що більший проєкт, то більше стовпців ви заповните.
Крок 3: Призначте обов'язки RACI для кожного завдання
Призначте R, A, C і I для кожного завдання, перерахованого в стовпці A. Починаючи з першого завдання, рухайтеся матрицею праворуч і вирішіть, хто відповідатиме (R) за виконання роботи, звітуватиме (A) за те, щоб завдання виконали правильно та вчасно, консультуватиметься (C) по допомогу чи пораду й інформуватиме (I) про перебіг виконання.

Пам'ятайте, що людина, призначена на посаду R, виконуватиме роботу, в той час як A відповідає за нагляд за її виконанням, C надає інформацію та поради, а I отримує оновлення, але не надає зворотний зв'язок R або A.

Зробіть це:
  • У кожному завданні має бути лише одна відповідальна та одна підзвітна особа.
  • Мета матриці RACI - уникнути плутанини, а не посилити її, тому все повинно бути ясно і просто.
  • Заохочуйте спілкування і стежте за тим, щоб усі зацікавлені сторони завжди були в курсі того, що відбувається в проєкті
Порада HR
Ролі відповідального і підзвітного необхідні для кожного завдання, але не всі завдання потребують втручання з боку або необхідності інформувати інших. Ролі консультанта та інформованого можуть не знадобитися для деяких менш складних завдань.
Крок 4: Поділіться документом
Після того як матриця RACI завершена, вкрай важливо поділитися нею з усіма членами проєктної команди. Це гарантує, що всі розуміють свою роль і обов'язки протягом усього проєкту, що максимально підвищує ефективність матриці RACI.

Де пройти підготовку

Щоб ефективно управляти процесами - їх необхідно описати і побудувати.

На курсі Опис і побудова процесів ви:

✅ вивчите прості та зрозумілі інструменти опису та побудови процесів у компанії
✅ отримаєте приклади описаних процесів рекрутингу та адаптації, рекомендовані інструменти та шаблони
✅ подивитеся на приклади компаній, які описували процеси
2024-08-12 22:00