Корпоративний чат – все, що потрібно знати про командний обмін миттєвими повідомленнями

Все більше і більше з нас використовують миттєві повідомлення для спілкування в особистому житті. Це може полегшити онлайн-чат між віддаленими працівниками або розподіленими командами. Це може бути платформа для швидкого вирішення простих запитів. Або це може відкрити можливість спілкування з клієнтами. Обмін миттєвими повідомленнями підтримує комунікацію і спільну роботу, пропонуючи деякі дивовижні переваги порівняно з традиційною електронною поштою.

До популярних додатків для групового чату належать Microsoft Teams, Google Chat і Slack.

Всі співробітники, незалежно від того, чи працюють вони віддалено, у дорозі чи в офісі, можуть почати нову розмову, створити канал для обговорень і співпрацювати з колегами.

Ось короткий огляд основних функцій, які повинна мати кожна бізнес-платформа для обміну миттєвими повідомленнями:

Чат у реальному часі

Користувачі можуть починати розмови та обмінюватися емодзі, файлами тощо у захищених індивідуальних і групових бесідах. Для подальшого покращення комунікації можливість читання тексту вголос може допомогти членам команди, які надають перевагу сприйняттю інформації на слух або зайняті діяльністю із обмеженим візуальним сприйняттям.

Налаштування

Ви повинні вміти адаптувати платформу чату до потреб вашої команди. Покращте користувацький досвід за допомогою функцій налаштування, таких як сповіщення, теми та інтеграції.

Історія чатів із пошуком

Потрібен легкий доступ до минулих розмов і спільних файлів. Повідомлення з пошуком дозволяють командам швидко знаходити потрібну інформацію.
Компанії дедалі частіше використовують груповий чат для підтримки внутрішньої комунікації. На відміну від електронної пошти, це набагато швидше та відгукливіше. Користувачі миттєво отримують сповіщення, коли вони онлайн, а відправник одразу бачить, коли отримувач прочитав повідомлення. Це відбувається миттєво, тому працівники можуть бути в курсі подій ефективніше, ніж будь-коли. Спільні, змістовні онлайн-обговорення швидко розв’язують проблеми, тоді як життєво важлива інформація поширюється однаково та інклюзивно.

Обмін миттєвими повідомленнями також зазвичай є доступним. Повідомлення зазвичай короткі і більше схожі на невимушену розмову. І, можливо, саме через те, що вони коротші й менш формальні, люди зазвичай відповідають негайно.

Спілкування в команді підтримки незалежно від місця розташування

Прагнення до кращого балансу між роботою та особистим життям після пандемії призвело до того, що все більше людей переходять на віддалену роботу. Імовірно, ця тенденція лише зростатиме.

Додаток для командного чату забезпечує цим працівникам засіб спілкування, зв’язку та обміну інформацією, долаючи розрив у фізичній відстані між користувачами.

Обмін миттєвими повідомленнями також дозволяє віддаленим або мобільним співробітникам швидко вирішувати проблеми. Наприклад, у фінансового менеджера є питання щодо вимоги працівника на відшкодування витрат. На відміну від офіційного електронного листа, який співробітник може не відкрити до наступного дня, миттєве повідомлення швидко вирішує проблему. Фінансовий менеджер може одразу обробити заявку, а працівник отримає свої витрати того ж дня.

Допомога командам ефективніше співпрацювати

Спілкування в режимі реального часу сприяє активній командній роботі. Усі члени команди можуть долучитися до обговорення, поділитися ідеями та залишити відгук. Крім того, це допомагає усунути розрізненість і підвищити прозорість, що дозволяє досягти спільного розуміння мети та прогресу.

Підвищення продуктивності

Чати можуть збільшити швидкість обміну інформацією між командою. Файли та дані легко завантажуються і миттєво розповсюджуються. Комунікація в режимі реального часу дозволяє швидко приймати рішення, що призводить до більш гнучкої роботи та підвищення продуктивності. Крім того, груповий чат зменшує потребу у зустрічах і дає працівникам відповіді на питання, які їм потрібні, не перериваючи робочі процеси.

Швидке вирішення проблем

Корпоративний чат може мати важливе значення у вирішенні питань і проблем. Врешті-решт, допомога знавців колег знаходиться на відстані одного пінгу.

Скажімо, наприклад, ваш HR-менеджер хоче провести нараду команди, щоб перевірити прогрес у отриманні нового пакету пільг для працівників. Проте пошук часу і дня забирає багато часу, особливо якщо два учасники команди працюють у різних офісах. Таким чином, замість бюрократії, пов’язаної з особистими зустрічами, відео- чи конференц-звінками, члени команди просто збираються разом у соціальній мережі. Обмін повідомленнями у чаті в груповому дискусійному каналі означає, що вся команда одночасно отримує оновлену інформацію.

Розповсюдження важливої інформації

Груповий чат через соціальну мережу — відмінний спосіб швидко розповсюджувати важливі повідомлення. На відміну від електронної пошти, де непрочитані повідомлення засмічують поштові скриньки співробітників по всьому світу, групові чати працюють миттєво.

Можливо, члену вашої команди потрібно терміново прийняти рішення за запитом клієнта. Менеджер може відповісти негайно, можливо, зберігши угоду.

Підвищення якості обслуговування клієнтів

Крім того, командний чат у режимі реального часу може сприяти підвищенню якості обслуговування клієнтів. Компанії все частіше використовують ботів для забезпечення більш оперативного та персоналізованого обслуговування клієнтів, а обмін миттєвими повідомленнями може допомогти вашому персоналу працювати з клієнтами для досягнення кращих результатів.

Наприклад, ви можете говорити по телефону з потенційним клієнтом, який запитує конкретні деталі про продукт, у покупці якого він зацікавлений. Ви не знаєте інформацію з голови. Проте швидке миттєве повідомлення колезі означає, що ви можете відповісти на питання так, щоб клієнт цього не помітив.

Простіше кажучи, обмін миттєвими повідомленнями пропонує потенціал для оптимізації внутрішньої комунікації та більш швидких і гнучких операцій.

• Електронна пошта ідеально підходить для розсилки групових повідомлень, вкладення файлів і швидкого охоплення великої аудиторії. Дехто стверджує, що електронна пошта краще підходить для тривалішого або детального спілкування, у той час як миттєві повідомлення найкраще підходять для швидкого, неформального обміну. Електронну пошту часто вважають більш формальним каналом, що робить її переважною для делікатних питань. Однак їй бракує повідомлень про прочитання та взаємодії в режимі реального часу.

• Одним з основних недоліків електронної пошти є сумнозвісні довгі та складні ланцюжки, які ускладнюють відстеження розмов. Миттєві повідомлення, навпаки, забезпечують безперервне групове обговорення в режимі реального часу, яке легше відстежувати і оперативно реагувати.

Головне, що електронна пошта не є інструментом комунікації в режимі реального часу. Лише минулого року було надіслано майже 350 мільярдів ділових електронних листів, але для прийняття термінових рішень електронна пошта часто не справляється.

Підсумовуючи, можна сказати, що електронна пошта все ще займає своє місце, але її все частіше доповнюють або замінюють миттєві повідомлення.

1. Визначте мету та цінність спільноти

Перед тим як розвивати спільноту, задайте собі питання:

• Навіщо вона потрібна? Для кожної команди відповідь своя: об’єднати колектив, донести інформацію від керівника, розповісти колегам, куди рухається компанія, відстежувати досягнення та прорахунки конкурентів і враховувати їх у своїй роботі.

• Яку цінність спільнота приносить співробітникам? Наприклад, корисна інформація, розважальний контент, спілкування.

Розуміння цілей — інформування, обмін досвідом, визнання заслуг або неформальне спілкування — допоможе побудувати спільноту з чіткою структурою та корисним змістом.

Порада: регулярно нагадуйте співробітникам, навіщо існує спільнота, і підкреслюйте її користь.

2. Оживіть комунікацію

Сухі повідомлення та звіти не зацікавлять аудиторію. Використовуйте кілька видів контенту. Короткі відео, наприклад, мотиваційні кружки від керівників, ролики про корпоратив, або про тренування в робочому спортзалі. Натхненні історії успіху співробітників: як професійні, так і в межах хобі.

Порада: використовуйте неформальний стиль спілкування, де це доречно. Живі дописи з елементами гумору чи особистими коментарями викличуть більше відгуку — лайків і коментарів, ніж сухі звіти новин компанії.

3. Додайте регулярні рубрики

Так звикнете читачів стежити за новинами. Приклади:

• «Понеділковий старт» — плани компанії на тиждень
• «П’ятничний дайджест» — головні події та досягнення тижня
• «Працівник місяця» — визнання заслуг колег
• «Ребуси» — це найпопулярніша рубрика в нашому ТГ-каналі, співробітники обожнюють розгадувати загадки, а ми отримуємо високу залученість у корпоративні пости.

4. Запропонуйте колегам стати авторами контенту

Дуже важливо вести канал регулярно, щоб у співробітників була мотивація та бажання заходити туди щодня.

• Просіть поділитися успіхами, кейсами чи особистими новинами
• Запустіть челенджі, наприклад: «Розкажіть про свій робочий день»
• Закликайте писати коментарі. Найактивнішим можна дарувати мерч або дякувати у постах

Порада: заохочуйте активність читачів невеликими бонусами — подяками, корпоративним мерчем або символічними подарунками.

5. Використовуйте гейміфікацію

• Ігрові елементи стимулюють активність і додають змагальний дух.
• Впровадьте систему балів за участь у обговореннях та пропозиціях. Наприклад, хто першим розв’яже завдання або відповість на питання — отримає бали, які можна обміняти на корпоративні бонуси. Проводьте вікторини та конкурси з призами.

6. Публікуйте важливі та термінові новини

Корпоративний чат, канал або платформа повинні стати єдиним джерелом актуальної інформації. Якщо працівники знають, що всі важливі оголошення публікуються лише тут, вони регулярно стежитимуть за оновленнями. Наприклад, ставимо всі завдання в Бітрікс24 і дублюємо їх у ТГ-канал.

Порада: встановлюйте сповіщення працівникам, коли публікуєте критично важливі повідомлення.

7. Розвивайте неформальне спілкування

Дозвольте співробітникам спілкуватися на відволікаючі теми — інтереси, хобі, події.
Створіть окремі канали або рубрики:

• «Обговорюємо фільми та книги»
• «Плануємо вихідні»
• «Вітання з днем народження»

8. Підтримуйте діалог та зворотний зв’язок

Корпоративна спільнота — це не монолог. Заохочуйте співробітників до обговорень і коментарів: «Які є пропозиції?», «Що ви про це думаєте?». Так отримаєте нові ідеї та пропозиції, які допоможуть компанії розвиватися.

Порада: попросіть керівників брати участь у обговореннях і дякувати підлеглим за конструктивні коментарі.

9. Поєднайте корпоративну спільноту з повсякденною роботою співробітників

Щоб спільнота стала корисним інструментом, а не додатковим навантаженням, публікуйте розклад зустрічей, результати проєктів і важливі завдання, автоматизуйте сповіщення про нові документи або доручення.

10. Визнавайте і заохочуйте активних співробітників

• Регулярно дякуйте учасникам за внесок у спільноту.
• Надавайте символічні «титули» та нагороди. Наприклад, «Найкращий коментатор місяця» або «Ініціатор тижня».
• Заздалегідь складіть медіаплан зі списком активностей і дотримуйтеся його.
• Замовте мерч і призи заздалегідь, важливо системно заохочувати співробітників.