Як провести аудит професійних навичок

Перехід до цифрових технологій, нещодавні зміни в методах роботи та структурі бізнесу впливають на те, як організації заохочують інновації, забезпечуючи при цьому продовження звичайної діяльності. Для цього організаціям необхідно підтримувати і підвищувати кваліфікацію своїх співробітників і залучати нових, таких необхідних для адаптації до цих змін.

Що таке аудит навичок?
Аудит навичок оцінює навички та здібності співробітника, щоб виявити потенційні прогалини в знаннях або можливості для зростання. На організаційному рівні аудит навичок оцінює навички всіх співробітників організації, щоб скласти схему сильних і слабких сторін наявного персоналу. Існує два типи аудиту навичок, які ми розглянемо далі в статті.

Як правило, HR проводить аудит навичок за допомогою анкети або інтерв'ю. Однак ви можете використовувати й інші джерела інформації (наприклад, історичні документи, системи управління учнями, сертифікати, історію роботи тощо).

Аудит навичок дає величезні переваги для організації, оскільки дає змогу визначити, які навички є в компанії, а які ні. Часто співробітники володіють навичками, про які організація навіть не підозрює і які, можливо, не були задіяні.

Аудит навичок також корисний, коли компанія змінюється, наприклад під час реструктуризації. Візьмемо банк, який впроваджує нову технологію, що замінить роль банківських операціоністів. Навички операціоністів більше не знадобляться. Однак у майбутньому банку знадобляться співробітники з технологічними навичками.

Аудит навичок допоможе оцінити, які навички вже існують, і чи можуть вони бути затребувані в інших сферах бізнесу. Аналогічним чином, нові навички необхідні, якщо компанія розширює свою пропозицію або виходить на нові ринки чи регіони.

Розглядайте аудит навичок як безперервний процес, а не як разовий захід, оскільки організації постійно перебувають у русі. Цей важливий інструмент має бути частиною стратегічних цілей будь-якої HR-команди, а не проводитися просто так. Крім того, завжди пов'язуйте аудит навичок із цілями та стратегією бізнесу.

Які бувають види аудиту навичок?
Як уже говорилося, HR може проводити 2 типи аудиту навичок:

Аудит особистих навичок використовується для визначення рівня володіння конкретною або загальною навичкою. Він виявляє можливі прогалини в навичках співробітника.

Аудит особистих навичок корисний для людей при визначенні найбільш підходящої для них роботи, при зміні кар'єри або як частина плану особистого розвитку. Інформацію, отриману під час аудиту особистих навичок, можна також використовувати під час проведення аудиту групових навичок.

Аудит групових навичок передбачає перевірку всіх співробітників у команді або організації. Зазвичай він використовується для складання переліку навичок співробітників на робочому місці.

Коли слід проводити аудит навичок?
Ваша команда вже не та, що була 5 років тому або навіть 1 рік тому. Відходи, нові співробітники та зміни в методах роботи впливають на набуття навичок або потреби в них.

Тому ідеально проводити аудит навичок, коли:

• Створюється нова роль: HR необхідно визначити і чітко сформулювати нові навички для посади та оптимальні характеристики для нового співробітника.
• Співробітник змінює свою роль: Аудит особистих навичок може виявити сильні та слабкі сторони співробітника, щоб допомогти йому досягти успіху в новій ролі.
• Співробітник змінює відділ: Аудит навичок слід проводити і під час переходу співробітника в інший відділ, щоб переконатися, що його навички, як і раніше, актуальні.
• Новий проєкт вимагає особливих навичок: Визначте, які навички необхідні для виконання нового проєкту і чи володіють члени проєкту необхідними навичками.
• У рамках управління ефективністю: Хороша програма управління ефективністю спрямована на розвиток співробітників. Аудит навичок буде корисний для оцінювання того, чи не справляється співробітник з роботою або перевершує очікування.

Аудит навичок вимагає часу, зусиль і хорошої координації. Для досягнення найкращого результату використовуйте технологію для узагальнення та аналізу даних, отриманих під час аудиту навичок.

Зрозуміти, якими навичками володіє ваша організація
Отримайте краще уявлення про те, якими навичками володіють ваші співробітники, де у відділах знаходяться різні набори навичок тощо.

Співробітники можуть володіти цілою низкою навичок, невідомих організації, наприклад додатковими навичками, набутими під час навчання, попереднім досвідом роботи або зовнішніми сферами інтересів, до яких вони можуть бути залучені. Організація може використовувати ці невикористані ресурси.

Для виявлення прогалин у навичках
87% організацій знають, що у них є прогалини в навичках або вони з'являться в найближчі кілька років. Аудит навичок допомагає визначити, чи бракує навичок конкретним співробітникам, командам, відділам і організації загалом. HR і керівництво краще підготовлені до прийняття стратегічних рішень під час розгортання проєктів або виділення бюджетів на конкретні проєкти та команди.

Аудит навичок також корисний під час прогнозування. Наприклад, компанія буде використовувати штучний інтелект у своїх продуктах протягом наступних 5 років. Організація може завчасно виявити прогалини в навичках, пов'язаних зі штучним інтелектом, таких як наука про дані, управління даними, машинне навчання, кодування тощо, і розгорнути програми з перекваліфікації співробітників.

Допомога в реалізації ініціатив з навчання та підвищення кваліфікації
Інформація, отримана в результаті аудиту навичок, може бути дуже корисною для розроблення програм навчання та підвищення кваліфікації персоналу. Використовуйте ці дані для поліпшення наявних ініціатив або зосередьтеся на розробці програм навчання пріоритетних навичок.

Для поліпшення найму
Однією з переваг інформації, отриманої під час аудиту навичок, є поліпшення процесу найму. На основі цих даних HR буде краще поінформований про те, кого наймати в команду.

Ці дані дозволять вам зробити найм більш цілеспрямованим. Не має сенсу наймати більше "тих самих", якщо вам потрібна людина з іншим набором навичок.

Зміцнення організаційного потенціалу
Кожна організація має унікальний організаційний потенціал - нематеріальні, але стратегічні активи, які дають їй змогу реалізовувати бізнес-стратегію і задовольняти потреби клієнтів.

Навички та вміння співробітників є найважливішими складовими організаційного потенціалу, особливо в рамках операційного потенціалу, коли компанія може узгоджувати навички та процеси для роботи на своїх ринках. Ці характеристики працюють у поєднанні одна з одною і з часом стають конкурентною перевагою компанії.

Визначення навичок, що сприяють розвитку операційного потенціалу, є ключовим фактором для створення та підтримки конкурентних переваг компанії.

Узгодження індивідуальних і командних цілей
В останні кілька років організації стикаються з бізнес-середовищем, яке швидко змінюється, унаслідок чого навички, які були актуальними минулого року, стають застарілими або непотрібними в наступному. Візьмемо, наприклад, менеджера з організації заходів, найнятого наприкінці 2019 року, який раптово зіткнувся з необхідністю організовувати та проводити онлайн-заходи.

Аудит навичок дасть змогу HR визначити, які навички потрібні для адаптованої ролі, і забезпечити необхідне навчання, щоб підвищити кваліфікацію співробітника або команди відповідно до нових вимог бізнесу.

1. Чітко визначте свої цілі
Проведення аудиту навичок потребує значних витрат часу, сил і ресурсів. Тому поставтеся до аудиту навичок як до проєкту за участю зацікавлених сторін, керівником проєкту, чіткими ключовими обов'язками, бюджетом і чітко визначеними цілями.

Візьміть до уваги проблеми, можливості та цілі вашого бізнесу:

• З якими проблемами ви стикаєтеся зараз і в найближчому майбутньому?
• Які можливості зростання вашої організації?
• Чого ви хочете досягти?

Знаючи відповіді на ці запитання, ви зможете визначити, на яких навичках слід зосередитися під час аудиту.

Залучіть потрібні зацікавлені сторони до розроблення цілей, щоб забезпечити підтримку та участь від самого початку. Це не проєкт HR, а радше бізнес-імператив, підтримуваний HR. Взаємодійте із зацікавленими сторонами в усіх відділах і підрозділах організації (не тільки на передовій лінії, а й на задній лінії, наприклад, в операційному відділі, ІТ, фінансовому відділі тощо).

2. Визначте сферу діяльності
Уникайте визначення широких рамок для аудиту навичок. Немає ніякої користі від аудиту всіх навичок у вашій організації. Знання того, хто зі співробітників вміє користуватися друкарською машинкою, найімовірніше, не принесе жодної користі вашому бізнесу. Замість цього визначте рамки аудиту, виходячи зі стратегії вашої організації, а потім розбийте їх на категорії.
Наприклад:

• Технічні навички (з розбивкою на підкатегорії)
• Лідерські навички (на основі ваших основних принципів лідерства)
• Міжособистісні навички.

Включіть у сферу охоплення тип інформації, яку ви будете збирати, наприклад:

• Сертифікати
• Інформація про результати роботи
• Відгуки керівників

3. Використовуйте систему компетенцій
Використовуйте систему компетенцій для оцінювання навичок, оскільки це забезпечує послідовність в організації та в часі. Модель компетенцій - це сукупність компетенцій, що відносяться до конкретної ролі або функції. Така модель компетенцій дає HR-службі основу для аналізу браку навичок і підвищення кваліфікації.

Створення матриці компетенцій (або матриці навичок) також допоможе визначити необхідні навички для команди або проєкту. Ця матриця дає змогу візуалізувати наявні навички та компетенції в порівнянні з тими, які потрібні в команді.

4. Прийміть рішення про метод оцінювання
Ви можете використовувати різні способи збору інформації для аудиту навичок. Використовуйте комбінацію з таких способів, щоб отримати хороші результати:

• Проведіть інтерв'ю один на один - поставте співробітникам низку запитань, щоб зрозуміти, у чому полягають їхні сильні та слабкі сторони. Використовуйте послідовний підхід для кожного співробітника, щоб отримати загальне уявлення про навички в групі. Це може зайняти багато часу, але буде ефективно.
• Проведіть опитування щодо самооцінки - ви можете розіслати його співробітникам для заповнення. Співробітники оцінюють себе за шкалою, щоб визначити рівень своїх навичок. Дайте визначення і приклади, щоб співробітники могли відповісти чесно. Опитування з самооцінки передбачає, що співробітники відповідатимуть чесно.
• Збір історичної інформації - Ви можете зібрати наявну інформацію про співробітників, наприклад, про пройдене раніше навчання, історію роботи, сертифікати, дипломи коледжу або університету тощо.
• Проведіть формальну перевірку навичок - Проведіть перевірку навичок, щоб оцінити необхідні в організації навички.

5. Почніть із малого
Якщо ви не впевнені в тому, наскільки корисним буде аудит навичок, або маєте обмаль часу, почніть з малого, наприклад, з одного відділу або команди. На основі отриманих результатів ви можете поширити аудит на інші відділи та команди.

6. Переконайтеся в тому, що ви відповідаєте вимогам законодавства
Переконайтеся, що у вас є право на збір даних і необхідна інфраструктура для захисту персональних даних співробітників. Збір даних має здійснюватися тільки в суворих умовах і використовуватися за призначенням відповідно до законів конкретного регіону. Організації, які проводять аудит професійних навичок, повинні гарантувати, що зібрана інформація не буде використана не за призначенням, і завжди захищати співробітників. Мінімальний стандарт:

• Використовувати дані тільки в тих цілях, для яких вони були зібрані.
• Не збирайте непотрібну інформацію
• Усі дані мають бути актуальними
• Доступність для співробітників і можливість виправлення інформації, якщо вона неправильна.

Перевірте всі правила країни, якщо ви робите це за межами свого регіону або країни.

7. Зберіть і проаналізуйте дані
Існує логічна послідовність, якої можна дотримуватися під час збору даних про співробітників:

• Проінформуйте співробітників про проведення аудиту навичок.
• Зберіть дані за допомогою узгоджених методів збору. Якщо ви використовуєте інтерв'ю, навчіть інтерв'юерів правильних методів.
• Навчіть співробітників і керівників користуватися системою, якщо ви використовуєте безперервний метод збору даних. Наприклад, система управління учнями, яка має оновлюватися співробітниками, якщо вони набувають нової навички.

8. Використовуйте отримані дані для розроблення планів найму, навчання та підвищення кваліфікації
Результати аудиту навичок допоможуть вам розробити короткострокові та довгострокові заходи щодо найму, підготовки, навчання та підвищення кваліфікації. У короткостроковій перспективі ви можете записати своїх співробітників, наприклад, на семінар для підвищення кваліфікації в галузі програмного забезпечення. У довгостроковій перспективі ви можете розробити способи ефективнішого тестування на наявність необхідних навичок у процесі відбору під час прийняття на роботу або поліпшити навчання нових співробітників.

Крім того, в рамках аудиту навичок можна створити звіт про оцінку. У цьому звіті можуть бути представлені такі відомості:

• Усі невикористані навички (і якщо вони цінні зараз або в майбутньому).
• Потенційний перерозподіл співробітників у зв'язку з їхніми навичками.
• Зазначити будь-які очевидні прогалини в навичках у масштабах всієї організації.
• Будь-які термінові навички.

Передайте цю інформацію менеджерам з найму і команді з підбору персоналу, щоб переконатися, що всі поточні співбесіди і процеси підбору персоналу також заповнюють прогалини в навичках, виявлені під час аудиту.

9. Складіть і підтримуйте реєстр навичок
Актуальний перелік навичок дає змогу краще зрозуміти, як мають розвиватися і зростати ваші співробітники, і може допомогти вам скласти план заміщення кадрів та усунути прогалини в навичках до того, як вони стануть проблемою.

10. Аудит навичок HR
Не обходьте стороною HR під час проведення аудиту навичок. Аудит наявних навичок HR допоможе вам виявити і заповнити прогалини в команді HR, щоб зміцнити ключові компетенції та захистити навички HR у майбутньому.

Ваш відділ HR перебуватиме в авангарді проведення аудиту, тому це ідеальна команда, з якої варто почати аудит, перш ніж поширювати його на інші відділи. Це дасть змогу переконатися, що команда, яка проводить аудит, володіє необхідними навичками для успішного проведення перевірки (наприклад, навичками проведення інтерв'ю, збирання та аналізу даних, управління конфліктами тощо).

Аудит навичок допомагає ухвалювати рішення про найм, навчання та підвищення кваліфікації на основі даних. Цей інструмент допоможе вам розвинути навички, необхідні вашим співробітникам і вашій організації, що допоможе вашому бізнесу створити операційні можливості, необхідні для створення конкурентної переваги.