Організаційний дизайн: повне керівництво

Організаційний дизайн - це не тільки наука, а й мистецтво. Процес створення системи, в якій люди можуть працювати разом для досягнення спільних цілей, дуже складний, і не існує єдиного способу зробити це правильно. У цій статті ми пояснимо, що таке організаційний дизайн, що рухає організаційним дизайном, як спроєктувати організацію і як ви можете виміряти організаційний дизайн з точки зору організаційної ефективності. Давайте зануримося!

Організаційний дизайн визначається стратегічним напрямком діяльності компанії, тобто баченням, місією та цілями компанії. Це призводить до стратегій, за якими компанія конкурує, і які стають можливими завдяки організаційній структурі.

Будь-яка розумна ініціатива в галузі організаційної структури має забезпечувати таке:

• Чіткий стратегічний намір: що ми прагнемо надати?
• Керівні принципи: Які принципи лежать в основі наших проектних рішень?
• Карти можливостей: Які можливості нам потрібні для реалізації стратегічних намірів і як вони різняться за стратегічною важливістю?
• Схема операційної моделі: Як ці можливості працюватимуть разом?
• Дизайн роботи: Які команди, робочі місця і навички потрібні для виконання завдань, і як ми їх організуємо?
• Кадровий план: Які наші стратегії щодо забезпечення структури ресурсами?
• Показники ефективності: Як ми дізнаємося, що конструкція працює?

Минулими роками HR долучався до організаційного проектування тільки на пізніх етапах процесу, приділяючи особливу увагу профілюванню та реалізації роботи. Сьогодні здібності та навички організаційного дизайну стали критично важливими для набору інструментів будь-якого фахівця з управління персоналом широкого профілю, і HR дедалі більше покликаний керувати і полегшувати процес організаційного дизайну.

Глибші знання фахівців у галузі організаційного дизайну також стають дедалі помітнішими в нових операційних моделях, і багато структур Центрів досконалості тепер мають доступ до спеціальної команди ОD. Це позитивний крок, оскільки проблеми з ефективністю бізнесу часто є результатом поганої організаційної структури. Забезпечення більш тісної узгодженості між функціями ОD, Талантів, Винагороди та Продуктивності принесе позитивну користь організації.

Ще одна подія, яку слід відзначити, - це рух до осмисленої роботи і забезпечення того, щоб співробітники могли знайти мету у своїй роботі. Щоб досягти цього, нам потрібен новий погляд на організаційну структуру, який розглядає організацію не тільки через призму процесів і результатів; а й через призму людської поведінки.

Одна з найскладніших речей в організаційному дизайні - це те, що ми проєктуємо. Очевидною відповіддю буде «організація». Однак що саме ми розробляємо про організацію? Саме тут на допомогу приходять п'ять принципів організаційного дизайну.

Відправною точкою для цього є книжка Гулда та Кемпбелла «Проектування ефективних організацій». Гулд і Кемпбелл пропонують п'ять принципів організаційного дизайну. Організаційний дизайн являє собою перетягування каната між цими п'ятьма принципами. Кожен принцип має свій власний тест, щоб побачити, чи є поточна ситуація обґрунтованою.

Це буде трохи складно, тож тримайтеся!

1. Принцип спеціалізації. Цей принцип говорить, що мають існувати межі, які сприяють розвитку навичок фахівця. Тест тут полягає в тому, чи мають будь-які спеціалізовані культури, які є суб'єктами, що мають відрізнятися від решти частини організації, достатній захист від впливу домінуючої культури.
2. Принцип координації. Цей принцип свідчить, що виконувані дії мають координуватися в єдиному підрозділі. Ця одиниця може бути бізнес-одиницею, бізнес-функцією, (горизонтально координуючою) одиницею накладення, дочірнім підприємством, одиницею основних ресурсів, одиницею загального обслуговування, одиницею проєкту або батьківською одиницею. Чи потрібна координація між відділами, що важко зробити. Ці «важкі зв'язки» - це зв'язки, у яких звичайна мережева взаємодія не принесе користі в координації. У цьому випадку слід полегшити координацію або покласти відповідальність на один підрозділ. Існує безліч різних одиниць, які можуть бути використані в організаційному дизайні.
3. Принцип знань і компетентності. Цей принцип говорить, що обов'язки мають бути розподілені між людиною або командою, які найкраще підходять для їх виконання. Це означає, що завдання залишаються за вищими рівнями на основі їхніх знань і конкурентних переваг. Якщо це не так, вони мають бути розташовані нижче в організації. Генеральний директор не повинен брати участь в ухваленні кожного рішення, особливо в рішеннях, у яких беруть участь фахівці зі значно більшими знаннями в предметній галузі. Генеральний директор існує для того, щоб бачити загальну картину і врівноважувати складні рішення, які впливають на організацію і стратегію.
4. Принцип контролю та прихильності. Цей принцип полягає в тому, щоб, з одного боку, мати ефективний контроль, а з іншого боку, зберігати залученість і прихильність. Це завжди баланс. Випробування тут полягає в тому, щоб мати процес управління, який відповідає відповідальності підрозділу, економічно ефективний у реалізації та мотивує людей у підрозділі. Генеральний директор не дає «згоди» на рішення про купівлю клавіатури за 30 доларів - це було б дуже демотивує, і контроль над такими невеликими витратами має бути нижчим в організації, щоб у будь-якому разі бути адаптивним.
5. Принцип інновацій та адаптації. Цей принцип свідчить, що організаційні структури мають бути досить гнучкими, щоб адаптуватися до постійно мінливого світу. Організаційна структура допоможе в розробленні нових стратегій і адаптації до майбутніх змін.

На ці п'ять принципів впливають різні чинники у внутрішньому і зовнішньому середовищі організації. Раніше ми говорили про стратегію. Раніше згадана компанія А була націлена на збереження своєї частки ринку й оптимізацію маржі прибутку. Ця компанія виграє від (1) більш високої спеціалізації для зниження неефективності, (2) більш низької координації, (3 і 4) відповідальності та контролю в організації, і (5) організаційної структури, яка буде більш жорсткою.

Ці п'ять принципів дають змогу організаційному дизайнеру (пере)проєктувати та узгоджувати організацію з ключовими факторами, що впливають на організаційний дизайн.

Коли організація структурована і спроектована таким чином, щоб відповідати її меті, це призведе до підвищення ефективності організації. Організаційна ефективність охоплює отримання ресурсів, за які компанія конкурує (тобто компанія має можливості бути конкурентоспроможною), ефективність (тобто оптимізація ресурсів, необхідних для досягнення цілей, що означає безперебійний операційний процес із невеликими втратами) та ефективність (тобто досягнення стратегічних цілей).

1. Стратегія

Організаційна стратегія є найважливішою відправною точкою для організаційної структури та дизайну.

Різні стратегії виправдовують різну організаційну структуру. Наприклад, візьмемо компанію з виробництва напоїв, яка продає віскі преміум-класу. У центрі уваги тут перебуває конкретний сегмент ринку (заможні клієнти, які п'ють віскі) зі стратегіями диференціації, що передбачають сильний брендинг.

У цій організації виробництво може бути спеціалізованою бізнес-одиницею, орієнтованою на одне: виробництво спеціалізованого технологічного продукту для діджеїв. У виробничому відділі існує деяка спеціалізація, але справжні інновації відбуваються в спеціалізованих продуктових командах, у яких відділи досліджень і розробок та маркетингу перебувають у постійному контакті з клієнтами для розроблення нових функцій і продуктів, яких потребує ринок.

Так само продажі та маркетинг є бізнес-одиницями. Під ними знаходяться різні, спільні, горизонтально координуючі оверлейні блоки, що координують горизонтально - наприклад, брендинг і спонсорство, цифровий маркетинг, зв'язки з громадськістю, відео/мультимедіа. Ці підрозділи тісно співпрацюють один з одним і перебувають у постійному контакті з ринком, що призводить до високої координації.

Фахівці несуть високу відповідальність, і хоча існує формальна процедура затвердження маркетингових кампаній, багато з них проводять у децентралізованих проєктних командах, що складаються з людей із кількох оверлейних підрозділів, які часто спілкуються один з одним, оскільки ринок є нішевим ринком, на якому маркетинг має бути добре скоординованим.

Порівняйте це з недорогою стратегією лідерства з широкими цільовими витратами. Як приклад візьмемо компанію з виробництва мила. Вони виробляють сотні видів мила, і хоча вони займаються маркетингом і продажами в роздрібні магазини для деяких зі своїх лінійок, більша частина мила виробляється для зовнішніх брендів. Організаційна структура сильно розрізнена і не повинна змінюватися.

Якщо ми застосуємо це до п'яти принципів організаційної структури, то побачимо: (1) високу спеціалізацію між виробництвом і продажем, (2) потрібна низька координація, (3 і 4) знання і контроль перебувають на відносно високому рівні в організації, і (5) потрібно мало співпраці між відділами. Дійсно, коли вводять в експлуатацію нову лінію з виробництва мила, деталі доводять до відома виробничого відділу, і після кількох тестових запусків компанія готова виробляти це мило протягом багатьох років.

2. Навколишнє середовище

Навколишнє середовище також впливає на організаційну структуру і дизайн. Промисловість, сировинні ресурси, ринок праці, міжнародні, урядові та соціокультурні впливи різною мірою формують необхідний дизайн.

Найважливішим фактором є екологічна стабільність. Є два виміри, які впливають на стабільність навколишнього середовища:

• Проста-складна розмірність. Йдеться про ступінь впливу зовнішніх чинників на організацію та конкуренцію. Вони кратні для великих компаній. Для порівняння, сімейний господарський магазин у передмісті стикається з низькою екологічною складністю.
• Розмірність стабільна-нестабільна. Це стосується елементів навколишнього середовища, які є динамічними. Великі споживчі бренди перебувають під впливом онлайн-ЗМІ.

Високостабільне й однорідне середовище виправдовує стандартизовані та нединамічні організаційні процеси. Прикладами можуть слугувати виробники мила або тари. З іншого боку, вкрай нестабільне і складне середовище вимагає від організації постійної адаптації.

3. Технології

Технології мають великий вплив на організаційну структуру. Ми бачили це на прикладі кризи COVID, коли багато компаній без особливих зусиль перейшли в цифру, а деякі навіть закрили свої офіси.

Інформаційні технології також дають змогу організаціям стати більш децентралізованими, поліпшити горизонтальну координацію через інтранети, а зовнішня співпраця стає можливою через екстранети. Фактично, Slack, один із найчастіше використовуваних інструментів для спільної роботи, дає змогу внутрішнім і зовнішнім співробітникам приєднуватися до однієї команди через різні внутрішні та зовнішні канали, забезпечуючи швидку комунікацію.

4. Розмір і життєвий цикл

Розмір - ще один фактор, що впливає на організаційну структуру. Невеликі організації зазвичай чуйні, гнучкі, плоскі, органічні та заповзятливі. Великі організації створюють цінність за рахунок ефективності, мають глобальне охоплення і бренд, більш стабільний ринок і приділяють більше уваги менеджерам. Це призводить до різних варіантів організаційної структури.

У міру зростання організації проходять різні стадії розвитку. Знання того, на якій стадії організаційного життєвого циклу перебуває компанія, допомагає виявити невідповідність між цілями і стратегією організації та організаційною структурою. Крім того, це допомагає визначити, з якою кризою може зіткнутися організація.

5. Культура

Кожна організація має свою унікальну культуру, що ґрунтується на їхніх цінностях, припущеннях, переконаннях, стосунках, почуттях, історіях, героях, символах, мові та звичках. Ці культури найкраще узагальнити в рамках конкуруючих цінностей.

Ця культурна структура передбачає, що в організації існує низка конкуруючих цінностей: гнучкість проти стабільності, а також внутрішній і зовнішній фокус. Цінності конкурують, а це означає, що неможливо бути одночасно стабільним і гнучким, або одночасно внутрішньо і зовнішньо орієнтованим.

Різні культури призводять до різних організаційних структур. Організація, орієнтована на внутрішній ринок, матиме більше можливостей для співпраці, тоді як організація, орієнтована на зовнішній світ, матиме більше проєктних груп і бізнес-підрозділів, орієнтованих на клієнтів.

Так само високостабільна організація має чітко визначені бізнес-одиниці, в той час як гнучка організація має набагато більше орієнтованих на ринок горизонтальних оверлейних одиниць, які використовують різних фахівців для створення цінності для клієнтів.

Щойно ви створите організаційну структуру, яка відповідає п'яти факторам, про які ми згадували раніше, результатом буде ефективна організація. Це означає організацію, яка здатна досягти своєї місії та цілей.

Організаційну ефективність важко виміряти. Однак, коли ми добре розуміємо це, сигнали в організації можуть дати нам інформацію про поліпшення в організації. Давайте завершимо цю статтю трьома підходами до вимірювання організаційної ефективності.

Ці підходи відповідають різним етапам виробничого процесу. Це модель «вхід - процес - вихід» (input - process - output (IPO) model). На кожному етапі можна виміряти організаційну ефективність.

• Першим показником організаційної ефективності є ресурсний підхід. Цей підхід розглядає вхідні дані та оцінює ефективність шляхом оцінки того, чи ефективно організація отримує ресурси, необхідні для високої продуктивності.
• Підхід «Внутрішній процес» розглядає виробничий процес і оцінює ефективність з використанням внутрішнього здоров'я та економічної ефективності. Приклади включають сильну культуру, довірче спілкування, швидке ухвалення рішень, неспотворену комунікацію та взаємодію між організацією та її частинами.
• Третій показник - це цільовий підхід. Цей підхід оцінює ефективність на основі того, наскільки добре організація досягає своїх цілей. Ключовим моментом тут є зосередження уваги на оперативних цілях, оскільки їх легше визначити та виміряти.

Підбиваючи підсумок, можна сказати, що організаційний дизайн і структура пов'язані з ухваленням збалансованих рішень, які дадуть організації конкурентну перевагу і допоможуть їй досягти своїх цілей.

Для правильної роботи з організаційного проектування потрібно багато ресурсів і часу, тому насамперед важливо пройти підготовку. Наш курс 👉🏻 Organizational Development - організаційний розвиток компанії розрахований насамперед на HR і рівень зрозумілості інформації дозволить його пройти навіть HR Generalist. На курсі ви одразу ж застосуєте кілька інструментів для вашої компанії та отримаєте зворотний зв'язок за результатами. Переходьте за посиланням для вивчення програми.