Як поліпшити процес відбору кандидатів

Відбір починається після того, як про вакансію оголошено, і кандидати починають надходити. Процес проходить за принципом лійки, починаючи з кількох кандидатів і поступово звужуючи коло кандидатів шляхом проведення співбесід і оцінок, поки не буде знайдений той, хто найбільше підходить для цієї ролі.

Як правило, він включає такі сім етапів, які ми розглянемо детальніше далі:

1. Заявка
2. Відбір і попередній відбір
3. Співбесіда
4. Оцінювання
5. Перевірка рекомендацій і біографії
6. Рішення
7. Пропозиція роботи та контракт

Зазвичай в організаціях існують певні процедури найму, яких вони можуть дотримуватися постійно, а можуть і не дотримуватися. Однак наявність продуманої стратегії процесу допомагає не просто заповнити кожну вакансію, а й зробити внесок у довгостроковий успіх бізнесу.

Стратегічний процес підбору персоналу має такі переваги:

• Підтримка довгострокових цілей організації: Включення стратегічних цілей у систему добору кандидатів дає змогу зосередитися на пошуку людей, що володіють навичками, досвідом і мисленням, необхідними для виконання завдань, які стоять перед організацією на теперішній час і в майбутньому. Наприклад, компанія, яка швидко зростає або перебуває в процесі злиття, може шукати кандидатів з такими характеристиками, як стійкість і адаптивність, які вказують на здатність успішно долати зміни та невизначеність.
• Створення позитивного досвіду в кандидатів: Структурований, послідовний процес відбору допомагає кандидатам зрозуміти, чого від них очікувати. Ви можете інформувати їх про майбутні етапи, щоб вони почувалися в курсі подій і розуміли, що на них чекає далі. Утримання інтересу кандидатів і забезпечення позитивного досвіду може стати вирішальним фактором для того, щоб переконати найкращих фахівців працювати у вас.
• Забезпечення відповідності посаді та культурі: Оцінювання кандидатів не тільки за їхніми знаннями та спеціальними навичками допомагає визначити, хто досягне успіху на даній посаді та в робочому середовищі. Наприклад, людина, що володіє ідеальними технічними знаннями, але віддає перевагу працювати наодинці, може не впоратися з роботою в організації, де функціонують команди зі спільними завданнями і постійною співпрацею.
• Підвищення ефективності та задоволеності співробітників і зниження плинності кадрів: Ефективна перевірка і добір кандидатів підвищують ймовірність того, що нові співробітники підходитимуть один одному, добре працюватимуть і знаходитимуть задоволення у своїй посаді. Вони не тільки працюватимуть продуктивно і робитимуть свій внесок в успіх бізнесу, а й будуть схильні залишатися в компанії довше.
• Створення конкурентної переваги: Ретельний і стратегічний процес відбору може підтримати конкурентні переваги організації, залучаючи найкваліфікованіших і найпродуктивніших працівників для поліпшення бізнес-результатів. Він також створює кращий досвід роботи з кандидатами, що, своєю чергою, покращує ваш бренд роботодавця. Таким чином, ви отримуєте ширший і якісніший пул кандидатів на кожну вакансію.

Хоча в кожній організації та на кожній посаді свої особливості, процес добору складається з кількох етапів, які проходять кандидати.

Давайте розглянемо кожен етап докладніше:

1. Заявка

Щойно ви опублікували оголошення про вакансію, кандидати починають подавати заявки. Це перший крок у процесі відбору. Однак кількість, якість і різноманітність заявок може бути різною. Ось що вам потрібно знати про різні аспекти етапу подання заявок:

Процес подання заявки

Сам процес подання заявки має вирішальне значення.
Чи є він зручним для мобільних пристроїв і швидким?
Чи вам доводиться вручну вводити всю інформацію з резюме в систему?

Вимога до кандидатів створити профіль на вашому кар'єрному сайті та відсутність оптимізації сайту для мобільних пристроїв - практичні елементи веб-дизайну, що можуть завадити HR у процесі відбору кандидатів.

Протестуйте свій процес подання заявки самостійно, щоб зрозуміти, де кандидати можуть зазнавати труднощів. Таким чином, ви зможете переконатися в тому, що забезпечуєте плавний процес подачі заявки, який не відштовхне потенційних співробітників.

Рекламні канали та інструменти
Те, де ви розміщуєте і просуваєте свої оголошення про роботу, теж має значення. Ось п'ять найпопулярніших джерел для шукачів роботи:

• Онлайн-сайти: Дошки оголошень про роботу, як-от Indeed, і оголошення в соціальних мережах, як-от LinkedIn і Facebook.
• Веб-сайти компаній/кар'єрні сторінки: Якщо ви працюєте рекрутером у великій компанії, багато людей прийдуть безпосередньо на ваш сайт. У невеликих компаніях шукачі можуть не шукати оголошення про вакансії на вашому сайті. Однак вони можуть звернутися до сайту, дізнавшись про вакансію в іншому місці.
• Рекрутингові агентства та сайти: Здобувачі можуть зареєструватися в одному або декількох кадрових агентствах або шукати сайти з підбору персоналу для конкретної сфери діяльності.
• Відділи кар'єри в університетах і коледжах: Розгляньте можливість проведення заходів із просування та набору персоналу в місцевих, національних або міжнародних навчальних закладах.
• З вуст у вуста: Багато людей звертаються до своїх родичів і друзів за порадою про те, куди подавати документи, і за будь-якою інформацією про відкриті вакансії.

Оптимізація оголошень про роботу

Цифрові інструменти дають змогу створювати ефективніші оголошення про роботу, які приваблюють різноманітних шукачів. Textio використовує дані та машинне навчання AI, щоб допомогти компаніям оптимізувати свої оголошення про роботу. Інструмент стежить за тим, щоб текст відображав не тільки те, що ваш бізнес шукає в кандидаті, а й те, яка культура і цінності важливі для вашої компанії.

Фактори, що впливають на кількість і якість кандидатів

• Зовнішні чинники: Це питання, що відбуваються за межами організації та виходять за межі компетенції HR. А саме: економічний клімат, рівень безробіття, демографічні тенденції, соціальні та культурні чинники.
• Галузеві умови: Галузь організації також впливає на розмір кадрового резерву. Наприклад, якщо ви намагаєтеся набрати кандидатів зі специфічною кваліфікацією, як-от вчителі, працівники правоохоронних органів або медсестри в лікарнях, завдання вашого відділу з підбору персоналу буде складнішим, ніж у тих, хто наймає співробітників на менш спеціалізовані посади.
• Внутрішні чинники: Розмір організації та її бренд роботодавця приваблюють різну кількість кандидатів. Наприклад, Google отримує близько 3 мільйонів заявок на рік. Це означає, що в середньому на одну вакансію претендує понад 400 осіб. Значний вплив також має те, що організація пропонує у вигляді оплати праці, пільг і можливостей для кар'єрного зростання.
• Стратегія пошуку: Кількість і якість претендентів також залежить від переконливого оголошення про вакансію та місця його публікації. Те, наскільки воно інформативне, захопливе і широко привабливе, безпосередньо впливає на те, кого ви залучите. В оголошеннях про роботу завжди мають використовуватися гендерно-нейтральні та інклюзивні формулювання.
• Ваші вимоги: Наприклад, ви можете оцінити, чи є вища освіта необхідною для певних позицій.

2. Відбір і попередній відбір

Мета початкового етапу відбору - скоротити кількість кандидатів до керованої групи з 3-10 осіб, які можуть пройти співбесіду. Це можна зробити різними способами, наприклад, такими:


Відбір резюме
Найвідомішим методом є відбір резюме або CV. Перевірка резюме допомагає визначити, чи відповідають кандидати критеріям, необхідним для роботи. Якщо вам потрібен досвід роботи від 5 років, то недавній випускник коледжу без такого досвіду може бути легко виключений.

Перевірка резюме у великих компаніях може забирати у HR багато часу. Програмне забезпечення - ефективний і економічний спосіб вирішення цього завдання. Варіанти можуть бути найрізноманітнішими: від інструментів для відбору резюме, вбудованих в ATS, до програм для відбору резюме, що використовують штучний інтелект для прогнозування якості найму.

Однак будьте обережні й не зловживайте подібними технологіями. Необхідно регулярно перевіряти їх на предмет упередженості. Ви також можете розглянути можливість впровадження політики «сліпого перегляду», видаляючи з резюме всі особисті характеристики, як-от ім'я, вік і стать. Це спрямовано на боротьбу з неявними упередженнями.

Телефонний скринінг/чатбот
Після перевірки резюме слідує телефонне (або відео) відбіркове інтерв'ю. Воно допомагає узгодити очікування кандидата і роботодавця. Рекрутер може поставити кандидатам будь-які запитання, що виникли у них після відбору резюме. Рекрутер може скласти чек-лист, що включає такі теми, як очікувана зарплата, повний або неповний робочий день, гнучкі варіанти роботи, дата початку роботи та інші потенційні чинники, що можуть зашкодити укладенню угоди. Оскільки це досить стандартна процедура, можна доручити поставити ці запитання чат-боту.

Як уже говорилося вище, технології дають змогу проводити такі перевірки в автоматичному режимі. Чат-боти ставлять кандидатам запитання і роблять співбесіду інтерактивною. Як приклад можна навести велику інженерну компанію, яка впровадила чат-бот, покликаний оптимізувати процес підбору персоналу і підтримувати залученість кандидатів. Дані засвідчили, що після впровадження чат-бота відсоток проходження співбесід зріс із 74 до 96 %.

Попередній відбір або оцінка перед прийомом на роботу

Попередній відбір - це потужний метод відбору, який допомагає усунути потенційні невідповідності.

Спеціальні інструменти попереднього відбору надають оцінки, які можуть включати когнітивне тестування, симуляцію роботи або інші тести, що допомагають передбачити якість нового співробітника. Іноді в ці інструменти включається перевірка резюме.

Симуляція роботи дає змогу отримати реалістичне уявлення про роботу. Вона показує як найприємніші та найцікавіші аспекти ролі, так і складні елементи, що дає змогу кандидату отримати достовірну інформацію. Це допомагає узгодити очікування роботодавця і співробітника та призводить до найму тих, хто найкраще підходить. Інструменти попереднього відбору - ще один аспект зростаючої ролі технологій штучного інтелекту у сфері рекрутингу.

Такі попередні тести часто використовуються при масовому підборі персоналу (ролі з великою кількістю кандидатів), наприклад, для оцінки навичок активного слухання у співробітника служби підтримки клієнтів. Ці інструменти відсівають очевидні невідповідності, щоб залишилися найбільш підходящі кандидати.

Майте на увазі, що не всі інструменти попереднього відбору і скринінгу є повністю точними, тому вибирайте постачальника з обережністю. Про інші види оцінки ми розповімо нижче, на етапі 4.

3. Співбесіда

Третій етап у воронці процесу відбору кандидатів - найпомітніший, це співбесіда. Її мета - оцінити, наскільки кандидати підходять на цю роль, і отримати уявлення про їхню вербальну швидкість і комунікабельність.

На співбесіді кандидату ставлять запитання безпосередній керівник або рекрутер (або обидва). Вона дає змогу структурувати питання, пов'язані з роботою, і дає можливість продати кандидату роботу.

Співбесіди можуть проводитися як віртуально, так і особисто. Багато компаній проводять перший етап співбесіди віддалено, щоб ефективніше розпорядитися часом. Деякі з них вважають за краще проводити фінальну співбесіду на місці, щоб встановити тісніший особистий зв'язок і дати кандидату можливість познайомитися з культурою та обстановкою на робочому місці.

Інформування кандидатів заздалегідь про те, як проходить процес співбесіди, може зробити його більш продуктивним.

Види співбесід
Існує два основних типи співбесід: структуровані та неструктуровані.

Під час структурованої співбесіди стандартний набір запитань готують заздалегідь, його ставлять усім інтерв'юйованим. Це дає змогу інтерв'юеру використовувати єдиний метод реєстрації інформації та стандартизувати оцінку кваліфікації кожного кандидата.
Неструктуроване інтерв'ю не дотримується заздалегідь складеного списку запитань. Запитання більше схожі на бесіду, і інтерв'юер може імпровізувати залежно від того, що випливає під час обговорення.

У науковій літературі доведено, що структуроване інтерв'ю майже вдвічі надійніше за неструктуроване (Schmidt & Hunter, 1998). Структуроване інтерв'ю дає змогу інтерв'юеру точно порівняти кандидатів і прийняти оптимальне рішення на основі отриманих даних.

Інші види інтерв'ю включають співбесіди з кандидатами, що проводяться колегами або групою експертів. Ці діалоги спрямовані на те, щоб отримати уявлення про особистість кандидата, його поведінку та вміння знаходити спільну мову з членами команди або з тими, кого він буде підтримувати на роботі.

Оцінка співбесід

Поширеною технікою проведення співбесід є метод STAR, який являє собою систематичний спосіб отримання інформації від кандидата. STAR - це абревіатура, що означає:

• Ситуація: Попросіть кандидата описати конкретну ситуацію, у якій він опинився.
• Завдання: Над якою метою працював кандидат?
• Дія: Попросіть кандидата детально описати, яких дій він вжив, щоб якнайкраще використати ситуацію і виконати своє завдання.
• Результат: Попросіть кандидата описати результат дій і запитайте, чого він навчився.

Метод STAR добре підходить для того, щоб перевірити, чи володіє кандидат ключовими компетенціями, необхідними для роботи. Якщо роль передбачає роботу з різними типами акціонерів, приблизне запитання може бути таким: «Опишіть ситуацію, в якій вам доводилося керувати кількома акціонерами».

Використання форми оцінки співбесіди робить оцінку кандидатів на цьому етапі процесу відбору більш послідовною і справедливою. Крім того, використання посібників із проведення інтерв'ю допоможе інтерв'юерам провести продуктивні співбесіди.

4. Оцінка

Хоча скринінг і оцінка перед прийомом на роботу можуть приблизно відсіяти найменш придатних кандидатів, повна оцінка зазвичай більш точна.

Зазвичай використовують тест на загальні розумові здібності (GMA) (також відомий як тест на IQ) і тест на п'ятифакторну модель особистості. Більш високий IQ асоціюється з більш швидким навчанням і більш високою продуктивністю. Хоча ці тести можуть бути частиною процесу попереднього відбору, багато організацій вважають за краще проводити їх на пізніших етапах процесу найму.

Транснаціональна технологічна корпорація IBM розробила «науково обґрунтовані оцінки, які мають бути захопливими, справедливими і відповідати кожній ролі». За допомогою цих оцінок рекрутери IBM можуть виміряти навички та здібності, які можуть бути не виявлені під час співбесіди. Це дає кандидатам можливість продемонструвати все, що вони можуть запропонувати.

Коли мова заходить про проведення особистісних опитувальників, дослідження показують, що сумлінність - найсильніший некогнітивний предиктор ефективності роботи. Більш сумлінні кандидати краще справляються зі своїми обов'язками. Кандидатів із високими показниками сумлінності часто характеризують як працьовитих, слухняних, орієнтованих на досягнення та орієнтованих на деталі.

Інші оцінки включають у себе тести зразків роботи, тести на сумлінність і тести на знання роботи. У науковій літературі зазначається, що оцінки у вигляді тестів зразків роботи є одними з найкращих предикторів ефективності роботи.

Хороша практика полягає в тому, що під час співбесіди кандидатам пропонується розв'язати реальну проблему або провести аналіз конкретних ситуацій. Це дає змогу порівняти якість роботи кандидата з іншими претендентами, а також з очікуваним або ідеальним результатом. Ба більше, практичне завдання також дає кандидатам уявлення про те, чим вони займатимуться на цій посаді.

Тести зі зразками робіт можуть принести найбільшу користь у тих ролях, де практичні навички, вміння розв'язувати проблеми та виконувати специфічні завдання мають вирішальне значення для роботи. Наприклад, ви можете дати кандидатам на роль розробника програмного забезпечення завдання з кодування або попросити їх налагодити частину коду, щоб продемонструвати їхні навички програмування та розв'язання проблем.

Оцінки мають бути розумними за обсягом і точно відображати вимоги до посади, не створюючи зайвого тягаря для кандидатів.

5. Перевірка рекомендацій і біографії

До цього моменту ви скоротили довгий список претендентів до одного-трьох кандидатів. Перевірка рекомендацій - важливий наступний крок у процесі відбору кандидатів.

Попросіть кандидата надати рекомендації. Перевірка рекомендацій підтверджує точність того, що кандидат розповів вам, і ваше враження про нього. Якщо під час співбесіди у вас виникли сумніви щодо певної компетенції чи навички, перевірка рекомендацій - чудовий спосіб отримати додаткову інформацію з іншого погляду.

Перевірка біографії зазвичай використовується в державних відомствах та на інших роботах, які передбачають доступ до особливо конфіденційної інформації, наприклад у сфері охорони здоров'я. Вона також може бути обов'язковою умовою перед поданням заяви та участю в попередньому відборі.

Прикладом може слугувати підтвердження хорошої поведінки або перевірка на наявність судимості для посад викладачів та інших посад, які передбачають високу відповідальність за інших людей. Такі перевірки допомагають виключити людей, які можуть зловживати своїм обов'язком піклуватися про вразливих людей. Однак, якщо немає нагальної потреби, слід проводити перевірку біографічних даних на пізніших етапах процесу відбору.

6. Рішення

Наступний етап процесу відбору - ухвалення рішення про кандидата з найбільшим потенціалом для організації. Заздалегідь визначені критерії, за якими оцінюють кожного кандидата в процесі відбору, дадуть змогу виявити найкращого кандидата.

Зазвичай остаточне рішення ухвалює менеджер з персоналу. У його ухваленні також можуть брати участь інші керівники та колеги. Іноді оптимальним вибором може стати людина, менш кваліфікована на даний момент, але готова розвиватися і залишитися в організації надовго.

7. Пропозиція роботи та контракт

Після того як рішення ухвалено, процес відбору проходить останній етап. Обраний кандидат повинен прийняти пропозицію. До цього моменту ви маєте отримати достатньо інформації в результаті різних перевірок і співбесід, щоб бути впевненими в тому, що кандидат погодиться на цю роботу.

Після цього кандидату робиться пропозиція. Ви можете надіслати лист із пропозицією, в якому викладете основні деталі роботи та умови найму. Якщо кандидат приймає пропозицію, ви можете приступити до оформлення офіційного трудового договору. Після того як договір буде підписано всіма сторонами, процес відбору буде завершено.

Побудуйте надійний процес прийому на роботу

Чітке розуміння ролі - ключ до пошуку відповідного кандидата. Це починається зі складання функціонального профілю на основі опису вакансії, тобто з'ясування того, який досвід роботи, освіта та навички необхідні. Відкрите спілкування між менеджерами з персоналу та рекрутерами дасть змогу отримати інформацію, необхідну для ефективного початку процесу відбору.

У багатьох випадках рекрутерам слід копати глибше, ніж зазначено у формі прийому на роботу. Пряма розмова з менеджерами з підбору персоналу допомагає уточнити вимоги до роботи. Рекрутери, які практикують активне слухання, зможуть отримати цінні відомості про те, які типи особистості та м'які навички підходять для даної ролі та допоможуть збалансувати команду.

Зміцнюйте відносини між менеджерами з найму та рекрутерами

Міцне партнерство між менеджерами з підбору персоналу та рекрутерами допомагає процесу відбору проходити більш гладко і покращує враження кандидатів. Підкресліть, що рекрутери повинні налагоджувати добрі стосунки з менеджерами з підбору персоналу, інформувати їх і питати їхню думку. Це дасть змогу кандидатам, які найбільше підходять для роботи, дійти до кінця.

Працюючи пліч-о-пліч із рекрутерами, менеджери з підбору персоналу краще розуміють їхні потреби. Це, своєю чергою, зміцнює довіру до рекрутерів, які роблять усе можливе, щоб заповнити вакансії належним чином.

Стандартизуйте процес відбору

У кожної організації свій підхід до процесу відбору під час прийому на роботу, але він завжди має бути стандартизований. Дотримуючись однієї і тієї ж структури для кожної вакансії, процес залишається послідовним. Це призводить до більш надійних результатів і задовільного досвіду найму для кандидатів.

Стандартизований процес відбору включає в себе:

• Надійні або автоматизовані методи відбору
• Структуровані формати співбесід
• Використання посібників із проведення співбесід
• Послідовно застосовувані оцінки
• Встановлені критерії та оціночні листи для оцінювання кандидатів
• Ретельна документація та чек-листи.
• Навчання менеджерів із найму/осіб, які приймають рішення

Переконайтеся, що всі, хто займається наймом, підготовлені до виконання своєї ролі в процесі відбору. Це включає в себе пояснення етапів процесу і підготовку чек-листів для проведення співбесід.

Також може знадобитися навчання осіб, які ухвалюють рішення, методів проведення структурованих інтерв'ю, а також усвідомлення неусвідомлених упереджень та інтерпретації мови тіла.

Використовуйте підхід, заснований на даних

Використання даних у процесі відбору дає змогу боротися з упередженістю і домислами. Інформація, отримана з резюме, оцінок і карт співбесід, може стати основою для просування кандидатів по воронці відбору. Хоча рішення про найм не повинні ухвалюватися тільки на основі даних, вони можуть допомогти довести найбільш кваліфікованих кандидатів до стадії співбесіди.

Ба більше, аналіз цих даних дає змогу виявити вузькі місця та неефективність у процесі відбору, що дає можливість постійно вдосконалювати процес.

Постійно оцінюйте і вдосконалюйте процес

Процес відбору співробітників розвиватиметься в міру зміни потреб і умов організації. Ви також повинні регулярно оновлювати його, щоб він відповідав вашим стандартам найму та бізнес-цілям.

Як ми щойно згадали, використання даних допоможе вам визначити, які частини процесу потребують уваги. Збирайте відгуки кандидатів і менеджерів з персоналу, щоб переконатися в ефективності процесу.

Впровадження цих поліпшень не тільки оптимізує процес відбору, а й покращує досвід кандидатів і підвищує загальні результати найму.