Blog

Як написати професійний лист із відмовою (+ шаблони)

Якщо ви людина (а ми знаємо, що ви людина, інакше HR не був би вашим покликанням), листи з відмовами ніколи не бувають легкими. Але є й хороші новини. За правильного підходу лист з відмовою може залишити у кандидатів гарне враження про себе і ваш бренд. А це безпрограшний варіант.
У рекрутингу останній крок у процесі співбесіди часто буває найделікатнішим: лист із відмовою.

Лист про відмову в прийомі на роботу - це простий, часто короткий документ, який несе в собі вагу остаточного рішення. Це ціле мистецтво, яке, якщо виконати його з тактом і співчуттям, може залишити у кандидатів незабутнє позитивне враження.

Незалежно від того, чи є ви досвідченим HR-фахівцем, чи новачком у сфері залучення талантів, ця стаття та безкоштовні зразки шаблонів допоможуть вам перетворити відмову на можливість для прояву доброти та лояльності до бренду.

Що таке лист із відмовою?

Лист із відмовою - це офіційне повідомлення, зазвичай у письмовій формі, яке організація або HR-фахівець надсилає кандидату, щоб повідомити його про те, що його заявку на роботу було відхилено. Тон листа з відмовою в ідеалі має бути ввічливим і професійним, у ньому можуть бути або не бути вказані відгуки або причини відмови. Мета листа - дати адресату зрозуміти, що все завершено, і дозволити йому рухатися далі, використовуючи інші можливості.

Навіщо (і коли) потрібно надавати лист із відмовою?

Чи повірите ви нам, якщо ми скажемо, що листи з відмовою можуть дати вам конкурентну перевагу при залученні талантів і перетворенні на бренд роботодавця?
Давайте поглянемо на деякі ключові статистичні дані, що стосуються досвіду кандидатів і залучення талантів:
  • 34% кандидатів не отримують відповіді від роботодавців через два місяці після подання заявки на вакансію
  • Лише 7% кандидатів кажуть, що отримують відповідь від роботодавця, якщо не отримують роботу - решта 93% стають "примарами".
  • Кандидати, які отримують повідомлення протягом усього процесу найму, оцінюють досвід роботи з кандидатами на 50% вище, ніж ті, хто не отримує жодних повідомлень (включно з інформацією про те, отримали вони або не отримали посаду).
  • Імовірність того, що кандидати, які отримали своєчасний зворотний зв'язок, знову звернуться до роботодавця, на 52% вища.
  • Понад 69% претендентів діляться негативним досвідом роботи з кандидатами в Інтернеті.
Кандидати хочуть отримати позитивний досвід найму. Якщо вони їх отримають, то ділитимуться своїми позитивними емоціями про бренд і навіть розглянуть іншу оголошену вакансію надалі.
Вірно і зворотне. У рекрутингу відсутність новин набагато гірша за погані новини, і кандидати ділитимуться своїм поганим досвідом, особливо якщо вони відчувають, що їх ігнорують або не помічають. Можливо, кандидат не підходив на вакантну посаду. Можливо, йому не вистачало досвіду. Можливо, серед кандидатів був більш кваліфікований фахівець. Це все розумні причини не наймати людину - в даний момент.
Але як щодо майбутнього? У боротьбі за таланти виховання майбутнього кадрового резерву так само важливе, як і пошук талантів сьогодні.

Чи знаєте ви?

Дослідження Kindess.org показало, що доброта є основою задоволеності роботою та щастя співробітників. Прояв поваги до кандидатів, чітке і своєчасне спілкування, а також ефективний досвід найму впливають на те, як кандидати сприймають вашу організацію і чим вони діляться в Інтернеті. Так, листи з відмовами писати важко, і ми, природно, хочемо їх уникнути, але що може виявити більше доброти, ніж шанобливий, співчутливий лист з відмовою?

Переваги листів із відмовою

Для кандидатів

З точки зору досвіду кандидата, лист із відмовою:
Висловлює повагу та вдячність за зусилля, яких кандидат доклав до подання заявки
Закінчує процес, гарантуючи, що кандидат не залишиться в невіданні щодо результатів.
Може створити стійке позитивне враження про компанію навіть у разі відмови.
Крім того, відповідно до правил ввічливості, слід негайно інформувати кандидатів про те, що вони не пройшли відбір, що може зменшити їхнє занепокоєння і дати їм змогу з ясністю перейти до інших можливостей.

Для роботодавців

Листи з відмовами сприяють поліпшенню іміджу та репутації компанії. Вони показують, що організація цінує професіоналізм і ставиться до людей з гідністю та добротою, що може передаватися з вуст у вуста або на сайтах відгуків про роботодавців, потенційно впливаючи на майбутніх претендентів.
Вибір часу, коли надсилати лист із відмовою, а коли телефонувати, часто залежить від стадії процесу підбору персоналу.

Як написати лист із відмовою

Ми надамо вам зразки листів з відмовами, а також поради та рекомендації далі в цій статті. Поки ж просто тримайте в голові ці чотири ключові моменти:
  • Подякуйте
  • Повідомте новину
  • Назвіть основну причину
  • Дайте надію.
Порада HR

Пропонувати надію - не означає давати хибну надію. Надія - це просто гарна порада, яку кандидати можуть використати в майбутньому. Це спосіб тонко натякнути, що в нього є багато можливостей.
Під час написання листа з відмовою необхідно ретельно дотримуватися балансу між ясністю, професіоналізмом і делікатністю. Ось покроковий чек-лист для створення найбільш ефективного листа:
Кожен тип листа з відмовою дає змогу завершити роботу, але при цьому прагне залишити у кандидата позитивне враження про компанію. Це важливо для підтримання репутації організації та управління відносинами з кандидатами.
Юридичні міркування та поради

  • Переконайтеся, що формулювання, які використовуються в листі, не можуть бути витлумачені як дискримінаційні за ознакою раси, статі, віку, інвалідності або будь-якого іншого захищеного класу.
  • Зазвичай краще не вказувати конкретні причини відмови, щоб уникнути неправильного тлумачення або судових позовів.
  • Ставтеся до всіх кандидатів, які отримали відмову на одному й тому самому етапі процесу, однаково, щоб уникнути претензій з приводу несправедливого ставлення.
  • Ведіть облік усіх контактів із кандидатами та внутрішніх процесів ухвалення рішень для звітності та на випадок судових розглядів.

3 типи листів із відмовою

Рекрутери надсилають листи з відмовою кандидатам на різних етапах процесу найму. Наприклад, не кожен претендент проходить етап попереднього відбору.
Якщо ви, як HR-фахівець, ставитиметеся до цих повідомлень із турботою та співчуттям і збережете професіоналізм, ви підтримаєте репутацію організації та навіть створите лояльність до бренду, якщо особливо добре впораєтеся із ситуацією.
Чи знаєте ви?

87 % кандидатів змінюють свою думку про компанію, яка їм не сподобалася, якщо в них був позитивний досвід роботи з кандидатами.

-Дослідження Deloitte

1. Лист із відмовою від попереднього відбору
Цей тип листа надсилається, коли кандидат не відповідає основним кваліфікаційним вимогам або вимогам до посади. Оскільки особистої взаємодії немає, лист зазвичай стандартний і стислий, у ньому кандидата дякують за проявлений інтерес і повідомляють, що він не просуватиметься далі в процесі відбору.
Зразок листа з відмовою в попередньому відборі

Тема: Ваша заява до [Назва компанії]

Шановний [Ім'я кандидата],

Дякуємо вам за інтерес до вакансії [Назва вакансії] в [Назва компанії]. Ми цінуємо час, який ви витратили на розгляд вашої кандидатури.

Вивчивши вашу кваліфікацію, ми дійшли висновку, що наразі не будемо розглядати вашу кандидатуру. Ми отримуємо велику кількість заявок і, на жаль, не можемо запропонувати співбесіду всім кандидатам.

Будь ласка, не засмучуйтеся, оскільки це не відбивається на ваших навичках і досягненнях. Ми рекомендуємо вам подавати заявки на майбутні вакансії, що відповідають вашій кваліфікації та інтересам.

Ще раз дякуємо вам за те, що ви розглядаєте можливість кар'єрного зростання в [Назва компанії]. Ми бажаємо вам успіхів у пошуку роботи та професійних починаннях.

З найкращими побажаннями,

[Ваше ім'я]

[Ваша посада]

[Назва компанії]
2. Лист із відмовою після відбору

Більш персоналізований лист із відмовою після відбору надсилається після попереднього онлайн-інтерв'ю або телефонного інтерв'ю, якщо кандидата не було обрано для подальшого розгляду. У листі висловлюється подяка за витрачений на відбір час і може міститися коротка інформація про те, чому кандидат не пройшов на наступний етап.
Зразок листа з відмовою в прийомі на роботу після скринінгу

Тема: [Назва посади] у [Назва компанії] - Статус заявки

Шановний [Ім'я кандидата],

Дякуємо вам за те, що ви знайшли час для участі в попередньому відборі на [Назва посади] в [Назва компанії]. Ми вдячні за можливість дізнатися про ваші навички та досвід.

Ми завершили відбір і з жалем повідомляємо вам, що не будемо розглядати вашу кандидатуру на цю посаду. Це рішення було непростим через високий рівень кандидатів цього року.

Для нас велика честь мати можливість розглянути вашу кандидатуру в нашій команді, і ми сподіваємося, що ця новина вас не засмутить. Ми запрошуємо вас подавати заявки на майбутні вакансії в [Назва компанії], які відповідають вашій кваліфікації.

Ще раз дякуємо вам за інтерес до [Назва компанії] і бажаємо вам усього найкращого у всіх ваших майбутніх починаннях.

З теплими побажаннями,

[Ваше ім'я]

[Ваша посада]

[Назва компанії]
3. Лист із відмовою після співбесіди

Якщо кандидат пройшов одну або кілька докладних співбесід, але його не обрали на цю роль, йому надсилають лист із відмовою, щоб повідомити про своє рішення.

У цьому випадку телефонний дзвінок - більш шанобливий і прямий спосіб повідомити новину. Він дає можливість отримати більш індивідуальний зворотний зв'язок і допомагає підтримувати позитивні стосунки. Однак якщо спроби зв'язатися з кандидатом телефоном не увінчалися успіхом, надсилається ретельно складений лист із відмовою. У цьому листі слід висловити вдячність кандидату за витрачений час і зусилля, дати зворотний зв'язок і порекомендувати йому подавати заявки на майбутні вакансії, що відповідають його кваліфікації.
Зразок листа з відмовою в прийомі на роботу після співбесіди

Тема: [Назва вакансії] Посада в [Назва компанії]

Шановний [Ім'я кандидата],

Дякуємо вам за час і зусилля, які ви приділили процесу співбесіди на посаду [Назва вакансії] в [Назва компанії]. Було приємно обговорити вашу біографію та прагнення.

Після ретельного розгляду ми вирішили обрати іншого кандидата на цю посаду. Це рішення далося нам нелегко, враховуючи вражаючий набір кандидатів, з якими ми провели співбесіду.

Ми цінуємо можливість познайомитися з вами ближче і вдячні за інтерес, проявлений до нашої команди. Ми збережемо ваше резюме, і якщо з'явиться підходяща вакансія, що відповідає вашим навичкам і досвіду. Ми сподіваємося розглянути вашу кандидатуру в майбутньому.

Бажаємо вам всього найкращого у вашій кар'єрі та сподіваємося, що знайдете посаду, яка ідеально відповідає вашим талантам.

З повагою,

[Ваше ім'я]

[Назва вашої посади]

[Назва компанії]
Як написати лист із відмовою

Зробити

  • Надішліть лист із відмовою відразу ж після прийняття рішення
  • Зберігайте професійний і ввічливий тон протягом усього листа
  • Подякуйте кандидату за приділений час і інтерес до вакансії
  • Запропонуйте конструктивний зворотний зв'язок, якщо це доречно і можливо
  • Заохочуйте кандидата подавати заявки на майбутні вакансії, якщо ви вважаєте, що він може добре вписатися в культуру.
  • Будьте лаконічні та водночас уважні у своєму повідомленні
  • Забезпечте конфіденційність повідомлення про відмову
  • Зберігайте нейтральну мову, щоб уникнути непорозумінь


Не робити:

  • Давати помилкові надії. Уникайте формулювань, які можуть бути неправильно витлумачені як запрошення знову подати заявку на ту саму роль.
  • Занадто докладно розповідати про процес відбору або про те, чому були обрані інші.
  • Будьте універсальними. Звертайтеся в листі до кандидата на ім'я, уникаючи занадто загальних шаблонів.
  • Не затягуйте надсилання повідомлення про відмову без потреби.
  • Не використовуйте вирази, які можуть здатися байдужими або особистими.
  • Запропонуйте провести додаткові переговори або обговорити рішення. Лист має бути переконливим.
  • Порівнювати одержувача з іншими кандидатами або розкривати інформацію про них.
  • Публічно ділитися статусом кандидата або своїм відгуком з іншими кандидатами.

Пам'ятайте, що мета - проявити повагу та професіоналізм, щоб кандидат відчував свою значущість, незважаючи на те, що не отримав роботу.
Добре складений лист із відмовою завершує поточну взаємодію з добору персоналу на позитивній ноті та закладає основу для продовження стосунків із потенційними талантами.

Силу копірайтингу під час взаємодії з кандидатами ви можете примножити на курсі Продажі в рекрутингу та робота з воронкою

Загалом, May the Force be with you - хай буде з вами сила!
2024-04-19 23:23