Наймаючий менеджер і рекрутер: як побудувати ефективну взаємодію

Наймаючий менеджер - ключова фігура в процесі підбору персоналу в будь-якій організації. У цій статті ми розглянемо його роль, різницю між менеджером і рекрутерами, чому важливо розвивати міцні стосунки з підбору персоналу і як їх побудувати.
Поїхали!

Хто такий наймаючий менеджер?
Наймаючий менеджер - це керівник групи, який бере участь у процесі підбору персоналу для заповнення вакансії у своєму відділі. Іншими словами, це майбутній керівник нового співробітника. Він ініціює подачу заявок на вакансію, володіє відкритими вакансіями, проводить співбесіди, ухвалює остаточне рішення щодо найму і згодом приймає нового співробітника на роботу.

Менеджером з найму може бути будь-який співробітник, який керує командою або відділом, наприклад, керівник відділу продажів у відділі продажів або менеджер магазину в роздрібній торгівлі. У стартапах і невеликих компаніях менеджером з найму часто виступає генеральний директор компанії, оскільки в ній ще немає великої кількості різних команд.

Менеджер працює разом із рекрутером над наймом нового співробітника. Рекрутер займається оперативною та адміністративною частиною процесу, тоді як менеджер з найму ухвалює рішення.

Чим займається менеджер із найму?
У менеджера з найму безліч ролей і обов'язків у процесі підбору персоналу.

Давайте розглянемо їх детальніше.

Ініціює процес підбору персоналу
Коли виникає потреба заповнити вакансію, менеджер із найму має зробити офіційний запит на створення вакансії в компанії у формі заявки. Зазвичай саме вони завершують процес підбору персоналу, ухвалюючи рішення про те, хто з кандидатів буде прийнятий на роботу.

Передає ключову інформацію під час прийому кандидатів на вакансію
Після того як заявку затверджено, рекрутер зустрічається з менеджером із найму, щоб дізнатися якомога більше про вакантну посаду.

Щоб почати процес підбору персоналу, рекрутеру і менеджеру з найму необхідно з'ясувати таке:

• Який тип кандидата потрібен
• Необхідні навички, досвід і особистісні якості
• Який вигляд мають високі результати в цій ролі
• Вплив високоефективного виконавця на команду та організацію
• Компенсація та пільги, на які претендуватиме кандидат цього типу
• Щотижневі години роботи та оплачувані понаднормові
• Бюджет для цієї посади

Що чіткішу інформацію отримає рекрутер у процесі вивчення вакансії, то якісніший опис роботи він зможе скласти. Це, своєю чергою, матиме позитивний вплив на відповідність кандидатів як вакансії, так і культурі компанії.

Розділяє відповідальність за виконання завдань
У традиційних моделях підбору персоналу основна частина процесу та обсягу роботи лягає на плечі рекрутерів, що не є ідеальним як для рекрутерів, так і для менеджерів з найму. Важливо визначити, хто за що відповідатиме, на самому початку процесу і переконатися, що всі розуміють свою роль.

Ви можете створити матрицю RACI (відповідальний - підзвітний - проконсультований - поінформований) з описом завдань, які мають бути виконані в процесі підбору персоналу. Вона може бути корисна як орієнтир для всіх учасників процесу.

Компанія Blinkist, що надає послуги з передплати книг, створила модель роботи з персоналом, яку вони назвали "Децентралізований автономний найм©". У цій моделі менеджери з підбору персоналу ділять обов'язки в процесі найму з рекрутерами.

Рекрутери виступають у ролі "спаринг-партнерів", підтримують, консультують і навчають менеджерів з найму в міру необхідності, залежно від їхнього досвіду. У результаті процес найму стає більш ефективним, що призводить до поліпшення досвіду для всіх, включно з кандидатами.

Підтримує тісний контакт із рекрутером
Від самого початку і до кінця процесу підбору персоналу менеджер перебуває в тісному контакті з рекрутером, щоб зрозуміти, яка вакансія і який кандидат потрібен для її заповнення. Залежно від розміру організації та наявності або відсутності штатної команди з підбору персоналу це може бути позаштатний рекрутер або співробітник спеціалізованої хедхантингової компанії чи агентства.

Бере участь у співбесіді з кандидатами
Після того як рекрутер знайшов (відібрав) потенційних кандидатів, які успішно пройшли попередній відбір у компанії, менеджер проводить з ними технічні та інші поглиблені співбесіди, після чого ухвалюють рішення про найм.

Здійснює пошук відповідного кандидата та ухвалення рішення про найм
Наймання людини, яка привнесе в команду досвід, навички або поведінкові якості, яких їй бракує, має бути одним із пріоритетів менеджера з найму, водночас він має бути впевненим, що кандидат добре впишеться в наявну команду.

Провівши інтерв'ю та співбесіди з кандидатами, які потрапили до короткого списку, менеджер із найму ухвалює остаточне рішення про те, кого найняти.

Вводить на посаду та керує новими співробітниками
Менеджер із найму відіграє ключову роль у процесі адаптації співробітників. Він стежить за тим, щоб новачки почувалися як удома, влилися в культуру компанії і були забезпечені всім необхідним для успішної роботи на новому місці.

Вони виступають основною контактною особою для нових співробітників, розв'язуючи всі питання, що виникають у них. Менеджер із найму також постійно контролює й оцінює роботу нових співробітників, надаючи зворотний зв'язок і рекомендації, що сприяють їхньому зростанню та розвитку в організації.

Навчає і розвиває
Менеджер з найму повинен чітко уявляти собі, в якому напрямку він хотів би бачити розвиток своєї команди - виходячи з бізнес-цілей організації - і що це означає для кожного члена команди з погляду навчання і розвитку.

Наявність командної стратегії L&D є плюсом під час співбесіди з кандидатами, оскільки менеджер із найму може розповісти про майбутні можливості розвитку.

Інші обов'язки
Хоча такі обов'язки, як наставництво, розвиток членів команди і благополуччя співробітників, не пов'язані безпосередньо з процесом найму, вони впливають на те, як вашу організацію сприймають кандидати і співробітники як роботодавця (тобто на ваш бренд роботодавця).

Якщо ваша компанія відома тим, що завжди ставить своїх співробітників на перше місце - наприклад, за допомогою програм коучингу, наставництва або оздоровлення співробітників, - це позитивно позначиться на вашій репутації серед претендентів. Це, своєю чергою, полегшить прийом на роботу найкращих кандидатів.

Менеджерів із найму часто плутають із рекрутерами, і ці терміни використовують як взаємозамінні. Однак це дві різні ролі.

Давайте згадаємо про відмінності.

Менеджер із найму - це майбутній керівник нового співробітника. Він ініціює процес найму, проводить співбесіди, відбирає і вводить у штат нових співробітників. Саме він ухвалює остаточне рішення і визначає, хто буде прийнятий на роботу, а хто ні. Наймання - це тільки одна частина його роботи з керівництва командою.
Рекрутер - це фахівець, чия робота полягає в просуванні вакансій, виявленні, залученні та (попередньому) відборі відповідних кандидатів на конкретні посади. Він є частиною команди з підбору персоналу, залучення талантів або HR.

Той факт, що за менеджером із найму залишається право ухвалення остаточного рішення, інколи може стати причиною напруженості у відносинах між ним і рекрутером. Найчастіше керівники поспішають, коли мова заходить про наймання нових людей у свою команду. Замість того щоб терпляче чекати, поки набереться повний список кандидатів для співбесіди, вони прагнуть перейти в режим інтерв'ю, щойно з'являться перші охочі.

З іншого боку, рекрутери хочуть мати можливість правильно оцінити кандидатів, пройти перші етапи процесу найму і заповнити список кандидатів, перш ніж представити вибір потенційних нових співробітників менеджеру з найму. Тому саме рекрутер має "керувати" менеджером із найму та переконувати його не поспішати зі співбесідою (і наймом) нового співробітника.

Замість того щоб вважати, що менеджер із найму проти рекрутера, подумайте, що це два союзники, які сидять за одним столом.

Менеджер із найму та HR
Менеджерів із найму також часто плутають із фахівцями з роботи з персоналом, оскільки і ті, й інші можуть брати участь у процесі підбору персоналу.

Простіше кажучи, HR - це команда в організації, яка, крім інших обов'язків, займається пошуком нових кандидатів, адміністративним боком добору і прийому на роботу, підтримкою наявних співробітників, контролем за навчанням і розвитком, а також розглядом скарг.

З іншого боку, менеджери з найму персоналу визначають потреби в кадрах у своїх командах, отримують дозволи на підбір (якщо необхідно), складають докладні описи посад для відправки в HR, часто є контактною особою в процесі співбесіди, проводять докладні інтерв'ю з кандидатами та ухвалюють остаточне рішення про найм.

Чому вашій організації потрібні міцні відносини між рекрутером і менеджером з персоналу
Як ми вже згадували, менеджери з найму і рекрутери часто стикаються з конкуруючими пріоритетами: з одного боку, необхідно якнайшвидше найняти людину, а з іншого - дотримуватися систематичного процесу відбору.

Міцні стосунки між рекрутером і менеджером з найму необхідні для того, щоб кожен знав свої обов'язки, процес найму пройшов без проблем для всіх учасників, а потрібний кандидат був найнятий на потрібну роль.

Дослідження, проведене компанією Bersin by Deloitte Consulting LLP, показало, що головним фактором, який сприяє зміцненню відділу із залучення талантів, є "розвиток міцних стосунків із менеджерами з найму".
Ось чому ці відносини такі важливі:

Тепер, коли ви розумієте важливість міцних робочих стосунків між рекрутером і менеджером з персоналу, ось кілька порад про те, як рекрутери можуть зміцнити ці стосунки:

1. Зрозуміти потреби менеджерів з найму
Важливо, щоб рекрутер приділив час тому, щоб повністю зрозуміти вимоги до посади і те, кого шукає керівник. Це стосується не лише необхідних навичок і досвіду, а й культури та динаміки колективу.

Підготуйтеся до зустрічі з менеджером із найму персоналу та підготуйте кілька запитань, які допоможуть вам зрозуміти його потреби.

2. Уточнення ролі та обов'язків
Менеджери з найму та рекрутери мають визначити, хто за що відповідає в процесі найму. Це спільне завдання, яке включатиме в себе внесок обох сторін, тому проясніть це питання.

Повторення обов'язків упродовж усього процесу найму допоможе всім залишатися на одній хвилі та знати, що і коли потрібно робити.

3. Встановлення чіткої комунікації
Обидві сторони мають регулярно інформувати одна одну, розповідати про те, на якому етапі перебуває процес, які в них є проблеми і в чому їм може знадобитися допомога. Обидві сторони мають знати бажаний спосіб зв'язку одна з одною, чи то електронна пошта, чи то повідомлення в Slack/Teams, чи то відео-, чи то телефонні дзвінки, чи то тексти.

4. Навчання менеджерів з найму
Процес підбору персоналу може виявитися непосильним для менеджерів, особливо для тих, хто тільки починає керувати і розширювати команду. Ви можете підтримати їх, надавши їм інформацію про те, що включає в себе цей процес і яких помилок слід уникати.

Це може включати в себе тренінги з проведення співбесід для менеджерів з найму, тренінги з неусвідомлених упереджень і юридичних аспектів найму. Таке навчання принесе користь обом сторонам, оскільки підвищить і вашу впевненість у процесі, і якість співбесіди.

Крім того, переконайтеся, що менеджери в курсі того, що відбувається у світі талантів і нових тенденцій. Наприклад, ви можете підготувати коротку презентацію про дані з підбору персоналу. Це допоможе виправдати їхні очікування і краще зрозуміти їхні потреби та можливості.

5. Будьте проактивні
Не чекайте, поки менеджер із найму звернеться до вас із проханням або запитанням. Регулярно спілкуйтеся з ними, передбачайте їхні потреби та пропонуйте допомогу до того, як їм доведеться її просити.

6. Опитування про задоволеність менеджерів із найму
Підготуйте і розішліть менеджерам анкету, в якій запитайте, наскільки вони задоволені процесом підбору персоналу. Запитайте, які в них є пропозиції щодо поліпшення ситуації.

Відповіді на ці запитання допоможуть вам поліпшити не тільки процес найму і якість кандидатів, а й ваші стосунки з менеджером.

7. Наступні дії
Після того як новий співробітник розпочне роботу, простежте за тим, як менеджер із найму перевірятиме, чи добре він вписався в колектив і у свою роль. Це показує, що ви дбаєте про довгостроковий успіх процесу найму, а не просто про заповнення вакансії.

Якщо є якісь проблеми, разом виробіть можливі рішення, а також профілактичні заходи на майбутнє.

Шаблон електронного листа рекрутера менеджеру з найму
Перед вами шаблон листа, який рекрутер може надіслати менеджеру під час процесу найму, щоб тримати його в курсі подій. Не соромтеся копіювати і редагувати його в міру необхідності.

Роль менеджера в процесі найму багатогранна - від ініціації процесу, проведення співбесід до ухвалення рішення про наймання та адаптації нового співробітника.

Міцні стосунки між менеджером із найму та рекрутером допомагають зробити процес найму ефективним і результативним. Рекрутери, які вміють будувати й підтримувати такі стосунки, дають змогу організації набирати висококласних спеціалістів, які відповідають її цінностям і цілям.

Хочете стати тією людиною, яка приводить у компанію найталановитіших співробітників і забезпечує її ефективність? Ласкаво просимо на онлайн курс 👉🏻 Сучасний Рекрутер