Як провести HR SWOT-аналіз

SWOT-аналіз дає змогу HR-команді отримати чітке уявлення про внутрішні та зовнішні чинники, що впливають на вашу діяльність. Ретельний аналіз сильних і слабких сторін, можливостей і загроз підготує вас до створення ефективних HR-стратегій.

Сильні та слабкі сторони - це внутрішні чинники організації, які можна контролювати. Можливості та загрози - це зовнішні чинники за межами організації, які не підвладні HR.

Як HR, проаналізуйте ці фактори, щоб визначити свою роль у підтримці місії організації.

HR відповідає за діяльність організації, пов'язану з персоналом. Він наймає людей, які допомагають досягти цілей організації.

Щоб забезпечити узгодженість дій з організацією, HR-лідери повинні брати участь в обговореннях на високому рівні з вищим керівництвом компанії. Це дасть змогу HR зрозуміти стратегічний напрямок компанії, щоб краще підготувати й оснастити персонал для задоволення її потреб.

SWOT-аналіз для HR дає змогу виявити внутрішні та зовнішні чинники, що впливають на роботу відділу кадрів у вашій організації, щоб команда могла створювати довгострокові стратегії, орієнтовані на планування та розвиток персоналу.

Ви можете провести SWOT-аналіз для оцінки компетенцій вашої організації на рівні окремих співробітників і відділів. Співробітники і команди можуть визначити, наприклад, якими навичками вони володіють зараз і яких здібностей їм не вистачає. Зібравши всю інформацію, ви дізнаєтеся про наявні сильні та слабкі сторони та розробите плани з набуття навичок або співробітників, яких немає, але які необхідні в довгостроковій перспективі.

Переваги SWOT-аналізу для HR
SWOT-аналіз дає змогу проаналізувати внутрішні та зовнішні чинники, які відіграють важливу роль у функціях і цілях HR.

Знання своїх сильних сторін допоможе вам у постановці довгострокових і короткострокових цілей. Вивчення слабких сторін дасть вам змогу усунути недоліки або поліпшити певні сфери. Можливості дають уявлення про те, в якому напрямку розвиватиметься ваш відділ. Загрози можуть попередити вас про потенційні проблеми та ризики в майбутньому.

SWOT-аналіз може допомогти HR визначити, які сфери є сильними та занепадницькими, щоб правильно розподілити ресурси. Керівникам HR-служб рекомендується проводити SWOT-аналіз двічі на рік, щоб перевірити, як змінилися вимоги до персоналу за певний період, і як реагувати на ці зміни.

1. Визначте свої сильні сторони

Сильні сторони - це активи, які можуть підтримати вашу стратегію та функцію HR. Це внутрішні чинники в HR-відділі, які можуть допомогти спрямувати організацію до її цілей.

Деякі питання, які слід розглянути, щоб визначити ваші сильні сторони:

• Яких досягнень домігся HR?
• Що відрізняє HR від HR-департаментів інших організацій?
• Що робить HR-департамент сильною стороною? Наприклад, наявність доступу до HR-інструментів або нішеві/спеціалізовані навички.

2. Знайте свої слабкі сторони

Слабкі сторони - це внутрішні чинники, які слугують "тягарем", здатним негативно вплинути на організацію.

Деякі питання, які слід розглянути, щоб дізнатися свої слабкі сторони:

• У яких сферах HR ви не справляєтеся з поставленими завданнями?
• Які внутрішні чинники ускладнюють досягнення цілей HR?
• Яких ресурсів вам не вистачає у вашому HR-відділі (люди, технології, інструменти)?

3. Розкрийте свої можливості

Можливості - це зовнішні чинники, які можуть призвести до зростання HR. Це може означати, що компанія прагне розширити спектр послуг або вийти на нові території, що означає необхідність у додатковій кадровій підтримці. Якщо компанія хоче отримати перевагу на новому ринку, їй може знадобитися додаткова робоча сила або навчання поточних співробітників новим навичкам для запуску нових послуг.

Деякі питання, які слід пам'ятати при виявленні можливостей:

• Які зовнішні ресурси ви можете використовувати для досягнення своїх HR-цілей?
• Які HR-технології будуть затребувані в майбутньому?
• Які HR-інструменти або технології компанія може придбати або використати, щоб HR-відділ міг виконувати свою роботу більш ефективно?
• Як зацікавлені сторони ставляться до HR-департаменту?

4. Визначте загрози

Загрози для HR-відділу - це зовнішні чинники, які негативно впливають на організацію.

Деякі питання, над якими варто замислитися під час визначення загроз:

• Чи буде автоматизація виконувати завдання, які раніше вирішувала команда HR?
• Як ваші цільові кандидати або HR-індустрія сприймають вашу організацію?
• Чи є у HR-команд інших компаній певна перевага перед вашою?

1. Сильні сторони

Сильний брендинг роботодавця
Сильний брендинг роботодавця необхідний, якщо ви хочете виділитися на ринку праці та залучити висококласних кандидатів. Подумайте про Google і Apple як про організації, які щодня отримують тисячі заявок.

Наявність впізнаваного бренду роботодавця не тільки сприятливо позначається на вашій репутації, а й допомагає скоротити витрати на підбір персоналу. Вам не доведеться витрачати багато грошей на рекламу вакансій або наймати кадрове агентство, тому що ви самі залучаєте кандидатів.

Конкурентоспроможний компенсаційний пакет
Звіт компанії Willis Tower Watson показав, що 73% роботодавців назвали конкурентний ринок праці головною причиною підвищення заробітної плати. А 46% роботодавців збільшать зарплатний бюджет, щоб допомогти своїм співробітникам впоратися з інфляцією.

Конкурентоспроможний пакет оплати праці має значний вплив на задоволеність співробітників. Співробітники, які відчувають себе гідно винагородженими за свою роботу, з більшою ймовірністю залишаться вмотивованими і навіть будуть робити все можливе для досягнення цілей компанії. Якщо HR зможе надати співробітникам щедру винагороду, це також підвищить їхній моральний дух і знизить плинність кадрів.

2. Слабкі сторони

Обмежені ресурси
Основна функція HR - підтримка персоналу компанії. Починаючи з прийому на роботу та оформлення на роботу і закінчуючи інтерв'ю під час звільнення, їхнє завдання - забезпечити співробітникам хороші умови праці, справедливу оплату і можливості для професійного зростання та розвитку.

Нестача ресурсів обмежує роботу. Наприклад, обмежений бюджет на підбір персоналу може затягнути процес найму. Наявні члени команди почуватимуться втомленими та демотивованими через додаткове навантаження. Або нездатність досягти цільових показників продуктивності через брак персоналу. Так чи інакше, це в кінцевому підсумку обмежує ефективність бізнесу.

Висока плинність кадрів
Плинність кадрів - це кількість людей, які залишають компанію за певний період. Високий рівень плинності означає, що компанія не може утримати своїх співробітників протягом тривалого часу. Щоб задовольнити й утримати співробітників, необхідно працювати. Існує безліч причин, через які люди звільняються: низька зарплата, погане управління, низька культура компанії та відсутність кар'єрного зростання.

Якщо у вас високий рівень плинності кадрів, ви поступаєтеся конкурентам висококласними фахівцями, що може поставити під загрозу вашу конкурентну перевагу. Залученість співробітників знижується. Бізнес-операції призупиняються. Ухвалення важливих бізнес-рішень відкладається через необхідність залучення додаткових співробітників.

3. Можливості

Інвестиції в HR-технології
Інвестиції в HR-технології можуть прискорити HR-операції за рахунок автоматизації та оптимізації повторюваних завдань, як-от добір кандидатів, прийом на роботу, нарахування заробітної плати, облік робочого часу, створення та ведення документації щодо співробітників. Автоматизація HR може заощадити час, звільнивши персонал для виконання більш важливих або складних HR-функцій. Вона також може зробити HR-процеси прозорішими, ефективнішими та послідовнішими.

HR-технології також використовують штучний інтелект, тому їх можна застосовувати і для більш складних функцій, наприклад VR/AR. Наприклад, ви можете використовувати VR для навчання співробітників роботі з новим обладнанням. Або під час прийому на роботу можна використовувати VR, щоб провести людей офісом і дати їм уявлення про робочий простір і культуру компанії.

Зміна кадрової політики
Зміна методів роботи призвела до появи нової кадрової політики, яка дозволяє співробітникам добре виконувати свою роботу. Технології, що постійно розвиваються, і "нова нормальність" призвели до появи нових способів максимізувати продуктивність працівників і підвищити їхню задоволеність.

Наприклад, багато технологічних компаній пропонують віддалений/гібридний режим роботи. Компанія Prodoscore, лідер у галузі програмного забезпечення для моніторингу співробітників, повідомила про 47-відсоткове збільшення продуктивності праці своїх віддалених співробітників. Для багатьох людей віддалена робота приваблива тим, що забезпечує баланс між роботою та особистим життям. У них з'являється більше часу на сім'ю, догляд за собою або хобі. Крім того, співробітники, які працюють удома, заощаджують у середньому 40 хвилин на день на проїзді та гроші, витрачені на купівлю обідів під час перерв у роботі.

4. Загрози

Жорсткий ринок праці
Якщо конкуренти наймають співробітників на конкретні посади, розгорається війна за таланти. Особливо на ринку праці, де вакансій багато, а талантів мало. Згідно зі звітом Korn Ferry, до 2030 року понад 85 мільйонів робочих місць можуть залишитися незаповненими через відсутність достатньої кількості кваліфікованих фахівців для їх заповнення. Якщо не вживати заходів, брак талантів може призвести до нереалізованих річних доходів у розмірі близько 8,5 трильйона доларів до 2030 року.

HR повинен розробити стратегії із залучення та утримання найкращих талантів. Пропозиція привабливих компенсаційних пакетів або гнучкого графіка роботи популярна серед ІТ-фахівців у галузі, яка постійно відчуває жорстку конкуренцію. В іншому разі ви ризикуєте втратити своїх співробітників, пішовши в інші організації, що пропонують вигідніші умови оплати або роботи.

Конфіденційність даних

Зі зростанням кількості компаній, що використовують хмарні обчислення для зберігання бізнес-даних, безпека HR-даних сьогодні важлива як ніколи.

HR-команда має бути впевнена в тому, що особисті дані співробітників - номер соціального страхування, банківська інформація - перебувають у безпеці. Інакше роботодавець зіткнеться з наслідками нездатності захистити дані співробітників: штрафами, судовими позовами і "підмоченою" репутацією.

HR-проекти можуть бути найрізноманітнішими: від розроблення процесів найму стажистів та учнів, проведення заходів зі згуртування колективу до реалізації програми залучення співробітників до співпраці.

Сильні сторони
- Які переваги реалізації цього HR-проєкту?
- Які переваги є у нашого відділу/організації, щоб зробити цей проєкт успішним?
- Що робить цей проєкт унікальним порівняно з іншими наявними проєктами в компанії або HR-проєктами інших організацій?

Слабкі сторони
- Які передбачувані слабкі сторони під час планування та реалізації цього проєкту?
- Які ресурси необхідні для реалізації цього проєкту, яких не має HR?
- Які потенційні внутрішні перешкоди (з боку інших відділів) під час реалізації цього проєкту?

Можливості
- Чи є у цього проєкту можливість допомогти іншим HR-процесам?
- Чи можна повторити цей проєкт в іншому HR-проєкті?
- Чи можна повторити цей проєкт в інших відділах?

Загрози
- Які зовнішні чинники можуть завадити цьому HR-проекту?
- Що роблять ваші конкуренти, які можуть завадити вашому HR-проекту?
- Чи існує законодавство або нормативні акти, які можуть вплинути на ваш HR-проект?

Ефективний SWOT-аналіз передбачає збір правильних даних та їхнє використання для ухвалення правильних рішень у сфері HR.

Ось поради щодо проведення SWOT-аналізу в HR:

1. Визначте ключові зацікавлені сторони: Співробітники, керівництво, галузь і суспільство - всі вони вносять свій внесок у визначення та аналіз факторів у кожній категорії (сильні та слабкі сторони, можливості та загрози), тому важливо заручитися підтримкою кожного сектора.
2. Заплануйте мозковий штурм із кожною зацікавленою стороною, щоб виявити сильні та слабкі сторони, які впливають на інші зацікавлені сторони та організацію загалом. Мозковий штурм відкриває нові перспективи і дає нові ідеї, які не можуть виникнути, якщо зустріч відбувається тільки в команді HR. Проведіть дослідження, щоб зібрати дані про можливості та загрози. Уникайте здогадок, за можливості підкріплюючи свої дослідження цифрами, графіками або фотографіями.
3. Оскільки SWOT-аналіз стане основою вашої HR-стратегії, необхідно встановити та виміряти важливі KPI, щоб підкріпити свої висновки. Як приклад KPI можна навести коефіцієнт плинності кадрів, час прийому на роботу тощо.
4. Створіть свій SWOT-аналіз. Перерахуйте всі фактори, отримані від зацікавлених сторін, і розташуйте їх у порядку важливості: від найважливіших до найменш важливих. Виділіть пріоритетні фактори, які принесуть бізнесу найбільший прибуток, що, відповідно, дасть вам змогу підтримати інші фактори.
5. Створіть плани дій, щоб визначити, які і якщо:
6. Ви можете використовувати свої сильні сторони для створення можливостей на ринку
7. Ви можете використовувати свої сильні сторони та можливості для усунення слабких сторін і загроз
8. Ви можете зменшити загрози стосовно слабких сторін.
9. Зберігайте список у місці, доступному для всіх зацікавлених сторін. Час від часу переглядайте його, щоб насамперед приділяти увагу пріоритетам. Оцінюйте, чи не змінилися обставини та ситуація навколо фактора, щоб відповідним чином скоригувати плани дій.

Приклад SWOT-аналізу HR

Ось приклад питань, які необхідно розглянути під час проведення SWOT-аналізу нестачі навичок у співробітників:

Сильні сторони
- Якими поточними навичками володіє компанія, які допомагають у досягненні бізнес-цілей?
- Які переваги придбання цих навичок?

Слабкі сторони
- Яких навичок не вистачає, що може перешкодити компанії досягти своїх цілей?
- Які галузі бізнесу наразі не справляються з поставленими завданнями?

Можливості
- Які інструменти та технології доступні для підвищення кваліфікації співробітників?
- Чи є в компанії кваліфіковані фахівці, які можуть бути наставниками для менш кваліфікованих? Чи застосовуються інші методи навчання для підвищення кваліфікації співробітників, наприклад, навчання на робочому місці?

Загрози
- Чи призведе відсутність навичок до того, що компанія втратить частку ринку або клієнтів?
- Чи замінить автоматизація наявні навички співробітників?

Ретельний аналіз сильних і слабких сторін, можливостей і загроз підготує HR-команду до створення ефективних стратегій.

👀 На курсі HR Стратегія (посилання для вивчення програми) ми допоможемо вам стати стратегічним партером для бізнесу.
Залишайте заявку за 👉🏻 посиланням, чекаємо вас на курсі 😊