Управління відносинами зі співробітниками

Міцні стосунки в організації сприяють створенню сприятливого клімату на робочому місці. Давайте розглянемо приклади стосунків зі співробітниками і те, що потрібно для того, щоб зробити це добре!

Що таке відносини зі співробітниками?
Простіше кажучи, відносини зі співробітниками (employee relations - ER) - це управління відносинами між роботодавцями та співробітниками. У центрі уваги перебувають як індивідуальні, так і колективні стосунки на робочому місці, водночас дедалі більшу увагу приділяють зв'язкам між менеджерами та членами їхньої команди.

Відносини зі співробітниками включають:

• Регулювання відносин між працівником і роботодавцем з метою формування взаємної поваги, довіри та вдячності.
• Формування сильної культури компанії та здорового робочого середовища.
• Захист інтересів співробітників, їхня підтримка, вирішення їхніх проблем і конфліктів.

Іншими словами, відносини зі співробітниками охоплюють договірні, практичні, а також фізичні та емоційні аспекти відносин між працівником і роботодавцем. Це найважливіший фактор, що впливає на загальну ефективність організації, оскільки правильне управління відносинами зі співробітниками призводить до підвищення їхнього добробуту і продуктивності.

Під відносинами зі співробітниками можна розуміти як програму або політику організації, так і команду людей, які підтримують відносини між роботодавцем і співробітником.

Як правило, управління відносинами зі співробітниками належать до функцій HR. Вона може входити в загальні обов'язки HR-фахівця, а може бути доручена менеджеру або команді, що займається питаннями відносин зі співробітниками.

Стосунки зі співробітниками та HR
Незважаючи на те, що відносини зі співробітниками та HR перетинаються, у них різні цілі:

HR - це ширший напрямок, який управляє всіма аспектами управління персоналом і робочим середовищем організації, включно з підбором персоналу, навчанням і розвитком, компенсаціями та пільгами, а також охороною здоров'я і безпекою.

Відносини зі співробітниками - це спеціалізована функція, яка враховує весь досвід співробітників, щоб підтримувати стосунки організації зі співробітниками та їхню взаємодію один з одним.

Як приклад різниці між цими двома напрямками розглянемо, як HR і ER підходять до концепції робочого середовища організації.

HR займатиметься логістикою та забезпеченням безпеки й оснащеності робочих місць. ER зосередиться на тому, наскільки співробітники залучені у свою роботу, розуміючи, як вони сприймають навколишнє середовище.

У чому різниця між виробничими відносинами та відносинами зі співробітниками?
Концепція виробничих відносин (industrial relations - IR) була вперше запропонована після промислової революції. Її метою було створення законів, що регулюють відносини на робочому місці, і забезпечення того, щоб ці закони покращували життя як працівників, так і роботодавців.

Наприклад, для працівників це включає підвищення заробітної плати, більшу увагу до здоров'я та безпеки на робочому місці, а також ініціативи з навчання та розвитку. Для роботодавця - закони про зайнятість, способи вирішення конфліктів на робочому місці та максимізація продуктивності.

Відносини з працівниками (ER) - це новий термін, який дедалі частіше витісняє виробничі відносини, оскільки він наголошує на важливості стосунків між роботодавцем і працівником і на тому, як одне безпосередньо впливає на інше. Наприклад, якщо IR може шукати способи, за допомогою яких компанії можуть підвищити продуктивність своїх працівників, то ER запитує, як ми можемо підвищити загальну продуктивність організації завдяки підвищенню залученості та мотивації співробітників.

Люди - це найбільший актив будь-якої організації, тому вивчення стосунків між працівниками та роботодавцями набагато важливіше, ніж їхнє регулювання, саме тому стосунки з працівниками є переважною концепцією в сучасному бізнес-середовищі.

Коли організації поважають права співробітників і виправдовують їхні очікування, питання взаємин із працівниками з меншою ймовірністю переростають у проблеми. Щоб зробити ER пріоритетним напрямком, необхідно включити його в усі види діяльності та життєвий цикл співробітника.

Нижче наведено приклади різних типів відносин зі співробітниками:

Прийняття співробітників на роботу
Знайомство нового співробітника з роботою і компанією - це той момент, коли стосунки між роботодавцем і співробітником можуть початися від самого початку. Ретельно продумана програма входження на посаду створює позитивне перше враження і гарантує, що співробітники будуть прийняті, поінформовані та готові до роботи.

Врегулювання конфліктів на робочому місці
Конфлікти на робочому місці - одна з найпоширеніших проблем у відносинах зі співробітниками. У середньому менеджери витрачають понад 4 години на тиждень на вирішення конфліктів, але майже кожен четвертий співробітник вважає, що його менеджери погано справляються з конфліктами.

Напруженість і розбіжності викликають невдоволення на робочому місці. Наявність формальних процедур і професіоналів ER, які керуватимуть процесом, може запобігти ескалації конфлікту і розпалюванню негативу.

Крім того, серйозне ставлення до проблем і скарг співробітників, розслідування звинувачень у неправомірній поведінці або домаганнях демонструє, що роботодавець прагне зберегти здорове робоче середовище для всіх.

"Конфлікти між працівником і роботодавцем більше не вважаються нормою", - зазначає Анжела Мангрум з агентства з підбору персоналу на виробництві та фірми з пошуку керівників Mangrum Career Solutions. "Натомість від керівництва та персоналу очікується активна побудова позитивних робочих стосунків навколо спільних цілей".

Відсутність на робочому місці (Absenteeism)
Незапланована відсутність порушує робочий процес, коли завдання не виконуються, і іншим доводиться підміняти співробітників. Надмірні прогули можуть виникати, коли співробітники відчувають, що їх не цінують, що вони вигоріли, що у них проблеми зі здоров'ям або особистими справами.

Підхід ER дає змогу з'ясувати причини абсентеїзму і знайти способи їх усунення за допомогою підтримки співробітників або реструктуризації робочих процедур.

Непідпорядкування
Лідери повинні вміти керувати своїми командами і роботою, яку вони виконують. Коли співробітники демонструють відсутність поваги або відмовляються слідувати вказівкам авторитетної особи, це підриває здатність лідера керувати.

Непокора призводить до конфліктів у колективі, коли люди відчувають напругу або обирають одну зі сторін. ER допомагає запобігти таким ситуаціям, встановлюючи очікування від поведінки, проводячи тренінги зі спілкування для керівників, створюючи систему розв'язання конфліктів, а також розвиваючи культуру командної роботи, вміння слухати та взаємоповаги.

Неправомірна поведінка співробітника
Коли поведінка співробітника шкодить робочому середовищу, з нею необхідно боротися. Це стосується як дрібних порушень, таких як постійні запізнення на роботу або наради, так і серйозних проступків, наприклад домагань.

Ефективні відносини зі співробітниками задають тон у тому, що така поведінка не буде терпимою, з чіткою політикою, конфіденційним способом повідомлення про неї, а також процедурами розслідування і припинення.

Благополуччя співробітників
Наочний спосіб надати цінність відносинам між працівником і роботодавцем - інвестувати в добробут співробітників. Програми допомоги співробітникам, гнучкий графік роботи, оплачувані дні психічного здоров'я, абонементи до спортзалу та інші подібні ініціативи демонструють, що здоров'я і щастя співробітників важливі для організації.

Заохочення міцних зв'язків між співробітниками також сприяє їхньому благополуччю, оскільки вони можуть спілкуватися, щоб зняти стрес, і розраховувати один на одного в плані емоційної підтримки.

Здоров'я та безпека на робочому місці
Забезпечення фізичної та психологічної безпеки ваших співробітників має вирішальне значення для успіху будь-якої організації. Пріоритет охорони здоров'я та безпеки охоплює впровадження галузевих стандартів безпеки, а також створення сприятливого і вільного від стресу робочого середовища.

Крім того, інформування співробітників про правила безпеки та запобіжні заходи зміцнює атмосферу поваги і турботи, створюючи основу довіри між роботодавцем і співробітниками.

Трудові та виробничі відносини
Взаємовідносини між роботодавцями та профспілками є наріжним каменем відносин між співробітниками. Ці відносини будуються на переговорах, колективних переговорах і розв'язанні суперечок - у прагненні до справедливого поводження і поліпшення умов праці.

Щоб уникнути непорозумінь, необхідно підтримувати відкриті канали зв'язку між роботодавцями та профспілками.

Конструктивний діалог і прозорість зміцнюють трудові відносини, що, своєю чергою, сприяє створенню гармонійного робочого середовища.

Звісно, ці приклади навіть не вичерпують усього різноманіття питань, з якими доводиться стикатися компаніям у сфері ER. Однак вони показують, що кожне питання стосується або договірних, емоційних, фізичних або практичних аспектів відносин між працівником і роботодавцем, або кількох із цих аспектів одночасно.

Оскільки співробітники - це двигун будь-якої організації, ви хочете бути впевненими, що відносини між співробітниками та роботодавцем, а також між співробітниками підтримуються на належному рівні.

Ефективне управління відносинами зі співробітниками дає такі переваги:

• Ефективне спілкування на робочому місці - Зміцнення відносин між роботодавцями та працівниками сприяє відкритому спілкуванню в організації як на широкому, так і на особистому рівні. Це дає змогу співробітникам краще зрозуміти очікування, цілі та завдання, а також те, як їхній внесок змінює ситуацію.
• Менше конфліктів на робочому місці - міцніші стосунки між керівництвом і колективом створюють атмосферу, що сприяє діалогу та чесним розмовам, які можуть вирішити проблеми до того, як вони переростуть у суперечки. Якщо суперечки все ж виникають, наявність платформи для їхнього вирішення гарантує, що співробітники будуть почуті, і робить вирішення конфліктів швидким та ефективним.
• Підвищення морального духу і лояльності співробітників - ставлення до співробітників як до партнерів у відносинах свідчить про їхню повагу і вдячність. Коли співробітники відчувають позитивний зв'язок зі своїм роботодавцем, вони отримують можливість бути задоволеними і продуктивними на своїй роботі. Робоче середовище з високим моральним духом дає змогу людям бути задоволеними та відданими своєму роботодавцю.
• Краща репутація роботодавця - співробітники, які відчувають, що їх цінують на роботі, будуть високо відгукуватися про свого роботодавця перед іншими. Компанії з хорошими відносинами зі співробітниками часто мають кращу репутацію серед потенційних співробітників, клієнтів, інвесторів та інших зацікавлених сторін. Це може призвести до розширення ділових можливостей організації.
• Зниження плинності кадрів - співробітники, які мають хороші стосунки з роботодавцем, схильні більше уваги приділяти позитивним аспектам своєї роботи, що робить їх менш неспокійними і схильними до пошуку інших можливостей. Це дає змогу організації довше утримувати цінних, продуктивних співробітників і знижувати плинність кадрів.
• Підвищення ефективності роботи організації - підтримання задоволеності та мотивації співробітників є найважливішим фактором загальної ефективності роботи організації. Коли співробітники відчувають зв'язок зі своїм роботодавцем і досягають успіху у своїй ролі, вони стають продуктивнішими і натхненними, щоб зробити свій внесок у довгостроковий успіх бізнесу.

Аналіз результатів дослідження Fortune 100 Best Companies to Work For® 2023 показує, що дохід на одного співробітника в компаніях, що потрапили до цього списку, збільшився на 7 %.

Кожна організація повинна мати стратегію управління відносинами зі співробітниками, в основі якої лежить принцип, що співробітники є цінними учасниками місії компанії.

Давайте розглянемо способи оптимізації відносин зі співробітниками:

1. Зрозуміти психологічний контракт
В основі відносин між працівником і роботодавцем лежить соціальний і психологічний контракт. Цей договір складається з уявлень про взаємні зобов'язання двох сторін. Занадто часто співробітники вважають, що їхня організація не змогла належним чином виконати цей контракт.

Було встановлено, що такі уявлення, незалежно від того, вірні вони чи ні, знижують рівень довіри співробітників:

• Довіра
• Задоволеність роботою
• Намір залишитися в організації
• Почуття відповідальності
• Ефективність роботи в рамках і за рамками ролі.

Оскільки таке сприйняття порушення психологічного контракту може стати катастрофою для відносин зі співробітниками, важливо зрозуміти, коли воно виникає.

Згідно з дослідженням, проведеним Моррісоном і Робінсоном, двома основними причинами сприйманих порушень психологічного контракту є відмова від виконання зобов'язань і невідповідність.

Відмова - це коли представник організації визнає наявність зобов'язання, але свідомо не виконує його. Наприклад, коли рекрутер дає чітку обіцянку новому співробітнику, що його підвищать на посаді протягом трьох років, а потім не виконує цю обіцянку.

З іншого боку, невідповідність - це коли співробітник і організаційний агент (агенти) по-різному розуміють, чи існує це зобов'язання або яка його природа. Прикладом може слугувати ситуація, коли рекрутер невизначено говорить, що люди зазвичай швидко отримують підвищення, часто протягом трьох років, а новий співробітник інтерпретує це як обіцянку.

2. Забезпечте чесне спілкування
Як ми вже згадували, чесна і своєчасна комунікація - основа відносин зі співробітниками. Воно завжди має бути прямим, донесеним до співробітників і враховувати їхній вплив.

Керівники повинні ділитися з колективами новинами про організацію, якнайшвидше повідомляти їм про звільнення співробітників і створювати атмосферу, в якій ніхто не боїться висловлювати свою думку або ставити запитання.

Ефективна комунікація на робочому місці є двосторонньою, і надання співробітникам можливості поділитися своєю думкою має велике значення для управління відносинами з працівниками.

"Голос співробітників і розширення їхніх прав і можливостей набувають дедалі більшого значення, оскільки співробітники хочуть мати право голосу під час ухвалення рішень і очікують, що їхні відгуки сприйматимуться серйозно", - зазначає Анжела Худ, засновниця і генеральна директорка платформи для залучення талантів ThisWay Global.

"Створення прозорих і відкритих каналів комунікації, як-от пульс-опитування та системи зворотного зв'язку, може допомогти компаніям розв'язати проблеми співробітників і зміцнити довіру".

3. Просувайте бачення компанії
Часто розповідайте про місію і бачення організації та пояснюйте, як усе, що роблять співробітники, пов'язано з ними.

"Вкрай важливо чітко інформувати співробітників про цілі, цінності, плани і завдання організації. Співробітників, особливо освічених, а також представників покоління Z, дуже хвилюють цінності керівництва компанії та їхня відповідність цим цінностям. Вони очікують на прозорість і на те, що їх попросять зробити свій внесок, щоб змінити ситуацію", - каже Дайан Гайескі, лідерка в галузі комунікації та навчання на робочому місці з коледжу Ітака.

Коли всі розуміють, чого намагається досягти компанія і що вона собою являє, вони відчують мотивацію і підтримуватимуть місію. Люди відчують себе частиною чогось більшого і відіграватимуть активну роль у досягненні спільної мети.

4. Довіряйте людям
Не займайтеся мікроменеджментом співробітників. Вони хочуть мати можливість керувати своєю роботою та ухвалювати рішення.

Дослідження, проведене Полом Дж. Заком з Центру нейроекономічних досліджень, показало, що створення культури довіри впливає на ставлення співробітників до свого роботодавця. Співробітники компаній з високим рівнем довіри порівняно зі співробітниками компаній з низьким рівнем довіри на 60 % більше люблять свою роботу, на 70 % більше пов'язані з цілями компанії та на 66 % ближчі до своїх колег.

Переконавшись, що люди знають, що їм потрібно робити, що від них очікується і яка підтримка їм доступна, довіртеся їм і дозвольте їм бути. Навчіть керівників чітко формулювати очікування і дотримуватися балансу, коли вони пропонують рекомендації та зворотний зв'язок.

5. Поліпшення визнання і подяки
На думку опитаних співробітників, визнання - найважливіший фактор, що сприяє відмінній роботі. Ознайомився із зусиллями співробітників і показав, що вони вам небайдужі, - це ключ до побудови міцних стосунків зі співробітниками в рамках управління ефективністю.

Один зі способів зробити це - впровадити публічну похвалу на своєму робочому місці:

• Заохочуйте регулярні загальнокомандні збори в організації. Ці неформальні моменти, на яких можна висловити вдячність за добре виконану роботу і відзначити досягнуті цілі, покажуть членам команди, як їх цінують.
• Проводьте загальнокорпоративні збори, щоб відзначити досягнення всіх відділів. Такі заходи налаштовують усіх на те, що їхній внесок - це частина загальної картини і робота над досягненням спільної мети.
• Створюйте можливості для того, щоб колеги хвалили одне одного. Наприклад, попросіть людей розповісти про дрібниці, які вплинули на їхню роботу протягом тижня, у форматі "оплески колегам". Їх можна озвучувати на швидких святах щотижня.

6. Інвестуйте у своїх співробітників
Один із найефективніших методів роботи зі співробітниками - це надання ресурсів, які приносять людям особисту користь. Такі можливості, як навчання і розвиток (L&D), програми наставництва або коучингу серед колег або програма оздоровлення співробітників, показують співробітникам, що компанія дбає про їхнє індивідуальне зростання і благополуччя.

Пропонуйте співробітникам час, щоб вони могли займатися своїм розвитком і піклуватися про себе. Надання їм певної свободи в розпорядженні своїми днями і робочим навантаженням дасть змогу їм поєднувати навчання і догляд за собою.

7. Зміцнення DEIB
Міцні відносини зі співробітниками означають відсутність преференцій для певних груп. Пріоритет різноманітності, рівноправності, інклюзивності та приналежності (DEIB) і надання рівних можливостей для кар'єрного зростання дасть змогу вам створити шанобливе та сприятливе середовище, що справді дасть змогу кожному брати участь, процвітати та бути почутим.

8. Розгляньте правові аспекти відносин зі співробітниками
Усі етапи трудових відносин пов'язані з юридичними аспектами, такими як закони та нормативні акти, що стосуються:

• заробітної плати та понаднормових
• іскримінації
• безпеки на робочому місці
• незаконного звільнення

Роботодавці повинні розуміти і дотримуватися цих норм, а також стежити за тим, щоб співробітники знали і отримували належні їм права і пільги.

9. Моніторинг відносин зі співробітниками
Вимірювання впливу ваших зусиль з налагодження відносин зі співробітниками показує сильні та слабкі сторони. Проводячи опитування, відстежуючи дані, збираючи й аналізуючи відгуки, ви зможете виявити сфери, що потребують поліпшення, і спланувати, як їх вирішити.

До числа показників, які слід брати до уваги під час оцінювання відносин зі співробітниками, належать:

• Показники залученості співробітників
• Рівень абсентеїзму
• Рівень плинності кадрів
• Рівень утримання найкращих співробітників
• Індекс різноманітності та залученості
• Показники задоволеності співробітників
• Кількість скарг і час реагування
• Відсоток позитивних/негативних коментарів на внутрішніх і зовнішніх сайтах.

Використання технологій також допомагає відстежувати стан відносин зі співробітниками у вашій організації. Наприклад, 91 % компаній використовують інструмент, за допомогою якого співробітники можуть анонімно повідомляти про проблеми або побоювання.

10. Мати політику відносин зі співробітниками
Передбачення і наявність плану з вирішення проблем, пов'язаних зі стосунками зі співробітниками, закладає основу для зусиль організації щодо запобігання конфліктам. Політика, що сприяє справедливості і благополуччю, допомагає запобігати і вирішувати конфлікти, створюючи позитивну взаємодію на робочому місці.

Політика відносин зі співробітниками унікальна для кожної компанії, але є кілька загальних елементів, які можна взяти за основу, зокрема:

• Вступна частина про компанію та цілі політики відносин зі співробітниками.
• Керівні принципи компанії (основні цінності, формулювання місії), на яких будуються відносини зі співробітниками.
• Розділ про дотримання правових норм.
• Розділ про колективні переговори/промислові відносини.
• Політика і процедури, що стосуються проступків і дисциплінарних заходів.

Існує безліч способів розв'язання проблем, пов'язаних зі стосунками зі співробітниками. Ось кілька найкращих практик, які можна впровадити у вашій організації:

• Звертайтеся за зворотним зв'язком: Практика активного слухання шляхом регулярного запиту індивідуальних і колективних відгуків від співробітників допомагає їм відчути, що їхня думка має значення, і дає вам цінну інформацію про те, як поліпшити стосунки зі співробітниками.
• Переконайтеся, що співробітники розуміють політику компанії: Співробітники повинні мати доступ до всіх політичних документів і розуміти їх, щоб уникнути плутанини.
• Будьте прозорі: Підтримуйте відкриту лінію комунікації, коли йдеться про політику та організаційні зміни, і відповідайте на запитання співробітників якомога чесніше. Це зміцнює довіру і допомагає співробітникам почуватися комфортно, порушуючи й обговорюючи проблеми.
• Застосовуйте стратегії розв'язання конфліктів: Під час конфлікту такі стратегії, як постановка і розв'язання питань якомога раніше, відкрита розмова, прояв співчуття, компроміс і співпраця для досягнення рішення, що задовольняє потреби кожного, допомагають підтримувати позитивні стосунки між працівниками, а також між працівниками і керівництвом.
• Реагуйте оперативно: Коли виникають проблеми у відносинах зі співробітниками, не забудьте вжити своєчасних заходів і вирішити їх, щоб продемонструвати, що ви вживаєте заходів.
• Дотримуйтесь своїх процесів: Політика і процеси компанії існують для того, щоб кожна людина, яка бере участь в управлінні відносинами зі співробітниками, мала відповідні інструменти і керівництво для виконання своїх завдань. Дотримуйтесь процесів у всіх випадках, щоб гарантувати, що кожне питання буде вирішене професійно, а до кожного співробітника і проблеми буде забезпечено рівне ставлення.

Роль менеджера по роботі з персоналом
Роль менеджера по роботі зі співробітниками робить вирішальний внесок у роботу організацій у будь-якій галузі. Менеджери з роботи з персоналом або входять до складу HR, або працюють у складі спеціальної групи зі зв'язків з персоналом у великих компаніях.

До їхніх обов'язків входить аудит або співпраця в багатьох галузях HR, включно з такими:

• Політика і процедури працевлаштування.
• Дотримання правових і нормативних вимог.
• Врегулювання скарг і конфліктів.
• Розслідування на робочому місці.
• Залученість/задоволеність співробітників.
• Рекрутинг, прийом на роботу, інтерв'ю при звільненні.
• Безпечні та здорові умови праці.
• Політика компенсацій і пільг.
• Спілкування і переговори зі співробітниками та трудові відносини.
• Програми заохочення та винагороди.
• Стратегії та програми оздоровлення і балансу між роботою та особистим життям.

Основні навички та кваліфікація, необхідні для виконання ролі ER-менеджера, включають:

• Активне слухання і навички міжособистісного спілкування для інтерпретації ставлення і почуттів.
• Досвід вирішення конфліктів.
• Знання трудового законодавства.
• Здатність вести переговори і вирішувати проблеми.
• Досвід роботи з програмним забезпеченням для HR та аналізу даних.
• Досвід розробки та реалізації програм.
• Прагнення до поліпшення робочого середовища і благополуччя співробітників.