Поліпшення HR-процесів: поради щодо оптимізації

Поліпшення HR-процесів дає довгострокові переваги для бізнесу та персоналу - наприклад, використання надійної стратегії штучного інтелекту для поліпшення HR-процесів може підвищити продуктивність персоналу на 30 %. То як же найкраще оптимізувати HR-процеси вашої компанії?

Улучшение HR-процессов дает долгосрочные преимущества для бизнеса и персонала - например, использование надежной стратегии искусственного интеллекта для улучшения HR-процессов может повысить производительность персонала на 30 %. Так как же лучше всего оптимизировать HR-процессы вашей компании?

Удосконалення HR-процесів не тільки підвищує ефективність, а й сприяє формуванню позитивної робочої культури, що в кінцевому підсумку призводить до економії коштів і підвищення рівня відповідності нормативним вимогам. Ось як вдосконалення HR-процесів може принести користь і співробітникам, і компанії:

Підвищення задоволеності співробітників і ефективності організації

Ефективні HR-процеси можуть підвищити задоволеність співробітників, спростивши комунікацію і зробивши HR-служби доступними та оперативними. Наприклад, компанія може впровадити цифрову систему адаптації, яка дасть змогу новим співробітникам заповнити документи, ознайомитися з політикою компанії та отримати доступ до навчальних модулів у режимі онлайн до початку роботи.

Після цього вони можуть зосередитися на взаємодії з колективом і ознайомленні з роботою в перший же день, а не витрачати час на виконання адміністративних завдань. Це скорочує час, що витрачається на підвищення продуктивності праці, забезпечує плавний перехід для нових співробітників і підвищує загальну ефективність організації.

Поліпшення узгодженості між прийняттям кадрових рішень і бізнес-цілями

Коли ви оптимізуєте такі HR-процеси, як залучення талантів, управління ефективністю роботи та планування спадкоємності, ваша команда зможе ухвалювати обґрунтовані рішення на основі даних у реальному часі про результати роботи працівників, прогалини в навичках і майбутні потреби. Це дасть вам змогу виявляти і розвивати потрібні таланти для підтримки стратегічних бізнес-цілей.

Крім того, вдосконалені HR-процеси можуть поліпшити співпрацю між HR і керівництвом, надаючи чіткі та дієві метрики про тенденції розвитку персоналу, продуктивність і розвиток співробітників. Ви зможете оперативніше реагувати на потреби бізнесу, коригувати плани відповідно до мінливих пріоритетів та інтегрувати стратегії управління персоналом у ширші бізнес-цілі.

Більша економія коштів і дотримання вимог

Удосконалення HR-процесів дає змогу звести до мінімуму кількість помилок та адміністративної роботи, що веде до значної економії коштів. Наприклад, автоматизація HR-систем і процесів для виконання більш рутинних завдань дозволяє скоротити час реагування HR на запити співробітників. Це дає HR більше часу, щоб зосередитися на стратегічній діяльності та взаємодії з керівництвом і співробітниками.

З погляду відповідності нормативним вимогам, вдосконалення HR-процесів може знизити ризики і допомогти організації уникнути дорогих штрафів, забезпечивши відповідність нормативним вимогам. Наприклад, компанія може впровадити автоматизовану систему розрахунку заробітної плати, яка відстежує години роботи співробітників, податкові відрахування та внески на пільги.

Така система допоможе стандартизувати процеси нарахування заробітної плати та використовувати вбудовані перевірки на відповідність нормативним вимогам, щоб організація автоматично дотримувалася всіх відповідних законів і правил. Це мінімізує ризик людської помилки та забезпечує своєчасну й точну звітність перед регулювальними органами, даючи змогу компанії повністю відповідати вимогам.

Опір змінам

Страх перед невідомим, загальний скептицизм і знайомство з поточними HR-процесами можуть викликати опір змінам як у працівників, так і у керівництва. Отримання зворотного зв'язку від цих груп людей і активне вирішення їхніх проблем може допомогти пом'якшити цей опір.

Ви можете розробити план комунікації та навчання, щоб просвітити й ознайомити всіх з очікуваними змінами. Обов'язково підкріпіть це чітко сформульованою метою і стратегією, щоб не витрачати час і ресурси даремно.

Нові технології та безпека даних

Інтеграція нових технологій з наявними системами управління персоналом (або повна заміна наявних систем) може бути дорогою, складною і трудомісткою. Застарілі системи можуть бути несумісні з сучасним програмним забезпеченням, що призведе до міграції даних, інтеграції та проблем безпеки в рамках нового HR-процесу.

Щоб уникнути потенційних збоїв у роботі, під час оцінки нових технологій, які необхідно впровадити, проведіть ретельний аналіз за участю ключових зацікавлених сторін. Витративши більше часу на попередній аналіз, ви зможете уникнути небажаних сюрпризів надалі.

Відповідність нормативним вимогам і юридичні аспекти

Дотримання вимог законодавства та правові аспекти додають ще один рівень складності в удосконалення HR-процесів. Наприклад, автоматизуючи HR-функції, ці зміни мають відповідати таким законам, як Загальний регламент щодо захисту даних (GDPR) або Закон про справедливі трудові стандарти (FLSA). Недотримання цих вимог може призвести до дорогих штрафів, судових розглядів або підриву репутації.

Щоб знизити ці ризики, ви можете залучати експертів з правових питань до обговорення питань вдосконалення процесів на ранніх етапах. Ви також можете використовувати інструменти управління відповідністю, проводити регулярні аудити для контролю процесів і забезпечувати відповідне навчання співробітників HR.

Обмежені ресурси

Впровадження нових систем і процесів вимагає значних інвестицій часу, грошей і персоналу. Тому обмежений бюджет, обмежений штат і неадекватні технологічні інструменти можуть перешкоджати вдосконаленню HR-процесів.

Як частина HR-команди вашої компанії, ви можете допомогти впоратися з обмеженістю ресурсів, зосередившись на галузях із високим ступенем впливу, визначивши пріоритетність терміновіших поліпшень і встановивши реалістичні терміни їхнього впровадження. Наприклад, зосередження уваги на таких критично важливих функціях, як підбір персоналу, прийом на роботу або управління ефективністю роботи, допоможе вам націлитися на поліпшення, які принесуть найбільшу користь.

Впровадження або вдосконалення HR-процесів потребує часу та зусиль, але чітка, добре опрацьована структура значно полегшує максимізацію та оптимізацію HR-процесів і робочих процесів. Вона забезпечує повторюваність процесів, встановлює стандарти їхнього виконання, забезпечує послідовність дій і структурований спосіб виявлення можливостей для поліпшення та підвищення ефективності».

Ось кілька практичних порад, які ви можете використовувати для поліпшення HR-процесів у вашій організації:

Порада 1: Автоматизуйте рутинні завдання

Автоматизація повторюваних, виснажливих і об'ємних завдань HR може дати HR більше часу, щоб зосередитися на стратегічних проєктах та ініціативах. До числа завдань, які можна легко автоматизувати, належать обробка платіжних відомостей, введення даних, управління відпустками, зміна статусу співробітника, адміністрування пільг і формування звітів.

Ви можете допомогти почати успішний перехід до більш автоматизованого середовища, виявивши завдання, що повторюються, видаливши непотрібні функції та зосередившись на найважливіших завданнях. Ви також відіграєте роль у виборі правильного програмного забезпечення, інтеграції з іншими системами, навчанні та впровадженні, а також у розробці показників окупності інвестицій.

Порада 2: Стандартизуйте кадрові політики та процедури

Проаналізуйте наявні кадрові політики з урахуванням мінливих тенденцій, нормативних актів і потреб бізнесу. Водночас під час перегляду, розроблення або оновлення кадрових політик і відповідних процедур пріоритет віддавайте стандартизації. Це демонструє та підтримує прагнення компанії до послідовності та справедливості в усій організації.

Розробка чітких, задокументованих процесів для ключових HR-функцій, таких як підбір персоналу, прийом на роботу та оцінка результатів роботи, зменшує двозначність і підтримує однаковість у компанії. Це також сприяє дотриманню вимог та ініціативам з навчання. Для підтримання актуальності необхідно регулярно, кожні шість-дванадцять місяців, проводити перегляд політики.

Порада 3: Впроваджуйте можливості самообслуговування співробітників

Впровадження опцій самообслуговування співробітників може оптимізувати деякі HR-операції і дозволити співробітникам самостійно управляти деякими своїми HR-потребами на єдиній централізованій платформі. Для цього можна надати доступ до онлайн-порталів для таких дій, як оновлення особистої інформації, запит на відгули, перегляд зарплат та інформації про пільги.

Процеси самообслуговування можуть полегшити адміністративний тягар і дозволити співробітникам отримувати доступ до необхідних їм даних у будь-який час. Ви навіть можете запропонувати кілька варіантів доступу, наприклад, через настільний комп'ютер або мобільний пристрій.

Порада 4: Використовуйте аналітику даних

Дані та показники можуть дати цінну інформацію про процеси та результати роботи HR, тому інвестиції в інструменти аналізу даних мають вирішальне значення для поліпшення HR-процесів.

Наприклад, аналітика може дати вам уявлення про плинність кадрів, ефективність роботи співробітників або вузькі місця в підборі персоналу. Потім ви можете проаналізувати ці дані, щоб виявити основні причини таких проблем, як висока плинність кадрів або повільний процес найму, і запланувати цілеспрямовані поліпшення.

Ухвалення рішень на основі даних дає змогу оптимізувати робочі процеси (наприклад, стратегії найму або індивідуальні плани розвитку співробітників), а прогнозна аналітика допоможе вам передбачити майбутні потреби в персоналі та вирішити потенційні проблеми.

Наприклад, аналіз історичних даних про продуктивність і залученість співробітників може допомогти вам передбачити, хто з них ризикує піти, і заздалегідь реалізувати стратегії утримання. Такий перспективний підхід дає змогу узгоджувати стратегії HR з бізнес-цілями, роблячи вдосконалення HR-процесів більш стратегічним і ефективним.

Порада 5: Забезпечте постійне підвищення кваліфікації персоналу

Регулярне, постійне навчання має вирішальне значення для підтримання HR у курсі найкращих практик, потреб бізнесу, що розвиваються, нових технологій і мінливих нормативних актів. Навчання може бути формальним або неформальним і включати в себе курси, вебінари, самостійне навчання або навчання на робочому місці.

Компанії, що пропонують можливості постійного навчання, допомагають підвищити кваліфікацію HR-фахівців і залишатися в курсі подій або навіть випереджати їх. Це допомагає підвищити ефективність HR-процесів і надання послуг, що в кінцевому підсумку йде на користь усьому персоналу і підсумковим показникам організації.

Порада 6: Підтримуйте ефективні канали зв'язку

Розробка чітких і своєчасних комунікаційних стратегій і каналів допомагає HR-процесам протікати гладко. Таким чином, ви зможете інформувати і залучати співробітників до роботи. Канали комунікації можуть охоплювати спілкування на вебсайті, електронну пошту і текстові повідомлення, відеозв'язок та особисті зустрічі.

Під час вибору оптимального способу комунікації враховуйте тип інформації, яку необхідно донести до решти співробітників компанії. Наприклад, початкове повідомлення про скорочення штату має бути більш персоналізованим і делікатним, наприклад, під час особистого спілкування або індивідуальної взаємодії.

Порада 7: Проводьте регулярні аудити та перевірки процесів

Обов'язково проводьте регулярні аудити HR-процесів, щоб виявити неефективність і сфери, які потребують поліпшення. Це дасть вам змогу оцінити будь-які проблеми, запропонувати зміни та своєчасно внести корективи, щоб постійно вдосконалювати HR-процеси.

Для цього розробіть графік проведення аудиту і, за необхідності, залучайте до нього ключових зацікавлених осіб. Крім того, сумлінно документуйте всі поліпшення та нові процеси, як з метою ведення обліку, так і для використання в майбутньому.

Порада 8: Забезпечте зворотний зв'язок і задоволеність менеджерів

Забезпечення зворотного зв'язку та задоволеності менеджерів має вирішальне значення для вдосконалення HR-процесів, оскільки менеджери беруть безпосередню участь у реалізації HR-політики та взаємодіють зі співробітниками. Їхня думка дає змогу зрозуміти, як HR-процеси впливають на продуктивність, динаміку колективу та загальні бізнес-результати.

Менеджери, задоволені HR-процесами, краще підготовлені для підтримки своїх команд. Відгуки лінійних менеджерів про їхній досвід роботи з HR-процесами дуже корисні. Наприклад, їхній досвід роботи з процесом управління ефективністю, процесом найму тощо, оскільки учасники часто можуть виявити больові точки та неефективність, яку HR може випустити з уваги.

Порада 9: Заохочуйте зворотний зв'язок зі співробітниками

Як правило, культура, що заохочує зворотний зв'язок, сприяє відкритому спілкуванню і постійному вдосконаленню. Заохочення зворотного зв'язку зі співробітниками з питань вдосконалення HR-процесів не тільки допомагає виявити проблеми і можливості з їхнього погляду, а й дає їм відчуття, що їх чують і цінують.

Ви можете збирати такі відгуки за допомогою опитувань, які можна зробити анонімними, щоб заохочувати більш чесні відповіді. Додаткові механізми зворотного зв'язку включають в себе скриньки для пропозицій і фокус-групи.

На додаток до порад, наведених вище, ось кілька найкращих практик, які дають змогу оптимізувати вдосконалення HR-процесів у вашій організації:

• Залучайте зацікавлені сторони на кожному етапі: Залучення зацікавлених сторін на всіх етапах процесу вдосконалення HR-процесів допомагає тримати відповідні сторони в курсі подій і задовольняти інтереси всіх учасників.
• Використовуйте поетапний підхід: Впроваджуйте зміни поступово (тобто поетапно), щоб за потреби внести корективи та звести до мінімуму перебої в роботі та робочих процесах.
• Віддавайте перевагу процесам з високим ступенем впливу: Зосередьтеся на поліпшенні HR-процесів, які чинять найбільш значний вплив, оскільки це може призвести до істотного підвищення ефективності, задоволеності співробітників і загальної ефективності організації.
• Постійно контролюйте і вимірюйте: Регулярно оцінюйте ефективність нових процесів, щоб переконатися, що вони приносять бажані результати, і за необхідності вносьте корективи.
• Слідкуйте за тенденціями в галузі управління персоналом: Слідкуйте за останніми тенденціями і технологіями в галузі управління персоналом, щоб процеси вашої компанії відповідали найкращим практикам у галузі.
• Проводьте тести на невеликих групах: Перш ніж впроваджувати будь-які зміни, протестуйте нові або оновлені процеси на «пілотних» групах. Це допоможе виявити будь-які несподівані проблеми або «червоні прапорці» в процесі до його впровадження.
• Чітко і регулярно інформуйте: Переконайтеся, що всі зміни та оновлення чітко доводяться до відома всіх зацікавлених сторін, щоб зміцнити довіру, уникнути плутанини і звести до мінімуму опір.
• Забезпечте адекватне навчання і підтримку: Пропонуйте комплексне навчання і підтримку, щоб допомогти співробітникам адаптуватися до нових процесів і технологій.
• Підтримуйте культуру безперервного вдосконалення: Заохочуйте прагнення до постійного вдосконалення, де цінується зворотний зв'язок і заохочуються інновації.