План роботи із залученістю: як розробити і що до нього включити

Організації часто вкладають час і гроші в плани залучення співробітників, не розуміючи їхніх стратегічних наслідків. Наприклад, проводити модні заходи із залучення співробітників, не знаючи, чи будуть ці заходи справді резонувати з працівниками. Благі наміри самі по собі не сприяють залученню, вам потрібен чіткий, дієвий план, щоб справити реальний вплив.

План включає виявлення ключових чинників залученості співробітників, виявлення больових точок співробітників і створення цільових ініціатив для їхнього усунення. Це можуть бути швидкі та прості поліпшення залученості співробітників або довгострокові програми.

Незважаючи на те, що залученості співробітників приділяється дедалі більше уваги, багато працівників, як і раніше, не залучені до неї. Це може бути викликано різними причинами, зокрема недостатньою повагою з боку начальства, поганим спілкуванням у компанії та відсутністю узгодженості з місією компанії. Згідно з опитуванням Gallup, залученість співробітників впала до десятирічного мінімуму. Тільки 31% співробітників у США заявили, що вони залучені в роботу.

Оскільки залученість співробітників сприяє довгостроковому утриманню співробітників, підвищенню рівня продуктивності та ефективності роботи, очевидно, що керівники компаній повинні почати розглядати залученість співробітників як стратегічну бізнес-мету. План дій із залучення співробітників демонструє прагнення роботодавця бути організацією, в якій співробітники можуть процвітати.

План залучення співробітників має бути структурований, щоб справляти реальний вплив. Чітка структура допомагає зосередити зусилля, узгодити зацікавлені сторони та перетворити ідеї на дії, які дійсно важливі для співробітників.

Ось огляд ключових розділів ефективного плану залучення співробітників:

Це питання(я), яке буде вирішено в плані. Наприклад, «Результати опитування показують, що співробітники не мають чіткого уявлення про те, як ухвалюють організаційні рішення, тому що вони почуваються виключеними з важливих оновлень».

Галузі уваги та вимірні цілі для вирішення виявлених проблем є основою плану залучення співробітників. У ньому має бути зазначено, яка мета і як вона буде досягатися. Це охоплює пояснення пропонованих ініціатив і програм і як вони пов'язані з цілями та культурою організації.

Співробітники мають бути повністю обізнані про ідеї та дії плану і залучені до них, розуміючи, як він вирішує їхні проблеми і призведе до позитивних змін. Тому в плані має бути детально зазначено, як відбуватиметься регулярна, прозора комунікація. Наприклад, використання декількох каналів (наприклад, електронна пошта, збори команди, цифрові платформи) для інформування співробітників про цілі, очікування та механізми зворотного зв'язку.

План не може бути реалізований сам по собі. Зацікавлені сторони повинні відстоювати його і брати на себе відповідальність за необхідні дії. Для цього необхідно розподілити проєкти між людьми або відділами, які візьмуть на себе відповідальність за кожну ініціативу, і встановити для них терміни. Відділ кадрів часто є головним спонсором планів дій із залучення співробітників, але менеджери, старші керівники, експерти з технологій та інші команди також можуть очолити цю роботу.

Тимчасові рамки виконання плану залучення співробітників дають змогу стежити за ним і забезпечувати підзвітність зацікавлених сторін. Корисно розбити його на короткострокові та довгострокові цілі. Ось спрощений приклад:

• 0-3 місяці: запуск пілотної програми
• 3-6 місяців: поширення інформації через канали комунікації
• 6-12 місяців: участь усієї компанії.

Деякі пункти плану залучення співробітників можуть бути виконані за тижні, тоді як інші можуть зайняти місяці або навіть роки. Для довгострокових кампаній графік має включати періоди огляду і позначені знакові досягнення.

Виконання плану залучення співробітників вимагає ресурсів - як часу, так і бюджету. Вони мають бути вбудовані в план із самого початку. Це охоплює визначення того, як ви підтримуватимете і фінансуватимете такі сфери, як:

• Інструменти для проведення опитувань та аналітичних платформ
• Інструменти та канали внутрішніх комунікацій
• Розподіл часу для менеджерів і HR-команд
• Події та активності.

Сенс плану залучення співробітників полягає в тому, щоб забезпечити значущі результати, тому він має кількісно оцінювати, який вигляд має успіх. Опитування, інтерв'ю про перебування та вихідні інтерв'ю можуть виміряти фактори залученості. Крім того, певні метрики можуть відображати вплив плану залучення співробітників, такі як:

• Індекс споживчої лояльності співробітників
• Плинність кадрів
• Виручка на одного співробітника
• Рівень участі співробітників в ініціативах.

Підвищення задоволеності клієнтів

Залученість співробітників має хвильовий ефект на якість обслуговування клієнтів. Насправді, співробітники компаній з чудовим клієнтським досвідом у 1,5 раза більш залучені, ніж їхні конкуренти.

Співробітники, які відчувають синергію зі своїм роботодавцем, набувають більшої індивідуальної відповідальності за продукт або послугу компанії. Тому вони більш схильні бути уважними, вибудовувати відносини з клієнтами, пропонувати більш ретельне, персоналізоване обслуговування.

Створення культури високої продуктивності

План залучення співробітників сприяє підвищенню продуктивності праці і, зрештою, покращує бізнес-результати і прибуток. Залучені співробітники відчувають більшу прихильність організації, тому що вони розуміють, що їхні зусилля мають значення. Вони пишаються своєю роботою і зосереджуються на тому, що вони можуть зробити, щоб допомогти компанії досягти успіху.

Коли такий спосіб мислення поширюється між командами, він формує культуру, в якій люди вмотивовані, відповідають цілям компанії та постійно виходять за рамки мінімуму. Згодом це стає стандартом, а не винятком, закладаючи підґрунтя для культури високої продуктивності, яка призводить до стійких результатів.

Підвищення акціонерної вартості

Співробітники, які вкладаються у свою роботу, приносять більше користі організації. Компанії з високою залученістю виграють від збільшення продажів, зниження кількості прогулів, зменшення нестачі персоналу, підвищення безпеки, підвищення ефективності, впровадження інновацій та зниження операційних витрат.

Згідно з дослідженням Gallup, команди з високим рівнем залученості співробітників на 23% прибутковіші, ніж команди з низькою залученістю. Все це призводить до більш високої прибутковості інвестицій для акціонерів.

Стати «кращим роботодавцем» у своєму бізнесі

Позитивна репутація має велике значення для залучення найкращих талантів. Залучені співробітники стають послами бренду, які збагачують публічний імідж своєї організації.

Крок 1: Визначте мету вашої компанії

Перш ніж розпочати розробку плану залучення співробітників, переконайтеся, що ви можете сформулювати мету і цінності вашої організації. Вони мають бути включені в план, тому що співробітники, які відчувають зв'язок з ідеалами та пріоритетами організації, стають більш зануреними у свою роботу. Співробітники мають бути натхненні і здатні швидко висловити те, що організація має намір робити і за що виступає.

Для початку запишіть місію, принципи, короткострокові та довгострокові цілі вашої компанії, а також те, що ваша компанія робить для зміцнення позиціонування свого бренду. Для чого було засновано компанію і які цінності вона приносить клієнтам, постачальникам і місцевим громадам? Які риси ви шукаєте у своїх співробітниках?

Наприклад, американський онлайн-рітейлер взуття та одягу Zappos прагне забезпечити виняткове обслуговування клієнтів, яке вони називають «здивувати» своїх клієнтів. Це основна частина їхньої корпоративної культури і те, чим компанія хоче бути відомою. Тому Zappos хоче прищепити його всім своїм співробітникам.

Крок 2: Проведіть опитування про залученість співробітників і вивчіть його результати

Щоб вибудувати ефективний план дій, ви маєте розуміти свою аудиторію. Дізнайтеся, чого хочуть ваші співробітники, провівши опитування про залученість співробітників і проаналізувавши його результати. Потім ви можете визначити сильні та слабкі сторони вашої компанії та області для зростання. Вивчення того, що рухає залученістю співробітників, виявить деякі основні проблеми і, найголовніше, що працює, а що ні.

Наступні фактори є критично важливими через їхній потужний вплив на залученість співробітників:

• Можливості для навчання та зростання
• Процедури просування
• Політика відпустки для догляду за дитиною
• Медична страховка
• Норми комунікації
• Періодичність і вид заохочень і заохочень співробітників
• Осмислена робота
• Практичне управління
• Сприятлива робоча атмосфера.

Зверніть особливу увагу на якісний зворотний зв'язок від співробітників, який ви отримуєте, а також на бали. Зверніть увагу на будь-які повторювані теми або тенденції в категоріях питань. Заохочуйте менеджерів зустрічатися зі своїми командами для обговорення отриманих результатів. Ви також можете отримати більше інформації про залученість персоналу за допомогою зворотного зв'язку з менеджерами, фокус-груп і зустрічей компанії.

Крок 3: Визначте, що ви хочете змінити

Ви маєте визначити, на чому ви хочете зосередити свої зусилля. Проаналізуйте дані та складіть список основних пріоритетних областей, на які варто звернути увагу. Почніть із двох-трьох точок фокусування. Ці точки фокусування можуть послужити трампліном для створення дієвих висновків.

Розглядати:

• Які пункти опитування мають найбільший вплив на залученість співробітників?
• У яких місцях ми набрали найменше балів?
• Які результати ми могли б поліпшити за допомогою кількох незначних змін?

Наприклад, результати опитування про залученість співробітників можуть показати, що ваші співробітники не відчувають, що їх цінують і визнають. Ось чому вони не мотивовані надавати першокласне обслуговування клієнтів. Ви захочете змінити це і почати проявляти до співробітників більше вдячності та визнання їхньої важкої роботи.

Крок 4: Мозковий штурм рішень

Пам'ятаючи про бажані результати, ви можете почати збирати інформацію. Зберіть команду для обговорення проблем і запропонуйте ідеї щодо залучення співробітників. У цю команду можуть входити фахівці з персоналу, менеджери відділів, керівники команд і навіть співробітники різних рівнів і функцій. Залучення людей з усієї організації допомагає виявити різні точки зору і підвищує ймовірність того, що ідеї знайдуть відгук у ширшої групи.

Знайдіть способи заохочення інноваційного та відкритого діалогу, можливо, застосовуючи концепції дизайн-мислення. Це дає змогу командам піддавати сумніву припущення, розглядати різні точки зору та переосмислювати завдання як можливості.

Проаналізуйте отримані дані та почніть мозковий штурм тактики для поліпшення кожної області уваги. Складіть список з якомога більшої кількості ідей, а потім обговоріть, які з них команди вважають найефективнішими. Прагніть отримати глибше розуміння того, як конкретна програма узгоджується з пріоритетами і потребами вашої організації. Обов'язково визначте потенційні перешкоди на шляху вирішення виявлених проблем і підготуйтеся до їх подолання.

У нашому прикладі план залучення співробітників буде зосереджений на формалізації вдячності співробітників. Вам потрібно буде визначити характеристики програми заохочення і визнання. За яку поведінку ви будете винагороджені? Коли і які винагороди будуть пропонуватися і як часто? Крім того, як усе це співвідноситься з цілями організації?

Також важливо мати оцінку витрат (включно з прихованими витратами), щоб запобігти перевитраті коштів або негативному ROI.

Крок 5: Вживіть заходів і призначте відповідальність

Тепер, коли ви визначили свої основні варіанти, перетворіть план залучення співробітників на конкретні дії та призначте, хто буде їх контролювати. Команда має знати, хто відповідає за конкретні дії, терміни відстеження прогресу, метрики успіху і терміни.

Цей життєво важливий крок у процесі матиме довгостроковий вплив на залученість і забезпечить підзвітність членів команди. Чітко позначивши, що буде зроблено і хто несе відповідальність за результати, ви уникнете можливості того, що стратегія не буде реалізована. Більшість людей втрачають інтерес або відволікаються на інші цілі протягом року, якщо вони не беруть на себе послідовних зобов'язань, не беруть на себе відповідальність і не беруть на себе відповідальність.

Крок 6: Покращіть ключовий елемент залученості співробітників - комунікацію

Прозора комунікація є ключем до успіху будь-якої кампанії із залучення співробітників. Щойно ваш план залучення співробітників буде готовий до впровадження, чітко і коротко повідомте про різні його аспекти своїм співробітникам.

У нашому прикладі програми заохочення співробітників це включатиме в себе пояснення того, як вона працює, що вона пропонує і до якого результату вона призведе. Ще один спосіб пробудити інтерес і участь - попросити старших менеджерів просувати і заохочувати програму серед співробітників.

Сильна загальна комунікація всередині організації є переконливим фактором залученості співробітників, який ніколи не слід випускати з уваги. Способи поліпшення внутрішньої комунікації включають:

• Полегшення контактів
• Збільшення кількості можливостей для спільної роботи керівників та їхніх співробітників і визначення пріоритетів
• Планування презентацій як менеджерів, так і не-менеджерів щодо новин компанії або цікавих тем
• Розвиток співробітників як амбасадорів бренду, які доносять місію, ідеали та послання компанії до своїх колег, даючи їм змогу пов'язати свою роботу з ширшим контекстом.

Крок 7: Регулярно оцінюйте результати ініціатив

Після того, як ви введете в дію план взаємодії, уважно стежте за тим, як ваш персонал адаптується до цих змін. Регулярно спілкуйтеся зі співробітниками, щоб отримувати зворотний зв'язок і швидко та ефективно вносити необхідні корективи.

Важливо регулярно оцінювати ефективність плану дій із залучення відповідно до певних показників ефективності (наприклад, раз на місяць або раз на півроку). Вимірюйте показники плинності кадрів, індекс споживчої лояльності співробітників (eNPS), показники відвідуваності співробітників і результати внутрішніх опитувань щодо залученості, щоб побачити, наскільки ефективні ці аспекти стратегії для підвищення залученості.

Регулярно переглядайте свою програму, розвивайтеся й адаптуйтеся відповідно до результатів і нових вимог.

Залученість співробітників має життєво важливе значення для довгострокового успіху вашої організації. Розроблення та реалізація стратегічного плану залучення співробітників вимагає значних зусиль і ресурсів. Однак, коли все зроблено правильно, продуктивність, задоволеність і щастя співробітників поліпшуються.

Вибудувати системний процес роботи можемо разом. Чекаю на вас на онлайн курсі Залученість співробітників.