План підвищення продуктивності (Performance Improvement Plan)

Після того, як співробітник отримує погану оцінку продуктивності, керівництво може дати йому останній шанс поліпшити свою роботу за допомогою плану підвищення продуктивності (Performance Improvement Plan - PIP), або іноді його також називають планом дій щодо продуктивності.

План підвищення продуктивності надає співробітнику чіткі цілі, яких він має досягти, щоб уникнути звільнення, пониження на посаді або переведення.

Поліпшення корпоративної культури
Працьовиті співробітники відчувають, що їх цінують, оскільки вони знають, що кожен повинен виконувати свою роботу.
Співробітники, які зазнають труднощів, знають, що менеджери підтримають їх, якщо вони відстають, надавши їм здійсненні цілі. Кожен краще розуміє, чого від нього чекають.

Економія часу і грошей
Допомога співробітникам у підвищенні ефективності роботи виключає витрати, пов'язані зі звільненням працівників і пошуком кандидатів на заміщення посад.
Це також позбавляє від необхідності проводити співбесіди і планувати навчання для нових співробітників. Незважаючи на те, що співробітнику, який отримує PIP, може знадобитися навчання, воно все одно є менш тривалим, ніж те, що знадобилося б новому працівнику.

Ефективніше, ніж відгуки
Відгуки рідко мають наслідки. Плюс деякі люди погано реагують на критику, навіть якщо це конструктивний зворотний зв'язок.
Що ще гірше, більшість людей вважають, що зворотний зв'язок неточний. Поєднання цих чинників призводить до того, що співробітники часто відхиляють відгуки і продовжують працювати так само, як і раніше.
На відміну від них, PIP дають співробітникам чітке уявлення про те, де вони зазнають невдачі і що їм потрібно зробити, щоб стати краще.
Якщо сформулювати правильне "чому", плани підвищення продуктивності можуть навіть спонукати співробітників докладати більше зусиль.

1. Визначте прийнятну продуктивність
Сформулюйте, що було б прийнятною продуктивністю, і порівняйте це з тим, що ви бачите зараз від свого співробітника. Конкретизуйте, де саме співробітник відстає, включно з прикладами поведінки та продуктивності.

2. Постановка вимірних цілей
Ви маєте бути впевнені, що PIP вартий витрачених зусиль. З'ясуйте, що є причиною низької продуктивності.

Можливо, співробітник почувається перевантаженим очікуваннями на роботі, або, можливо, він має справу з особистими проблемами, про які ви не знаєте. Крім того, проблема може полягати в тому, що співробітник не зацікавлений у тому, щоб залишатися у вашій компанії в довгостроковій перспективі.

3. Визначте, яку підтримку отримає співробітник
Перерахуйте, як керівник співробітника допоможе йому досягти мети PIP. Це може включати навчання, коучинг або використання додаткових ресурсів.

Весь сенс PIP полягає в тому, щоб допомогти співробітнику вдосконалюватися, щоб утримати його у вашій команді. Замість того, щоб очікувати, що він досягне цілей поодинці, подумайте, чого йому може не вистачати від вас, що могло б поліпшити його роботу.

4. Складіть графік зустрічей
Вкажіть, як часто ви будете зустрічатися зі співробітником для надання зворотного зв'язку. Створіть календар. Немає сенсу створювати PIP, а потім чекати крайнього терміну, щоб перевірити прогрес співробітника.

Регулярні перевірки дадуть змогу співробітнику озвучити будь-які сумніви або труднощі. Крім того, вони дадуть вам змогу підтвердити, що він на правильному шляху або якщо необхідні подальші дії.

5. Сформулюйте наслідки відсутності поліпшень
Дайте зрозуміти, які будуть наслідки, якщо співробітник не досягне мети поліпшення.

До цього моменту ви маєте знати, чому ви хочете використовувати PIP, як створити план продуктивності для вашої унікальної ситуації та що саме слід включити.
Дуже важливо, щоб ваш співробітник не сприймав PIP як ознаку того, що його скоро звільнять.
Не забудьте поговорити про те, у чому він досягає успіху, і дати зрозуміти, що ви хочете, щоб він став кращим. Поставте перед собою мету, у досягненні якої співробітник відчуває впевненість і яка буде вигідна всім.

#1 Приклад для поліпшення обслуговування клієнтів

Наш перший приклад плану підвищення продуктивності призначений для обслуговування клієнтів.

Такий план підвищення продуктивності може бути необхідний, якщо клієнти скаржаться на ставлення або підтримку, яку вони отримують від конкретного співробітника.

Мета: Загальна мета такого PIP може полягати в поліпшенні взаємодії з клієнтами.

Цілі: Можливими цілями для досягнення цієї мети можуть бути поліпшення утримання або залучення клієнтів.

Дія: Для досягнення вищевказаних цілей співробітник може тісніше співпрацювати з клієнтами для вирішення проблем або відвідувати тренінг з обслуговування клієнтів.

Метрики: найбільш підходящими показниками, найімовірніше, будуть коефіцієнт відтоку клієнтів або показник задоволеності клієнтів.

#2 Приклад поліпшення неякісної роботи

В інших ситуаціях співробітник може практично не контактувати з клієнтами, але він все одно може виконувати неякісну роботу іншими способами.

Мета: Підвищення якості роботи.

Завдання: Вкластися в терміни або виконати роботу без помилок.

Дія: Перша мета проста - співробітники не повинні пропускати терміни в терміни, зазначені в PIP. Друга мета вимагає співпраці зі старшим членом команди, щоб перевірити наявність помилок і оцінити, чи є якість прийнятною.

Метрики: Кількість прострочених термінів і якість роботи (останнє може бути суб'єктивним).

#3 Приклад продуктивності

Наступний приклад найкраще підходить для тих, хто обіймає керівну посаду середньої ланки.

Припустимо, співробітник відповідає за розвиток програми за рахунок збільшення кількості передплатників. Після кількох місяців зміни мінімальні (якщо взагалі є).

Мета: Збільшити програму на Х кількість передплатників.

Завдання: Збільшити кількість клієнтів, які підписалися на програму, і зменшити кількість відписок.

Дія: Покращуйте кампанії, краще рекламуйте (або збільшуйте) переваги програми та реалізуйте стратегію утримання.

Метрики: підписки та відписки.

#4 Приклад непрофесійної поведінки

Останній із наших прикладів плану підвищення продуктивності стосується непрофесійної поведінки.

Цей тип PIP може бути необхідний у різних ситуаціях, починаючи від поганого ставлення до підлеглих або колег і закінчуючи постійними запізненнями та самовільними відсутностями.

Мета: Повністю припинити поведінку.

Цілі: Приходити вчасно, ставитися до інших з повагою або відвідувати всі необхідні зустрічі.

Дія: Пропускати роботу тільки в тому випадку, якщо це дозволено з особистих або медичних причин. Пройдіть відповідне навчання поведінки на робочому місці.

Метрики: Деякі моделі поведінки легко виміряти (наприклад, чи запізнився співробітник не більше ніж на 5 хвилин щодня?) Інші ситуації більш суб'єктивні. Наприклад, вам може знадобитися поговорити з підлеглими, яким було важко працювати зі співробітником.