Автоматизація адаптації: керівництво до дії

Уявіть собі: до вас приєднується новий співробітник. Його поштова скринька завалена розрізненими електронними листами або, що ще гірше, ланцюжками електронних листів довжиною в кілометри. Ви просите завантажити файл, роздрукувати його, підписати та відсканувати. Тим часом, ви ще не знайшли часу, щоб надіслати запит на налаштування в ІТ-відділ, а відділ кадрів вручну перевіряє, чи було підписано угоду про нерозголошення.

Це не адаптація. Це хаос.

У сучасному світі гібридної та високошвидкісної роботи незграбна адаптація на паперових носіях є тягарем. Це уповільнює продуктивність, розчаровує нових співробітників і забирає час вашої HR-команди. Гірше того, це створює ризики дотримання нормативних вимог, які ви не можете собі дозволити.

Настав час замінити файли та ланцюжки електронних листів чимось кращим - автоматизованими робочими процесами адаптації, що оптимізовані, відстежувані, повністю налаштовані та розраховані на масштабування.

І справа не лише у швидкості; йдеться про послідовність.

Завдяки автоматизованим робочим процесам кожен новий співробітник отримує однаково високу якість обслуговування, незалежно від його ролі, місця розташування або керівника. Завдання запускаються автоматично, нагадування вбудовані, а прогрес відстежується в режимі реального часу. Тож вам не потрібно пам'ятати про те, що потрібно щось зробити, а потім зробити це вручну.

Замість того, щоб HR ганявся за документами, система виконує наступні дії.
Замість ланцюжків електронних листів є портал.

Який результат

Нові співробітники точно знають, що робити, і ваша команда завойовує їхню довіру, а також економить дорогоцінний час.

Ручна адаптація оманливо дорога.

На перший погляд, PDF-файли, шаблони електронних листів та електронні таблиці здаються зручнішими. Але за лаштунками вони створюють тертя на кожному кроці.

Ось як це зробити: Завдання випускаються з уваги. Менеджери забувають надіслати привітальні листи. ІТ-фахівці не отримують своєчасних повідомлень про необхідність підготовки пристроїв. Нові співробітники почуваються загубленими або невпевненими в тому, чого від них очікують. І HR в кінцевому підсумку усуває проблеми, яких можна уникнути.

Гірше того, ручні процеси часто призводять до неузгодженого досвіду. Два співробітники, які обіймають одну й ту саму посаду, можуть отримувати різні форми, неповні інструкції або строки, що суперечать один одному. Усе тому, що хтось пропустив крок або не був у курсі, що потрібно робити далі.

Ці прогалини не тільки шкодять продуктивності. Вони впливають на моральний дух, затримують дотримання вимог і збільшують ризик раннього відсіву. У регульованих галузях, таких як охорона здоров'я та фінанси, вони також несуть реальні витрати у вигляді штрафів або невдалих перевірок.

Підводячи риску

Те, що здається «простим», насправді може призвести до набагато вищої ціни.
Якщо ви хочете, щоб адаптація йшла в ногу зі зростанням, автоматизація необхідна.
Якщо ви все ще не впевнені, чи варто змінювати свої витрати, ось як ручна адаптація співвідноситься з автоматизацією.

Автоматизація - це не тільки використання програмного забезпечення, а й розробка зручного для користувача, повторюваного і відстежуваного процесу, який масштабується разом із вашою командою. Ось із чого почати.

Крок 1: Складіть карту поточного процесу адаптації

Перерахуйте всі завдання, пов'язані з адаптацією, від надсилання листів із пропозиціями до призначення наставників. Визначте, кому належить кожне завдання і де зазвичай виникають затримки або прогалини. Це стає вашим планом.

Крок 2: Виберіть правильну платформу

Шукайте програмне забезпечення для адаптації, яке інтегрується з вашою наявною HRIS, пропонує робочі процеси, які можна налаштовувати, і підтримує управління документами, електронні підписи та відстеження в режимі реального часу. HR Cloud Onboard - одне з таких рішень, розроблених для масштабування та відповідності вимогам.

Крок 3: Створення шаблонів робочих процесів

Створюйте контрольні списки та шаблони завдань на основі ролей, місць розташування або відділів. Кожен шаблон має визначати послідовність, власника (власників) і термін виконання кожного завдання, включно з автоматичними нагадуваннями.

Крок 4: Налаштуйте портали для нових співробітників

Надайте співробітникам доступ до всього, що їм потрібно, через фірмовий портал: привітальні повідомлення, цифрові форми, розклади навчання і поширені запитання. Ніякого полювання за поштовими скриньками. Ніякого друку.

Крок 5: Автоматизуйте внутрішні повідомлення

Автоматично повідомляйте всі зацікавлені сторони, такі як ІТ-фахівці, безпосередні керівники, фінанси тощо, на основі тригерів завдань. Це означає, що пристрої готові, рахунки підготовлені, а розрахунок заробітної плати знає, коли очікувати нових співробітників.

Крок 6: Моніторинг і поліпшення

Використовуйте панелі моніторингу для відстеження виконання завдань, затримок і залученості. Запускайте звіти, щоб побачити, що працює, а де потрібно посилити процес.

За правильного підходу автоматизація економить час менеджерів з персоналу і підвищує загальний процес адаптації нових співробітників.