Що включити до звіту
Звіт про чисельність персоналу дає змогу менеджерам із персоналу та керівникам організацій отримати уявлення про рівень укомплектованості штату та демографічні характеристики персоналу. Він відповідає на такі важливі запитання, як:
- Скільки співробітників? Здавалося б, базова відповідь на запитання має вирішальне значення для розподілу ресурсів і стратегічного планування. Вона особливо важлива під час складання бюджету або під час оцінки необхідності додаткового найму чи скорочення штату.
- Де знаходяться співробітники? Розбивши чисельність персоналу за місцями розташування або відділами, організації можуть визначити області з високою або низькою концентрацією співробітників. Це допомагає розподіляти ресурси, виявляти потенційні можливості розширення і забезпечувати відповідність розподілу персоналу потребам бізнесу.
- Які типи співробітників у нас є? Розуміння складу персоналу з погляду рівнів посад, типів зайнятості та інших характеристик допомагає адаптувати стратегії управління персоналом, як-от набір, навчання та програми пільг, для задоволення різноманітних потреб співробітників.
Що включити до звіту
Ефективний щомісячний HR-звіт містить у собі таке:
- Резюме: короткий огляд найважливіших моментів і ключових висновків, зроблених під час HR-діяльності за місяць.
- Ключові показники і KPI: дані про такі важливі HR-показники, як кількість набраних співробітників, рівень плинності кадрів, показники залученості співробітників, а також заходи з навчання та розвитку.
- Помітні HR-заходи: короткий опис важливих HR-ініціатив, проєктів і подій, що відбулися протягом місяця, як-от приймання на роботу нових співробітників, підвищення на посаді або програми навчання.
- Проблеми та ризики: виявлення проблем і ризиків, з якими зіткнувся HR, а також дії, вжиті або заплановані для їх вирішення.
- Тенденції та питання, що виникають: аналіз тенденцій, що виникають, або проблем у трудовому колективі, які потребують уваги або подальшого вивчення.
Що включити до звіту
Повноцінний річний звіт з управління персоналом містить:
- Резюме: короткий огляд найбільш значущих досягнень, проблем та основних висновків за рік.
- HR-ініціативи та політики: докладний опис HR-проектів, програм і змін у політиці, реалізованих протягом року. У цьому розділі описується, як стратегії HR відповідали цілям організації.
- Ключові метрики та показники ефективності: огляд ключових показників, як-от рівень плинності й утримання персоналу, прогрес у досягненні цілей різноманіття та інклюзивності, оцінка залученості співробітників і показники компенсації.
- Демографічні показники співробітників: Розбивка співробітників за такими характеристиками, як вік, стать, посадові ролі та стаж роботи. Ця інформація допомагає виявити тенденції та оцінити склад персоналу.
- Помітні досягнення: інформація про значні досягнення в галузі HR, як-от успішні кампанії з набору персоналу, програми розвитку лідерських якостей або підвищення задоволеності співробітників.
- Проблеми і витягнуті уроки: виявлення проблем і невдач, з якими довелося зіткнутися протягом року, а також витягнуті уроки і кроки, зроблені для їх вирішення.
- Перспективи та плани на майбутнє: перспективний розділ, у якому детально описуються цілі та завдання HR-департаменту на наступний рік. Сюди входять пропоновані ініціативи, напрямки діяльності та стратегії щодо вирішення будь-яких очікуваних проблем, а також організаційні зміни.
- Візуальні елементи: щорічні HR-звіти містять у собі візуальні засоби, як-от діаграми, графіки та інфографіка, для представлення даних і тенденцій, щоб допомогти зацікавленим особам швидко засвоїти найважливішу інформацію.
Що включити до звіту
Ефективний звіт ради директорів з персоналу містить у собі:
- Коротке резюме: короткий виклад найбільш значущих досягнень, проблем і ключових висновків у сфері управління персоналом. Цей розділ дає короткий огляд змісту звіту.
- Профіль персоналу: Докладний огляд демографічних характеристик співробітників організації, включно з віком, статтю, посадовими ролями, стажем роботи та іншими важливими характеристиками, з графіками та діаграмами. Цей розділ дає уявлення про склад і різноманітність персоналу, допомагаючи в стратегічному плануванні та ухваленні рішень.
- Ключові метрики та показники ефективності: У цьому розділі представлено HR-метрики та KPI, що мають відношення до ради директорів, такі як продуктивність, вплив найму, плинність і утримання персоналу, а також планування наступності.
- Оновлення стратегічних ініціатив: огляд поточних або нещодавно завершених стратегічних HR-ініціатив з докладним описом їхнього поточного стану, результатів, ключових висновків і майбутніх етапів. Таким чином, рада директорів отримує інформацію про хід реалізації ключових проєктів і внесок HR у досягнення ширших корпоративних цілей. Це також чудова нагода розповісти про значні досягнення HR за звітний період, як-от успішні кампанії з набору персоналу, програми розвитку талантів або поліпшення культури на робочому місці.
- Ризики та стратегії їх зниження: Визначення проблем або ризиків, з якими зіткнувся HR, а також стратегій або дій, вжитих для їхнього пом'якшення. Це демонструє проактивний підхід HR до вирішення питань, пов'язаних із персоналом, таких як дотримання вимог HR, ефективне управління талантами або впровадження технологій.
- Точки обговорення: Теми або питання, які HR хотів би довести до відома ради директорів для подальшого обговорення або зворотного зв'язку, наприклад, питання, що виникають, зміни в політиці та процедурах, а також стратегічні зміни. Цей розділ створює платформу для відкритого діалогу між HR і радою директорів, забезпечуючи узгодженість і співпрацю.
- Фокус майбутнього періоду: Виділення цілей та ініціатив, на яких HR збирається зосередитися в наступному звітному періоді. У цій частині звіту коротко викладіть обґрунтування ваших планів, основні етапи, потенційні проблеми та необхідні ресурси.
Що включити до звіту
Ефективний звіт про підбір персоналу має включати таке:
- Показники набору персоналу: докладні дані про показники набору персоналу та ключові показники ефективності (KPI) за певний період, як-от: кількість вакансій, час найму, вартість найму та якість найму.
- Аналіз досвіду кандидатів: зворотний зв'язок і дані, пов'язані з досвідом кандидатів упродовж усього процесу найму, включно з опитуваннями задоволеності та будь-якими сферами поліпшення.
- Різноманітність та інклюзивність: дані про різноманітність пулу кандидатів, що підкреслюють прогрес організації в досягненні цілей різноманітності та інклюзивності в процесі набору персоналу.
- Проблеми з набором персоналу: виявлення проблем або вузьких місць, що виникають у процесі набору персоналу, а також стратегій або поліпшень, реалізованих для їх подолання.
Що включити до звіту
- Показники плинності та утримання: аналіз загальної плинності кадрів і показників утримання.
- Причини плинності: Розшифровка причин, через які співробітники залишають організацію.
- Аналіз терміну повноважень: як довго співробітники зазвичай залишаються в організації, з розбивкою за посадами або відділами.
Що включити до звіту
- Загальна кількість відсутностей: кількість загальних відсутностей за вказаний період.
- Причини відсутності: класифікація та аналіз причин відсутності, таких як хвороба, особисті причини або неоплачувана відпустка.
- Частотний аналіз: показники, що показують, як часто співробітники відсутні, а також будь-які закономірності, що виникають.
- Відстеження тривалої відпустки: моніторинг довгострокових відпусток, таких як батьківська відпустка, творча відпустка або тривала хвороба.
Що включити до звіту
- Демографічна розбивка: дані про розподіл співробітників за статтю, віком, етнічною приналежністю та іншими відповідними категоріями.
- Результати ініціатив DEIB: результати та вплив конкретних програм або ініціатив DEIB.
- Представленість за рівнями посад: аналіз представництва різноманітності на різних рівнях посад і ролей.
- Зворотній зв'язок про інклюзивність: дані опитувань співробітників або механізмів зворотного зв'язку щодо інклюзивності на робочому місці.
Що включити до звіту
- Участь у програмі навчання: кількість співробітників, які взяли участь у кожному навчанні.
- Показники завершення: показники того, скільки співробітників завершили розпочаті ними навчальні заняття.
- Оцінки після навчання: зворотний зв'язок і оцінки за результатами оцінок після навчання.
- Вартість навчання на одного співробітника: надання чіткого уявлення про фінансові аспекти навчання та розвитку для визначення майбутнього бюджету та розподілу ресурсів.
Що включити до звіту
- Порівняльний аналіз заробітної плати: порівняння структури заробітної плати організації із середніми показниками по галузі або регіону.
- Оцінка вигод: детальна розбивка передбачуваної цінності та використання наданих вигод.
- Аналіз рівності в оплаті праці: аналіз потенційних відмінностей в оплаті праці всередині організації за ознакою статі, раси, віку або інших чинників.
- Відгуки співробітників про винагороди: результати будь-яких опитувань або механізмів зворотного зв'язку, пов'язаних із винагородами та пільгами.
Що включити до звіту
- Оцінки продуктивності: огляд оцінок продуктивності з подальшою розбивкою за відділами, рівнями посад тощо.
- Теми зворотного зв'язку: загальні теми або області зворотного зв'язку за підсумками оцінок.
- Області поліпшення: виявлено області, де співробітникам може знадобитися додаткове навчання або підтримка.
Що включити до звіту
- Дані про інциденти: докладні дані про будь-які інциденти, пов'язані зі здоров'ям або безпекою, що сталися на робочому місці.
- Оцінка ризиків: Оцінка потенційних ризиків на робочому місці.
- Огляди протоколів безпеки: аналіз ефективності та дотримання встановлених протоколів безпеки.