Інформаційна система управління персоналом (HRIS): кроки впровадження

2 години на день. Саме стільки часу інформаційна система управління персоналом (HRIS) може допомогти HR-фахівцям заощадити на адміністративних завданнях. Іншими словами, HRIS незамінна для перетворення HR з адміністративної на стратегічну функцію.

Ефективне управління персоналом без інформаційної системи управління персоналом (HRIS) сьогодні практично неможливе, принаймні для компаній певного розміру.

У цій статті ми детально розглянемо інформаційну систему управління персоналом, поділимося найкращими практиками управління HRIS і запропонуємо ідеї, як вивести аналітику HRIS на новий рівень.

Давайте зануримося!

Що таке HRIS?
Інформаційна система управління персоналом, або HRIS, - це програмне рішення, яке використовується для збору, управління, зберігання та обробки інформації про співробітників організації. По суті, HR-команди використовують HRIS для більш ефективної роботи та прийняття рішень на основі даних.

У більшості випадків інформаційна система управління персоналом містить основні функції, необхідні для комплексного управління персоналом. Ця система допомагає компаніям керувати й автоматизувати основні HR-процеси, такі як:

• управління даними про співробітників
• управління пільгами
• обробка платіжних відомостей
• управління часом і відвідуваністю
• звітність та аналітика
• самообслуговування співробітників

У минулому програмне забезпечення HRIS було локальним, тобто працювало на власній технічній інфраструктурі компанії. Нині воно майже завжди є хмарним, що, крім іншого, значно спрощує його оновлення.

HRIS vs HRMS vs HCM
Терміни HRIS, HRMS і HCM часто використовують як взаємозамінні. І хоча в основних галузях управління персоналом, що спираються на базові дані про співробітників, існує певний збіг, це не одне й те саме. Скоріше, вони розвивають одна одну і пропонують дедалі складніші функції в міру розвитку потреб компанії.

Простіше кажучи, HRIS пропонує базові дані та автоматизацію робочих процесів. Система управління персоналом (HRMS) пропонує всі функціональні можливості HRIS і, крім того:

• Рекрутинг і відстеження кандидатів
• Введення на посаду
• управління ефективністю роботи
• Залучення співробітників

Система управління людським капіталом (HCM) пропонує всі функції HRIS і HRMS, а також додаткові можливості. Вона пропонує повний набір HR-додатків для поліпшення роботи співробітників і орієнтована на стратегію і планування.

Як правило, вона включає:

• Навчання та розвиток
• управління компенсаціями
• планування наступності
• Галузеві дані та контрольні показники
• Розширені дані та аналітика
• Бізнес-аналітика

Майте на увазі, що точні характеристики та функціональні можливості HRIS, HRMS і HCM різняться залежно від постачальника. Перераховані в цій статті функції є лише базовим прикладом того, як можуть виглядати різні типи HR-програм.

Залежно від постачальника HRIS, точні функціональні можливості системи відрізнятимуться. Для ясності та послідовності ми обговоримо функції, перераховані в розділі, що пояснює, що таке HRIS, які є основними функціями HRIS.

Управління даними про співробітників
Управління даними про співробітників - це збір, організація та зберігання даних про співробітників. Це, мабуть, найголовніша функція будь-якої інформаційної системи управління персоналом і причина, через яку так багато організацій використовують саме її.

Це дає змогу підприємствам скоротити обсяг паперової роботи, підтримувати інформацію в актуальному стані, а також підвищити зручність пошуку і доступність інформації.

Управління пільгами
Ще однією особливістю інформаційної системи управління персоналом є управління пільгами. Пільги співробітників є важливим аспектом оплати праці і також управляються в цій системі.

HRIS спрощує управління пільгами, автоматизуючи процеси реєстрації та відстежуючи право співробітників на пільги. Вона слугує централізованою платформою для управління різними планами пільг і дає змогу співробітникам легко отримувати доступ до своїх пільг і змінювати їх.

Обробка платіжних відомостей
Функція розрахунку заробітної плати автоматизує процес оплати праці співробітників організації. У цей модуль системи часто вводяться договірні дані та інформація про нових співробітників - іноді в поєднанні з даними про час і відвідуваність - і наприкінці місяця створюються платіжні доручення.

Управління часом і відвідуваністю
Цей модуль збирає дані про час і відвідуваність співробітників. Це особливо актуально для змінних працівників, які приходять і йдуть.

У минулому - і, як ми бачили раніше, в деяких компаніях досі - співробітники часто записували свій робочий час на листку паперу. Потім їхній керівник вручну вводив ці дані в систему обліку робочого часу. На основі цих даних формувалися платіжні доручення, які оплачувалися всім співробітникам.

У сучасному більш цифровому робочому середовищі працівники часто реєструються на робочому місці за відбитком пальця або за допомогою картки, синхронізованої з HRIS компанії. Це дає змогу визначити точний час приходу та відходу людей. Будь-які запізнення можна легко виявити.

Звітність та аналітика
Ця функція дає змогу створювати автоматизовані HR-звіти за різними темами, як-от плинність кадрів, відсутність співробітників, продуктивність тощо. Аналітика включає в себе аналіз цих даних для прийняття більш обґрунтованих рішень.

Самообслуговування співробітників
Як ми вже говорили вище, компанії дедалі більше уваги приділяють тому, щоб співробітники та їхні безпосередні керівники самі керували своїми даними.

Переваги HRIS
Використання HRIS має безліч переваг для організації, HR і співробітників.

Робота з таким програмним забезпеченням зазвичай стає цікавою, коли в компанії працює від 30 до 50 співробітників. Управління базовою інформацією про співробітників в Excel на цьому етапі стає обтяжливим, а такі прості процедури, як затвердження відгулів, необхідно стандартизувати.

Використання HRIS особливо вигідно для великих організацій, які зазвичай використовують більш просунуті системи HRIS для підтримки різних HR-функцій. Малим підприємствам підійде простіша HRIS.

Давайте розглянемо деякі з основних переваг роботи з HRIS:

• Покращене ведення обліку: HRIS - це система обліку, яка відстежує зміни в усьому, що пов'язано зі співробітниками. Таким чином, HRIS можна розглядати як єдине джерело правди щодо даних про персонал.
• Відповідність вимогам: Деякі дані про співробітників збираються і зберігаються з міркувань відповідності нормативним вимогам. Наприклад, матеріали для ідентифікації співробітників у разі крадіжки, шахрайства або інших проступків, інформація про першу контактну особу в разі надзвичайної ситуації, ідентифікаційні дані громадян для податкової служби, терміни дії обов'язкової сертифікації. Усю цю інформацію організації можуть зберігати в HRIS. Дані повинні зберігатися надійно і безпечно, відповідно до норм GDPR.
• Ефективність: Зберігання всієї цієї інформації в одному місці сприяє точності та економить час. Деякі компанії досі зберігають безліч даних про співробітників у вигляді паперових документів. Пошук потрібної папки і знаходження потрібного аркуша може забирати у співробітників багато часу. Наприклад, у США близько 38 % співробітників досі використовують паперові табелі обліку робочого часу і перфокарти. У Канаді цей показник становить 58 %.
• Стратегія управління персоналом: HRIS дає змогу відстежувати дані, необхідні для реалізації стратегії управління персоналом і бізнесу. Приклади використання даних HRIS ми розглянемо далі в цій статті.
• Самообслуговування HR: Ще однією перевагою інформаційної системи управління персоналом є її здатність надавати співробітникам і керівникам послуги самообслуговування. Це дає змогу співробітникам бути більш самостійними й керувати (здебільшого) своїми справами, наприклад, оновлювати інформацію про себе або писати заяву на відпустку.
• Покращений досвід співробітників: Якщо все зроблено правильно, можливості самообслуговування і легкий доступ до HR-інформації, які пропонує HRIS, можуть позитивно вплинути на ваш цифровий досвід співробітників, а разом з ним і на ваш загальний показник EX.

Gartner перераховує найпопулярніші пакети для управління людським капіталом в організаціях із чисельністю співробітників понад 1 000 осіб. До них належать:

Інші відомі постачальники HRIS для великих компаній - ADP, Cornerstone і Cegid.
Приклади інформаційних систем управління персоналом для малого та середнього бізнесу включають:

Впровадження HRIS - це складний процес, який включає не тільки безліч досліджень і безліч зацікавлених сторін, а й вимагає значного обсягу управління змінами.

Ми розглянемо 6-етапний огляд процесу впровадження HRIS

1. Пошук
З'ясуйте, що потрібно від HRIS різним зацікавленим сторонам. На основі цих вимог і після ознайомлення з нашим чек-листом вимог до HRIS ви можете скласти список потенційних постачальників.

Потім ви можете звернутися до цих постачальників із пропозицією. В ідеалі до кінця цього етапу ви повинні вибрати відповідного постачальника HRIS.

2. Планування та узгодження
На цьому етапі ви обираєте партнера з впровадження і створюєте керівний комітет і групу впровадження. Керівний комітет зазвичай складається зі старших представників обраного вами постачальника HRIS, директора з персоналу вашої організації, внутрішнього менеджера проєкту і, бажано, старшого користувача з вашого бізнесу.

Основний обов'язок групи впровадження - робота над повсякденними завданнями, які виникають під час впровадження.

3. Визначення та проектування
На цьому етапі вам необхідно визначити групи користувачів і намітити процеси та робочі процеси. Визначте функціональні та технічні вимоги до інфраструктури та безпеки HRIS.

Також врахуйте, що на цьому етапі може знадобитися інтеграція HRIS з іншими наявними системами. Ось чому так важливо мати інформаційну систему управління персоналом з можливістю інтеграції з наявними та майбутніми системами.

4. Налаштування та тестування
На цьому етапі вам необхідно створити основну групу тестування, яка тестуватиме вашу нову HR-систему та надаватиме відгуки для потенційних поліпшень. Після цього необхідно також провести приймальне тестування, під час якого ви зможете залучити кілька користувачів для отримання остаточних відгуків.

5. Навчання та спілкування
Перед запуском системи вам необхідно підготувати тренінг для технічного персоналу, план комунікації, сторінку поширених запитань та інші документи підтримки.

6. Розгортання та підтримка
Після того як усі процеси підтримки налагоджено, ви можете офіційно запустити HRIS. Не забувайте постійно збирати відгуки та оновлювати навчальні матеріали відповідно до розвитку системи. Постійна і точна комунікація - ключовий момент.

Після впровадження HRIS вам необхідно переконатися, що вона продовжує ефективно обслуговувати своїх користувачів. Давайте розглянемо деякі найкращі практики управління HRIS. Подумайте, наприклад, про таке:

• Налаштування під потреби організації: Налаштовуйте HRIS відповідно до конкретних потреб і робочих процесів організації, наприклад, конфігуруйте поля, форми та робочі процеси, щоб врахувати унікальні процеси та вимоги до звітності. Деякі системи (і постачальники) дозволяють налаштовувати більше, ніж інші. Про це слід пам'ятати і запитувати під час вибору постачальників.
• Регулярне обслуговування даних: Регулярно проводьте аудит і очищення даних, щоб забезпечити точність і цілісність даних HRIS, включно із записами про співробітників, інформацією про заробітну плату та оцінки ефективності роботи.
• Навчання та підтримка користувачів: Проводьте комплексні тренінги та надавайте постійну підтримку користувачам HRIS, щоб максимально підвищити ефективність використання системи та переконатися, що співробітники вміють користуватися нею для розв'язання таких завдань, як облік робочого часу, оформлення пільг і управління ефективністю роботи.
• Про це також слід пам'ятати під час вибору постачальника HRIS. Запитайте, який вигляд матиме підтримка після повного впровадження системи, тобто чи буде у вас спеціальний співробітник, до якого ви зможете звернутися за підтримкою, чи вам доведеться спочатку спілкуватися з чат-ботом або звертатися до служби підтримки?
• Постійний захист даних: Впровадьте надійні заходи захисту даних, включно з протоколами шифрування, контролем доступу користувачів і регулярними аудитами безпеки, щоб захистити конфіденційну інформацію про співробітників, що зберігається в HRIS, від несанкціонованого доступу або витоку.
• Моніторинг та оптимізація продуктивності: Регулярно відстежуйте показники продуктивності системи, як-от час відгуку й опитування задоволеності користувачів, щоб виявити сфери для поліпшення й оптимізувати продуктивність системи шляхом удосконалення або модернізації в міру необхідності.
• Регулярне оновлення та обслуговування системи: Слідкуйте за оновленнями та виправленнями системи, що надаються постачальником HRIS, щоб забезпечити оптимальну продуктивність системи, доступ до нових функцій і відповідність нормативним вимогам, що змінюються. Також необхідно регулярно виконувати завдання з обслуговування, такі як резервне копіювання бази даних і системи, щоб запобігти втраті даних і простоям системи.

Крім полегшення управління персоналом, HR відділи можуть (і повинні) використовувати дані HRIS для створення більш проактивних стратегій управління талантами й утримання співробітників. Ось як:

• Інтегруйте HRIS з іншими відповідними системами, як-от системи управління ефективністю, навчання та найму, щоб консолідувати дані й отримати комплексне уявлення про життєвий цикл співробітника.
• Використовуйте історичні дані HRIS для виявлення закономірностей і тенденцій у плинності кадрів, залученості та продуктивності. Аналізуйте фактори, що сприяють плинності кадрів, як-от стаж роботи, рівень посади, відділ і оцінки ефективності.
• Використовуйте дані HRIS для розробки персоналізованих заходів для співробітників, що входять до групи ризику, таких як цільове навчання, можливості кар'єрного зростання або коригування робочого навантаження чи посадових обов'язків.
• Заохочуйте співпрацю між HR і лінійними менеджерами у використанні аналітики HRIS для управління талантами та стратегій утримання. Надання менеджерам доступу до відповідних даних та аналітики HRIS для підтримки прийняття рішень на основі даних на рівні команди.

Якщо говорити про посадові функції, то є одна роль, яка передбачає роботу з HRIS: HRIS-аналітик.

HRIS-аналітик посідає унікальну позицію - він є експертом у сфері інформаційних технологій і даних в HR-сфері.

Інші посади, пов'язані з HRIS, - HRIS-менеджер і HRIS-фахівець.

Чим займається HRIS-аналітик?
HRIS-аналітик забезпечує підтримку HRIS. Це охоплює дослідження та розв'язання проблем HRIS, а також взаємодію з іншими частинами бізнесу, як-от фінанси та розрахунок заробітної плати.

Аналітики також генерують стандартні та спеціальні звіти HRIS і покращують процеси HRIS. Це означає поліпшення роботи співробітників із системою, розробку зручних для користувачів коригувань і впровадження нових політик, які мають бути відображені в системі.

Однак у сучасному робочому середовищі знання основ роботи з HRIS є необхідною навичкою для всіх співробітників HR-служби. Це особливо актуально для малих і середніх організацій, у яких немає спеціальної команди HRIS.

Зарплата HRIS-аналітика
Очікувана зарплата HRIS-аналітика залежить від місця роботи та стажу.

Ziprecruiter повідомляє, що середня річна зарплата HRIS-аналітиків у США становить близько 90 000 доларів.

✍🏻 Навчання з впровадження HRIS - онлайн курс Автоматизація HR і Digital HR

Якщо ви хочете дізнатися більше про впровадження HRIS, побудову та управління цифровою HR-стратегією, ми рекомендуємо ознайомитися з нашою 👉🏻 програмою, яка дасть вам повне уявлення про ці теми.