Шаблон і керівництво з оцінювання ефективності

Тільки 30 % співробітників вважають, що оцінка результатів роботи в їхній організації є справедливою і рівноправною. Ба більше, 70 % організацій переглядають методи управління ефективністю роботи. Використання шаблону оцінювання ефективності допоможе вам спростити процес оцінювання ефективності, дати співробітникам краще розуміння їхнього розвитку та кар'єрного зростання, а також допомогти їм зрозуміти, як їхня роль сприяє успіху організації.

У цій статті ми розглянемо, що таке оцінка ефективності роботи співробітників, як вимірювати ефективність і як створити шаблон оцінки ефективності, який можна використовувати та налаштовувати під час проведення атестації у вашій організації.

Що таке Аналіз ефективності?
Аналіз ефективності - це формальний, структурований процес, під час якого оцінюються минулі результати роботи співробітника. Він також включає в себе визначення очікувань і цілей на майбутнє, які узгоджуються з тим, куди хоче розвиватися співробітник, і довгостроковими цілями бізнесу. Це ключова частина управління ефективністю, яка зазвичай проводиться щорічно, раз на два роки або раз на квартал.

Як правило, оцінку ефективності проводить безпосередній керівник співробітника або менеджер, оскільки вони найкраще знайомі з роботою співробітника і його повсякденними результатами. HR відіграє важливу роль у контролі та підтримці всього процесу управління ефективністю, починаючи з надання рекомендацій і шаблонів, навчання менеджерів надання конструктивного зворотного зв'язку і закінчуючи аналізом результатів оцінки ефективності.

Мета оцінки ефективності - запропонувати конструктивний зворотний зв'язок, показати співробітникам, де вони можуть поліпшити свої результати, прояснити їхні обов'язки, мотивувати їх, забезпечити їхню підзвітність і допомогти їм у кар'єрному зростанні. У кінцевому підсумку це призводить до підвищення ефективності роботи співробітників і організації.

Численні дослідження показали, що регулярний зворотний зв'язок, справедливий і різноманітний, призводить до значного зростання продуктивності. Крім того, дослідження персоналу показують, що змістовний зворотний зв'язок підвищує залученість співробітників і допомагає знизити плинність кадрів.

Хоча багато організацій переходять на безперервний зворотний зв'язок, формальні огляди результатів роботи залишаються найважливішим інструментом структурованого оцінювання, що дає повне уявлення про прогрес співробітника та сфери його розвитку за певний період. Шаблон огляду ефективності - це інструмент, який організації використовують для оптимізації процесу огляду та забезпечення чіткого розуміння цілей і подальших кроків як керівником, так і співробітником.

Існує чотири різні типи шаблонів для оцінювання результатів роботи, які ви можете використовувати для проведення атестації. Розгляньмо кожен із них детальніше нижче.

Шкала оцінки ефективності роботи
Шкала оцінки ефективності роботи дає змогу керівникам кількісно оцінити роботу співробітника за заздалегідь визначеними критеріями. Такі критерії взяті зі шкали ефективності роботи Гудмана і Свянтека 1999 року і призначені для того, щоб керівник оцінив співробітника за кожним із пунктів.

Співробітник:

• Досягає цілей роботи
• Відповідає критеріям ефективності
• Виконує всі вимоги роботи
• Демонструє компетентність у всіх пов'язаних із роботою завданнях
• Може виконувати більше обов'язків, ніж зазвичай
• Видається придатним для виконання більш високої ролі
• Компетентний у всіх сферах роботи, справляється із завданнями з майстерністю
• Добре справляється з роботою загалом, виконуючи завдання відповідно до очікувань
• Планує й організовує роботу для досягнення цілей роботи та дотримання термінів.

Ці приклади запитань можна використовувати для точного оцінювання ефективності роботи співробітників. Ви можете розділити питання на різні сфери конкретної ролі та оцінити роботу співробітника в кожній з них.

Для цього шаблон оцінки ефективності має містити запитання, аналогічні наведеним вище, з оцінною шкалою, наприклад 4-бальною шкалою Лайкерта (категорично не згоден, не згоден, згоден, категорично згоден).

Шкала поведінки на робочому місці
Шкала поведінки на робочому місці допомагає оцінити поведінку співробітника на робочому місці, як-от робота в команді, спілкування та вирішення проблем. Ви можете виміряти ці якості, також звані позарольовою поведінкою, за допомогою таких запитань.

Співробітник:

• Допомагає іншим співробітникам впоратися з їхнім навантаженням, коли сам відсутній
• Допомагає іншим, коли їхній обсяг роботи збільшується
• Добровільно виконує роботу, яка формально не входить до його обов'язків
• Допомагає керівнику у виконанні його обов'язків
• Вносить інноваційні пропозиції щодо поліпшення загальної якості роботи відділу.

Знову ж таки, керівник використовує ці пункти для оцінки співробітника. Для цього методу ми рекомендуємо використовувати 4-бальну шкалу Лайкерта в шаблоні оцінки ефективності, залишивши місце для додаткових коментарів.

Хороший шаблон оцінки ефективності поєднує в собі питання про виконання роботи та поведінку співробітника, щоб отримати повну картину його роботи.

Оцінювання ефективності за допомогою компетенцій
Наступний тип шаблону оцінювання ефективності ґрунтується на оцінюванні роботи співробітника за допомогою компетенцій. Будь-яка робота вимагає наявності декількох компетенцій для успішного виконання поставлених завдань. Це так звані специфічні компетенції.

Крім специфічних компетенцій, існують також ключові компетенції. Це ті компетенції, які необхідні кожному співробітнику організації. Часто вони встановлюються радою директорів, і передбачається, що кожен співробітник організації повинен володіти хоча б базовими знаннями в області цих компетенцій. Прикладами ключових компетенцій є клієнтоорієнтованість, фінансова грамотність і адаптивність.

Під час оцінювання роботи співробітника постарайтеся вибрати три або чотири найважливіші компетенції, характерні для конкретної посади. Продовжуйте роботу з ключовими компетенціями компанії. Ґрунтуючись на цих компетенціях, ви можете оцінити поведінку співробітника за минулий період. Зазвичай це робиться шляхом встановлення поведінкових орієнтирів для кожного бала за компетенцією. Ви можете зробити це, описавши конкретні моделі поведінки для кожної компетенції. Ось приклад із компетенцією спілкування.

Нижче за очікування
Навіть за наявності керівництва не може своєчасно і точно підготувати прості повідомлення, включно з формами, документами і записами; продукти потребують мінімальних виправлень.

Навіть за наявності вказівок не може адаптувати стиль і матеріали для передачі зрозумілої інформації.

Відповідає очікуванням
За допомогою керівництва своєчасно і точно готує прості повідомлення, включно з формами, документами і записами; продукти потребують мінімальних виправлень.

За допомогою керівництва адаптує стиль і матеріали для передачі простої інформації.

Рольова модель
Самостійно готує повідомлення, як-от форми, документи та записи, вчасно, чітко і точно; продукти потребують невеликої кількості виправлень, якщо взагалі потребують.

Самостійно адаптує стиль і матеріали для передачі інформації.

Не всі організації мають можливість працювати з чітко визначеними рамками компетенцій. Створення такої системи потребує значних витрат часу та грошей. Однак компетенції дають змогу керівникам давати співробітникам чіткіші та конкретніші показники ефективності. Оскільки компетенції детально описані, оцінювачі більш послідовні у своїх оцінках. Вони можуть зіставити спостережувану поведінку із заздалегідь визначеною шкалою оцінки поведінки.

Ви також можете працювати з простішим шаблоном оцінювання ефективності, у якому перевіряльники оцінюють співробітників за заздалегідь визначеними компетенціями за шкалою від "категорично не згоден" до "категорично згоден". Ось як це може виглядати:

Вимірювання ефективності за допомогою зворотного зв'язку 360 градусів
Зворотній зв'язок 360 градусів - це система колегіального зворотного зв'язку, в якій керівник, безпосередні підлеглі, клієнти та колеги співробітника дають оцінку його діяльності. Це збалансований підхід, оскільки співробітника оцінюють із кількох точок зору.

Шаблон огляду ефективності такого роду буде схожий на наведені вище, але з кількома оцінювачами і, отже, з великою кількістю відгуків. Однак у цього підходу є й недоліки.

Простіше кажучи, 360-градусний зворотний зв'язок не завжди дає позитивний ефект, особливо якщо він виконаний неякісно. Інший недолік - значні витрати часу на оцінку кожного. Якщо в однієї людини чотири експерти, то на оцінку однієї людини йде вчетверо більше часу. Якщо кожен співробітник організації оцінюється за допомогою системи 360-градусного зворотного зв'язку, то співробітникам (і клієнтам) доведеться витрачати дні на оцінку один одного. Це дуже дорого, а також загрожує фаворитизмом.

Тому 360-градусний зворотний зв'язок здебільшого використовують як інструмент для більш високих посад, наприклад, керівників.

Створення шаблону ефективної оцінки результатів роботи відіграє ключову роль в управлінні ефективністю у вашій організації. Цей документ допоможе вам забезпечити життєво важливий зворотний зв'язок зі співробітниками, допомагаючи їм працювати над підвищенням ефективності та досягненням цілей, що відповідають цілям компанії. Використовуйте наші шаблони та поради, щоб створити свій власний шаблон оцінювання ефективності та підвищити залученість, мотивацію і відданість справі у вашій організації.

Онлайн курс Performance Management

• Для HR, яким необхідно впровадити або поліпшити процес управління ефективністю в компанії
• Для керівників, які хоча більш ефективно управляти ефективністю співробітників
• Для самих співробітників, які хочуть розібратися в тому, як працює цей процес