Blog

HRIS vs HRMS vs HCM: у чому різниця

Навігація у світі HR-технологій може бути надзвичайно складною, особливо з урахуванням того, що такі абревіатури, як HRIS, HRMS і HCM, використовуються як синоніми. Можливо, ви зіткнетеся з питаннями про те, що насправді роблять ці системи, чим вони відрізняються та яка з них найкраще підходить для вашої організації.

Ви не самотні — багатьом HR-фахівцям важко відрізнити ці інструменти та те, як вони відповідають потребам їхньої компанії.

Наприкінці ви матимете більш чітке розуміння того, яка система найкраще сприятиме зростанню вашої організації, цілям та стратегіям управління людьми.

Інформаційна система людських ресурсів (HRIS) — це тип програмного забезпечення для управління персоналом, який використовується для керування основними функціями відділу кадрів, такими як зберігання даних працівників.

Зберігаючи всю інформацію про співробітників в одному місці, HRIS усуває потребу в численних електронних таблицях, базах даних і перевантаженні документами, надаючи легкодоступну, оптимізовану інформацію.

Незважаючи на те, що кожна програмна система відрізняється, впровадження системи HRIS може допомогти командам з управління персоналом, організувавши наступні функції:

Основний відділ кадрів та розрахунок заробітної плати
Адміністрування пільг
Записи тренувань
HR аналітика та звіти
Облік робочого часу та управління відпустками
Адаптація співробітників

Система управління людськими ресурсами (HRMS) — це більш надійний тип системи управління персоналом, який допомагає організаціям керувати даними своїх співробітників, а також ключовими HR-процесами, такими як підбір персоналу, нарахування заробітної плати, пільги, навчання та оцінка продуктивності. Вони схожі на системи HRIS в тому, що охоплюють одні й ті ж основні області управління персоналом. Однак є деякі ключові відмінності.

Використання HRMS може запропонувати численні переваги для HR-команд. Завдяки взаємопов'язаним модулям вони можуть автоматизувати багато адміністративних завдань, зменшуючи кількість часу, який ваш персонал повинен витрачати на трудомісткі завдання.

До інших переваг використання програмного забезпечення HRMS можна віднести:

Удосконалені методи керування даними
Прапорці автоматичного моніторингу відповідності
Покращене самообслуговування співробітників
Покращене прийняття рішень на основі інтегрованої аналітики даних

Управління людським капіталом (HCM) використовує ті ж процеси, що й HRIS, і включає управління талантами та робочою силою. Рішення HCM робить акцент на стратегічному підході до управління співробітниками.

Деякі аспекти програмного забезпечення HCM включають:

Залучення талантів
ATS (система відстеження заявників)
Онбординг
Управління талантами
Розбудова культури
Кар'єрний шлях
Картографування компетенцій
Планування наступності

Чим схожі HRIS, HRMS та HCM системи

HRIS, HRMS та HCM – це типи систем управління людськими ресурсами, які підтримують багато з тих самих функцій HR, таких як:

Управління нарахуванням заробітної плати
Зберігання демографічної інформації співробітників
Запис інформації про керування продуктивністю
Надання можливостей самообслуговування
Ведення обліку навчання співробітників.

Усі три фактори стали невід'ємною частиною цифрової трансформації HR.

Чим відрізняються HRIS, HRMS та HCM системи

Основна відмінність між HRIS, HCM та HRMS інструментами пов'язана з глибиною та широтою охоплення ними HR. HRIS виконує основні функції відділу кадрів, тоді як HCM деталізують процеси, більш орієнтовані на співробітників, а програмне забезпечення для управління персоналом пропонує ще більш комплексні функції.

HRIS охоплює всі основні функції управління персоналом, але з точки зору управління даними та збору даних. Усі дані ваших співробітників зберігаються в одному місці, але у вас менше інструментів для виконання дій із цими даними.

Програмне забезпечення HCM дає вам можливість повністю взаємодіяти на рівні конкретного співробітника в таких сферах, як продуктивність співробітників, аналітика та адаптація, тоді як HRIS надає більше даних про співробітників базового рівня.

Як ви обираєте між HRIS, HRMS та HCM рішеннями

Рішення про те, який тип програмного рішення для управління персоналом використовувати, залежить від ваших конкретних потреб бізнесу.

Задайте собі ці питання, щоб допомогти визначити, який з них найкраще підходить для вас:

Які ваші основні HR-функції та конкретні потреби?
Який поточний стан вашої HR-технології?
Чи є залученість співробітників обґрунтованою потребою у вашому бізнесі?
Які сфери вашого бізнесу можна було б оптимізувати?
Як ви керуєте даними співробітників?
Як виглядає ваш процес онбордингу?
Чи потрібен у вашому бізнесі talent management?
Чи є потреба в плануванні наступності?

Ось покрокова інструкція, яка допоможе вам прийняти обґрунтоване рішення щодо HR-технологій:

Крок 1: Визначте свої потреби

Почніть із визначення потреб вашої команди, щоб закласти основу для вибору найкращого програмного забезпечення для управління персоналом:

Збирайте думки зацікавлених сторін

Залучіть ключові зацікавлені сторони, такі як відділ кадрів, розрахунок заробітної плати та ІТ, щоб отримати повну картину ваших потреб. Проводьте зустрічі або надсилайте опитування, щоб зібрати свої думки. Запитайте їх, яких функцій вони вважають недостатніми в поточній системі. Віддавайте перевагу відгукам від тих, хто буде користуватися програмним забезпеченням щодня.

Складіть список больових точок і розставте пріоритети

Визначте больові точки у вашій поточній системі. Що гальмує роботу вашої HR-команди? Створіть список і ранжуйте їх за впливом на робочий процес. Поширені проблеми можуть включати такі речі, як:

Ручне введення даних: Управління базою даних HR з'їдає час ваших HR-фахівців?
Відсутність інтеграції: Чи відбувається адміністрування пільг та зарахування на посаду,управління життєвим циклом співробітників та планування робочої сили в розрізнених, розрізнених HR-технологіях?
Обмежені можливості звітування: Чи важко вашим HR-керівникам складати звіти та контролювати такі речі, як залученість, утримання та продуктивність співробітників?

Узгодження з політиками та цілями

Переконайтеся, що ваші вимоги відповідають внутрішнім політикам і цілям. Перевірте наявність протоколів безпеки даних або нормативних вимог, яким ви повинні відповідати. Узгодьте свої уподобання постачальника з бюджетом і стратегічним напрямком вашої організації.

Розрізняйте обов'язкові та приємні речі

Розрізняйте обов'язкові та приємні функції. Обов'язкові речі необхідні для вашої діяльності, як-от нарахування заробітної плати та управління робочою силою, адміністрування виплат працівникам або управління кадровими даними.

Приємними можуть бути функції, які покращують зручний досвід користувача або покращують досвід ваших співробітників. Це можуть бути такі речі, як мобільні додатки, інструменти управління продуктивністю, система управління навчанням (LMS) або портал самообслуговування співробітників.

Поставте собі такі запитання:

Які скарги або блокатори виникають найчастіше?
Які потреби сьогодні не задовольняються?
Які функції вирішать ваші 3 головні больові точки?
Яку рентабельність інвестицій ви очікуєте від цієї інвестиції?

Крок 2: Досліджуйте постачальників

Пориньте в дослідження та порівняння постачальників програмного забезпечення для управління персоналом, щоб знайти найкращого кандидата для вашої команди:

Проводьте сканування постачальників

Почніть з високорівневого сканування з використанням сайтів з відгуками, рейтингів і тематичних досліджень. Шукайте відгуки про користувацький досвід і підтримку клієнтів. Звертайте увагу на повторювані похвали або скарги. Це дасть вам загальне уявлення про репутацію кожного постачальника.

Порівнюйте за потребами

Підбирайте інструменти відповідно до розміру та потреб вашого бізнесу. Подумайте, чи потрібна вам інтеграція з поточними системами або комплексне рішення, наприклад, інформаційна система управління людськими ресурсами (HRIS) або система управління людськими ресурсами (HRMS).

Вирішіть, що краще за аутсорсинг, ніж створення внутрішньої моделі. І, якщо ви переросли свою поточну систему і вам потрібно оновити програмне забезпечення для управління персоналом, подумайте, як буде виглядати процес міграції або відокремлення з вашого існуючого HR-інструменту.

Визначте ключові відмінності

Зверніть увагу на такі відмінності, як підтримка впровадження та користувацький досвід. Розгляньте гнучкість для вузькоспеціалізованих випадків використання, якщо ваша команда має унікальні потреби. Перевірте, чи пропонують постачальники індивідуальні рішення або універсальні пакети.

Задокументуйте свої висновки

Слідкуйте за своїми дослідженнями, документуючи свої результати. Створіть електронну таблицю, щоб порівняти функції, ціни та підтримку. Це допомагає приймати обґрунтовані рішення та підтримує злагодженість роботи вашої команди.

Поставте собі такі запитання:

З чим кожен інструмент справляється найкраще?
Чи відповідає він розміру вашої команди, бюджету та стеку?
Яка підтримка та документація доступні?
Наскільки гнучким є інструмент для вимог ніші?
Які ключові відмінності?

Крок 3: Складіть шорт-лист і зв'яжіться з нами

Після того, як ви провели дослідження, настав час звузити вибір постачальників і почати розмову з потенційними партнерами:

Шорт-лист постачальників

Виберіть 2-4 постачальників на основі ваших попередніх досліджень, зосереджуючись на тих, які найкраще відповідають потребам і бюджету вашої команди. Це спрощує керування та порівняння варіантів. Переконайтеся, що кожен постачальник відповідає більшості ваших пріоритетів.

Надішліть запит RFI або RFP

Розгляньте можливість надсилання запиту на пропозицію або RFI для програмного забезпечення для управління персоналом, щоб зібрати детальну інформацію від постачальників, які увійшли до короткого списку. Це допоможе вам зрозуміти пропозиції та можливості кожного з них і дає їм можливість узгодити свою пропозицію з вашими конкретними потребами. Скористайтеся цим кроком, щоб уточнити будь-які невизначеності та отримати подробиці щодо цін і функцій.

Замовляйте демо-версії та задавайте питання

Заплануйте демонстрації з постачальниками, які увійшли до короткого списку, і підготуйте конкретні запитання. Використовуйте цей час, щоб побачити програмне забезпечення в дії та оцінити досвід користувача. Запитайте про конкретні функції та про те, як вони вирішують ваші больові точки.

Використовуйте узгоджені критерії оцінювання

Застосовуйте однакові критерії оцінювання до всіх постачальників. Це забезпечує справедливе порівняння та допомагає визначити найкращий варіант. Створіть контрольний список або картку показників, щоб відстежувати сильні та слабкі сторони кожного постачальника.

Поставте собі такі запитання:

Чи можете ви розповісти мені про реальну історію клієнта, подібну до нашої?
Які ресурси підтримки або онбордингу ви пропонуєте?
Які функції потребують оновлення?
Як ваше програмне забезпечення справляється з конкретними больовими точками, які у нас виникають?
Чи існують приховані витрати, про які ми повинні знати?

Крок 4: Створіть бізнес-обґрунтування

Перетворіть своє дослідження постачальника в надійний бізнес-кейс, який ваша команда керівників зрозуміє і підтримає:

Узагальніть больові точки та результати

Почніть із підсумовування больових точок, з якими стикається ваша команда, і впливу, який вони мають на продуктивність, продуктивність або ефективність ваших HR-операцій. Висвітліть результати, яких ви очікуєте від нового програмного забезпечення, і те, як вони вирішать ці проблеми, які ви виклали. На конкретних прикладах покажіть переваги та очікувані покращення.

Поточні кошториси та терміни

Знайдіть базові кошториси витрат і терміни впровадження в дослідженні постачальників. Чітко представте ці деталі своїй керівній команді. Використовуйте посібники з ціноутворення на програмне забезпечення для управління персоналом, щоб надати діапазон витрат. Включіть часові шкали, щоб показати, коли почнуться пільги.

Сформулюйте рентабельність інвестицій та ризики

Поясніть рентабельність інвестицій та підвищення ефективності, які принесе програмне забезпечення. Висвітліть фінансові та операційні ризики, пов'язані з відсутністю змін, і продемонструйте, як програмне забезпечення заощадить час і зменшить кількість помилок, покращуючи загальну продуктивність.

Поставте собі такі запитання:

Яку проблему бізнесу це вирішить?
Які ризики нічого не робити?
Які фінансові та операційні переваги?
Як скоро ми побачимо повернення інвестицій?
Які метрики вкажуть на успіх?

Крок 5: Впровадження та впровадження

Після того, як ви вибрали постачальника програмного забезпечення для управління персоналом, сплануйте плавний процес адаптації для своєї команди:

Повідомте про план розгортання

Чітко повідомляйте про план розгортання всім користувачам, а не лише відділу кадрів. Діліться графіками та тим, що включає кожен етап, особливо якщо міграція вимагає оновлення документів або даних співробітників.

Переконайтеся, що кожен розуміє свою роль у переході. Використовуйте електронну пошту або командні зустрічі, щоб тримати всіх у курсі подій, проводити сеанси запитань і відповідей і оптимізувати перехід на нову систему.

Призначення внутрішніх власників

Призначте внутрішніх власників і контактних осіб для програмного забезпечення. Це можуть бути керівники відділу кадрів, керівники та менеджери середньої ланки. Процес відбору цих власників повинен враховувати їхній рівень впливу та широке охоплення, щоб усі співробітники мали відповідну особу.

Ці люди керуватимуть розгортанням і вирішуватимуть будь-які запитання, тому переконайтеся, що вони навчені та готові керувати своїми командами. Це допомагає зберегти плавний перехід.

Забезпечте навчання та адаптацію

Переконайтеся, що команди пройшли навчання та послідовно використовують інструмент. Використовуйте ресурси, надані постачальником, де це можливо, і встановлюйте терміни проходження навчання. Слідкуйте за використанням і вирішуйте будь-які опори або проблеми, коли вони виникають.

Створення циклів зворотного зв'язку

Створюйте цикли зворотного зв'язку під час розгортання, щоб збирати інформацію від користувачів і вдосконалювати процеси в режимі реального часу. Регулярні зустрічі з вашою командою допоможуть удосконалити процес впровадження та заохотити широке впровадження.

Поставте собі такі запитання:

Який план управління змінами?
Хто відповідає за впровадження?
Як ви будете відстежувати ранній успіх?
Які навчальні ресурси доступні?
Як ви будете обробляти відгуки користувачів?

Список із 10 доступних варіантів програмного забезпечення для управління персоналом, які допоможуть вам розпочати пошук:

Інструментів автоматизації багато, ринок зростає щороку, у ньому складно орієнтуватися, і впровадити систему в компанії ще складніше.
На курсі Автоматизація HR і Digital HR ви дізнаєтеся як вітчизняні рішення, так і іноземні, навчитеся торгуватися, обирати кращу систему під задачі, інтегрувати одне з одним та автоматизувати свій HR.

2025-07-06 23:11