Як почати реалізацію стратегії

Створення стратегічного плану для бізнесу - непросте завдання. Це потребує часу та зусиль. Важливо, щоб ви не знехтували належним чином донести цей план до своїх людей і правильно розпочати його виконання.

Комунікація стратегії - це те, де багато компаній помиляються. Це може бути абсолютно ключовим кроком між наявністю стратегічного плану та його успішним виконанням. Зробіть усе правильно, і ваші співробітники точно зрозуміють, чого ви хочете досягти, чому це важливо, як ви збираєтесь це зробити, як вони зроблять свій внесок, що їм потрібно зробити і коли. Вони будуть мотивовані й мотивовані на те, щоб втілити стратегію в життя.

Якщо ви неправильно вибудуєте комунікацію, ваша стратегія буде, в кращому разі, забута, а в гіршому - взагалі ніколи не зрозуміла. Ваші співробітники не зможуть прочитати ваш довгий електронний лист або щосили намагатимуться не заснути під час вашої двогодинної презентації, а потім вони повернуться до своїх робочих місць і продовжать робити те, що вони робили, саме так, як вони це робили. Ваш план не буде виконано, і ваших цілей не буде досягнуто. Ваш бізнес не зростатиме, і ваша робота зі стратегічного планування буде витрачена даремно. Гаразд, я зупинюся, ви зрозуміли суть 😉

Пам'ятайте, що правильна комунікація щодо стратегії означатиме, що ваші співробітники засвоять стратегію, і це вплине на досвід, який вони створять для ваших клієнтів.

1. Залучайте своїх людей
2. майте надихаюче бачення
3. використовуйте чітку структуру
4. Запускайте правильно
5. Покажіть контекст
6. Надайте доступ усім
7. Покажіть усім, який внесок вони роблять
8. Не переставайте спілкуватися
9. Підтримуйте видимість прогресу
10. Заохочуйте зворотний зв'язок і обговорення
11. Навчіть своїх менеджерів, щоб зробити це частиною повсякденного життя
12. Виховуйте тих, хто сумнівається

Давайте розглянемо кожен крок докладніше...

🚩 1. Залучайте своїх людей

Це дійсно те, про що варто подумати на етапі до озвучування плану. Ви маєте враховувати це при побудові та створенні стратегії. Йдеться про те, щоб залучити якомога більше людей до процесу розробки стратегічного плану.

Я не за те, щоб залучати всіх на кожному етапі. Важливо розуміти, що, здебільшого, стратегічне планування має здійснюватися командою керівників, і що занадто велика кількість учасників може сповільнити процес і, зрештою, завадити прогресу. Але гарною ідеєю буде вибрати певні області процесу розроблення стратегії, які можуть бути відкриті для більшої кількості людей.

До переваг збільшення участі у формуванні стратегії можна віднести:

• Більше людей говорять про стратегію в бізнесі - збільшення сарафанного радіо
• Більше відчуття того, що ви інвестуєте в більшу кількість людей
• Підвищення обізнаності в бізнесі про передісторію та контекст стратегічних рішень
• Ширший спектр знань і досвіду, що впливають на стратегічне планування
• Розуміння та рекомендації про те, як найкраще донести план, щоб він мав сенс для команд на місцях

Ви також можете створити крос-функціональну стратегічну команду з цих людей, які були залучені до процесу на ранньому етапі. Ця група людей може виступати амбасадорами стратегії та допомагати вам розповсюджувати інформацію, повідомляти про план на рівні команди та не допускати передавання стратегії лише згори донизу.

🚩 2. Майте надихаюче бачення

Перш ніж заглиблюватися в деталі стратегії з усіма, спочатку потрібно заволодіти їхньою увагою. Саме тут на допомогу приходить заява про бачення. Одне чітке, надихаюче твердження, яке викладає мету компанії та амбіції.

Не варто недооцінювати важливість заяви про бачення. Насправді, це перша точка взаємодії більшості ваших співробітників зі стратегією, тому вона повинна впливати.

Бачення - це перше, що потрібно повідомити, коли справа доходить до стратегії. Це те, з чого ви починаєте, показуючи всім, куди ви хочете потрапити, чому ви хочете туди потрапити і чому це важливо. Це велика, загальна мета організації та кінцева мета стратегії, яку збираєтеся намітити.

Отже, ви починаєте з того, чого хоче досягти компанія... Потім ви перейдете до деталей і того, як це зробити.

Можливо, ви захочете поширити своє бачення на фізичне середовище, в якому працюють ваші команди, або розмістити його в центрі уваги у віртуальному середовищі, в якому ви всі взаємодієте. Як би не виглядало ваше робоче середовище, подумайте про те, як ви могли б увімкнути візуальне уявлення про бачення, щоб воно було в центрі уваги всіх.

🚩 3. Використовуйте чітку структуру

Після того, як ви привернули увагу людей надихаючим баченням, настав час стати трохи конкретнішим і показати план того, як досягти цього майбутнього стану.

Проте важливо не вдаватися в подробиці занадто рано. Якщо те, що ви намічаєте, починає здаватися занадто складним, люди цілком можуть відключитися або відволіктися. Що більше подробиць ви заглибитеся, то більше часу це займе і тим вищі шанси, що ви втратите увагу людей.

Акцент має бути зроблений на передачі плану на одній сторінці. Хороша структура не тільки дасть вам основу, через яку ви зможете розповісти про план, а й дасть чітку візуалізацію, щоб втілити його в життя.

Досить простий спосіб структурувати стратегію - це дерево стратегій.

🚩 4. Запускайте правильно

Звісно, навіть найчіткіше структуровані стратегічні плани не будуть прийняті та зрозумілі, якщо вони не будуть добре представлені. Найкраще бачення у світі може бути випущене з поля зору, якщо воно просто розсилається електронною поштою "всім" і перебуває в самому низу довгої корпоративної комунікації. Найкращі односторінкові структури стратегії можуть загубитися, якщо вони знаходяться серед сотень інших сторінок в об'ємному документі. Отже, після того, як у вас є чітке бачення і добре структурована стратегія, вам потрібно подумати про те, як найкраще продемонструвати це своїм співробітникам.

Варіанти першої презентації стратегії:

• Велика презентація для всієї організації
• "Роуд-шоу", на якому ви проводите презентацію перед невеликими групами, проводячи сесії відділів
• Відео, які можна надсилати електронною поштою, публікувати в інтранеті та ділитися в системі обміну повідомленнями
• Відкриті двері для всіх, хто може прийти і поставити запитання

Ймовірно, відповідь криється в комбінації всіх цих підходів. Найкраще використовувати серію різних стилів презентації, щоб задовольнити вподобання кожного у споживанні інформації, і у вас було більше шансів потрапити в ціль із більшістю ваших людей. Це також означатиме, що буде більше доступних дат, щоб дізнатися про стратегію, що дасть кожному можливість провести хоча б одну сесію.

Як би ви не вирішили "запустити" стратегію для всіх, зробіть так, щоб вона відрізнялася від ваших стандартних внутрішніх комунікацій, щоб вона виділялася. Не включайте запуск стратегії в регулярну зустріч або регулярне спілкування. Якщо ви зробите це своєю власною "річчю", то ви підкреслите значущість і важливість.

🚩 5. Покажіть контекст

Ще одна головна порада, коли справа доходить до передачі вашої стратегії, - включити передісторію. Візьміть людей у подорож, розкажіть історію, покажіть їм, як ви прийшли до цього конкретного набору стратегічних рішень. Це допоможе їм зрозуміти, чому саме такий план, і посилить його важливість.

Демонстрація того, як ви прийшли до цих стратегічних рішень, також допоможе плану виглядати менш низхідним - менш схожим на наказ. Ви не просите людей сліпо слідувати плану, ви витрачаєте час на те, щоб показати їм, чому ви прийшли до таких рішень.

Рекомендуємо познайомити людей з деякими результатами стратегічних сесій, які привели вас до цієї стратегії. Подумайте про те, щоб представити візуальний образ вашого SWOT-аналізу, вашого PESTLE-аналізу, роботи, яку ви виконали, наприклад, щоб допомогти оцінити різні стратегічні варіанти.

Намалюйте для них конкурентне середовище, щоб вони могли побачити, як ваша стратегія вписується в іншу частину ринку. Можливо, покажіть карту сприйняття, аналіз чотирьох кутів ключового конкурента або будь-який інший аналіз конкурентів, який ви, можливо, проводили.

Просто пам'ятайте, що на цьому етапі не потрібно надто ускладнювати - дотримуйтеся найлегше засвоюваних фреймворків та інструментів, таких як прості матричні моделі, які пропонують короткі резюме.

🚩 6. Надайте доступ усім

Занадто часто стратегії підносяться співробітникам з великим "вибухом", але потім заховані у файлах і папках, або абсолютно недоступні, або їх дуже важко знайти. Немає сенсу створювати приголомшливі візуальні ефекти і слайди, щоб потім заховати їх туди, де їх більше не видно до наступної великої зустрічі.

Дуже важливо, щоб ваша стратегія була живим, дихаючим планом, завжди актуальним і завжди доступним. Ви хочете, щоб ваші співробітники могли ознайомитися зі стратегією, освіжити пам'ять, звернутися до деталей, коли їм це необхідно. І якщо отримати цю інформацію буде складно, найімовірніше, люди здадуться. Ви ж не хочете, щоб їхні перші спроби активно взаємодіяти зі стратегією були складними і трудомісткими, що зіпсує їхнє сприйняття всього процесу.

Тому розмістіть свій план так, щоб кожен міг легко отримати до нього доступ, і не дозволяйте йому бути статичним - підтримуйте його в актуальному стані за допомогою прогресу, віх, коментарів і результатів.

🚩 7. Покажіть усім, який внесок вони роблять

Навіть на тому етапі, коли ви вперше "запускаєте" стратегію командам, ви повинні спробувати описати стратегію аж до рівня завдання. Я не кажу, що кожна мета або ініціатива повинна мати всі складові її завдання від самого початку (і, вочевидь, розгляд кожного завдання був би надто докладним для першої презентації), але варто було б мати напоготові один або два приклади завдань для вибору стратегічних цілей, щоб ви могли проілюструвати комплексний підхід і допомогти людям зрозуміти, у чому полягає їхній внесок.

Існує небезпека, що якщо ви не знизите свій огляд до рівня завдань, стратегія здаватиметься відірваною від повсякденної роботи команди. Без ілюстрації того, як їхні окремі завдання пов'язані із загальними стратегічними цілями, є ймовірність, що ваші співробітники сприймуть стратегічний план як щось, на чому керівництво зосередиться, поки вони займуться звичайними справами.

Отже, покажіть усім, що є або будуть дуже конкретні завдання з термінами і відповідальними за кожну мету та ініціативу, пов'язану зі стратегічними цілями. Досягнувши цього рівня, ви також зможете встановити часові рамки для всіх цілей, завдань.

🚩 8. Не переставайте спілкуватися

Після великого "запуску" вашої стратегії, навіть якщо ви розмістили план десь у центральному та легкодоступному місці, ви маєте продовжувати повертатися до нього та демонструвати прогрес, якого ви всі досягли.

Таким чином, ви маєте подумати про те, як часто хочете знову збирати всіх разом і обговорювати стратегію всієї компанії. Я б сказав, що чим частіше, тим краще. Не робіть це один або два рази на рік, зробіть це фундаментальною частиною кожної спільної зустрічі, яку ви проводите. Це допоможе впровадити стратегію в усьому бізнесі й не залишить ні в кого сумнівів у важливості, яку ви їй надаєте.

🚩 9. Підтримуйте видимість прогресу

Використовуйте регулярні та часті сесії, щоб представити поточний прогрес стратегії. Повторіть план, але зосередьтеся на тому, які контрольні точки виконуються, які основні завдання вирішуються і яких термінів дотримуються. Мотивуйте своїх співробітників, святкуючи маленькі перемоги на цьому шляху.

Гарною ідеєю для таких презентацій прогресу було б попросити команду представити результат, якого вони домоглися у своїй галузі - можливо, запрошувати нову команду щомісяця. Це був би ще один гарний спосіб позбутися відчуття надмірної ієрархії стратегії, а також продемонструвати і відзначити внесок команд на місцях.

Однак не обмежуйтеся оновленнями прогресу лише презентаціями. Якщо ви зробили те, що запропоновано в пункті 6, ви розмістите свій стратегічний план десь у центральному місці й доступному для всіх - тепер вам потрібно переконатися, що весь прогрес і результати чітко помітні й актуальні, щоб щоразу, коли хтось перевіряє стратегію, він бачив останню картину.

Подумайте про програмне забезпечення, яке пов'язує ваш стратегічний план із системою управління завданнями та інтегрується з системами бізнес-аналітики для автоматичного відстеження ключових показників ефективності та контролю прогресу в досягненні цілей. Інформаційні панелі та автоматичні звіти також є важливими інструментами для отримання миттєвої видимості прогресу в легко засвоюваній формі.

🚩 10. Заохочуйте зворотний зв'язок та обговорення

Вам потрібно, щоб ваші люди були залучені в стратегію, а не просто слухали її. Відкриття каналів для зворотного зв'язку, коментарів, обговорень і пропозицій - чудовий спосіб надати кожному можливість поділитися своєю думкою і взаємодіяти з планом.

Якщо ви покажете командам, що вам потрібні їхні думки та відгуки, це допоможе усім відчути себе залученими та зменшить сприйняття плану, що диктується зверху вниз.

Способи заохочення зворотного зв'язку:

• Проводьте відкриті зустрічі з керівною командою, щоб ставити запитання та обмінюватися думками
• Створіть канал у внутрішній системі обміну повідомленнями, в якому люди публікуватимуть повідомлення
• Використовуйте програмне забезпечення для розроблення стратегій із вбудованою комунікаційною стрічкою, яка дає змогу коментувати та реагувати
• Нехай усі менеджери запитуватимуть членів своєї команди про коментарі та питання щодо стратегії під час регулярних особистих зустрічей

Якщо ви збираєтеся збирати думки та коментарі щодо стратегії, обов'язково зробіть що-небудь із цим зворотним зв'язком. Переконайтеся, що ви відкриті для вивчення будь-яких цікавих ідей, які надходять від команд, і визнайте висловлені зауваження, особливо там, де ви бачите спільні теми.

Використайте деякий час під час регулярних презентацій стратегії, щоб відповісти на запитання, які надійшли протягом цього місяця або кварталу.

🚩 11. Навчіть своїх менеджерів, щоб зробити це частиною повсякденного життя

Правильна стратегічна комунікація залежить від частоти і доступності. Ви не зможете ефективно впровадити стратегію у своїй організації, якщо люди почують про неї тільки від вищого керівництва під час кількох великих презентацій. Досягнення цієї мети залежить від того, наскільки ефективно ви зможете зробити стратегію частиною повсякденного робочого життя ваших співробітників.

Вирішальну роль тут відіграватимуть ваші менеджери. Вам потрібно перетворити свою управлінську команду на групу амбасадорів стратегії, які повністю поінформовані, добре обізнані та здатні відповідати на запитання, розставляти пріоритети й перетворювати стратегію на завдання для своїх команд.

Можна створити програму навчання, яку мають пройти всі лінійні керівники, щоб переконатися, що вони повністю поінформовані про план та очікування щодо того, як він вплине на їхнє повсякденне управління персоналом. Це може бути що завгодно, від кількох семінарів до серії відеороликів для перегляду. Важливо, щоб ви витратили час на те, щоб переконатися, що всі менеджери команди в бізнесі знають свою справу, коли справа доходить до стратегії.

Потім чітко сформулюйте, як ви очікуєте, що вони інтегруватимуть стратегію у свою взаємодію зі своїми командами. Це можуть бути такі речі, як...

• Звіряйтеся зі стратегією і перевіряйте хід виконання завдань у кожній 1-2-1
• Проводьте регулярні командні сесії, на яких вони аналізують стратегію і свій командний внесок
• Забезпечте пріоритизацію робочого навантаження відповідно до стратегічних цілей і завдань
• Ґрунтуйте свої відгуки про продуктивність, похвалу та винагороду на внеску в стратегію

🚩 12. Виховуйте тих, хто сумнівається

Догодити всім практично неможливо. Навіть якщо ви виконаєте всі ці кроки, ви не зможете автоматично залучити всіх, деякі люди просто не будуть готові до цього.

Деякі з тих, хто має сумніви, можуть дуже голосно заявити про свої сумніви (особливо якщо ви вітаєте й заохочуєте зворотний зв'язок та обговорення), але деякі мовчатимуть і просто відмовлятимуться від участі. В обох випадках варто приділити їм трохи часу й уваги, щоб спробувати привернути їх до себе і пом'якшити негатив.

Вам потрібно буде шукати цих тихих тих, хто сумнівається, оскільки їх буде важче виявити. Попросіть своїх менеджерів визначити, хто в їхніх командах не згоден із планом, а потім зв'яжіться з ними - не в конфронтаційній манері, а для того, щоб дізнатися про їхні думки та відгуки. Не змушуйте їх відчувати, що їх виокремлюють або що це якась "чорна мітка" продуктивності, просто ви прихильні до стратегії, в яку люди вірять, тож вам цікаво почути, як ви можете зробити її більш привабливою.

Навіть якщо ви не зможете переконати їх у правильності стратегії, вони будуть впевнені в тому, що їх почують і що їхню думку цінують.