Кадрове планування: керівництво

Ефективний процес планування людських ресурсів допомагає організаціям максимально ефективно використовувати людський капітал і формувати кадри, готові до майбутнього. Давайте більш детально розглянемо важливість планування людських ресурсів і те, як виглядає цей процес.

Він визначає ключові HR-ініціативи на майбутній період часу, які допоможуть організації досягти своїх стратегічних цілей і зберегти конкурентні переваги без кадрового дефіциту або надлишку.

Організації повинні вміти адаптувати свій людський капітал до постійних змін у технологіях, місцевій та глобальній економіці, інноваційних продуктах і культурі. Планування людських ресурсів є невід'ємною частиною максимізації добре підготовленої робочої сили, і воно пропонує інші переваги, які допомагають виконати місію вашої організації.

Ось деякі з цілей, яких може досягти HRP:

• Передбачення і готовність до культурних зрушень і змін у діловому середовищі.
• Передбачення і виявлення змін у роботі та навичках для задоволення попиту на робочу силу.
• Своєчасне наймання необхідних фахівців для підтримки розширених, скорочених або диверсифікованих планів організації.
• Адаптація методів найму і пільг для пошуку і найму найкращих кандидатів.
• Забезпечення оптимальних технічних і соціальних навичок для підвищення продуктивності праці.
• Розробка шляхів кар'єрного зростання для співробітників з метою підвищення їхньої задоволеності та цінності.
• Побудова та підтримка ефективних ключових HR-процесів. (Набір і добір персоналу, навчання і розвиток, планування компенсацій і пільг, управління ефективністю роботи).
• Раціональне використання бюджету на управління персоналом.
• Підтримка відповідності політиці компанії та державним нормам.

Яким би корисним не було планування людських ресурсів, цей процес пов'язаний з певними труднощами. Знаючи про можливі недоліки, менеджери з персоналу можуть краще підготуватися до їх вирішення.

Пам'ятайте про такі обставини, з якими ви можете зіткнутися:

• Потрібен тривалий час і старанні зусилля.
• Це коштуватиме грошей.
• Доводиться покладатися на прогнози, які ніколи не бувають абсолютно точними.
• Неоднозначність і відхилення на ринку неминучі.
• Технології/інформаційні системи можуть бути неадекватними і не здатні надати всі необхідні дані.
• Доводиться об'єднувати дані з декількох джерел.
• Внутрішні зміни наштовхуються на опір співробітників.

1. Проаналізуйте цілі та плани організації
Успіх кадрового планування залежить від його зв'язку з цілями бізнесу, тому ви повинні почати з кінцевої мети. Визначте, чого організація хоче досягти в майбутньому, як вона має намір цього досягти і як HR сприятиме цьому.

У кожного відділу будуть свої унікальні цілі, у досягненні яких HR має брати участь. В ідеалі HR працює в тісному контакті з керівництвом і має чітке уявлення про те, до чого прагне кожен відділ компанії. Дізнавшись це, ви зможете визначити, як HR задовольнятиме ці потреби. Наприклад, в одних відділах вам доведеться зосередитися на підборі персоналу, а в інших - на скороченні штату і перерозподілі деяких поточних співробітників.

2 Оцініть поточний стан персоналу і виявите недоліки
Перш ніж приступати до реалізації планів на майбутнє, необхідно оцінити поточний стан персоналу організації, визначивши її сильні та слабкі сторони. Чи є у вас необхідна кількість досвідчених співробітників? Якими навичками і на яких рівнях ви вже володієте у своєму штаті? Для цього вам слід врахувати таке:

• Яка загальна кількість співробітників?
• Скільки співробітників у кожному відділі?
• Скільки співробітників обіймають кожну посаду?
• Які освіта, навички, компетенції та кваліфікація ваших співробітників?
• Як співробітники оцінюють свою роботу?
• Який вік ваших співробітників (скільки з них наближається до виходу на пенсію?).

HR-фахівці можуть вивчити ці змінні кількома способами, наприклад:

• Зустрітися з менеджерами та керівниками відділів, щоб дізнатися, як вони оцінюють здібності своїх співробітників і де є можливості для поліпшення.
• Провести самооцінку співробітників.
• Проаналізувати дані системи HRIS.
• Вивчити відгуки про роботу співробітників за минулі роки.

Існують інструменти, які допоможуть вам скласти «дорожню карту» для цього етапу процесу кадрового планування. Організаційна схема - це візуальний опис структури персоналу компанії, в якому позначені ролі та відносини підпорядкування. Нижче ви можете побачити приклад організаційної схеми HR в організації середнього розміру:

Інвентаризація навичок дає змогу визначити наявність і готовність нинішніх співробітників до переходу на нові або вищі посади. Вона дає змогу визначити, хто зі співробітників здатний обійняти нові посади в міру зміни потреб компанії. Це також допоможе вам виявити брак професійних навичок.

Ось як можна використовувати інвентаризацію навичок співробітників для виявлення можливостей для розвитку:

3. Прогнозування майбутніх потреб у персоналі
Прогнозування попиту - найважливіший етап процесу кадрового планування. З огляду на майбутні цілі організації, визначте майбутній попит і пропозицію кваліфікованих співробітників. Прогнозування попиту включає визначення необхідної кількості людей і рівня таланту. Прогнозування пропозиції оцінює майбутні внутрішні (просування по службі, переведення, розширення позицій) і зовнішні джерела та їхню здатність задовольнити ваші потреби.

Для такого прогнозування використовують внутрішні дані, а також тенденції ринку та галузі. Обов'язково враховуйте такі фактори, як:

• Нові продукти або послуги на горизонті
• Перспективні злиття або поглинання
• Витрати на робочу силу
• Прогнозований вихід співробітників на пенсію/зайнятість і рівень плинності кадрів
• Технологічний прогрес і автоматизація.

Сценарне планування - це спосіб «мозкового штурму» ситуацій, які можуть вплинути на напрямок розвитку вашої організації та потреби в робочій силі в майбутньому. Розгляньте технологічний прогрес, економічні зміни, нові урядові постанови тощо, а також подумайте, як ви можете проявити гнучкість і яких запобіжних заходів слід вжити.

Аналіз прогалин дає змогу порівняти поточну кількість співробітників і рівень їхньої кваліфікації з тим, що буде потрібно для досягнення цілей організації. Цей метод включає:

• Визнання поточного стану робочої сили.
• Визначення того, який вигляд має ідеальна ситуація.
• Виявлення поточних недоліків.

Ви можете використовувати SWOT-аналіз (сильні та слабкі сторони, можливості та загрози), щоб узагальнити отримані результати та визначити, які елементи потребують найбільшої уваги.

Ваше завдання - з'ясувати, як можна узгодити попит на якісних співробітників із наявною внутрішньою і зовнішньою пропозицією, вирішивши такі питання:

• Чи потрібно нам додавати співробітників на нові посади? Якщо так, то звідки? Скільки? На повний чи неповний робочий день?
• Чи є на ринку достатня пропозиція потенційних співробітників?
• Чи потрібно нам навчати і розвивати наявних співробітників для перерозподілу? Яких саме?
• Чи достатньо ми використовуємо досвід нинішніх співробітників?
• Чи потрібно нам адаптувати будь-яку політику або практику управління персоналом, щоб врахувати майбутні потреби в кадрах?

4. Розроблення та реалізація плану
Настав час розробити план дій у сфері людських ресурсів, який узгоджується із загальною стратегією вашої організації. Він має враховувати всі проведені вами аналізи і містити стратегії з підбору талантів відповідно до попиту і пропозиції, щоб ваша організація була готова до майбутнього.

Ваш план може починатися з теоретичної концепції перетворення компанії з X на Y, а потім назвати покроковий підхід, якому сприятиме HR. Це включатиме в себе розробку методів для поліпшення конкретних стратегій, які приведуть вас до ідеального етапу. Типові області, на яких фокусується увага, включають рекрутинг, прийом на роботу, навчання, пільги, управління ефективністю, варіанти віддаленої/гнучкої роботи і культуру компанії.
Ось зразок плану дій, який може мати такий вигляд:

Не існує універсального змісту стратегічного плану управління персоналом. Стратегія кожної організації буде унікальною, залежно від її цілей і типу бізнесу. План невеликого стартапу включатиме зовсім інші чинники, ніж план багатонаціональної корпорації. Одній компанії може знадобитися почати з розширеної програми з підбору персоналу, щоб знайти певну кількість висококваліфікованих співробітників зі спеціальними знаннями. Інша компанія може почати з навчання наявного персоналу.

Після того як план розроблено, необхідно зосередитися на його інтеграції з сильною комунікацією в рамках всієї компанії. Будьте готові до того, що співробітники на передовій і керівництво можуть чинити опір змінам. Інтеграція буде легшою, якщо ви наймаєте нових співробітників, тому що вони будуть краще сприймати новий підхід.

5. Контролюйте, переглядайте і переоцінюйте свій план
Після того як ви впровадили план управління персоналом, ви повинні визначити, чи приносить він результати. Проаналізуйте, наскільки добре він допомагає вам реалізовувати стратегію організації та досягати цілей у таких галузях, як продуктивність, утримання та задоволеність співробітників тощо. Відстежуйте нові методи роботи та шукайте сфери, в яких план може перешкодити.

Також важливо дізнатися, як зміни впливають на співробітників. Менеджери можуть попросити їх дати зворотний зв'язок під час атестації, або ви можете провести опитування співробітників, щоб зрозуміти, як йдуть справи.

Отримавши інформацію, ви зможете виявити будь-які перешкоди й оминути їх, щоб скоригувати та вдосконалити своє планування. Ви навіть можете повернутися до першого кроку і почати процес планування заново, озброївшись тим, що ви дізналися під час початкового впровадження.

Процес планування людських ресурсів має бути безперервною діяльністю, яка постійно оцінюється і розвивається, щоб залишатися в гармонії з усіма змінами, з якими стикаються компанії.