Blog

Copilot для HR: як його використовувати

2025-09-01 22:44
Copilot for HR швидко стає популярним інструментом для HR-фахівців, які хочуть працювати швидше та ефективніше. Вбудована в Microsoft 365, вона використовує штучний інтелект для автоматизації повторюваних завдань, створення відшліфованого контенту та аналізу даних – і все це в таких програмах, як Word, Excel, Outlook і Teams.
Copilot — це помічник зі штучним інтелектом, вбудований у програми Microsoft 365, такі як Word, Excel, Outlook і Teams.
Він реагує на підказки простою мовою — наприклад, складання оголошень про вакансії, аналіз даних про робочу силу або узагальнення звітів — і надає результати безпосередньо, використовуючи інструменти, які вже використовують HR-команди.
Він працює шляхом поєднання великих мовних моделей, таких як GPT-4, з даними вашої організації з Microsoft Graph (наприклад, електронною поштою, документами та календарями), зберігаючи при цьому існуючу безпеку та дозволи. Наприклад, ви можете попросити Copilot «Узагальнити результати опитування щодо залучення за регіонами» або «Створити план адаптації для нового співробітника відділу маркетингу», і Copilot видасть чіткі, зручні результати за лічені секунди.

«Copilot для HR» — це не окремий продукт, а спосіб застосування інструменту в робочих процесах HR. Від прискорення підбору персоналу до створення навчальних планів — це скорочує адміністративну роботу, щоб команди могли зосередитися на стратегії. Корпорація Майкрософт повідомляє про швидше виконання рутинних завдань на 30-40%, а дослідження уряду Великої Британії показало, що середня щоденна економія часу становить 26 хвилин, при цьому понад третина користувачів економить понад 30 хвилин на день, що означає підвищення продуктивності на 40%.
Штучний інтелект у HR найбільш ефективний, коли ви використовуєте його з чіткою метою. Фахівці з управління персоналом, які можуть визначити, де штучний інтелект може мати реальний вплив, можуть переконатися, що організація готова до впровадження та оснастити HR-команди потрібними навичками.

З якими труднощами стикається використання Microsoft Copilot для управління персоналом

Питання конфіденційності даних

У той час як Copilot отримує доступ лише до інформації, яку користувачі вже мають дозвіл бачити через Microsoft Graph, відділ кадрів повинен забезпечити належне секретування та захист конфіденційних даних співробітників. Таким чином, чітка політика керування даними та контроль доступу на основі ролей мають важливе значення для запобігання випадковому витоку.

Ризик застарілого або упередженого контенту

Як і будь-який штучний інтелект, відповіді Copilot ґрунтуються на наявних даних і можуть відображати застарілу інформацію або несвідома упередженість. Команди HR повинні налагодити процеси перевірки — особливо такого контенту, як описи посад, підсумки діяльності та документи політики — щоб забезпечити поточні та всеосяжні результати.

Опір користувачів

Деякі фахівці з управління персоналом можуть вагатися щодо впровадження штучного інтелекту, тому що бояться втратити роботу, або відчувають невпевненість у технології. Проактивне управління змінами в персоналі, включаючи демонстрацію того, як Copilot підтримує, а не замінює ролі HR, може допомогти зміцнити впевненість і прийняття.
Крива навчання

Не всім членам команди буде комфортна використовувати інструменти генеративного штучного інтелекту з першого дня. Однак надання структурованого навчання, простих інструкцій із використання та швидких переможних прикладів може допомогти прискорити формування навичок і зменшити розчарування.

Проблеми інтеграції

Хоча Copilot вбудований у Microsoft 365, деякі робочі процеси управління персоналом покладаються на сторонні системи, як-от ATS або програмне забезпечення для нарахування заробітної плати, що означає, що HR-командам може знадобитися інвестувати в узгодження процесів або інтеграцію API, щоб зробити Copilot справді ефективним.

Міркування щодо вартості

Copilot – це преміальне доповнення для кожного користувача для Microsoft 365, тому HR-команди повинні зважити потенційний приріст продуктивності та додаткові ліцензійні збори, які вони повинні сплатити. Особливо це стосується великих організацій, яким може знадобитися закупівля сотень або тисяч ліцензій.

Надмірна залежність від автоматизації

Без достатнього людського контролю Copilot може ненавмисно підірвати стратегічну роль і роль у відносинах з персоналом, особливо в сферах, що вимагають співчуття та нюансів, таких як відносини зі співробітниками або обговорення продуктивності. Як керівник, ви повинні чітко встановити межі того, де людське судження залишається важливим.

6 способів використовувати Copilot у HR

1. Підтримка підбору та найму персоналу

Copilot складає оголошення про вакансії, листи з пропозиціями та листи з відмовою у Word, генерує запитання на співбесіді та навіть порівнює резюме кандидатів, щоб підкреслити ключові відмінності та подібності. Це прискорює перевірку та документацію, тому HR може зосередитися на прийнятті рішень, а не на адміністративній роботі.

Другий пілот у дії

  • Після зустрічі з менеджером з підбору персоналу відкрийте Word і запитайте Copilot: «Складіть опис вакансії для посади інженера-програміста на основі цих нотаток зустрічі. Включіть навички, обов'язки, переваги та тон нашої компанії».
  • Як тільки заявки прийдуть, вставте резюме з короткого списку в Word і запитайте: «Порівняйте цих п'яти кандидатів, підсумовуючи кваліфікації, сертифікати та досвід керівництва в таблиці».
  • У Teams використовуйте Copilot, щоб «Складіть 10 запитань на співбесіді для цієї ролі на основі опису вакансії».
  • Після того, як кандидата буде обрано, за допомогою Word з'явиться запит: «Напишіть листа з пропозицією для [імя] на посаду інженера-програміста, включаючи зарплату, бонуси, відпустки та наш пакет пільг».
  • Для інших кандидатів запитайте: «Напишіть професійного, але співчутливого електронного листа з відмовою [імя], дякуючи йому за подання заявки та заохочуючи його подавати заявки на майбутні ролі».

2. Онбординг та досвід співробітника

Copilot автоматизує створення документів для адаптації, персоналізованих планів привітання та контенту, заснованого на знаннях, для співробітників. Відділ кадрів Microsoft навіть використовує спеціальних агентів Copilot (через Copilot Studio) для забезпечення роботи ботів «Ask HR» для самообслуговування, зменшуючи дзвінки до HR-представників і забезпечуючи швидшу підтримку співробітників.

Другий пілот у дії

  • У Word запитайте Copilot: «Створіть двотижневий план адаптації для нового продавця-консультанта. Містіть етапи навчання, вступні відомості та посилання на ресурси з ІТ та відділу кадрів. Використовуйте наш довідник з адаптації як довідник».
  • Персоналізуйте план, попросивши Copilot «адаптувати цей план для нових співробітників маркетингової команди, зосередившись на інструментах співпраці та процесах кампанії».
  • У Copilot Studio створіть бота «Запитати HR» із самообслуговуванням, який може відповідати на поширені запитання про пільги, налаштування ІТ та нарахування заробітної плати, спираючись на внутрішні документи політики (Microsoft використовує це, щоб зменшити обсяги дзвінків HR).
  • Протестуйте бота, запропонувавши зразки запитань співробітникам і уточнивши відповіді, щоб HR-представники обробляли менше повторюваних запитів і зосереджувалися на побудові культури.

3. Залученість співробітників та оновлення політик

HR-команди використовують Copilot для складання опитувань співробітників, узагальнення даних про залученість і виявлення тенденцій в індексах лояльності співробітників (eNPS) вашої компанії. Він також може переглядати оновлення нормативних вимог (наприклад, директиви про робочий час), порівнювати їх із внутрішніми політиками та складати чіткі статті зі знаннями на основі сценаріїв, щоб спростити дотримання вимог для персоналу.

Другий пілот у дії

  • У Microsoft Forms використовуйте Copilot, щоб «скласти імпульсне опитування з 5 запитань, щоб виявити рушійні сили роз'єднання, зосереджуючись на балансі робочого навантаження, комунікації та розпізнаванні».
  • Зберіть відповіді, а потім в Excel запитайте Copilot: «Сегментуйте показники eNPS за відділами та термінами роботи та виділіть три драйвери взаємодії з найнижчими оцінками».
  • У Word підкажіть Copilot: «Складіть односторінковий підсумок цих висновків із рекомендованими подальшими кроками для менеджерів».
  • Щоб отримати оновлення політики (наприклад, Директиву про робочий час), запитайте Copilot: «Порівняйте нашу внутрішню політику робочого часу з цими новими рекомендаціями ЄС. Узагальніть відмінності, складіть три статті знань для співробітників на основі сценаріїв і посилайтеся на первинні документи».
  • Завантажте статті в бот «Запитайте у HR», щоб співробітники могли отримати доступ до оновлень, не чекаючи допомоги з персоналом.

4. Аналіз даних та звітність

Copilot, що накладається на Excel і Power BI, допомагає HR аналізувати великі набори даних (наприклад, показники залученості за демографічними показниками або регіонами), виявляти тенденції та створювати підсумки або візуалізації для презентацій керівництва. Він також може генерувати колоди PowerPoint із Word або виводів даних, автоматично структуруючи історію за допомогою заголовків і візуальних елементів.

Другий пілот у дії

  • В Excel завантажте дані про робочу силу (демографічні показники, плинність кадрів, залученість). Підкажіть другому пілоту: «Узагальніть ці показники за відділами та регіонами. Визначте 3 ключові тенденції та аномалії, які керівництву має врахувати».
  • Коли висновки будуть готові, відкрийте PowerPoint і запитайте: «Створіть презентацію з 10 слайдів з цих висновків з чіткими заголовками, діаграмами та примітками доповідачів. Використовуйте наш корпоративний шаблон."
  • Перегляньте чернетки слайдів Copilot (як показано в стенограмі, Copilot може створити 20+ слайдів менш ніж за хвилину) і вдосконалюйте вміст. Це забезпечує точність перед презентацією керівництву.

5. Продуктивність зустрічей і відстеження дій

Використовуючи Copilot у Teams, HR може захоплювати та підсумовувати нотатки зустрічі, виділяти елементи дій за доповідачами та поширювати підсумки без потреби в спеціальному записувачі.

Другий пілот у дії

  • Увімкніть Copilot у Teams для наради з впровадження HRIS.
  • Під час сеансу дозвольте Copilot автоматично транскрибувати та позначати динаміки.
  • Після зустрічі запитайте у Copilot: «Узагальніть цю зустріч за темами. Перерахуйте пункти дій із зазначенням власників і термінів виконання. Складіть наступний електронний лист для всіх учасників з підсумками прийнятих рішень».
  • Перегляньте вихідні дані Copilot, налаштуйте їх за потреби, а потім надішліть. Це позбавляє команду від ручного створення нотаток і подальших дій.

6. Вирішення кейсів в Outlook і CRM

Copilot допомагає командам HR-підтримки, перевіряючи наявність подібних випадків, складаючи професійні відповіді електронною поштою керівникам або співробітникам і пов'язуючи взаємодію з HR-системами одним клацанням миші. Це прискорює час реагування, зберігаючи стабільність.

Другий пілот у дії

  • Якщо, наприклад, ви отримали електронний лист від керівника про гнучкі правила роботи, запитайте Copilot в Outlook: «Перевірте наявність подібних активних випадків і складіть професійну відповідь, посилаючись на нашу політику та трудове законодавство».
  • Перегляньте чернетку Copilot, відрегулюйте тон або деталі, а потім надішліть її.
  • Одним клацанням миші використовуйте Copilot, щоб прикріпити електронний лист і нотатки про інцидент до запису HR CRM, автоматично реєструючи взаємодію (як це робить команда служби Microsoft HR).

Використання Copilot у HR: найкращі практики

Пропонуйте зрозумілі, контекстні підказки

Copilot найкраще працює з конкретними інструкціями. Наприклад, замість «Узагальнити цю політику» виконуйте: «Узагальніть цю гнучку робочу політику в три пункти для слайдів навчання співробітників, використовуючи просту мову для аудиторії, яка не є юридичною». Детальні підказки покращують тон, формат і контекст, зменшуючи кількість редагувань.

Завжди переглядайте результати штучного інтелекту

Copilot — це помічник, а не автопілот, тому його контент штучного інтелекту може бути застарілим, упередженим або неточним. Завжди перевіряйте результати — особливо це стосується конфіденційних повідомлень, оголошень про вакансії або матеріалів про залучення — щоб переконатися в точності, тоні та відповідності.

Навчіть свою команду конфіденційності та відповідальному використанню штучного інтелекту

Copilot використовує дані Microsoft Graph (документи, електронні листи, чати), тому HR повинен розуміти дозволи та налаштування конфіденційності. Щоб запобігти витоку даних, проведіть навчання щодо міток конфіденційності та того, коли не слід використовувати Copilot, наприклад, у випадках із високою конфіденційністю.

Зосередьтеся на високоцінних варіантах використання

Розгорніть Copilot там, де він забезпечує найбільший ефект:
  • Word: Описи вакансій, листи з пропозиціями, електронні листи з відмовами, посібники з адаптації.
  • Excel і Power BI: Аналіз залученості, плинності кадрів, робочої сили.
  • Teams: Підсумки зустрічей, пункти дій, подальші дії.
  • Forms: Опитування співробітників та збір відгуків.
Ви також повинні скласти карту робочих процесів, які вимагають багато часу, і почати з них для швидких перемог.

Внутрішні настанови документа

Створіть посібник із зразками підказок щодо управління персоналом, процесами розгляду та затвердження, а також контрольними списками ескалації з юридичних, дисциплінарних або регуляторних питань. Поширення цієї інструкції на всю компанію забезпечить стабільну якість і прийняття.

Забезпечте постійне навчання

Виходьте за рамки онбордингу та заохочуйте команди використовувати такі курси, як курс AI в HR або навчальні траєкторії Copilot від Microsoft. Проводьте щомісячні «лабораторії підказок», де співробітники можуть ділитися один з одним порадами та прикладами використання.

Пілотування, вимірювання та масштабування

Почніть з малого — націліться на один або два робочі процеси, як-от звіти про підбір персоналу або взаємодію. Перш ніж розширити використання Copilot у вашій організації, відстежуйте результати, включаючи заощаджену економію часу, швидший розгляд випадків або покращений eNPS.

Тримайте людей у центрі уваги

Автоматизація цінна, але делікатні рішення та взаємодія зі співробітниками потребують людського підходу. Збалансуйте інструменти самообслуговування з доступом до HR-фахівців, щоб підтримувати довіру та якість суджень.

Подальші дії

Якщо ви готові включити Copilot у HR, почніть з визначення одного або двох робочих процесів, які забирають багато часу (наприклад, документація про набір або звітність про взаємодію), і спочатку використовуйте Copilot там. Оцінюйте зекономлений час і те, як можна було б покращити взаємодію зі співробітниками та керівниками. Як тільки ви побачите ефект, ви зможете розширити його використання на інші функції
Щоб підвищити прийняття та впевненість, подумайте про підвищення кваліфікації своєї команди за допомогою таких програм:
👉🏻 ChatGPT для всіх: Як використовувати штучний інтелект для продуктивності

👉🏻 AI в рекрутингу та сорсингу

👉🏻 AI в HR

👉🏻 AI в навчанні співробітників

👉🏻 AI в Performance Management

👉🏻 Роботи в HR: Як автоматизувати підбір, адаптацію та управління персоналом

👉🏻 ChatGPT в HR: Як автоматизувати HR-процеси за допомогою штучного інтелекту