Контрольний список вимог HRIS: керівництво для початку роботи

HRIS - це основа вашої HR технології, оскільки в ній зосереджені всі кадрові дані. Тому її потрібно обирати ретельно, виходячи з потреб вашої організації.

Інвестиції в ефективну HRIS забезпечать вашій організації безліч переваг, серед яких:

• Оптимізація та поліпшення доступу до інформації в єдиній системі
• Підготовка корисних звітів
• Економія часу на виконання адміністративних завдань за рахунок виключення дублювання даних
• Забезпечення безпеки даних
• Підтримка зусиль щодо дотримання нормативних вимог
• Підвищення якості обслуговування співробітників і претендентів
• Як у малих, так і у великих організаціях на відділ кадрів покладається безліч найважливіших обов'язків, пов'язаних із документуванням, зберіганням і пошуком даних. Робота з цими даними в цифровому форматі за допомогою системи HRIS призводить до підвищення ефективності роботи відділу кадрів.

Наступні обставини можуть бути ознаками того, що настав час замислитися про впровадження HRIS або перехід на нову систему:

• Ваш штат швидко зростає.
• Ви знаєте, що є кращий спосіб роботи з паперами.
• Ви хочете спростити процеси та відстежувати більше даних.
• Ви хочете отримати повну картину даних про співробітників.
• Ви маєте бути готові до аудиту.

Вибір відповідної HRIS - це серйозна справа, яка залежить від унікальних вимог і бюджету вашої організації. Також важливо порівняти кілька варіантів, перш ніж приймати рішення.

Спробуйте виконати такі кроки в процесі вибору HRIS:

• Дізнайтеся потреби та довгострокові плани вашої організації.
• Зберіть команду зі співробітників HR-служби, ІТ-фахівців, менеджерів, осіб, які ухвалюють ключові рішення, та інших людей, щоб отримати інформацію й отримати перспективу для створення чек-листа вимог до HR-системи.
• Проведіть велике дослідження авторитетних постачальників програмного забезпечення для управління персоналом, які пропонують продукти з необхідними вам можливостями в рамках вашого бюджету.
• Запросіть у постачальників безкоштовні пробні та демонстраційні версії. Використовуйте цю можливість для оцінки якості обслуговування клієнтів.
• Зробіть обґрунтований вибір, а потім повторно оцініть його після впровадження.

Що має бути в системі управління персоналом? Це залежить від того, що потрібно вашій організації для досягнення її цілей. Наведений нижче чек-лист у жодному разі не є вичерпним, деякі функції можуть перетинатися, але в ньому зазначено загальні вимоги та компоненти, на які слід зважати. Цілком можливо, що всі вони вам не знадобляться, але ви можете використовувати цей чек-лист для створення індивідуального шаблону вимог до HRIS.

Наступні специфікації вимог до HR-системи розбиті на сім технічних аспектів (з прикладами функцій для кожного модуля) і п'ять рекомендованих елементів:

✅ Технічні аспекти

✔ Управління інформацією про співробітників

У вашій HRIS зберігатимуться записи про співробітників, що містять інформацію, необхідну для прийняття кадрових рішень і підтримки співробітників. Ви також можете використовувати її для відстеження та звітності.

• Особиста інформація
• Історія роботи
• Дисциплінарні заходи
• Відстеження чисельності персоналу
• Інвентаризація навичок

✔ Управління фінансами та заробітною платою

Забезпечення правильної оплати праці та ведення точного фінансового обліку - найважливіші функції HRIS. Інакше кажучи, у чек-лист вимог до HRIS необхідно включити функції управління фінансами та заробітною платою.

Нарахування заробітної плати (якщо нарахування заробітної плати не передбачено або ви хочете продовжувати використовувати наявне рішення для нарахування заробітної плати, переконайтеся, що воно інтегрується з HRIS).
Розрахунок понаднормових

• Автоматичні відрахування
• Адміністрування та історія заробітної плати
• Комісійні та бонуси
• Банківська та податкова інформація
• Управління заохоченнями

✔ Управління пільгами

HRIS повинна регулювати управління пільгами. Це включає управління змінами персональної інформації, варіантами зарахування та змінами статусу протягом усього життєвого циклу пільг.

• Страховки
• PTO
• Компенсація проїзду
• Пенсійні плани
• Програми оздоровлення співробітників

✔ Compliance

Відповідність вимогам - це вимога HRIS, яка може бути двоякою. Перш за все, вона повинна підтримувати дотримання місцевих і національних законів і правил у сфері працевлаштування. Крім того, для європейських компаній ваша HRIS повинна відповідати вимогам Загального регламенту щодо захисту даних (GDPR) стосовно роботи з даними співробітників.

HRIS може бути розроблена таким чином, щоб надсилати сповіщення про строки здачі звітності та про те, які дії необхідно вжити для дотримання змін у законодавстві.

• Посвідчення особи співробітника
• Дотримання правил нарахування заробітної плати/податків і звітність
• Дотримання вимог EEO
• Стандарти ISO
• GDPR
• Відстеження/управління відповідністю вимогам конкретної компанії

✔ Навчання та розвиток

HRIS може централізувати програми навчання, підготовки та розвитку персоналу. Це особливо корисно для компаній, що вимагають ліцензій і сертифікатів. Ви також можете використовувати її для складання звітів з інвентаризації навичок і планування наступності.

• Зарахування
• Сертифікація/завершення навчання
• Бюджетування/витрати

✔ Управління часом і відвідуваністю

Усі питання, пов'язані з робочим часом, можуть бути вирішені за допомогою HRIS, інтегрованої з програмним забезпеченням для розрахунку заробітної плати та надання пільг. Вона дає змогу відстежувати відвідуваність і планувати/затверджувати відгули для координації кадрових потреб організації та підвищення ефективності роботи.

• Управління годинами робочого часу
• Відстеження відвідуваності
• Біометрична ідентифікація
• Нарахування та використання PTO
• Календар свят
• Оплачувані та неоплачувані відпустки
• Управління понаднормовою роботою
• Порівняння запланованих і фактично відпрацьованих годин

✔ Функції рекрутингу та набору персоналу

Використання HRIS поліпшить весь процес найму. Вона оптимізує безліч завдань, починаючи з розміщення вакансії на кількох вебсайтах і платформах соціальних мереж і закінчуючи структуруванням процесу прийому на роботу, щоб прискорити оформлення документів і знайомство. Така автоматизація дає змогу гарантувати, що нові співробітники не розпочнуть роботу, доки не будуть оформлені всі необхідні документи.

Рекрутинг

• Розміщення вакансій
• Інтеграція із соціальними мережами
• Онлайн-додатки
• Система відстеження кандидатів (або інтеграція)
• Автоматичний відгук
• Попередній відбір кандидатів
• Листи з пропозицією про працевлаштування

Онбординг

• Підготовка до прийому на роботу
• Заповнення безпаперових особових справ співробітників з електронним підписом
• Інструктаж з основної інформації
• Представлення компанії та ключового персоналу
• Дотримання правових норм

Щойно вам вдасться скоротити кількість постачальників до кількох, розгляньте такі функціональні елементи в процесі відбору:

✅ Інтеграційні можливості

Інтеграційні можливості HRIS означають, що між кожним HR-процесом і навіть іншими системами у вашій організації існує безшовний зв'язок. Дані завжди синхронізуються і відображаються в режимі реального часу, що позбавляє від необхідності двічі вводити інформацію, яка забирає час. Наприклад, якщо ви зміните ставку заробітної плати співробітника в системі розрахунку заробітної плати, її буде автоматично оновлено у всіх інших відповідних записах.

Ви отримуєте легкий доступ до узгоджених даних та ефективну звітність. Крім того, доцільно використовувати HRIS, яка містить можливості інтеграції з будь-якими новими системами в майбутньому.

✅ Самообслуговування співробітників

В ідеалі HRIS повинна надавати співробітникам можливість самообслуговування для перегляду загальнокорпоративних ресурсів і власної інформації. Керівники також повинні мати можливість отримувати відповідні дані для управління своїми співробітниками. Це економить час HR, коли співробітники можуть використовувати портал самообслуговування для запиту відгулів, реєстрації в системі пільг і оновлення особистих записів.

Оскільки більшість співробітників звикли до цифрового світу, вони вважають за краще виконувати операції самостійно і мати миттєвий доступ до необхідних матеріалів і відповідей на свої запитання. Майте на увазі, що ваші співробітники оцінять зрозумілі та зручні інтерфейси.

✅ Імпорт та експорт даних

Наявність засобів імпорту та експорту даних з однієї системи в іншу забезпечує більшу ефективність. Якщо ви зможете заповнити нову HRIS, взявши якомога більше актуальних даних з інших джерел, це буде набагато менш утомливо, ніж ручне введення.

З огляду на постійні зміни в технологіях і робочій силі, перехід на іншу HRIS, швидше за все, не за горами. Можливість експорту даних зробить перехід набагато більш плавним.

✅ Безпека даних

Роботодавці довіряють своїм співробітникам безліч конфіденційних даних. У вашій HRIS зберігатимуться особисті дані, такі як банківська інформація та персональні ідентифікаційні номери. Витік даних може завдати шкоди всім зацікавленим особам. Тому ви повинні бути впевнені, що ваша HRIS має достатню безпеку, щоб забезпечити захист від внутрішніх і зовнішніх загроз.

Вона має бути досить складною, щоб не тільки блокувати хакерів, а й гарантувати, що кожен користувач має право переглядати або змінювати тільки ту інформацію, на яку він має право. Саме тому система, що забезпечує різні рівні доступу, має велике значення.

Зверніть увагу на те, що пропонують постачальники HRIS для захисту і як їхні клієнти оцінюють якість безпеки програмного забезпечення. Починаючи з етапу впровадження, кібербезпека має стати пріоритетом. Потім продовжуйте дотримуватися суворих заходів безпеки і обережності, щоб забезпечити збереження даних ваших співробітників.

✅ Хмара

Хмара, також звана програмним забезпеченням як послуга (SaaS), являє собою мережу серверів, на яких зберігаються дані, працюють додатки і надаються онлайн-послуги. HRIS може бути як хмарною з підпискою, так і заснованою на місцевому обладнанні з програмним забезпеченням для HR.

Оскільки хмарна HRIS працює в режимі онлайн, вона, безумовно, економить фізичний простір і накладні витрати порівняно з внутрішньою системою. Є й інші переваги, зокрема:

• Інтелектуальні додатки, що забезпечують простий і настроюваний користувацький досвід.
• Масштабованість з урахуванням мінливих умов і потреб бізнесу.
• Легка і доступна модернізація для нових технологій.
• Сучасні засоби захисту даних і забезпечення конфіденційності.
• Обслуговування клієнтів і технічна підтримка включені у вартість передплати.

Якщо вам складно розібратися в технічних особливостях, не соромтеся проконсультуватися з колегами з інших відділів, наприклад, ІТ.

Читайте в нашій статті
👉🏻 Інформаційна система управління персоналом (HRIS): кроки впровадження

HRIS надає технології, необхідні в сучасному діловому світі для кращої підтримки відділу кадрів і всієї вашої організації. Перший крок до успішного вибору HRIS - це глибоке розуміння того, що потрібно вашій компанії. Потім ви можете опрацювати чек-лист вимог до HRIS, щоб знайти найкращого постачальника.

Впровадження HRIS або перехід на нову систему - це проєкт. Подивіться програми курсів і виберіть те, що вам саме зараз потрібно прокачати:

• Оптимізація процесів
• Автоматизація HR і Digital HR
• Agile та Управління проєктами в HR
• Управління проєктами