Shortlist кандидатів: універсальне керівництво (+ шаблон матриці)

Організації починають усвідомлювати, що підбір та утримання найкращих талантів необхідні для досягнення бізнес-цілей і збереження конкурентних переваг. Складання короткого списку - це, мабуть, найскладніший і найтриваліший етап у процесі найму. Хоча маркетинг і брендинг роботодавця можуть допомогти в пошуку кандидатів, успішний відбір і складання короткого списку кандидатів, як і раніше, є проблемою для більшості компаній. Однак ефективний шорт-лист необхідний для того, щоб знайти (і найняти) потрібну людину на потрібну роль.

Крім того, згідно з дослідженнями, 50 % опитаних претендентів відмовляються від пропозиції роботи через те, що процес найму забирає надто багато часу, тому складання короткого списку в найкоротші терміни є не менш важливим для того, щоб не проґавити найкращих кандидатів.

У цій статті ми розглянемо, що таке короткий список кандидатів і як розробити ефективний процес складання короткого списку.

Що таке шорт-лист у рекрутингу?
Критерії добору кандидатів - найважливіша частина процесу добору персоналу, під час якого рекрутери та менеджери з добору персоналу повинні визначити, які кандидати з їхнього кадрового резерву найкраще підходять для цієї ролі і добре вписуються в культуру організації.

Мета полягає в тому, щоб звузити список і визначити набір кваліфікованих кандидатів, які перейдуть на наступний етап процесу найму. Як правило, організації складають список необхідних навичок і досвіду, а також бажаних навичок і досвіду для кожної ролі. Якщо кандидати відповідають усім цим вимогам і підходять за культурою, вони потрапляють до короткого списку кандидатів на цю посаду.

У процесі відбору кандидатів також важливо враховувати такі фактори, як DEIB, об'єктивність і справедливість. Зростаючий рівень безробіття означає, що більшість роботодавців мають справу з великою кількістю кандидатів з різними навичками та досвідом. Крім того, зі збільшенням кількості варіантів віддаленої роботи географічні обмеження зникають, що збільшує кадровий резерв. Це чинить ще більший тиск на процес найму, складання шорт-листа.

Складання короткого списку відбувається на кількох етапах процесу підбору персоналу. Це і відбір за резюме, і відбір за тестами, і відбір за результатами співбесіди (зокрема телефоном, відеозв'язком та особисто).

Далі ви можете побачити різні види відбору та етапи, на яких вони відбуваються в процесі найму.

🔖 Складання короткого списку резюме

Це перший етап процесу підбору персоналу, на якому проглядаються резюме, щоб з'ясувати, чи володіє кандидат унікальним поєднанням кваліфікації, навичок і досвіду для тієї ролі, на яку він претендує. Якщо резюме кандидата відповідає заданим критеріям, він потрапляє в шорт-лист наступного етапу.

🔖 Тести на здібності/навички

Деякі процеси найму включають у себе тест на здібності або навички (наприклад, тест на навички або оцінювання особистості), щоб визначити, чи володіє кандидат навичками та поведінкою, необхідними для цієї ролі й організації. Ті, хто пройшов тест, переходять до наступного етапу.

🔖 Телефонний відбір

Кандидати, які пройшли телефонний відбір, проходять телефонне інтерв'ю, під час якого зазвичай ставлять низку запитань, що стосуються інформації, яка міститься в їхньому резюме, і того, наскільки добре вони впораються з цією роллю. Цей етап також дає змогу рекрутерам отримати уявлення про комунікативні навички кандидата і його ентузіазм щодо посади та організації. Ті, хто успішно пройшов співбесіду, потрапляють до шорт-листа для наступного етапу.

🔖 Відеоінтерв'ю

Іноді замість очної співбесіди проводиться відеоінтерв'ю, особливо якщо йдеться про віддалену посаду. Такі співбесіди можуть проводитися в Zoom, Skype, Google Hangouts і Microsoft Teams. Інтерв'юер може бути один або кілька, а кандидатам ставлять низку запитань, що дають змогу оцінити їхні навички, досвід і відповідність посаді. Кандидати, які успішно пройшли співбесіду, зазвичай потрапляють до шорт-листа для очного інтерв'ю.


🔖 Особиста співбесіда

На цьому етапі кандидати зазвичай приїжджають до головного офісу організації та проходять особисту співбесіду з 2-3 людьми (включно з менеджером із персоналу та співробітником відділу підбору персоналу). Можливо, їм дадуть підготувати презентацію, яку вони представлять на цій співбесіді. Їм також поставлять запитання про досвід, зазначений у резюме, ситуаційні запитання, а також запитання про те, наскільки добре вони впишуться в колектив і організацію загалом, і які їхні кар'єрні амбіції. Очні співбесіди дають змогу детальніше розпитати кандидата і поспостерігати за ним. Залежно від рівня і характеру ролі, після цього етапу найбільш підходящому кандидату (кандидатам) може бути зроблено пропозицію про роботу.

Якщо роль вища і вимагає складних навичок, після першої співбесіди кандидати можуть бути включені в короткий список для проведення фінальної співбесіди (і, можливо, ще однієї оцінки).

🔖 Перевірка рекомендацій та біографії

Рекрутери зазвичай перевіряють рекомендації, надані кандидатом, щоб отримати додаткову інформацію про його попередню роботу, трудову етику та поведінку. У деяких випадках (наприклад, якщо співробітник працюватиме з дітьми) необхідно провести перевірку біографічних даних (наприклад, перевірку на наявність судимості), щоб переконатися, що кандидат підходить на цю посаду, і забезпечити дотримання вимог законодавства.

🔖 Фінальна співбесіда

Якщо потрібна ще одна співбесіда, кандидати, які успішно пройшли всі попередні етапи, потрапляють до короткого списку для фінальної співбесіди. Це буде ще більш ретельна співбесіда, в якій можуть брати участь більш високопоставлені співробітники і проводитися додаткові оцінки.

🔖 Остаточний відбір

Вибирають найбільш підходящого кандидата на цю роль, і йому роблять пропозицію про роботу. Кандидати, які не пройшли відбір, зазвичай отримують повідомлення, щойно пропозицію про роботу буде прийнято обраним кандидатом.

Крок 1: Перегляд резюме кандидатів
Першим кроком у процесі складання шорт-листа є розгляд HR-фахівцями та/або менеджерами з підбору персоналу резюме кандидатів, щоб оцінити загальну якість отриманих заявок. Вони оцінюють резюме на предмет наявності у кандидатів необхідної кваліфікації, навичок і досвіду роботи для тієї ролі, на яку вони претендують.

Професіоналізм і увага до деталей (недбалі граматичні помилки в резюме або супровідному листі) часто призводять до того, що кандидата автоматично відсіюють, особливо за надлишку кандидатів.

Крок 2: Визначте критерії відбору кандидатів
Наступний крок - визначення критеріїв відбору кандидатів. Як правило, це буде поєднання основних і бажаних критеріїв, які ви визначили на початку процесу підбору персоналу.

Суттєві критерії - це все, що ви вважаєте необхідним для успішного виконання кандидатом своєї ролі, наприклад, мінімальна кваліфікація. Бажані критерії - це те, що не є обов'язковим, але дає кандидату конкурентну перевагу, наприклад, кількість років досвіду роботи.

Крок 3. Створення карти оцінювання кандидатів
Наступний крок у процесі складання короткого списку - створення матриці або карти оцінювання кандидатів. У цій таблиці враховуються основні та бажані критерії, щоб ви могли присвоїти числовий рейтинг за кожним критерієм усім відібраним кандидатам.

Наприклад, припустимо, ви наймаєте стажиста на посаду закупівельника. Ваш оціночний лист може включати:

• Рівень освіти
• Досвід закупівель і ведення переговорів
• Комерційна кмітливість
• Комунікативні навички

За кожним із цих критеріїв кандидату буде присвоєно бал (наприклад, від 1 до 10) залежно від того, наскільки він відповідає цьому критерію. Кожному критерію може бути присвоєно "вагу" - відсоткове співвідношення, що визначає, наскільки важливі ці критерії по відношенню до всіх інших.

Оціночна таблиця забезпечує справедливу оцінку всіх кандидатів за критеріями, а не один за одним. Це дає змогу провести більш об'єктивну оцінку і виявити найсильніших кандидатів.

Ось приклад того, як може виглядати система показників кандидата на посаду стажиста-закупівельника:

Крок 4: Оцінка заявки за критеріями
Наступний етап - оцінювання кандидатів за критеріями, зазначеними в матриці.

Проведіть первинний відбір, щоб виключити всі заявки, в яких відсутні основні критерії. У тих випадках, коли у вас багато заявок, вам може знадобитися перейти до списку бажаних критеріїв і визначити, хто пройде в наступний тур.

Можливо, вам доведеться додати додатковий аспект відбору, наприклад, короткий телефонний дзвінок перед співбесідою, щоб скласти додатковий список. Продовжуйте робити це доти, доки кількість кандидатів не наблизиться до цільового списку.

Після цього ви можете провести детальну оцінку кожного кандидата на основі заздалегідь встановлених критеріїв. Обов'язково дотримуйтесь послідовності в процесі оцінювання.

Крок 5: Порівняння кандидатів за допомогою матриці шорт-листа
Після того як ви оцінили всі заявки, останній крок - складання списку найкращих кандидатів за допомогою матриці шорт-листа. Візьміть кандидатів, яких ви оцінили, і порівняйте їх між собою.

Це допоможе вам прийняти рішення про те, кого ви хочете перевести на наступний етап процесу найму або хто є вашим найкращим кандидатом.

Ось як може виглядати матриця шорт-листа для стажиста на посаду закупівельника:

Використання шаблону матриці шорт-листа допоможе вам заощадити час на підрахунок балів кандидатів, що зробить процес складання шорт-листа ефективнішим. Ба більше, такий документ створює запис про те, як ухвалювали рішення, забезпечуючи ясність і підзвітність, особливо якщо рішення про найм ставитимуть під сумнів.

Ось як може виглядати шаблон матриці шорт-листа в Excel: