Skills Mapping: посібник із впровадження + шаблон

Складання Skills Mapping (карти навичок) може закласти основу для формування штату співробітників, здатного адаптуватися до непередбачуваних змін у бізнесі. Цей інструмент став ще ціннішим після того, як керівники почали розглядати роль кожного співробітника як сукупність навичок, а не просто як назву посади.

Операційна модель, заснована на навичках, приносить результати. За даними Deloitte, організації, засновані на навичках, на 98 % частіше утримують високоефективних співробітників і на 57 % краще передбачають зміни та реагують на них.

Однак тільки 14 % керівників компаній упевнені, що їхня компанія використовує навички своїх співробітників повною мірою. У цій статті розповідається про картування навичок і показано, як ви можете використовувати його на благо своєї організації.

HR може використовувати процес складання карти навичок для конкретного проєкту або для виявлення загальних навичок і прогалин у кваліфікації співробітників. Після цього розподіл роботи, визначення потреб у навчанні або наймі талановитих співробітників може бути здійснено на основі повної інформації.

Незважаючи на схожість цих понять, картування навичок - це не те саме, що картування талантів на основі навичок. Складання карти навичок - це інструмент, що дає змогу обґрунтувати складання карти талантів на основі навичок на рівні організації.

Складання карти компетенцій у HRM (управлінні персоналом) - це техніка, пов'язана зі складанням карти навичок. Однак ці два поняття не є повністю взаємозамінними. Навички - це набуті здібності до виконання завдання, тоді як компетенції - це сукупність навичок, знань, поведінки, ставлення та досвіду. Таким чином, картування навичок є підмножиною картування компетенцій.

Ось основні відмінності між картуванням навичок і компетенцій:

Акценти
Визначення та оцінка технічних навичок співробітників, щоб представити огляд рівнів кваліфікації.

Намір
Виявити прогалини в навичках, щоб визначити потреби в навчанні та наймі і краще розподілити ресурси.

Складання карти компетенцій

Акценти
Оцінювання характеристик, що виходять за рамки технічних навичок, таких як міжособистісні та поведінкові компетенції.

Намір
Оцінити ефективність співробітників, щоб забезпечити тіснішу взаємодію з цілями організації.

Ви можете використовувати результати картування навичок для підтримки вашої організації таким чином:

• Забезпечення стратегічного огляду навичок персоналу: Розуміння того, які навички є, а яких не вистачає, є відправною точкою для залучення керівництва та планування на майбутнє.
• Забезпечення охоплення критичних і дефіцитних ролей: Знання того, чи є у вас співробітники з найважливішими навичками або вам потрібно знайти таких людей, допоможе вам підготуватися до майбутніх потреб і потенційного звільнення ключових працівників.
• Підвищення залученості співробітників: Знання сильних сторін співробітників дає змогу керівникам ставити перед ними завдання або призначати їх на ролі, в яких вони можуть досягти успіху, що призводить до підвищення продуктивності та залученості.
• Узгодження навичок зі стратегією бізнесу: Дізнавшись, якими навичками володіють і чого потребують співробітники, ви зможете планувати їх використання для досягнення бізнес-цілей.
• Підтримка планування наступності: Виявлення прогалин у навичках співробітників дає змогу реалізувати цілеспрямовані програми навчання та стратегії найму для задоволення майбутніх потреб бізнесу.
• Сприяння більш плавному переходу: Знання про можливості співробітників полегшують ухвалення рішень щодо того, які зміни необхідно провести і як краще підготувати персонал до переходу.
• Підвищення гнучкості організації: Глибоке знання навичок співробітників дає змогу вам і вашій організації краще й оперативніше реагувати на непередбачувані обставини.

Матриця навичок - це таблиця, в якій зіставляються навички та інші дані по вертикалі та горизонталі. На одній осі перераховані навички, а на іншій - ролі/імена співробітників. Таке зображення допомагає аналізувати та візуалізувати дані про навички, щоб відповісти на певні запитання.

Ось три приклади матриці навичок:

1. Матриця навичок (інвентаризація): Співробітники розподіляються за навичками на різних рівнях відповідно до рейтингової шкали, що відображає загальне охоплення.
2. Матриця прогалин у навичках: Порівнює поточні навички співробітників з необхідними, допомагаючи визначити пріоритети в навчанні та розвитку.
3. Матриця навичок і ролей: У ній представлені навички, необхідні для кожної ролі, що дає змогу виявити дублювання навичок у різних ролях і визначити можливості впровадження та розвитку навичок.

Крок 1: Чітко визначте цілі

Хоча існує безліч причин, через які HR може знадобитися провести аналіз навичок, найкраще почати зі стратегічних цілей компанії та розбити їх на сфери, які можна реалізувати. Наприклад, якщо компанія хоче вийти на нові ринки, то в цих галузях знадобиться місцевий досвід у сфері маркетингу та продажів.

Узгодження завдань картування навичок зі стратегічними цілями допомагає забезпечити прямий вплив на бізнес. Крім того, якщо почати з бізнес-цілей, простіше заручитися підтримкою і підтримкою керівництва.

Ось кілька прикладів цілей:

• Оцінити, чи володіє команда необхідними навичками для нового проєкту.
• Зрозуміти, яких навичок не вистачало команді, яка провалила проєкт.
• Виявити найбільш поширені або відсутні навички у ваших співробітників
• Використовувати дані про навички для розробки програм навчання та розвитку.

Крок 2: Надайте бізнес-обґрунтування для картування навичок

У кожної HR-ініціативи має бути обґрунтований мотив. Почніть процес картування навичок з підготовки переконливого бізнес-обґрунтування. Воно має містити огляд наявних навичок, якими може скористатися ваша компанія, а також прогалин у навичках організації.

Ви також маєте детально описати, чого досягне проєкт, хто братиме в ньому участь і як він узгоджується з бізнес-цілями. Ви можете ще більше посилити аргументацію, визначивши внутрішніх кандидатів на керівні та інші важливі посади і підкресливши, як це дасть змогу знизити витрати на підбір персоналу і підвищити ефективність.

Крок 3: Отримайте схвалення керівництва

Дуже важливо залучити керівництво до визначення цілей і масштабів. Вони повинні чітко розуміти, як це вплине на їхні безпосередні сфери діяльності, і бути в змозі надати цінну інформацію про критично важливі ролі, навички та майбутні потреби в персоналі.

Внесок керівництва також допомагає забезпечити краще узгодження зі стратегічними цілями та визначити пріоритетність критично важливих навичок. Коли керівники беруть активну участь у цій частині процесу, вони стають поборниками ініціативи, підвищуючи ступінь зацікавленості інших співробітників організації.

Крок 4: Визначте процес картування навичок

Під час визначення процесу картування навичок враховуйте такі ключові моменти:

• Встановіть критерії та шкалу оцінювання для рівнів кваліфікації. (наприклад, без досвіду, загальні здібності, середні здібності, просунуті здібності).
• Визначте, як ви будете збирати дані про навички (наприклад, тести, самооцінка, оцінка керівників).
• Для великих організацій вирішіть, як розподілити співробітників за категоріями (наприклад, за рівнями, командами, відділами).

Крок 5: Залучення ключових зацікавлених сторін

Незалежно від того, наскільки ретельно ви продумали ініціативу, неможливо врахувати всі змінні без участі зацікавлених сторін. Поясніть HR-команді, керівникам відділів, менеджерам і співробітникам мету складання карти навичок, щоб зібрати їхню думку.

Крок 6: Складіть перелік/бібліотеку/таксономію навичок

На цьому етапі ви повинні назвати кожну навичку, яку ви хочете відобразити. Кожна навичка, занесена до реєстру навичок, має відповідати своїй ролі та бути необхідною для майбутнього успіху компанії. Це допоможе розподілити їх за категоріями, такими як технічні навички, лідерські навички та «м'які» навички.

Розподіл навичок за категоріями дає змогу охопити в інвентаризації весь спектр здібностей, що дає можливість визначити конкретні можливості, необхідні в різних ролях в організації. Добре структурований перелік навичок також створює стандартну основу, яку можна використовувати для точного оцінювання здібностей співробітників і виявлення прогалин у навичках.

У довгостроковій перспективі цей перелік може стати стратегічним інструментом для управління талантами, оцінки ефективності та планування наступності. Таксономію навичок можна використовувати для відстеження прогресу співробітників з плином часу та їхнього внеску в задоволення мінливих потреб організації.

Це допомагає компанії залишатися конкурентоспроможною, підтримуючи персонал відповідно до галузевих тенденцій і технологічного прогресу. Крім того, це сприяє формуванню гнучкої робочої сили, що адаптується, де навички постійно вдосконалюються для підтримки зростання та інновацій.

Крок 7: Прийміть рішення про використання відповідних технологій та інструментів

Автоматизація скорочує кількість помилок у процесі складання карти навичок - вам просто потрібно знайти технологію, яка якнайкраще відповідає розміру, культурі та цілям організації.

Для оцінювання навичок і візуалізації результатів у невеликих організаціях може бути достатньо електронних таблиць і стандартного HR-програмного забезпечення. Однак більшим організаціям, найімовірніше, знадобляться інструменти для цілеспрямованого картування навичок.

Спеціалізовані програми для складання карт навичок пропонують стандартизовану структуру і гнучкість для отримання більш повного уявлення про навички співробітників. Крім того, вони полегшують доступ до даних та їхнє оновлення. Деякі платформи можуть навіть інтегруватися з HRIS (інформаційною системою управління персоналом). Шукайте зручні варіанти з візуально привабливим форматом матриці навичок.

Крок 8: Доведіть процес та інструменти до відома співробітників і керівників

Поясніть мету вправи з картування навичок і те, як учасники можуть внести свою лепту. Особливо важливо, щоб керівники розуміли причини і технічні аспекти процесу. Так вони зможуть краще навчати і підтримувати членів своєї команди.

Висловіть вдячність співробітникам за їхні зусилля і внесок, нагадавши їм, що вправа допоможе скласти карту кар'єри і розвинути навички, що принесе їм користь у довгостроковій перспективі. Не забудьте також врахувати питання конфіденційності, уточнивши, які дані ви збиратимете і як їх використовуватимете.

Крок 9: Проведіть оцінку навичок

Використання декількох методів оцінювання навичок (наприклад, тестів, самооцінки та оцінювання керівників) дає змогу поглянути на процес із різних поглядів, які можуть бути корисними. Кожна оцінка має бути послідовною і мати засоби захисту від упередженості та неточностей.

Крім того, різним командам або окремим співробітникам можуть знадобитися різні типи тестів, залежно від необхідних навичок для їхніх ролей. Дані, отримані в результаті оцінювання, також слід упорядкувати в структурованому форматі, наприклад, розподілити навички за командами або відділами. Це дасть вам змогу за потреби виділити певні групи для концентрованого аналізу.

Крок 10: Проаналізуйте дані, щоб виявити охоплення і прогалини в навичках

Під час оцінювання навичок генерується величезна кількість даних, тому під час їхнього аналізу необхідно зосередитися на своїх цілях. Створення різних матриць навичок може допомогти візуалізувати дані та полегшити їх обговорення із зацікавленими сторонами. Шукайте тенденції, теми та прогалини в аналізі даних, наприклад:

• Загальні найслабші/сильніші навички в організації
• Висококваліфіковані співробітники
• Відсутні, але необхідні навички в малоефективних командах
• Можливості використання навичок співробітників в інших відділах або функціях
• Поширеність навичок у ролях, які не вимагають їх наявності.

Крок 11: Визначте стратегії розгортання навичок і усунення прогалин у навичках

Щойно ви дізнаєтеся, де існують прогалини в навичках і вміннях, ви можете розпочати розробку стратегій їх усунення. Ці стратегії можуть включати:

• Навчання співробітників, яким необхідно оволодіти необхідною навичкою
• Коучинг висококваліфікованих співробітників для підготовки їх до керівної роботи
• Впровадження або модернізація цифрових інструментів для навчання на робочому місці
• Спонсорування співробітників для отримання додаткової освіти або спеціалізованих сертифікатів
• Розробка плану, згідно з яким висококваліфіковані співробітники будуть наставляти менш досвідчених.
• Залучення кандидатів із певним досвідом, що відповідає цілям бізнесу.

Матриця навичок може бути як простим, так і складним візуальним поданням, залежно від того, які дані в ній містяться та чого ви хочете досягти за її допомогою. Ви можете заощадити час на її розробку, скориставшись одним із безлічі доступних шаблонів для складання матриці навичок.

Якщо вам потрібна проста й універсальна версія, ми пропонуємо безкоштовний шаблон матриці навичок. Завантажте його тут і почніть свій шлях зі складання карти.

Незалежно від того, чи прагнете ви відточити навички своїх співробітників або підготувати свою організацію до змін, складання карти навичок дає необхідну інформацію для успіху.

Наш курс Performance Review і оцінка співробітників допоможе вам провести оцінку так, щоб вона дійсно впливала на розвиток співробітників і бізнесу.