Аналіз даних інтерв'ю при звільненні

Співбесіда повинна проводитися нейтральною третьою стороною, тому зазвичай це представник відділу кадрів. Вони представляють собою набір конкретних, однакових питань для кожного співробітника, який звільняється.

Цей заключний етап шляху співробітника забезпечує закритість і дозволяє йому бути почутим в обстановці, де він може відверто висловити свої думки. Їхні думки та пропозиції дають уявлення про обставини, пов'язані з їхнім звільненням, і про те, як організація розглядається очима співробітника. Це спосіб дізнатися, що могло піти не так і чи можна щось зробити, щоб запобігти подібним випадкам у майбутньому.

Ще один спосіб збору даних про співробітників, які звільняються, — проведення опитування при звільненні, яке представляє собою анкету для отримання зворотного зв'язку про причини їхнього звільнення та загальний досвід співробітників.

Ця інформація може допомогти вам визначити основні причини плинності кадрів та інші проблемні області. Потім ви можете вирішити їх, щоб поліпшити робоче середовище і задоволеність співробітників.

Так само, як адаптація нових співробітників починається з відповідної інформації та проводить їх через основні процедури, звільнення необхідне для належного завершення життєвого циклу співробітника. Офбординг включає в себе всі необхідні завдання, документи та юридичні вимоги, а також припиняє трудові відносини на хороших умовах.

Співробітники, які звільняються, отримують останнє враження про компанію під час офбордингу. Вони можуть піти або ображеним противником, або прихильником, який високо відгукується про організацію. Незалежно від того, що призвело до їхнього відходу, офбординг може змусити їх піти з повагою і професіоналізмом.

Співбесіди при звільненні є важливою частиною офбордингу і повинні проводитися при звільненні співробітників за будь-яких обставин, тобто при звільненні, працевлаштуванні або розірванні контракту, звільненні або виході на пенсію. Вони дозволяють співробітникам бути почутими і прояснити непорозуміння. Співбесіди при звільненні також надають HR-фахівцям інформацію про причини звільнення співробітників, яку він не отримав би в іншому випадку.

1. Визначте проблему

Перший крок у процесі аналізу даних вихідного інтерв'ю — знати, чого ви намагаєтеся досягти. Вам потрібно буде співпрацювати з керівництвом та іншими зацікавленими сторонами, щоб зрозуміти, що потрібно бізнесу. Яку проблему ви хочете, щоб вам допомогли вирішити дані?

Означте мету, сформулювавши постановку проблеми, наприклад:

• Кращих співробітників не утримують.
• Люди постійно звільняються з певної посади або з відділу.
• Молоді працівники йдуть, досягнувши певного рівня зайнятості.

Потім ви перетворюєте постановку завдання на питання, на яке ви хочете отримати відповідь за допомогою даних. Наприклад, можна запитати: «Як ми утримуємо найкращі таланти?» Потім зробіть ще один крок вперед і зробіть його якомога конкретнішим: «Як ми утримуємо найкращих фахівців на посадах лідерів команди?»

Далі можна визначити бажаний результат, який принесе користь компанії. Це може бути так: «Утримання кращих талантів на посадах керівників команд збереже продуктивність і забезпечить пул потенційних кандидатів на більш високий рівень управління».

2. Визначте, які дані вихідного інтерв'ю будуть збиратися

Як тільки ви зрозумієте, що шукаєте, вам потрібно вирішити, які дані вам знадобляться і як їх збирати. Слід враховувати два типи даних: якісні та кількісні. Давайте розглянемо їх.

Якісні дані:

Якісні дані виражають суб'єктивні та інтерпретативні якості, які не можуть бути виміряні чисельно, але можуть бути вивчені, записані та класифіковані. Цей тип даних щось наближає та характеризує.

Цей тип даних збирається з таких форматів, як опитування, анкети та інтерв'ю з відкритими питаннями. Він визначає рису і виражає її без цифр.

Прикладами якісних даних співбесід при припиненні служби можуть бути:

• Робоче середовище інклюзивне, але вимогливе
• Організаційна культура сприяє співпраці та інноваціям.

Кількісні дані:

Кількісні дані виражаються в цифрах і можуть бути перевірені та валідовані, що дозволяє визначити, скільки, скільки і як часто. Цей тип даних може бути зібраний під час вихідних співбесід, пропонуючи числове ранжування відповідей.

Як приклад можна навести кількісні дані вихідного інтерв'ю в таких форматах:

• 65% співробітників, які звільняються, оцінюють компанію як роботодавця на 3 з 5
• 25% співробітників, які звільняються, оцінюють своїх керівників нижче 4 з 5 за неупередженістю.

3. Зберіть дані вихідного інтерв'ю

Тепер, коли у вас є стратегія роботи з даними, вам потрібно буде розробити процес співбесіди при звільненні, щоб зібрати необхідну інформацію. Ось огляд того, що це тягне за собою:

Визначте функції співбесіди при припиненні служби:

Крім вирішення конкретного бізнес-завдання, вихідне інтерв'ю служить і іншим цілям, до яких можна віднести наступне:

• Формальне оформлення трудових відносин
• Перегляд миттєвого знімка досвіду співробітників і загального сприйняття культури компанії
• Визначення як того, що працює, так і проблемних зон
• З'ясування, чи буде колишній співробітник просувати організацію в майбутньому.

Розробіть ефективні питання/опитування для вихідної співбесіди:

Постановка правильних питань забезпечить кращі результати. Використання шаблону вихідного інтерв'ю може допомогти вам зберегти послідовність. Переконайтеся, що питання наступні:

• Формулювання без осуду, щоб стимулювати чесні відповіді
• Стандартизація для отримання узгоджених даних
• Задається достатньо часу для відповіді
• Можливість підказати кілька відкритих відповідей для отримання більш детальної інформації.

Корисно зосередити питання на оцінці певних компонентів роботи. Ми склали повний список типів питань, які слід задавати.

Ось короткий виклад п'яти категорій і приклад питання для кожної з них:

• Співробітник: «Поясніть обставини, які спонукали вас шукати іншу роботу».
• Робота: «Чи відповідала ця робота вашим очікуванням з моменту першого найму?
• Корпоративна культура: «Як би ви визначили культуру нашої компанії?»
• Робоча обстановка: «Що вам найбільше сподобалося в приході на роботу?»
• Ресурси/технології: «Чи були у вас інструменти, необхідні для того, щоб найкращим чином впоратися з цією роллю?»

Проведіть вихідну співбесіду:

Поряд з правильними питаннями, є деяка адміністративна логістика для проведення успішної вихідної співбесіди. Ось кілька порад:

• Заплануйте співбесіду якомога ближче до від'їзду людини. Якщо вони стоять однією ногою за дверима, вони будуть почувати себе більш комфортна, будучи відкритими і щирими.
• Для опитувань при виході з системи використовуйте автоматизовані системи для оптимізації збору та аналізу даних, наприклад, інструмент зворотного зв'язку з співробітниками.
• Майте на увазі, що деякі питання можуть викликати емоційну реакцію, особливо коли співробітника звільняють.
• Забезпечте конфіденційність щодо того, чим вони діляться, і висловіть вдячність за їхній внесок.

4. Очистіть дані вихідного інтерв'ю

Перш ніж приступити до аналізу даних вихідної співбесіди, ви повинні переконатися, що вони надійні, особливо при аналізі кількісних даних. При компіляції даних з декількох джерел може статися дублювання і неправильне маркування. «Чисті» дані будуть повними, послідовними і точними. «Брудні» дані відображають помилки та невідповідності. Вкладення зусиль у помилкові дані призведе до марної трати вашого часу та завадить отриманню результатів.

Очищення даних — це розпізнавання і виправлення помилок в необроблених даних. Для збереження якості даних можна виконати наступні завдання з очищення даних:

• Вилучайте непотрібні точки даних, які не сприяють аналізу.
• Виявляйте повторювані відповіді і усувайте викиди та істотні помилки.
• Уніфікуйте дані, організувавши верстку та виправивши друкарські помилки.
• Знайдіть усі пропущені значення та заповніть прогалини.
• Анонімізуйте відповіді, щоб захистити недоторканність приватного життя та конфіденційність співробітників.

Ми розробили докладний посібник про те, які інструменти та функції Excel можуть допомогти вам в очищенні даних в Excel. Деякі з них включають в себе:

Як видалити дублікати
Сортування даних
Перетворення даних (за допомогою функцій VALUE і TEXT).

5. Аналізуйте дані

Тепер настав час проаналізувати дані вихідного інтерв'ю і отримати певне уявлення. Окремо вихідні інтерв'ю та опитування можуть не бути багатим джерелом даних, але в сукупності вони виявлять певні тенденції та закономірності.
Вам потрібно буде визначити, які інструменти використовувати для аналізу даних. У вашому програмному забезпеченні для управління талантами або управління персоналом, ймовірно, є якийсь компонент офбордингу, але він може бути недостатньо докладним. Існують різні технологічні рішення, спеціально призначені для даних співбесід при звільненні, але Excel також є потужним і легкодоступним інструментом.
У нашому докладному посібнику з інструментів і функцій Excel також представлено кілька інструментів, які ви можете використовувати для аналізу даних. До них належать:

• Використання зрізів і фільтрів
• Зведені таблиці

Ваш підхід до аналізу даних буде залежати від того, що вам потрібно, щоб ці дані вам розповіли. Аналітика даних зазвичай підпадає під одну з наступних чотирьох категорій:

• Описовий аналіз: узагальнює дані та описує, що сталося. (Приклад: кількість співробітників, які залишили організацію за один рік.)
• Діагностична аналітика: визначає, чому щось сталося. (Приклад: пошук найбільш часто розкритої причини, через яку люди звільняються.)
• Прогнозний аналіз: формулює майбутні тенденції шляхом створення моделей на основі історичних даних. (Приклад: прогнозування плинності кадрів на наступний рік.)
• Приписний аналіз: застосовує минулі та теперішні дані для розробки рекомендацій для майбутніх рішень. (Приклад: Визначення областей залученості співробітників, в яких необхідно вжити заходів для запобігання плинності кадрів.)

Існує кілька показників, які ви можете відстежувати поряд з даними вихідної співбесіди, в тому числі наступні:

• Коефіцієнт плинності кадрів: кількість співробітників, які звільнилися, в порівнянні з середньою кількістю співробітників. Можливо, ви захочете розділити це на добровільну і мимовільну плинність кадрів.
• Коефіцієнт утримання: кількість зайнятих співробітників за вирахуванням тих, хто пішов протягом встановленого періоду.
• Коефіцієнт утримання на одного менеджера: кількість звільнень на відділ/керівника у відсотках від усіх звільнень.
• Коефіцієнт утримання кращих або гірших співробітників: кількість кращих або гірших співробітників, які залишаються в компанії протягом певного періоду часу, в порівнянні із загальною кількістю співробітників на початок цього часу.
• Коефіцієнт завершення вихідного інтерв'ю – кількість завершених вихідних інтерв'ю в порівнянні із запропонованою кількістю.

6. Діліться ідеями із зацікавленими сторонами

Інтерпретація отриманих результатів і формулювання висновків є кульмінацією аналізу даних. Вам потрібно буде підготувати аналітичний звіт за вихідною співбесідою і представити його зацікавленим сторонам.

Як підбити підсумки вихідної співбесіди

У звіті про вихідне співбесіду має бути описаний процес вихідного співбесіди, які дані ви зібрали, а також деякі ідеї про те, що необхідно виправити. Ви також повинні бути готові внести пропозиції про те, як діяти.

• Згрупуйте відповіді за відповідними категоріями, такими як робоче середовище, управління, компенсація і кар'єрний ріст.
• Зосередьтеся на вирішенні найбільш нагальних проблем, які можуть вплинути на утримання співробітників або ефективність організації.
• Для досягнення оптимального ефекту звіт про вихідну співбесіду повинен містити методи візуалізації даних. Представлення даних в ілюстративній формі дає зацікавленим сторонам більш відчутний спосіб засвоєння інформації. Діаграми, графіки, кругові діаграми, кольори, фігури тощо — все це поміщає цифри в картину, яку нетехнічні люди можуть побачити і зрозуміти краще.
• Також важливо адаптувати інформацію, яку ви представляєте, відповідно до потреб вашої аудиторії. Зосередження уваги на тому, що найбільше цікавить певні зацікавлені сторони, додасть вашим висновкам та ідеям більшої достовірності.
• Підготуйте презентацію з аналізом вихідної співбесіди, в якій ви поговорите із зацікавленими сторонами, наприклад, з менеджерами та старшими керівниками, про свої висновки.

7. Визначте дії, які необхідно вжити

Після того, як ви зібрали та проаналізували корисні дані вихідної співбесіди, настав час перенести їх у рішення. Ви повинні вміти виявляти питання, що вимагають уваги, і приймати рішення на основі даних, щоб визначити свої наступні кроки.

Ви можете використовувати дані дослідження звільнення для зміни політик і практик, які поліпшать плинність кадрів і коефіцієнт утримання співробітників. Коли ви знаєте основні причини, через які співробітники йдуть, ви можете вивчити, як різні аспекти досвіду співробітників сприяють цьому.

Ось кілька бізнес-практик, які ви, можливо, захочете вивчити на предмет потенційних слабких місць: