Blog

Керівництво зі звільнення співробітника

Те, як співробітник йде з компанії, може бути не менш цінним, ніж те, як його наймали і приймали на роботу. Пам'ятайте, що якщо це талановитий співробітник, то він, найімовірніше, володіє багатими знаннями, які ви хотіли б залишити в бізнесі.

Підтримуючи хороші стосунки, ви також залишаєте двері відкритими для того, щоб вони повернулися в майбутньому або стали послом вашого бренду на ринку. Дотримання чек-листа для звільнення співробітників гарантує, що процес звільнення пройде так само гладко, як і процес прийому на роботу.
Що таке звільнення співробітника?
Звільнення співробітника - це процес, який організація використовує для звільнення співробітника. Звільнення - це формальний процес звільнення співробітника з вашої організації. Це систематичний і послідовний спосіб управління звільненням співробітника без шкоди для нормальної роботи організації.

У кожного підприємства є стратегія і процес найму, прийому на роботу і навчання співробітників. Однак коли настає час звільнення співробітника, не завжди дотримуються настільки ж чітко спланованого процесу. Ба більше, згідно з дослідженням Aberdeen Research, 71% організацій заявили, що у них немає формального процесу передачі справ.

План відходу співробітника управляє досвідом співробітника після закінчення його роботи в організації. Він є систематичним і послідовним. За правильного підходу чіткий процес звільнення і чек-лист щодо виходу забезпечують плавний перехід як для компанії, так і для співробітника, що звільняється.

Чому ви повинні слідувати чек-листу процесу виходу співробітника з компанії?

Люди йдуть із компанії з різних причин. Можливо, вони хочуть знайти інші можливості. Можливо, до них звернувся рекрутер. Це може бути навіть з особистих причин або тому, що вони хочуть проводити більше часу зі своєю сім'єю. І, звісно, в деяких випадках, після вжиття відповідних дисциплінарних заходів і дій, співробітник може бути звільнений.

Ось чому звільнення співробітника - це прекрасна можливість зміцнити репутацію компанії як роботодавця:Люди йдуть із компанії з різних причин. Можливо, вони хочуть знайти інші можливості. Можливо, до них звернувся рекрутер. Це може бути навіть з особистих причин або тому, що вони хочуть проводити більше часу зі своєю сім'єю. І, звісно, в деяких випадках, після вжиття відповідних дисциплінарних заходів і дій, співробітник може бути звільнений.

Ось чому звільнення співробітника - це прекрасна можливість зміцнити репутацію компанії як роботодавця:
  • Надайте цінні відомості: Процес звільнення дає HR-фахівцям можливість провести інтерв'ю при звільненні. Ці інтерв'ю можуть дати бізнесу безцінну інформацію про те, як співробітники сприймають компанію, її процеси, менеджерів і структури управління, а також загальну діяльність. Інтерв'ю під час звільнення можуть допомогти HR-фахівцям виявити недоліки в організаційній культурі компанії, що дасть вам змогу розробити і впровадити більш ефективні методи роботи зі співробітниками.
  • Підтвердження культури компанії: Те, як поводяться зі співробітником, коли він залишає підприємство, є чітким показником того, як організація цінує своїх співробітників загалом. Якщо ви ставитеся до співробітника, який йде, з повагою, ви сигналізуєте іншим співробітникам про те, як до них ставитимуться, якщо або коли вони підуть. Якщо співробітник знає, що до нього ставитимуться добре, він із більшою ймовірністю дорожитиме своїм перебуванням у компанії.
  • Забезпечує плавне передання справ: Процеси звільнення співробітників зводять до мінімуму наслідки звільнення співробітника, забезпечуючи нормальне ведення бізнесу і хороший процес передання справ, а знання і досвід співробітника стають інституційними знаннями.
  • Сигналізує про цінність співробітника: Люди йдуть з організацій. Але вони також повертаються. Якщо ви добре поставитеся до талановитого співробітника під час його звільнення, він з більшою вірогідністю повернеться в компанію, ніж якби весь процес звільнення залишив у нього відчуття зневаги та неповаги. Навпаки, вони мають відчувати, що їх цінують, що організація цінує їхній вибір і підтримує їхні особисті або кар'єрні рішення.
  • Зміцнення репутації бренду: Співробітники - це захисники вашого бренду на ринку. Після звільнення з компанії багато співробітників продовжують залишатися прихильниками бренду і довіреними суддями для майбутніх клієнтів і співробітників. Однак вони можуть бути і противниками на ринку. Тому важливо розлучитися з ними на хороших умовах.
  • Забезпечує процес: Якщо співробітника було звільнено, процес звільнення гарантує, що всі необхідні кроки буде виконано, а сам процес не буде емоційним і не буде пропущено жодного кроку. Інші співробітники зможуть переконатися в тому, що процес був справедливим і послідовним, а організація буде захищена від будь-яких юридичних загроз або загроз безпеці.
Порада HR
Послідовність - це важливо. За наявності чек-листа для звільнення співробітників HR-фахівці та менеджери не діють на емоціях. Натомість щоразу виконуються одні й ті самі кроки, даючи співробітникам зрозуміти, що з ними поводитимуться однаково справедливо, коли вони залишать компанію.

Зверніть увагу: деякі кроки складніші за інші, і за них відповідають різні відділи. У кожного відділу (ІТ, HR, розрахунок заробітної плати) мають бути свої чек-листи. Наприклад, ІТ-відділ має знати, який доступ і коли має бути відкликаний.
Чек-лист звільнення співробітника (доступно для скачування)

Етапи процесу звільнення співробітника

Вихід людей з організацій - природний етап розвитку будь-якого бізнесу. Співробітники йдуть, а нові співробітники приходять. HR-фахівці та керівники повинні ставитися до звільнень як до частини ведення бізнесу - з чітким процесом, що підтримує це. Те, як відбувається звільнення, задає тон усім іншим етапам успішного звільнення співробітника.

Без чітко задокументованого процесу звільнення співробітника неможливо проконтролювати його відхід, щоб переконатися, що всі знання передано і що ви скористалися можливістю винести уроки з досвіду роботи співробітника в організації.
Крок 1: Управління звільненням

Важливо, щоб звільнення було офіційним і задокументованим, а також щоб існував чіткий процес.

Зробіть таке:
  • Прийміть заяву про звільнення і попросіть співробітника заповнити стандартну форму заяви про звільнення.
  • Плануйте оголосити про звільнення якомога швидше й обговоріть зі співробітником, як і коли це станеться. Люди все одно дізнаються і почнуть говорити про відставку - важливо контролювати хід подій, щоб не запустити млин чуток.
  • Поінформуйте ключових зацікавлених осіб з відділу заробітної плати, ІТ, операційного відділу, юридичного відділу та вищого керівництва, щоб вони були готові до процесу звільнення.
  • Разом зі співробітником і його керівником сплануйте, як і коли будуть проінформовані клієнти.
  • Якщо йдеться про керівника, обговоріть, хто ще має бути проінформований, включно з ключовими клієнтами і навіть акціонерами.
Порада HR
Мета цього етапу - забезпечити мінімальні збої в роботі підприємства і зберегти сталість клієнтського досвіду.
Крок 2: Документуйте звільнення співробітника

Співробітник може звільнитися різними способами. Іноді це відбувається усно або телефоном. В інших випадках це робиться електронною поштою або за допомогою месенджера.

Але щоб надати звільненню офіційний характер для HR-служби, важливо запросити офіційний лист про звільнення, в якому буде вказано рішення співробітника добровільно покинути свою посаду.

Зробіть наступне
1 Попросіть співробітника заповнити заяву про звільнення.
2. У листі має бути зазначено:
  • що відставка є добровільною
  • останній день роботи
  • чи планує він працювати до останнього дня або використовувати всі накопичені дні відпустки, щоб заповнити час, що залишився.
3. Якщо звільнення є вимушеним, це також має бути підтверджено документально.
4. Визначте, чи потрібно підписувати угоду про нерозголошення інформації.
Крок 3: Повідомте про звільнення співробітника всередині компанії та за її межами

Після оформлення всіх необхідних документів про звільнення співробітника слід оголосити якомога швидше. Це дасть змогу звести до мінімуму витік інформації та поширення чуток про те, як або чому співробітник йде.

Якщо співробітник є менеджером, керівником вищої ланки або спілкується з клієнтами, важливо також спланувати, як ви повідомите про його звільнення акціонерам і клієнтам.

Зробіть таке:
1. Розішліть чіткий інформативний лист усім внутрішнім зацікавленим сторонам. Включіть до нього детальну інформацію про:
  • Причина звільнення співробітника (якщо в нього з'явилася нова цікава посада, поділіться з ним хорошими новинами та відсвяткуйте їх разом із ним).
  • Коли буде останній робочий день.
  • Чи заміщає співробітник свою посаду, і якщо так, то ким і коли.
2 Можливо, вам доведеться надіслати додатковий лист безпосередньому колективу співробітника. Включіть до нього детальну інформацію про те:
  • Як здійснюватиметься управління робочими процесами доти, доки посаду не буде заповнено
  • Що означає звільнення співробітника для команди
  • Як буде підтримуватися команда
  • Що включатиме в себе процес передачі справ.
3. Нарешті, сплануйте, як ви будете взаємодіяти з клієнтами:
  • Чи надішле співробітник електронного листа?
  • Чи доречно призначати особисті зустрічі з деякими клієнтами?
  • Що буде обговорюватися? Ми рекомендуємо:
  • Хто візьме на себе ведення рахунку
  • Як підтримуватиметься безперервність бізнесу
  • Як здійснюватиметься підтримка клієнта під час переходу
Порада HR
Не тримайте звільнення в секреті! Деякі компанії вважають за краще зберігати інформацію про звільнення в таємниці, тому що не хочуть, щоб співробітники або клієнти хвилювалися. Однак ми не рекомендуємо так чинити з низки причин:

  • Співробітникам, які звільняються, потрібен час, щоб передати свої знання колегам. Це неможливо зробити, якщо колеги не знають про їхній відхід.
  • Людям не подобається відчувати, що їх обдурили - як колеги, так і керівництво. Це викличе невдоволення в організації.
  • Коли зберігаються секрети, люди припускають, що їм належить дізнатися ще більше, а ніщо не призводить до пліток і дезінформації швидше.
Крок 4: Плануйте передачу знань

Передача знань - один із найважливіших кроків у процесі відходу. Кожен співробітник володіє певними знаннями, які зберігаються тільки в його голові. Це ваша можливість допомогти їм продумати і зафіксувати деталі їхньої роботи.

Зробіть таке:
1. Визначте, як ви будете передавати знання:
  • Попросіть співробітника скласти список його поточних завдань.
  • Включіть до нього щоденні, щотижневі, щомісячні та навіть щорічні обов'язки.
  • Попросіть членів команди переглянути список - чи не проґавлено що-небудь?
  • Попросіть співробітника, що звільняється, вести щоденник, документуючи будь-які знання або уявлення про конкретних клієнтів, продукти або процеси, які не задокументовані, а є лише результатом досвіду.
2.Кому будуть передані ці знання:
  • Хто виконуватиме ці обов'язки?
  • Якщо це буде колега, організуйте регулярні зустрічі між співробітником, що звільняється, і його колегою для обговорення їхніх завдань.
  • Створіть і заохочуйте можливість "тіньового спостереження", коли молодші співробітники дивляться, як працює співробітник, що звільняється.
  • Зробіть навчання і наставництво одним з обов'язків співробітника, що звільняється, в останні тижні його роботи, приділяючи особливу увагу передачі знань.
  • Попросіть співробітників вести записи про те, чого вони навчилися, щоб співробітники відділу кадрів і керівники могли проаналізувати їх і, можливо, впровадити в практику.
  • Якщо цю роль виконуватиме новий співробітник, ретельно документуйте всі завдання, щоб у співробітника був повний пакет документів для "входження на посаду".
3. Які ваші терміни:
  • Не чекайте занадто довго, щоб почати процес.
  • Попросіть співробітника, що звільняється, щодня виділяти час на виконання цього завдання.
  • Прагніть до того, щоб список був повним, щоб внутрішнє передання знань могло відбутися за тиждень або два до звільнення.
Порада HR
Процес звільнення пройде набагато легше, якщо у вас уже є інструменти, процеси та платформи для документування і зберігання знань про те, "як це робиться", а також ролей і обов'язків. Якщо у вас ще немає такої системи, можливо, зараз саме час подумати про неї.
Крок 5: Зберіть майно компанії

Чи надає ваша організація будь-яке обладнання, яке допомагає співробітникам виконувати свою роботу? Це може бути як ІТ-обладнання, як-от ноутбуки та монітори, так і посвідчення особи, уніформа, кредитні картки компанії та навіть службовий автомобіль. У сучасних гібридних робочих просторах під активами розуміють не лише обладнання, а й різноманітні облікові записи компанії та платформи, до яких співробітники мають доступ, від серверів до додатків.

Зробіть таке:
  • Створіть чек-лист активів, якими володіє співробітник
  • Створіть чек-лист різних облікових записів, серверів та інших платформ, пов'язаних з ІТ, до яких має доступ співробітник.
  • Переконайтеся, що процес контролюється і нічого не упущено
  • Повідомте ІТ-відділ, що співробітнику необхідно відключити доступ до мережі та інших технологій, і вкажіть терміни.
  • Для співробітників, звільнених за власним бажанням, найкращою практикою є негайне вимкнення всіх ІТ-доступів, щоб запобігти крадіжці даних або порушенню роботи ІТ-системи невдоволеними співробітниками. Для співробітників, які звільнилися, це буде окремий процес і чек-лист.
Порада HR
Не закривайте доступ до технологій занадто швидко! Багато співробітників йдуть в останній день роботи, щоб встигнути завершити всі справи. Якщо раптово відключити їхній доступ до електронної пошти, серверів та інших платформ, це може зірватися. Краще автоматизувати деактивацію о 10 вечора в останній день роботи, щоб у співробітників було достатньо часу для завершення всіх справ.
Крок 6: Організуйте остаточні виплати та пільги

Це простий крок, якщо ваша організація використовує програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати та управління персоналом. Усі виплати та пільги будуть автоматизовані й актуальні. Якщо ваша система розрахунку заробітної плати та управління персоналом не автоматизована, вам може знадобитися переглянути документи, щоб переконатися, що ви знаєте про нараховані відпустки, належні посібники, пенсії та невиплачену зарплату.

Зробіть це:
  • Виплатіть остаточну зарплату відповідно до політики оплати праці вашої організації
  • Розрахуйте неоплачені дні відпустки і компенсуйте їх в остаточному рахунку на зарплату
  • Важливо врахувати всі невиплачені аванси із заробітної плати
  • Перевірте всі звіти про витрати
  • Видаліть співробітника із системи нарахування заробітної плати, щойно він залишить компанію.
Порада HR
Це має бути абсолютно прозорий процес, повністю задокументований для співробітника, щоб він міг бачити, скільки саме йому заплатили, за що, і чи є в нього пенсійні виплати, які буде виплачено або переведено, коли він піде.
Крок 7: Обговоріть обов'язкові угоди

Залежно від вашої організації, клієнтів і типу виконуваної вами роботи можуть існувати деякі обов'язкові угоди, які слід проаналізувати.

Зробіть таке:
  • Проаналізуйте всі контракти й угоди про нерозголошення (NDA), щоб визначити, чи все гаразд із юридичної точки зору.
  • Залучіть до цього процесу юридичний відділ
  • Залучіть співробітника до процесу і переконайтеся, що у нього немає запитань або побоювань
Порада HR
Не пропускайте цей крок. Угоди можуть бути укладені та підписані, але переконайтеся, що HR, юристи, менеджери та співробітники, які звільняються, знають про всі угоди, які вони підписали або в яких беруть участь, чи то внутрішній NDA, чи то NDA, підписаний між компанією і клієнтом.
Крок 8: Проведіть інтерв'ю при звільненні

Інтерв'ю при звільненні - це конфіденційна зустріч HR-фахівця зі співробітником, який звільняється. Це можливість дізнатися про співробітника і його враження від організації, команди, методів роботи і продуктів. Це також чудова нагода востаннє переглянути ваш чек-лист, щоб переконатися, що нічого не упущено.

Пам'ятайте, що багато співробітників вважають за краще не висловлювати свою думку, поки вони працюють, особливо якщо йдеться про процеси або керівників, до яких вони ставляться негативно або вважають, що їх можна якось поліпшити. Використовуйте цей час, щоб отримати інформацію, яку ваш бізнес зазвичай не отримує.

Зробіть це:
  • Проводити зустріч повинен HR-фахівець, і в ній не повинні брати участь колеги або керівники - мета полягає в тому, щоб створити безпечну і неупереджену обстановку.
  • Переконайте співробітника в тому, що інтерв'ю є конфіденційним.
  • Поясніть, що причина співбесіди полягає в тому, щоб у кінцевому підсумку поліпшити процеси, культуру в колективі та робочі процеси
  • Зафіксуйте інформацію, якою поділився співробітник, щоб її можна було задокументувати
Чек-лист для HR: Запитання для інтерв'ю при звільненні

Сплануйте інтерв'ю до його початку, щоб зафіксувати всі необхідні деталі. Якщо співробітник захоче розповісти більше або у вас з'являться додаткові запитання, дозвольте інтерв'ю органічно включити їх.

Ось кілька стандартних запитань, які слід розглянути:

  • Що стало вирішальним фактором для звільнення з організації?
  • Заради чого б ви залишилися?
  • Чи є щось, що вам не подобається в компанії/процесах/культурі/вашій команді?
  • Чи можете ви розповісти про причини або навести конкретні приклади?
  • Чи є щось, що ви змінили б у своїй ролі або в методах роботи, які використовуються тут?
  • Як ми могли б краще підтримати співробітника у вашій ролі?
  • Чи був у вас доступ до всіх необхідних ресурсів?
  • Важко чи легко було працювати з колегами?
  • Важко чи легко було працювати з клієнтами?
  • Чи є щось ще, про що ви хотіли б згадати до того, як ми закінчимо інтерв'ю?
Крок 9: Перевірте роботу співробітників, що залишилися

Останні два кроки у вашому чек-листі зі звільнення відбуваються вже після того, як співробітник залишив організацію. Це не робить їх менш важливими. Насправді, вони можуть бути найважливішими, оскільки спрямовані на підтримання культури і морального духу компанії та збереження хороших стосунків зі співробітником, що звільняється, щоб він став послом вашого бренду (а можливо, і майбутнім клієнтом або співробітником).

Перевірка співробітників дає їм зрозуміти, що компанія піклується про них, що за ними сумують (а не просто забули) і що вони й надалі отримуватимуть необхідну підтримку. Менеджери повинні регулярно перевіряти ситуацію, але непогано, щоб це робив і HR-фахівець. Це покаже, що компанія загалом ознайомилася зі змінами, що відбуваються в колективі, і стежить за ними.

Зробіть таке:
  • Проаналізуйте додаткове навантаження - чи всі справляються, чи їм потрібна додаткова підтримка?
  • Проводьте командні контрольні зустрічі та зустрічі один на один.
  • Поділіться будь-якими довгостроковими планами або змінами.
  • Забезпечте регулярний зворотний зв'язок, якщо ви все ще шукаєте заміну.
  • Якщо співробітник приступив до роботи, перевірте його успіхи.
Порада HR
Не думайте, що все гаразд. Проводьте відкриті та чесні бесіди, щоб усі проблеми вирішувалися відразу. HR-фахівець, який очолює ці зустрічі, також означає, що будь-які проблеми можуть бути швидко вирішені та відстежені.
Крок 10: Підтримуйте стосунки зі співробітниками, які звільняються

Існує безліч причин підтримувати добрі стосунки зі співробітниками, що йдуть. Можливо, у майбутньому вашій організації знадобиться підрядник, якого ви знаєте і якому довіряєте, і який одразу ж зможе принести користь, оскільки знає ваші системи та процеси. Можливо, вони перейшли в інший бізнес і рекомендуватимуть вашу організацію як постачальника. Можливо, одного разу вони повернуться - і оскільки вони були талановитою втратою для вашого бізнесу, ви хочете, щоб вони повернулися. Це лише деякі з причин, з яких завжди корисно підтримувати хороші стосунки з колишніми співробітниками.

Зробіть це:
  • Підтримуйте зв'язки в LinkedIn
  • Надсилайте час від часу електронні листи, щоб дізнатися, як просувається кар'єра співробітника.
  • Закладіть у культуру вашої компанії ідею про те, що всі колишні співробітники, як і раніше, є частиною сім'ї, заохочуючи колег підтримувати один одного навіть після того, як вони пішли з компанії.
Порада HR
Культура підтримки колишніх співробітників починається з HR-фахівців - заохочуйте всі команди підтримувати зв'язок зі своїми колишніми колегами. Якщо компанія поводиться так, ніби колишнього співробітника не існує або він був нелояльний, ваші співробітники не ділитимуться з вами своїми поточними дружніми стосунками та потенційно зіпсують усі поточні стосунки, які у вас є з колишнім співробітником.
Поради щодо ефективної роботи зі співробітниками, які звільняються, у компанії
Ось кілька порад, які слід тримати в голові, поки ви працюєте з чек-листом зі звільнення співробітників:

  • Будьте професійними. Деякі звільнення можуть застати зненацька менеджерів і роботодавців. Як HR-фахівець, ви можете допомогти їм зорієнтуватися в цьому процесі.
  • Завжди будьте щирими. Проявляйте емоції, які ви відчуваєте, і уникайте фальші. Якщо ви будете автентичні, ви отримаєте автентичну відповідь від співробітника, що сприятиме надійному переданню знань і остаточному інтерв'ю при звільненні.
  • Не закривайте доступ до різних рахунків та обладнання занадто рано. Але й не забувайте це робити - автоматизація доступу - гарний спосіб зробити так, щоб це сталося, але не раніше, ніж повинно було.
  • Висловіть вдячність співробітнику. Він має відчувати, що його цінують, а члени його команди мають бачити, як цінують їхнього колегу.
  • Почніть шукати заміну якомога швидше. Не сподівайтеся, що співробітник передумає, і не думайте, що, оскільки його команда впоралася з роботою, його роль не потребує заміни.
Усі процеси від рекрутингу до звільнення на річній програмі 👉🏻 PEOPLE MANAGEMENT MBA 48 годин теоріїї, 200 годин практики.
😉 Чекаємо на вас!
2024-03-03 19:58