HR SOP: керівництво + шаблон

Чи повинні ви писати HR SOPs (Standard Operating Procedures - Стандартні Операційні Процеси) для кожного завдання? Ні. Але ви повинні написати HR SOPs хоча б для деяких завдань. Чому? Подумайте ось про що: Дослідження, проведене компанією Asana, показало, що співробітники могли б заощадити 260 годин роботи на рік, якби у них просто були більш ефективні процеси. А це починається з наявності стандартних операційних завдань.

СОПи в HR охоплюють усі сфери HR-функції, включно із залученням та управлінням талантами, навчанням і розвитком, досвідом співробітників тощо. Вони стандартизують HR-операції, гарантуючи, що ви і ваша команда виконуватимете HR-завдання послідовно і законно, відповідно до цілей організації.

HR SOP зазвичай включає:

• Мету та сферу застосування документа
• Відповідальних за виконання кожного завдання або прийняття рішення
• Покрокові інструкції з виконання процедури
• Інформація про правові вимоги, яких повинен дотримуватися HR
• Терміни виконання процедури
• Рекомендації щодо документування процесу
• Будь-які відповідні форми або шаблони.

Залежно від контексту вашої організації, СОПи HR, що створюються вами, будуть виглядати по-різному. Наприклад, СОПи HR у великих організаціях детальніші й формалізованіші, тоді як СОПи в невеликих організаціях часто менш формальні та містять більше можливостей для імпровізації. Якщо ви працюєте у виробничій сфері, СОПи, які ви створюєте, можливо, мають бути більшою мірою сфокусовані на заходах безпеки та відповідності галузевим нормам.

Стандартизовані процеси й операції приносять величезну користь будь-якому відділу HR і всієї організації загалом. Ось кілька причин, чому вашій команді важливо мати СОПи з управління персоналом.

Забезпечення послідовності та стандартизації

СОПи дають змогу вашій команді здійснювати HR-процеси послідовно в межах усієї організації. Така стандартизація допомагає усунути невідповідності та плутанину, звести до мінімуму помилки та забезпечити справедливе й рівне ставлення до всіх співробітників. СОПи також допомагають зменшити особисту упередженість або суб'єктивність під час ухвалення рішень, наприклад, під час прийняття на роботу, просування по службі або дисциплінарних стягнень.

Наприклад, при призначенні винагороди або премій стандартизований підхід застосовує послідовні критерії, щоб співробітники, які обіймають однакові посади і мають однакові показники ефективності, отримували справедливу винагороду. Такий підхід знижує ризик розбіжностей в оплаті праці, сприяє прозорості та ґрунтує рішення про винагороду на об'єктивних факторах, а не на індивідуальному розсуді або упередженості.

Підвищення ефективності та продуктивності

СОПи допомагають оптимізувати рутинні процеси, розбиваючи складні завдання на керовані кроки, які можуть виконувати члени команди. Замість того щоб витрачати час на вивчення процесів, ваша команда може слідувати чітким інструкціям про те, що потрібно зробити, як це зробити і в якому порядку.

Наприклад, за допомогою стандартизованого СОП щодо введення на посаду співробітники HR-відділів у різних регіонах можуть послідовно й ефективно забезпечувати новим співробітникам безперешкодне введення на посаду.

Скоротивши час і зусилля, що витрачаються на виконання рутинних завдань, відділ кадрів може зосередитися на стратегічніших і цінніших ініціативах, як-от розвиток лідерства, планування наступності або програми DEIB. Це дає змогу відділу кадрів посилити свій вплив і вплив в організації.

Підтримка відповідності та управління ризиками

Формалізація процесів і встановлення чітких стандартів роботи з персоналом забезпечують дотримання трудового законодавства, нормативних вимог і галузевих стандартів.

HR SOPs впроваджують стандартизований підхід до дотримання правил, містять рекомендації щодо ведення обліку та документації, а також забезпечують основу для оновлення процесів у міру зміни законів і правил. Таким чином, організації знижують ризики, пов'язані з недотриманням вимог, і уникають юридичних проблем і потенційних штрафів.

Надання рекомендацій для нових співробітників HR

HR SOPs можуть бути дуже ефективним інструментом для введення в курс справи нових співробітників HR-служби. Вони пропонують новим співробітникам структурований шлях навчання для ознайомлення з рутинними процесами і допомагають їм зрозуміти очікування організації.

Нові співробітники швидше стають продуктивними. Під час і після періоду адаптації СОПи можуть продовжувати слугувати постійним довідковим інструментом, особливо при виникненні незнайомих ситуацій або завдань.

Крім того, всі нові співробітники HR отримуватимуть однакову інформацію та навчання незалежно від того, хто і де їх приймає. Така однаковість гарантує, що HR-послуги залишатимуться надійними та якісними. Наприклад, якщо кожен новий співробітник HR-служби виконуватиме одні й ті самі дії під час нарахування заробітної плати, ймовірність помилок буде меншою, і процес залишиться незмінним незалежно від того, хто його виконує.

Заохочення безперервного вдосконалення

Коли у вас є чіткі та послідовні базові принципи виконання завдань, ви зможете оцінити ефективність і результативність HR-операцій. СОПи допоможуть вам виявити надлишкові або застарілі процеси та або усунути, або поліпшити їх. Це також полегшує розуміння того, коли може виникнути неефективність або недостатня ефективність, яку необхідно усунути.

Наприклад, якщо в СОП з добору персоналу вказані часові рамки для кожного етапу, набагато простіше виявити будь-які відхилення від цих часових рамок. Це може свідчити про те, що реальний процес займає більше часу, ніж передбачає СОП, і вам необхідно оновити СОП, або про те, що співробітники, відповідальні за процес підбору персоналу, не справляються зі своїми обов'язками.

1. Визначте, які HR-процеси потребують СОПів

Почніть з визначення HR-процесів, які найбільше виграють від стандартизації. Ваша мета - визначити пріоритетність процесів, які є найбільш критичними або мають найбільший вплив на організацію.

Після того як ви визначили пріоритетність процесів, розбийте їх на частини й оцініть:

• Хто бере участь: Процеси, у яких беруть участь кілька команд, відділів або зацікавлених сторін, найімовірніше, виграють від наявності СОПів, щоб усі дотримувалися одних і тих самих кроків.
• Рівень ризику: Віддайте перевагу процесам із високим ризиком (юридичним, фінансовим або репутаційним), таким як звільнення співробітників, дисциплінарні стягнення або документування конфіденційної інформації.
• Частота й обсяг процесів: Зосередьтеся на процесах, які виконуються часто і передбачають велику кількість точок дотику або взаємодій.

2. Зберіть інформацію

Після того як ви визначили, які процеси потребують СОПів, настав час зібрати інформацію про них. Це включає :

Зрозуміти процес: Отримайте широке уявлення про процес, який ви документуєте. Поговоріть із членами вашої команди HR або відповідними зацікавленими сторонами, щоб зрозуміти цілі, зацікавлені сторони, етапи, найкращі практики та іншу інформацію, що стосується процесів.
Звернутися до експертів у цій галузі: Зверніться до тих, хто має досвід роботи з процесами, для яких ви хочете написати СОПи. Вони можуть надати цінну інформацію про нюанси і проблеми процесів і допомогти зробити ваші СОПи повнішими і точнішими.
Вивчити наявні процедури: Вивчіть усі відповідні політики та процедури й обов'язково включіть їх до СОПів, які ви створюєте.

3. Викладіть етапи, обов'язки та часові рамки

Почніть з розбивки кожного процесу на окремі завдання і перерахуйте їх у послідовному порядку. Щоб забезпечити підзвітність, необхідно чітко визначити, яка роль, людина або команда відповідає за виконання кожного завдання.

Якщо у вас складніші процеси, в яких беруть участь кілька членів команди, ви можете використовувати такі інструменти, як матриця RACI, щоб уточнити ролі та обов'язки. Це дасть змогу звести до мінімуму плутанину в тому, хто за що відповідає, особливо якщо йдеться про міжфункціональні процеси.

Вам також необхідно встановити чіткі терміни для кожного етапу процесу, щоб забезпечити своєчасне й ефективне виконання завдань. Встановіть реалістичні терміни і передбачте резервний час на випадок непередбачених затримок. Якщо ви не впевнені в розумних термінах виконання завдання, порадьтеся з членами команди, які вже виконували його, щоб отримати уявлення.

4. Розробіть посібник зі стилю

Якщо ви хочете домогтися однаковості в роботі HR, почніть із СОПів. Розробіть посібник зі стилю, щоб створити чіткі та лаконічні документи, яких зможуть дотримуватися інші. Це гарантує, що всі ваші СОПи відповідатимуть один одному, і допоможе вам скоротити час, коли вам потрібно буде створити новий СОП.

Отже, що ж можна включити в цей посібник зі стилю? Це залежить від конкретного контексту вашої організації, наприклад, від галузі, стилю спілкування, якому надається перевага, або країни, в якій ви перебуваєте. Проте, ось кілька загальних елементів, які ви можете включити:

• Пряма, без жаргонізмів мова: Переконайтеся, що СОПи легко читаються і зрозумілі. Якщо ваші співробітники не розуміють інструкцій, вони не зможуть дотримуватися їх і виконувати процес.
• Послідовне форматування і структура: Надайте докладні інструкції з оформлення документа (наприклад, тип шрифту, розмір шрифту, заголовки і підзаголовки, кулі, нумерація тощо) і структурі, якої слід дотримуватися.
• Наочні посібники: Використовуйте чек-листи, блок-схеми або діаграми для більшої наочності, особливо для складних процесів. Не забудьте включити найкращі практики щодо включення цих елементів і пов'язати їх з інструментами або програмним забезпеченням для створення наочних посібників.
• Стандартизовані терміни: Включіть список термінів і скорочень, які люди можуть використовувати у всіх СОПах, щоб переконатися, що всі розуміють терміни в СОПах.

5. Перегляд і перевірка СОПів

Не забудьте запросити профільних експертів для перевірки СОПів, щоб переконатися в їх точності та повноті. Завжди корисно мати один або кілька наборів очей, щоб помітити будь-які помилки або неточності, які ви могли пропустити, особливо якщо ці документи слугуватимуть керівництвом для всіх співробітників HR.

6. Створіть централізоване сховище СОПів

Тепер, коли у вас є СОПи, подумайте, де ви збираєтеся їх зберігати, щоб вони були безпечними, але водночас легкодоступними та зручними.

Незалежно від того, який варіант ви оберете, не забудьте впровадити суворий контроль доступу для захисту конфіденційної інформації та підтримки цілісності ваших SOP. Ви можете реалізувати:

• Рольовий доступ: На основі їхніх ролей дозволити тільки уповноваженим співробітникам переглядати і редагувати певні СОПи.
• Аутентифікація користувачів: Використовуйте такі заходи, як складні паролі або двофакторна аутентифікація для захисту сховища.
• Контрольні журнали: Відстежуйте і документуйте, хто отримує доступ до документів або змінює їх у сховищі, щоб використовувати їх у разі виникнення невідповідностей або проблем із безпекою.

7. Навчіть співробітників HR

Створіть посібник із чіткими і зрозумілими інструкціями, які допоможуть вашій команді орієнтуватися, розуміти і застосовувати СОПи в повсякденній роботі. Включіть інструкції про те, як:

Отримати доступ до сховища і навігація по ньому: Дайте покрокові інструкції про те, як отримати доступ до СОПів HR, перейти до потрібних розділів і скористатися функцією пошуку.
Орієнтуватися в структурі СОП: Поясніть структуру СОП і те, що містить кожен розділ.
Застосовувати СОПи: Наведіть приклади використання СОПів у реальних робочих ситуаціях.

Цей посібник можна оформити в письмовому вигляді або включити до нього більш інтерактивні матеріали, наприклад відеоуроки. Ці матеріали слугуватимуть постійною підтримкою для вашої команди, до якої вони зможуть повернутися в будь-який час, тому переконайтеся, що вони легко доступні.

Крім цього, вам також необхідно організувати тренінги та регулярні заняття з підвищення кваліфікації, щоб переконатися, що вашій команді зручно використовувати нові СОПи. Призначте спеціального координатора з СОП, до якого команда зможе звернутися в будь-який момент, коли їм щось знадобиться.

8. Запустити СОПи в роботу

Настав час проінформувати всіх зацікавлених осіб про нові СОПи і про те, як їх використовувати. Ви можете розіслати електронного листа, що містить усі необхідні посилання та рекомендації.

Не забудьте вказати ім'я та контактну інформацію призначеної контактної особи щодо СОПів, якщо в когось виникнуть запитання. Регулярно контролюйте використання СОПів, щоб переконатися, що всі їх дотримуються.

9. Підтримуйте та переглядайте

Регулярний перегляд СОПів допоможе вам переконатися в тому, що вони залишаються ефективними, актуальними і відповідають передовій практиці та політиці вашої організації.

Частота проведення таких оглядів залежить від самих СОПів або ширшого контексту. Для більшості СОПів достатньо щорічного перегляду. Однак ті, які є більш динамічними (наприклад, СОПи, пов'язані з дотриманням вимог або новими технологіями), необхідно переглядати частіше, наприклад кожні шість місяців. Ви також можете проводити огляди на основі тригерів, коли відбувається щось, що вимагає негайної зміни СОП.

Зберіть зворотний зв'язок тих, хто регулярно використовує СОПи. Ви можете розсилати опитування й анкети, проводити індивідуальні обговорення або розміщувати посилання на форми зворотного зв'язку безпосередньо в СОПах. Також корисно призначити координатора або міжфункціональну групу, яка відповідатиме за перегляд та оновлення СОПів. Це забезпечить послідовність та ефективність процесу перегляду.

Якщо ви хочете створити HR SOP для своєї команди, але не знаєте, з чого почати, не хвилюйтеся! Готовий до використання шаблон HR SOP допоможе вам заощадити час і сили. Ви можете легко налаштувати шаблон відповідно до потреб і вимог вашого HR відділу та організації.

Просто натисніть на посилання нижче, щоб зберегти шаблон, і ви зможете відразу ж розпочати документування HR-процедур і процесів.