Blog

Керівництво з організації зустрічей віч-на-віч (1:1)

Зустріч 1:1 - це можливість для керівників перевірити своїх безпосередніх підлеглих, а для співробітників - приділити час своїм керівникам, щоб обговорити можливості, проблеми або повсякденні питання, з якими вони стикаються на робочому місці.

Цю зустріч часто вважають найважливішою для керівника, оскільки вона закладає основу для довірчих і продуктивних робочих відносин. Однак багато керівників не знають, як їх проводити і що слід висвітлювати, щоб домогтися найбільшого ефекту.

Саме тут ви, як HR-фахівець, можете зробити свій внесок у цей процес.
Що таке зустріч 1:1?
Зустріч віч-на-віч, також звана зустріччю 1:1, - це спеціалізована взаємодія між двома людьми в одній організації, як правило, між керівником та його безпосереднім підлеглим. Ця зустріч є наріжним каменем ефективного управління і найважливішим компонентом безперервного управління ефективністю. Як HR-фахівець, ви можете допомогти керівникам і співробітникам зрозуміти важливість і переваги регулярних зустрічей 1:1 і надати перевірений шаблон і запитання, яких можуть дотримуватися керівники.

Основна мета зустрічі 1:1 - надати обом сторонам особистий простір для відкритого діалогу подалі від факторів, що відволікають, групового оточення або тиску формальної оцінки ефективності. Під час таких зустрічей порядок денний може охоплювати широкий спектр тем, включно з, але не обмежуючись, оновленням статусу проєктів, обговоренням будь-яких проблем або перешкод, можливостей кар'єрного зростання, а також зміцненням цілей і завдань організації.
Переваги зустрічей 1:1 для співробітників
Зустрічі 1:1 дають змогу співробітникам обговорити свої проблеми та цілі зростання в просторі, де вони можуть поговорити зі своїм керівником індивідуально. Такі зустрічі є ідеальною платформою для конструктивного зворотного зв'язку, даючи змогу співробітникам у режимі реального часу зрозуміти, як вони працюють і в яких галузях їм слід удосконалюватися.

Це, своєю чергою, може допомогти співробітникам використовувати такі зустрічі для висловлення своїх кар'єрних цілей, звернення за порадою та узгодження своїх завдань із потребами організації та поточними показниками, сприяючи професійному зростанню.

В останньому звіті Gallup "Як хочуть працювати і жити мілленіали" йдеться про те, що для 59% мілленіалів під час прийняття на роботу вкрай важливими є можливості навчання та зростання. Вражаючі 87% мілленіалів вважають "можливості професійного або кар'єрного зростання і розвитку" важливим фактором для себе при виборі роботи.

Обговорення і складання схеми кар'єрних можливостей 1:1 з керівниками має вирішальне значення для ефективності та лояльності співробітників. Це може значно підвищити залученість співробітників, дозволяючи їм відчути, що їх цінують і чують в організації.
Переваги зустрічей 1:1 для керівників
Керівники можуть використовувати регулярні зустрічі 1:1, щоб отримати глибше уявлення про сильні та слабкі сторони своєї команди та її моральний стан, що дасть їм змогу керувати ефективніше. Вони можуть на ранніх етапах розв'язувати проблеми з продуктивністю і надавати необхідну підтримку або надавати ресурси своїм підлеглим.

Такі зустрічі дають співробітникам можливість обговорювати і вирішувати проблеми зі своїми керівниками в міру їх виникнення. Вони також дають командам можливість переглянути і скорегувати цілі або завдання, якщо вони стають неактуальними, щоб команди могли залишатися гнучкими і адаптуватися до змін потреб бізнесу. Регулярно проводячи такі зустрічі та дотримуючись перевіреного шаблону зустрічей 1:1, керівники можуть також розвивати свої лідерські якості, особливо в царині спілкування, співпереживання та розв'язання проблем.

Однак найчастіше проблема полягає в часі. Згідно зі звітом Reclaim "Стан продуктивності", понад 40% щотижневих зустрічей 1:1 переносяться, що свідчить про те, що ці зустрічі часто відходять на другий план перед більш "терміновою" роботою. Як HR-фахівець і в контексті очевидних переваг, які дають зустрічі 1:1 як співробітникам, так і керівникам, ви маєте ідеальну можливість заохочувати проведення таких регулярних зустрічей і навіть фіксувати їхню частоту як ключовий показник ефективності (KPI) для керівників.
Порада HR
Міленіали хочуть отримувати зворотний зв'язок про свою роль, але вони майже ніколи не просять про це. Натомість вони хочуть, щоб їхні керівники дбали про них як про людей, щоб вони активно оцінювали їхню роботу та цікавилися їхніми цілями розвитку. Однак лише 29% міленіалів повністю згодні з тим, що їм комфортно обговорювати з керівником своє життя поза роботою. Регулярні зустрічі 1:1 можуть сприяти взаємній повазі, довірі та розумінню, особливо якщо керівники вміють слухати.
Як підготуватися до зустрічі 1:1
На думку Елізабет Грейс Сондерс, авторки книжки "Як інвестувати свій час, як гроші", зустрічі працівників "сам на сам" - один із найважливіших інструментів продуктивності, якими володіють керівники.

На жаль, співробітники не так позитивно реагують на наради, як показує статистика нарад від Zippia:

  • 65 % співробітників згодні з тим, що часті наради заважають їм зосередитися і виконати свої завдання
  • 34 % працівників вважають, що непродуктивні наради є основною причиною втрати прибутку
  • 15% усіх робочих годин присвячено нарадам
  • 71% усіх нарад є непродуктивними.
Зустрічі співробітників 1:1 приносять користь керівникам і співробітникам тільки в тому разі, якщо вони цінні, а це вимагає підготовки. Менеджери мають знати, що вони роблять, навіщо вони це роблять, і бути готовими до кожної зустрічі. Співробітники також мають точно знати, чого очікувати і що від них хочуть. І керівники, і співробітники мають підходити до цих зустрічей з почуттям мети і підготовки, щоб забезпечити їхню продуктивність і значущість.
Ось кілька простих порад, які ви можете дати керівникам і співробітникам.
Як керівник, зробіть таке:
  • Вивчіть нещодавню роботу співробітника, відзначте досягнення та сфери, що потребують поліпшення. Ознайомтеся з його проектами і проблемами, з якими він зіткнувся з часу вашої останньої зустрічі.
  • Складіть чіткий порядок денний, що включає пункти обговорення, цілі та конкретний зворотний зв'язок, який ви хочете надати. Забезпечте гнучкість, щоб включити в нього теми, які співробітник може захотіти обговорити.
  • Будьте готові надати конструктивний зворотний зв'язок. Він має бути збалансованим: відзначайте не тільки те, що добре працює, а й те, що можна поліпшити.
  • Подумайте про професійний розвиток співробітника. Визначте потенційні можливості для зростання і будьте готові обговорити їх.
  • Подумайте про міжособистісну динаміку і загальний моральний стан вашої команди. Будьте готові обговорити будь-які питання, які можуть вплинути на співробітника.
  • Приходьте на зустріч, готові активно слухати. Це означає повну присутність, не тільки для того, щоб відповідати, а й для того, щоб розуміти.
Порада HR
Влаштовуйте окремі зустрічі для оцінки роботи і використовуйте їх для того, щоб зосередитися на розвитку.
Як співробітник, зробіть таке:
  • Проведіть самооцінку своєї недавньої роботи. Визначте свої успіхи, сфери, що потребують поліпшення, і допомогу, яка може знадобитися вашому керівникові.
  • Підготуйте короткий звіт про свою роботу з моменту останньої зустрічі. Відзначте виконані завдання, поточні проєкти та всі перешкоди, з якими ви зіткнулися.
  • Складіть список тем, які ви хочете обговорити, включно з бажаним зворотним зв'язком, питаннями щодо кар'єрного зростання або сферами, в яких ви потребуєте керівництва.
  • Підготуйте низку питань або проблем, які ви хочете вирішити. Це демонструє залученість і активну позицію щодо вашого професійного зростання.
  • Будьте готові надати зворотний зв'язок своєму керівникові, якщо це необхідно. Зустрічі 1:1 - це вулиця з двостороннім рухом, і конструктивний зворотний зв'язок може допомогти поліпшити динаміку команди та стратегії управління.
  • Перегляньте свої особисті та професійні цілі, щоб переконатися, що вони відповідають цілям команди та організації. Будьте готові обговорити досягнутий прогрес і за необхідності поставити нові цілі.
Порада HR
І керівники, і співробітники повинні підходити до цих зустрічей з настроєм на співпрацю. Підготовка - це не просто список тез, а готовність до діалогу, що сприяє розвитку, вирішенню проблем і взаємній повазі. Ретельно готуючись до зустрічей 1:1, обидві сторони можуть максимально ефективно використати час, проведений разом, що призведе до підвищення ефективності роботи та задоволеності працею.
Як провести зустріч 1:1
Згідно зі звітом The State of One-on-one Report, 94% опитаних керівників проводять зустрічі 1:1. Однак стаття в Harvard Business Review показала, що майже половина з 250 опитаних безпосередніх підлеглих оцінили свій досвід спілкування 1:1 як неоптимальний. Це означає, що, незважаючи на важливість зустрічей 1:1, вони не завжди приносять бажаний ефект. Можливо, навіть навпаки.

У статті Harvard Business Review також ідеться про те, що керівники, які розглядають зустрічі 1:1 як тягар і тому не приділяють їм часу та уваги, або ж проводять їх неефективно, ризикують залишити членів своєї команди почуватися функціонально та емоційно роз'єднаними. У цьому випадку всі переваги зустрічей 1:1 для керівників і співробітників зводяться нанівець.

Знаючи про переваги зустрічей 1:1, чому керівники не витрачають на них необхідний час і сили? Можливо, вони не знають, що роблять? Якщо в організації немає чітких інструкцій або навчання для менеджерів щодо того, коли і як проводити індивідуальні зустрічі зі своїми співробітниками, звідки їм знати, як отримати від них максимальну віддачу?

Найкращі менеджери визнають, що індивідуальні зустрічі є основою їхньої ролі, а не доповненням до неї, та все ж, згідно з дослідженнями, 68,3% тих менеджерів, які визнають їхні переваги, все ще намагаються керувати своїми командами поряд з іншими обов'язками.

Як HR-фахівець, ви можете зробити свій внесок.
Формат зустрічі 1:1
  • Підготовка: І керівник, і співробітник повинні підготуватися до зустрічі заздалегідь. Це передбачає складання порядку денного, аналіз попередніх обговорень і визначення ключових моментів, яких необхідно торкнутися.
  • Визначення порядку денного: Хоча керівник може спочатку визначити порядок денний, він має бути досить гнучким, щоб включити в нього теми, що цікавлять або хвилюють співробітника.
  • Місце й атмосфера: Обстановка має бути приватною і комфортною, забезпечувати конфіденційність і зводити до мінімуму переривання.
  • Початок зустрічі: Почніть з особистої зустрічі, щоб встановити взаєморозуміння. Важливо почати зустріч на позитивній ноті, можливо, з визнання недавніх досягнень.
  • Перебіг дискусії: Бесіда має протікати природно, але при цьому охоплювати всі пункти порядку денного. Обидві сторони мають обговорити прогрес, проблеми, зворотний зв'язок і можливості розвитку.
  • Пункти дій: На завершення кожної теми чітко визначте пункти дій, обов'язки та терміни.
  • Завершення: Завершіть зустріч стислим викладом пунктів дій і коротким оглядом можливого порядку денного наступної зустрічі. Висловіть подяку за приділений час і обговорення.
Частота зустрічей 1:1
Частота зустрічей 1:1 може варіюватися залежно від організації, конкретних ролей і характеру роботи, але є кілька основних рекомендацій, яких мають дотримуватися керівники.

По-перше, зустрічі мають проводитися регулярно, часто щотижня або раз на два тижні, щоб забезпечити послідовність і контроль за виконанням пунктів дій. Ця частота може бути змінена залежно від рівня підтримки, якої потребує співробітник, темпу роботи, а також у періоди швидких змін або сильного стресу. Однак, незалежно від частоти, зустрічі мають бути заплановані на постійній основі, щоб продемонструвати їхню важливість і встановити порядок.
Мета зустрічей 1:1
Існує не одна мета зустрічей 1:1, і ваша організація може доповнити цей список, але загалом ці зустрічі працівників - чудовий спосіб проаналізувати перебіг виконання завдань і обов'язків співробітника, забезпечуючи платформу для негайного зворотного зв'язку.

Крім того, це ідеальна можливість для керівників запропонувати керівництво, підтримку і наставництво, сприяючи професійному розвитку і зростанню співробітника. Після встановлення довіри під час регулярних зустрічей можна розв'язувати будь-які питання і проблеми, з якими може зіткнутися співробітник, причому керівник і співробітник спільно знаходитимуть рішення.

Зрештою, однак, головна мета зустрічей 1:1 - обговорити кар'єрні устремління співробітника і співвіднести їх із можливостями організації, зміцнити стосунки між співробітником і керівником і переконатися, що зусилля співробітника відповідають стратегічним цілям організації.
Перша зустріч зі співробітником 1:1
Перш ніж керівники візьмуться за першу зустріч зі співробітником 1:1, дайте їм таку пораду:

Хоча не існує універсального підходу до проведення зустрічей зі співробітниками, є кілька кардинальних правил:
  • Менеджер має розглядати цю зустріч як окремий простір для безпосереднього підлеглого.
  • На зустрічі мають переважати теми, пов'язані з потребами, проблемами і надіями співробітника.
  • Співробітник має бути готовий взяти активну участь у їхньому представленні.
  • Обов'язки менеджера полягають у тому, щоб забезпечити часте проведення зустрічей, активно керувати ними, заохочувати діалог, ставити запитання, пропонувати підтримку і допомагати кожному члену команди отримувати те, що необхідно для оптимальної короткострокової роботи і довгострокового зростання.
Теми зустрічей 1:1
Зустрічі 1:1 проводять з урахуванням конкретних потреб і обставин взаємовідносин співробітника і керівника. Однак є загальні теми і загальна структура, які можуть слугувати шаблоном для цих зустрічей.

  • Оцінка роботи: Обговоріть нещодавні результати роботи співробітника, включно з досягненнями, якістю роботи, продуктивністю та сферами, в яких можна домогтися поліпшень.
  • Постановка цілей: Поставте і перегляньте короткострокові та довгострокові цілі. Переконайтеся, що ці цілі є SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound).
  • Обмін відгуками: Надавайте та запитуйте зворотний зв'язок щодо різних аспектів роботи, включно з виконанням проєкту, співпрацею з командою та дотриманням цінностей компанії.
  • Професійний розвиток: Вивчення можливостей для підвищення кваліфікації співробітника та його кар'єрного зростання в компанії.
  • Потреби в ресурсах: Визначте, які інструменти, ресурси або підтримка можуть знадобитися співробітникові для ефективнішого виконання роботи.
  • Управління робочим навантаженням: Обговоріть поточне робоче навантаження, можливість делегування повноважень і розстановку пріоритетів для забезпечення збалансованого розподілу обов'язків.
  • Проблеми та рішення: Обговоріть конкретні проблеми, з якими стикається співробітник, і проведіть мозковий штурм потенційних рішень або стратегій їх подолання.
  • Інновації та ідеї: Заохочуйте співробітників ділитися інноваційними ідеями або пропозиціями, які можуть принести користь команді або компанії.
  • Особисте благополуччя: Перевірте задоволеність роботою і благополуччя співробітника, визнаючи вплив балансу між роботою та особистим життям на продуктивність.
  • Бачення компанії та відповідність: Повторіть бачення компанії й обговоріть, як роль співробітника узгоджується зі стратегічними цілями компанії та сприяє їх досягненню.
🎁 Порядок денний зустрічі 1:1 (доступно для скачування)
Найкращі поради від HR для керівників і співробітників
HR-фахівці відіграють ключову роль у тому, щоб допомогти керівникам і співробітникам домогтися максимальної ефективності зустрічей 1:1. Ось структуровані поради та рекомендації, які можуть дати HR-фахівці:
Керівникам
Робити
  • Будьте готові: Приходьте на кожну зустріч із чітким розумінням нещодавніх результатів роботи співробітника, його ролі в команді та поточних проєктів. Підготовка підкреслює, яке значення ви надаєте зустрічі та внеску співробітника. Домінувати: Заохочуйте співробітників говорити відкрито і водночас направляйте бесіду. Такий баланс гарантує, що збори будуть діалогом, а не монологом.
  • Встановіть чіткі цілі: Визначте, чого ви хочете досягти під час кожної зустрічі, чи то відстеження прогресу, надання зворотного зв'язку, чи то обговорення можливостей розвитку. Чітко сформульовані цілі допоможуть сфокусувати розмову і зробити її продуктивною. Не забувайте про наступні дії: Переконайтеся, що всі дії або зобов'язання, прийняті під час зустрічі, будуть виконані. Підзвітність показує, що такі зустрічі приносять відчутні результати.
  • Практикуйте активне слухання: Приділіть співробітникові всю свою увагу, демонструючи, що його думка і проблеми цінуються. Активне слухання часто дає змогу виявити глибинні проблеми та сприяє формуванню культури відкритого спілкування. Використовувати універсальний підхід: Визнайте, що кожен співробітник унікальний. Налаштуйте свій підхід відповідно до їхнього індивідуального стилю спілкування, вподобань і кар'єрних устремлінь.
  • Створюйте довірчу атмосферу: Створіть безпечний простір, у якому співробітники почуватимуться комфортно, ділячись своїми думками. Довіра є основою для чесного діалогу і для того, щоб співробітники відчували щиру підтримку.

Не робити
  • Домінувати: Заохочуйте співробітників говорити відкрито і водночас спрямовуйте бесіду. Такий баланс гарантує, що зустріч буде діалогом, а не монологом.
  • Забути про подальші дії: Переконайтеся, що всі пункти дій або зобов'язання, прийняті під час зустрічі, будуть виконані. Підзвітність показує, що такі зустрічі приносять відчутні результати.
  • Використовуйте універсальний підхід: Визнайте, що кожен співробітник унікальний. Налаштуйте свій підхід відповідно до їхнього індивідуального стилю спілкування, вподобань і кар'єрних устремлінь.
Співробітникам
Робити
  • Приходьте підготовленим: Підходьте до зустрічі з чітким уявленням про те, що ви хочете обговорити. Візьміть із собою свіжі новини про свою роботу, питання і будь-які проблеми, з якими ви зіткнулися. Відкидайте зворотний зв'язок: Розглядайте зворотний зв'язок як цінний інструмент для вашого розвитку. Будьте сприйнятливими і подумайте, як ви можете використовувати його для поліпшення своєї роботи.
  • Самостійно розвивайтеся: Беріть активну участь у своєму професійному зростанні. Обговорюйте свій кар'єрний шлях, шукайте поради та ресурси, які допоможуть вам просунутися вперед. Ставте цілі та забувайте про них: Разом із керівником ставте перед собою досяжні цілі. Чітко поставлені цілі дадуть вам відчуття напрямку і дозволять оцінити прогрес.
  • Спілкуйтеся чітко: Чітко формулюйте свої думки та проблеми. Якщо є конкретні області, в яких вам потрібна підтримка, скажіть про це прямо. Залиште зустріч позаду, щойно вийдете за двері: Після наради знайдіть час, щоб поміркувати над обговоренням і спланувати, як ви вирішуватимете будь-які питання.
  • Діліться своїми успіхами: Не соромтеся ділитися своїми досягненнями. Це підкреслить ваш внесок і допоможе керівнику зрозуміти, що працює добре.

Не робити
  • Відмовляйтеся від зворотного зв'язку: Розглядайте зворотний зв'язок як цінний інструмент для вашого розвитку. Будьте сприйнятливі та подумайте, як ви можете використати його для поліпшення своєї роботи.
  • Ставте цілі та забувайте про них: Разом із керівником поставте перед собою досяжні цілі. Наявність чітких цілей дасть вам відчуття напрямку та орієнтир для оцінювання прогресу.
  • Залиште зустріч позаду, тільки-но вийдете за двері: Після зустрічі знайдіть час, щоб обміркувати хід обговорення і спланувати, як ви вирішуватимете всі питання, пов'язані з діями.
👀 Шаблони для зустрічей 1:1 (доступно для скачування)
На зустрічах 1:1 запитання, що ставляться, можуть істотно вплинути на ефективність бесіди. Підбір запитань відповідно до типу зустрічі забезпечує доречність і продуктивність.

У наведених 👉🏻 шаблонах представлено категоризований список запитань, які можна використовувати в різних сценаріях зустрічей 1:1 для керівників і співробітників, а також зразки порядку денного для кожної з них. Натисніть на кнопку, щоб завантажити безкоштовний шаблон зустрічі 1:1, що включає різні типи зустрічей з порядками денними та питаннями, які можна поставити на кожній з них.
1. Порядок денний першої зустрічі 1:1
Перша зустріч 1:1 між керівником і співробітником - це найважливіша взаємодія, яка задає тон їхнім робочим стосункам. Ця зустріч - можливість для співробітника і керівника встановити контакт, обговорити очікування та узгодити цілі.
2. Зустріч із введення на посаду та навчання
Зустріч 1:1 із введення на посаду та навчання - це стартовий майданчик для привітання та інтеграції нових співробітників в організацію. Цю зустріч зазвичай проводять між новим співробітником і призначеним наставником, керівником або представником відділу кадрів.
3. Регулярні контрольні зустрічі
Регулярні зустрічі 1:1 - це повторювані та заплановані зустрічі між керівником і співробітником. Основна мета таких зустрічей - полегшити спілкування, забезпечити зворотний зв'язок і розв'язати будь-які проблеми або питання, які можуть виникнути у співробітника.
4. Зустрічі на рівні допуску
Нарада 1:1 на рівні допуску - це тип наради, на якій керівник зустрічається зі співробітником, який не перебуває в його безпосередньому підпорядкуванні, але входить до його команди або відділу. У традиційній організаційній ієрархії зустріч на рівні допуску передбачає взаємодію керівника з безпосередніми підлеглими.
5. Постановка і планування цілей OKR
Зустріч 1:1 з постановки цілей OKR (Objectives and Key Results) - це стратегічна сесія між керівником і співробітником, спрямована на узгодження індивідуальних цілей із ширшими цілями організації з використанням системи OKR. OKR - це методологія постановки цілей, яка допомагає організаціям визначати і відстежувати цілі та відповідні їм ключові результати.
6. Зустрічі для вирішення проблем
Зустріч 1:1 для розв'язання проблем - це цілеспрямована взаємодія між керівником і співробітником, основною метою якої є розгляд і розв'язання конкретних проблем або питань. Такі зустрічі призначені для спільного виявлення проблем, обговорення можливих рішень і реалізації стратегій з подолання перешкод.
7. Зустрічі з розвитку кар'єри
Зустріч із розвитку кар'єри 1:1 - це спеціальна сесія між співробітником і його керівником або наставником для обговорення професійного зростання, прагнень і кар'єрних цілей співробітника. Основна увага приділяється розробці плану, який допоможе співробітнику просунутися кар'єрними сходами в організації.

8. Зустрічі у форматі мозкового штурму
Мозковий штурм 1:1 - це спільна творча зустріч двох людей, як правило, керівника і співробітника, під час якої вони генерують ідеї, вирішують проблеми або вивчають нові можливості. На відміну від традиційного одностороннього спілкування, мета полягає в тому, щоб сприяти відкритому діалогу та інноваційному мисленню.

9. Зустріч із питань благополуччя співробітників
Зустріч зі співробітником 1:1 - це зустріч між керівником і співробітником, під час якої основна увага приділяється загальному самопочуттю і задоволеності співробітника на робочому місці. Мета таких зустрічей - оцінити і підтримати психічне, емоційне і фізичне здоров'я співробітника, а також обговорити баланс між роботою та особистим життям і задоволеність роботою.
За правильної організації та підтримки з боку керівників і співробітників зустрічі 1:1 можуть принести користь окремим співробітникам, командам і організації загалом. Хоча ці зустрічі призначені для того, щоб дати співробітникам можливість поділитися своїми почуттями і досвідом, і тому не є надто директивними, є кілька ключових моментів, на які слід звернути увагу.

Зустрічі 1:1 мають бути регулярними; за можливості їх не слід відкладати заради більш "важливої" або термінової роботи; вони мають бути спільними і викликати довіру; і, найголовніше, вони не мають бути оцінкою роботи. Як HR-фахівець, ви можете допомогти менеджерам і співробітникам отримати максимум користі з цих цінних зустрічей.
Без зустрічей HR або керівників зі співробітниками 1:1 бізнес не злетить.

І саме HR обов'язок їх запустити. Для цього - навчити керівників і розробити процес. На курсі Запуск зустрічей 1:1 у компанії розберемося як це зробити.
2024-02-14 16:18