Матриця навичок: як створити (+ шаблон)

Знання того, які навички та компетенції необхідні вашій організації для досягнення успіху і чи є вони у ваших співробітників, допоможе вам ухвалювати ефективніші рішення з управління талантами. Матриця навичок є ключем до відстеження цих даних.

Відстежуючи наявні набори навичок і виявляючи прогалини в навичках, лідери можуть ефективно розподіляти роботу між потрібними людьми і планувати придбання необхідних навичок.

Фахівці з персоналу співпрацюють з керівниками відділів і керівниками команд, щоб зрозуміти конкретні навички, необхідні для виконання різних завдань і досягнення цілей організації. Працюючи в тісній співпраці з менеджерами, HR може забезпечити точність матриці навичок, фіксуючи всі відповідні навички та компетенції.

Матриця навичок являє собою сітку, в якій відображаються імена співробітників, що відповідають таким компонентам:

• Навичка/Компетенція/Здатність - Кожен елемент, який потрібен для виконання проекту.
• Proficiency - числове значення, що присвоюється рівню кваліфікації кожного співробітника для кожної необхідної навички.
• Інтерес - числове значення, що показує, наскільки мотивований кожен співробітник у розвитку необхідних навичок.

Існує дві загальні цілі використання матриці навичок:

1. Оцінка необхідних навичок для проєкту або команди

Матриця навичок дає змогу отримати огляд навичок, необхідних для успішного виконання роботи або проєкту. Він допомагає визначити ключові види діяльності команди та відповідні навички або компетенції, необхідні для виконання цих дій.

2. Отримання уявлення про доступні навички в команді

Матриця навичок для співробітників оцінює наявні навички в команді до початку проєкту, щоб допомогти забезпечити найкращий результат. Наприклад, якщо проєкт з HR-аналітики вимагає ділової хватки, навичок у сфері ІТ, аналітики даних і можливостей складання звітів, вам необхідно з'ясувати, хто з людей у команді володіє якими навичками.

Якщо якоїсь навички немає, ви можете найняти співробітника з відповідними навичками, щоб додати його в команду. Якщо ви зробите це до початку проекту, це допоможе досягти кращого результату.

Матриця навичок співробітників допомагає підвищити продуктивність кількома способами. Це приносить користь не тільки компанії загалом, а й командам, окремим особам і зацікавленим сторонам.

Ось короткий огляд того, що може запропонувати матриця можливостей:

• Огляд навичок - Навіть керівникам важко точно визначити, що кожен співробітник робить або може внести в організацію, виходячи зі своїх ролей. Матриця навичок збирає деталі, які надають вичерпні дані про доступні наразі навички на індивідуальному, командному та організаційному рівнях. Це також може допомогти вам виявити високоцінних співробітників, що володіють широким спектром можливостей.
• Розуміння прогалин у навичках - Матриця навичок показує, де відсутні навички в різних командах і на різних рівнях компанії. Ви можете усунути ці слабкі місця, щоб заощадити час і ресурси, а також поліпшити бізнес-функції.
• Можливості для навчання та розвитку - Визначаючи, які компетенції необхідно розвивати, лідери та менеджери з навчання та розвитку можуть зосередитися на застосовних програмах навчання та індивідуальних планах професійного розвитку співробітників.
• Інформування про очікування - цей інструмент допоможе вам показати окремим співробітникам і командам, яких рівнів навичок їм необхідно досягти, щоб мати можливість добре працювати. Коли у співробітників є чітке уявлення про те, де вони роблять найбільший внесок і над чим їм потрібно працювати, вони можуть спрямувати свою енергію на підвищення кваліфікації, щоб досягти більшого.
• Внутрішня мобільність і перерозподіл можливостей талантів - Розуміння того, які саме навички потрібні та доступні в організації, дає змогу лідерам перетасовувати структури команд і перерозподіляти людей на нові посади, де вони можуть максимально використовувати або розвивати свої таланти. Це також може скоротити зусилля з підбору персоналу ззовні, коли відповідні внутрішні кандидати можуть бути легко знайдені.
• Поліпшене залучення талантів - коли ви можете визначити, яких навичок не вистачає команді або організації, ви можете вибрати найбільш кваліфікованих кандидатів на посади. Якщо ви точно знаєте, що ви шукаєте з кадрового резерву, це може прискорити процес найму і знайти найбільш підходящого кандидата на цю посаду.
• Створення організацій, заснованих на навичках - планування роботи включає в себе розбивку ролей на основні завдання та оцінку співробітників за їхні навички та внесок більше, ніж за їхню освіту або посаду. Матриця зіставлення навичок є цінним інструментом для визначення того, які здібності потрібні та доступні для виконання проєктів і досягнення результатів.

1. Визначте відповідні навички

Почніть із роботи з ключовими зацікавленими сторонами, щоб визначити відповідні навички та ключові компетенції, необхідні для формування команди або завершення проєкту. Це також дасть змогу ізолювати критерії оцінки ефективності роботи членів команди. Оцінка навичок, яких бракує, допомагає запобігти зриву термінів, внутрішнім конфліктам або іншим витратам у майбутньому.

Зосередьтеся на основних вимогах, щоб упорядкувати матрицю навичок.

Для досягнення найкращих результатів у підвищенні продуктивності команди менеджери та HR спільно створюють матриці навичок.

2 Оцінюйте членів команди за їхнім поточним рівнем майстерності

Другий крок - оцінка членів команди за їхнім поточним рівнем навичок. Ви можете комбінувати та поєднувати різні методи оцінювання, такі як:

• Перевірка компетентності
• Самооцінка
• Дані оцінки продуктивності
• Інструмент зворотного зв'язку «180 градусів», який збирає інформацію від окремих людей, їхніх колег та їхнього безпосереднього керівника
• Інструмент зворотного зв'язку 360 градусів, який також охоплює зворотний зв'язок від додаткових сторін, як-от клієнти або прямі підлеглі

Для кожної навички оцінюйте майстерність людини. Ось приклад п'ятибальної шкали:

• 0 = Немає досвіду або знань
• 1 = Обмежений досвід або знання
• 2 = Достатній досвід або знання
• 3 = Значний досвід або знання
• 4 = Експертний досвід або знання

Ви також можете використовувати іншу шкалу, але переконайтеся, що ви послідовні.

3. Визначити зацікавленість людини в роботі над запропонованими завданнями

З'ясувати, хто володіє потрібними компетенціями, - це тільки половина справи. Співробітники повинні мати амбіції використовувати і розвивати необхідні навички, щоб залишатися залученими до своєї роботи.

Для кожної навички попросіть співробітників вказати рівень своєї зацікавленості в ній. Це може бути дуже проста система рейтингу:

• 1 = Немає інтересу до застосування цієї навички або знань
• 2 = Зацікавлений у застосуванні цієї навички або знання

4. Включіть усю інформацію в матрицю навичок і дійте на основі отриманих висновків

Ви можете використовувати дані зі своєї матриці компетенцій, щоб зрозуміти, які навички у вас є, а де є недоліки. Візуальний характер матриці навичок допомагає швидко і наочно побачити сильні сторони та можливості для вдосконалення.

Застосовуйте інформацію на практиці, встановлюючи цілі для того, що ще належить зробити. Це може включати в себе розробку плану проведення навчання навичкам або набір нових співробітників для заповнення прогалини в навичках.

5. Підтримуйте матрицю навичок в актуальному стані

Щоб мати під рукою актуальні дані, необхідно підтримувати матриці навичок в актуальному стані з оновленими даними. Їхній постійний аналіз також дає змогу відстежувати та контролювати прогрес і вплив інвестицій у навчання та розвиток, а також підготуватися до майбутніх потреб.

Щоб вивести вашу систему управління навичками за рамки основ, ось кілька найкращих практик для поліпшення використання матриці навичок:

• Збалансуйте м'які та жорсткі навички - Легко зробити основний акцент на технічних навичках, але важливо також включити м'які навички в матрицю навичок. Коли справа доходить до виконання роботи, наполегливість, тісне спілкування та вміння вирішувати проблеми часто можуть компенсувати менший технічний досвід. Обидва типи навичок мають вирішальне значення для продуктивності та конкурентоспроможності організації.
• Залучайте зацікавлені сторони - доносьте цілі та переваги матриць навичок до менеджерів, керівників команд і співробітників. Коли люди зрозуміють, як використовувати матриці у своїх інтересах, вони з більшим ентузіазмом вкладатимуть у них час і робитимуть свій внесок із максимальною віддачею.
• Приведіть матрицю навичок у відповідність до кар'єрних траєкторій - Показуючи співробітникам, на якому етапі вони перебувають щодо навичок, необхідних для наступного кроку на професійному шляху, ви дасте їм чітке уявлення про те, в яких галузях їм необхідно розвиватися. Коли вони можуть точно бачити, що їм потрібно робити, прогрес у досягненні їхніх кар'єрних цілей здаватиметься відчутнішим, що допомагає підтримувати їхню мотивацію.
• Вивчіть різні підходи до картування навичок - Знайдіть способи візуального представлення навичок у вашій організації для задоволення різних потреб. Наприклад, ви можете поекспериментувати з картою талантів, орієнтованою на навички.
• Розгляньте можливість використання програмного забезпечення для матриці навичок - Хоча для матриць навичок можна використовувати стандартне програмне забезпечення, спеціалізована програма робить створення й управління ефективнішими та послідовнішими. Це також може допомогти вам отримати більш повну інформацію. Деякі програми для матриці навичок, які слід розглянути, включають:

Складання матриці навичок допомагає ухвалювати рішення про найм, навчання та підвищення кваліфікації на основі даних. Цей інструмент допоможе вам визначити шляхи розвитку навичок, які необхідні вашим співробітникам і вашій організації, що допоможе вашому бізнесу створити операційні можливості для створення конкурентної переваги.