Blog

HR KPI: все що вам потрібно

"Без даних ви просто ще одна людина з думкою", - це, мабуть, найвідоміша цитата доктора Вільяма Едвардса Демінга, впливового американського статистика і консультанта з управління.
Безумовно, KPI в HR - ключові показники ефективності - мають вирішальне значення для отримання максимальної користі з даних про персонал.
Неможливо вдосконалюватися в управлінні людьми, якщо ви не вимірюєте результати своєї роботи. Якщо ви не визначите, який вигляд має "хороша робота" і як її виміряти, як ви дізнаєтеся, чи добре ви працюєте?

Так і в бізнесі, якщо ви не вимірюєте ефективність роботи HR, як ви дізнаєтеся, наскільки ви успішні? Щоб виміряти успіх, вам потрібні показники ефективності.

У цій статті ми зануримося в тонкощі KPI в HR, які ви також можете детально вивчити в курсі HR Метрики. Ми обговоримо, що це таке, як їх можна використовувати, а також надамо основу для їх самостійного створення!
Що таке HR KPI?
Щоб відповісти на це запитання, потрібно спочатку розглянути ключові показники ефективності (KPI).
KPI - це стратегічні показники.
KPI - це кількісний показник, який використовується для оцінки того, наскільки ефективно компанія досягає ключових бізнес-цілей. Це не означає, що все, що ви можете виміряти, є KPI в HR. Тільки ті показники, які мають прямий зв'язок зі стратегією організації, можуть називатися KPI.

Ключові показники ефективності HR (HR KPI) - це HR-метрики, які використовуються для того, щоб побачити, який внесок вносить HR у роботу інших підрозділів організації. Це означає, що KPI в HR вимірюють, наскільки успішно HR реалізує HR-стратегію організації.

Стратегія HR слідує за стратегією організації. Іншими словами, KPI в HR є дзеркальним відображенням організаційної ефективності HR, оскільки вони визначаються на основі результатів роботи HR, що мають відношення до досягнення бізнес-цілей. Ці бізнес-цілі часто формулюються у збалансованій системі показників.
Давайте на прикладі проілюструємо, як це працює.
Організація, яка намагається впровадити інновації в умовах жорсткої конкуренції. З цієї причини рада директорів вирішила, що вони скорочуватимуть витрати скрізь, крім відділу інновацій. Питання в тому, як ця мета буде втілена в HR KPI?

Уся організація повинна економити гроші, включно з HR. Наприклад, це скорочення може стосуватися витрат на підбір персоналу. Наразі витрати становлять 500 000 доларів, і їх необхідно скоротити до 400 000 доларів. У цьому випадку KPI - "Вартість найму в доларах", поточний показник - $500 000, а цільовий KPI - $400 000.

Другим HR KPI може бути "інноваційна поведінка", яка вимірюється в щорічному опитуванні про залученість. Наразі його оцінка за 10-бальною шкалою становить 6,2. Цільовий показник - 7,5 або вище. Для досягнення цієї мети доведеться попрацювати!

Шаблон HR KPI може мати такий вигляд.
HR може додати кілька KPI для досягнення конкретної бізнес-цілі. Кожен із цих KPI можна розбити на більш дрібні цілі.

Для реалізації HR-стратегії найкраще, якщо ці KPI збігаються. Однак іноді вони суперечать один одному.

Наприклад, якщо вам потрібно скоротити витрати на навчання і розвиток і при цьому спробувати стимулювати інновації, ви опинитеся перед складним вибором. Стратегічне завдання полягає в тому, щоб стимулювати інновації і при цьому скоротити бюджет на навчання. Це гарний приклад того, як HR KPI допомагають HR реалізовувати свої стратегічні цілі та сприяти досягненню цілей інших підрозділів організації.
Список HR KPI
У багатьох статтях, які ви знайдете в інтернеті, перераховуються десятки, а іноді й майже сотні KPI. Не обманюйте себе: більшість із них - це прості HR-метрики, які не так уже й важливо відстежувати, оскільки вони зазвичай не відповідають стратегії організації.

Нижче наведено кілька прикладів того, чим HR KPI НЕ є:
  • Середня вартість співбесіди
  • Середня тривалість працевлаштування
  • Середня тривалість роботи
  • Середня заробітна плата
  • Середня кількість годин навчання на одного співробітника
  • Середня кількість днів відпустки на одного співробітника
  • Середня кількість відпусток без збереження заробітної плати на одного співробітника
  • Середній вік виходу на пенсію
  • Компенсаційні витрати як відсоток від виручки
  • Задоволеність співробітників навчанням
  • Співвідношення чисельності персоналу до кількості співробітників у штаті
  • І т.д.
Чому це не KPI?
Тому що вони нічого не говорять нам про ефективність. Наприклад, чи потрібен нам 1 співробітник HR на 100 співробітників або 1,5? Просте вимірювання співвідношення HR до FTE не дає відповіді на це питання.

Коротше кажучи, жодна з цих метрик не буде безпосередньо сприяти досягненню стратегії організації.

KPI, що використовуються в організації, унікальні. Кожна організація відрізняється від іншої, і KPI повинні відображати цю унікальність.

Ось список із 17 прикладів KPI, які ви можете розмістити на своїй HR-панелі:
Коефіцієнт відсутності: Коефіцієнт абсентеїзму в організації зазвичай розраховують шляхом ділення кількості робочих днів, протягом яких співробітник був відсутній, на загальну кількість робочих днів.

Вартість відсутності: Загальна вартість відсутності розраховується шляхом включення оплати праці співробітника, вартості управління відсутністю і вартості заміщення. Цей KPI особливо актуальний для європейських країн із сильними профспілками і високим ступенем захисту співробітників.

Задоволеність пільгами: Задоволеність пільгами для співробітників зазвичай вимірюється за допомогою опитування про залученість співробітників. Ці показники можуть бути дуже корисні для зниження плинності кадрів.

Рівень продуктивності праці: Хоча цю метрику важко розрахувати, вона говорить про можливості зростання виробництва людського капіталу. Він часто пов'язаний зі швидкістю або може відображати точність.

Індекс задоволеності співробітників: Задоволеність співробітників вимірюється за допомогою опитувань щодо ставлення та залученості співробітників. Незадоволеність - поширена причина плинності кадрів.

Індекс залученості співробітників: Залученість співробітників також вимірюється за допомогою опитувань про ставлення або залученість. Висока залученість співробітників пророкує підвищення продуктивності праці, поліпшення обслуговування клієнтів, зниження плинності кадрів і багато інших важливих і позитивних результатів.

Індекс інноваційності співробітників: Інноваційність також вимірюється за допомогою опитувань про ставлення або залученість. Інновації все частіше стають ключовим фактором успіху бізнесу. Роль HR полягає в тому, щоб сприяти цим інноваціям.
Коефіцієнт внутрішнього просування: Цей KPI вимірюється шляхом ділення кількості старших посад, які були заповнені за рахунок внутрішнього просування, на загальну кількість заповнених старших посад. Внутрішні співробітники часто швидше входять у курс справи, знижують ризик невдалого найму і довше залишаються на своїй посаді.

Net Promoter Score: Net Promoter Score (NPS) - це чудовий спосіб виміру того, якою мірою людина рекомендуватиме послугу або компанію іншій людині. Щоб дізнатися, наскільки співробітники задоволені послугами HR, ви можете виміряти NPS HR. Використовуючи NPS, ви також можете визначити, наскільки люди рекомендують працювати в організації. Залежно від ваших стратегічних цілей NPS може стати надійним KPI для HR.

Відсоток від вартості робочої сили: Це метрика, яка визначає вартість робочої сили і ділить її на загальні витрати організації. Цей KPI, хоча і не часто використовуваний, може бути використаний з метою скорочення витрат або для підвищення рівня автоматизації/роботизації в організації.

Якість найму: Якість найму - це відсоток нових співробітників, які отримали хорошу оцінку керівника під час атестації. Якість найму показує, наскільки ефективний HR у наборі та відборі кандидатів. Постійне підтримання високого рейтингу якості найму дає змогу організації досягати своїх стратегічних цілей.
Рівень плинності кадрів: Плинність кадрів - дуже поширена метрика, а також важливий KPI, оскільки висока плинність кадрів може бути дуже дорогою.

Коефіцієнт недобровільної плинності: Не вся плинність кадрів є добровільною. Це кількість звільнень з ініціативи роботодавця у відсотках від загального числа звільнень.

Коефіцієнт добровільної плинності: Це кількість звільнень з ініціативи співробітників у відсотках від загального числа звільнень.

Коефіцієнт небажаної плинності: Не вся плинність кадрів погана. Зазвичай вона позитивна, коли йдуть погані виконавці. Це кількість хороших співробітників, які йдуть, у відсотках від загального числа співробітників.

Ефективність навчання: Навчання має бути ефективним, щоб досягти своєї мети (цілей).

Коефіцієнт звільнення за 90 днів: Або коефіцієнт звільнення за 360 днів. Це кількість співробітників, які йдуть протягом 3 місяців або року. Двозначний відсоток - це вже дуже погано. Робота HR полягає в тому, щоб наймати правильних людей. Нездатність зробити це матиме негативний вимірний вплив на ефективність організації. Це ключовий KPI з підбору персоналу.
Характеристики хороших ключових показників ефективності управління персоналом
Тепер ви знаєте різницю між метриками та KPI і вмієте складати ключові показники ефективності відділу кадрів. Залишається питання: "Які характеристики хороших HR KPI?"
  • Розрізненість: Ви маєте зосередитися лише на кількох HR KPI. Вони не дарма називаються ключовими показниками ефективності. Зосередьтеся на найважливіших з них, а решту залиште осторонь. Загальне правило говорить: чим менше, тим краще.
  • Можливість аналізу: Ви повинні мати можливість деталізувати показники. Чому ми не досягаємо цільового показника вартості найму? Які групи потребують найбільших витрат під час набору? За допомогою деталізації ви зможете легше передбачити майбутній успіх і побачити, де не вистачає прогресу.
  • Простота: Користувачі повинні розуміти KPI. Якщо він не простий, його важко донести до користувачів і зосередитися на ньому.
  • Дієвість: Причина, чому HR фокусується лише на KPI, пов'язаних із результатами HR, полягає в тому, що вони можуть на них впливати. HR не несе відповідальності за дохід або успіх продажів. Зосередьтеся лише на тих KPI, на які ви можете вплинути.
  • Власник: Відповідно до попередніх пунктів, у KPI повинен бути власник. Цей власник буде винагороджений у разі успіху і понесе відповідальність, якщо не досягне мети. Власником HR KPI, найімовірніше, буде керівник, наприклад, керівник відділу або менеджер.
  • Корельованість: KPI має бути пов'язаний з бажаним результатом. Коли ми говоримо про бізнес-цілі, HR KPI повинні бути пов'язані з цими бізнес-результатами. Наймаючи найкращих співробітників, ви не досягнете прямої економії коштів.
Наймати хороших виконавців життєво важливо, але це не повинно бути вашою основною метою, коли компанії потрібно скорочувати витрати, щоб вижити. Можливо, ви зможете скоротити витрати на підбір персоналу на 30 %, не знижуючи при цьому якості найму. Це важливіше, оскільки допомагає реалізувати стратегію компанії.
  • Узгодженість: Вирівнювання HR KPI - це те, чого ми коротко торкалися раніше. KPI не повинні підривати один одного.
Повинен існувати прямий зв'язок між KPI і цілями, між цілями і завданнями, а також між завданнями і стратегією.
Існує простіша схема, з якою ми всі знайомі і яка узагальнює все вищесказане. Альтернативою, визначеною Хурсманом (Hursman, 2010), є добре відомий акронім SMART. Вона розшифровується як
  • Specific
  • Measurable
  • Attainable
  • Relevant
  • Time-Bound
Знання цих критеріїв має допомогти вам у створенні відповідних ключових показників ефективності відділу кадрів, необхідних для досягнення успіху. Середній стаж роботи не є SMART KPI. Хоча його легко виміряти і досягти, він не є розумним, релевантним або прив'язаним до часу. Те, як довго співробітник працює в компанії, саме по собі не відображає його ефективність, продуктивність або інноваційність. Він не пов'язаний із загальними потребами та цілями бізнесу.

Навпаки, коефіцієнт внутрішнього просування - це SMART KPI. Він "розумний", оскільки відображає, як співробітники розвивають свої навички і просуваються або не просуваються. Він вимірний, досяжний, актуальний і обмежений у часі. Такий KPI покаже, скільки співробітників піднімається кар'єрними сходами в компанії. З точки зору витрат це вигідно для організації. Якщо компанії не потрібно наймати співробітників ззовні, вона економить кошти.
Провідні та відстаючі KPI
Остання відмінність, на яку варто звернути увагу, - це відмінність між провідними і відстаючими KPI. Каплан і Нортон (2007), дослідники, які придумали збалансовану систему показників, пояснюють різницю у своїй роботі.

Випереджальний показник відноситься до майбутніх подій і причин. Ці показники передують будь-якій події. Наприклад, продуктивність праці є випереджальним KPI для вартості робочої сили.

Показник, що відстає або запізнюється, відноситься до минулих подій і наслідків. Він відображає минулі результати KPI. Якщо продуктивність праці є випереджальним KPI для витрат на робочу силу, то рівень зайнятості буде відстаючим KPI. Альтернативним запізнілим KPI може бути вартість праці на одного співробітника.

Що буде відповідним випереджаючим і запізнілим показником, якщо метою бізнесу є підтримка кваліфікації співробітників? Наприклад, це актуально, коли для надання кваліфікованих послуг необхідно постійно підвищувати (пере)кваліфікацію.

У цьому випадку випереджальним показником може бути час до отримання кваліфікації - що швидше співробітники пройдуть навчання, то швидше будуть впроваджені знання. Це сприятиме підвищенню продуктивності та інноваціям в організації. Відстаючим показником може бути відсоток співробітників, які пройшли навчання.

Як видно з цих прикладів, випереджальні індикатори часто менш точні, але дають цікаву інформацію про поточні показники KPI. Показник із запізненням більш точний, але тільки постфактум.

Включення цих різних видів KPI допоможе створити карту показників, яка дасть змогу як прогнозувати майбутнє, так і відстежувати історичні успіхи.

Створення карти показників HR KPI: реальний бізнес-кейс

Як ми вже говорили, не всі KPI є релевантними. Не всі KPI допоможуть зрозуміти ефективність роботи HR. У цьому розділі ми наведемо приклад того, як створити шаблон HR KPI для відділу з підбору персоналу. Цей приклад заснований на реальній компанії в морському секторі.

Західний морський сектор перебуває в складних умовах. Якщо 50 років тому більшість суден будували у себе на батьківщині, то в наші дні будівництво великих вантажних суден і танкерів у Східній Азії обходиться набагато дешевше.

Конкурувати з дешевою робочою силою і сталлю з Китаю виявилося непросто для американської суднобудівної компанії. Тому стратегія диференціації витрат виявилася нежиттєздатною.

Компанія вирішила інвестувати значні кошти в технології та інновації, знаючи, що більша частина їхнього поточного портфеля клієнтів зацікавлена в їхніх високотехнологічних навичках будівництва суден (здебільшого невеликих суден) за набагато вищою ціною.

Стратегічні цілі ніколи не виникають самі по собі. У цьому прикладі організації необхідно скоротити витрати і одночасно стати більш інноваційною за рахунок більш розумного найму.

  • Їм необхідно скоротити витрати на підбір персоналу.
  • Вони хочуть найняти більш кваліфікованих фахівців.

Карту стратегії найму наведено на такому малюнку.
Сині стрілки в шаблоні показують внутрішні взаємозв'язки між різними цілями. Правління визначає стратегічні цілі. Менеджер з персоналу встановлює цілі в галузі управління персоналом.

На наступному етапі нам потрібно створити один або кілька KPI для кожної мети. Як виміряти скорочення часу виконання запиту? А як виміряти привабливість компанії як роботодавця?

Визначивши KPI для кожної мети, потрібно вказати поточний і цільовий показники. Підсумковий шаблон KPI може мати такий вигляд.
Шаблон KPI для HR
Ось він, наш готовий шаблон KPI для HR. Ґрунтуючись на стратегії організації, ми визначили низку KPI, які допоможуть нам досягти стратегічних цілей у сфері управління персоналом. Ми конкретизували їх, вимірявши поточні показники та поставивши мету.

Створення HR KPI, які були б послідовними і додавали б цінність бізнесу, - складне завдання. Якщо все зроблено правильно, вони дають змогу HR-службі підвищити цінність бізнесу перевіреним способом, що спирається на дані. Постановка цілей за допомогою HR KPI дає нам основу, яка допомагає ухвалювати кращі рішення і досягати стратегічних результатів у бізнесі.
Щоб дізнатися набагато більше про те, як створювати KPI, що відповідають інтересам організації, ознайомтеся з онлайн-курсом HR-метрики. У цьому курсі ми досліджуємо всю глибину HR-метрик і наводимо безліч прикладів. Автор курсу і його ведучий я, Mike Pritula:

  • №1 Лідер думок в HR в 2019 році
  • HR Advisor PeopleForce
  • 15 років в HR Wargaming, Preply, iDeals, Starlightmedia
  • ТОП-10 кращих HR СНД
  • З 2012 року займається онлайн навчанням
  • Представник HRCI в СНД
  • Власник сертифікації PHRi
  • Першим запустив онлайн курси підготовки до сертифікації HRCI російською
  • Автор HR-soft і консультант стартапів
  • Більше 3000 навчених HR
  • Автор моделі компетенцій HR
  • Автор найповнішого чек-листа HR аудиту
  • HR персона року Україна (2018) і Білорусі (2017)
  • Понад 100 опублікованих статей та презентацій
  • Більш 1.5 млн переглядів статей
  • Автор колонки на сайті Lifehacker.ru
  • Автор книги "Резюме на мільйон"