Вимірювання витрат на персонал (HR costs, також зване Human Resource costing) - ключовий компонент кадрового обліку. У цій статті ми пояснимо, що таке калькуляція витрат на управління персоналом, навіщо потрібно вимірювати витрати, як це робити і чому простого вимірювання витрат на управління персоналом недостатньо.
Традиційно HR розглядається як центр витрат або спалювач грошей. З цієї причини в HR завжди приділяється велика увага скороченню витрат. Саме тут на допомогу приходить калькуляція витрат на управління персоналом.
Перше питання полягає в тому, як ми визначаємо вартість. Згідно з Фламхольцем (1999), витрати - це жертви, понесені для отримання деякої очікуваної вигоди або послуги. Це означає, що всі витрати мають компонент "витрата" і компонент "актив". Саме в цьому і полягає завдання обліку людських ресурсів: вимірювати компоненти витрат і активів.
Існує безліч способів зробити це, але спочатку давайте розберемося, чому ми вимірюємо витрати на управління персоналом.
Традиційно HR розглядається як центр витрат або спалювач грошей. З цієї причини в HR завжди приділяється велика увага скороченню витрат. Саме тут на допомогу приходить калькуляція витрат на управління персоналом.
Перше питання полягає в тому, як ми визначаємо вартість. Згідно з Фламхольцем (1999), витрати - це жертви, понесені для отримання деякої очікуваної вигоди або послуги. Це означає, що всі витрати мають компонент "витрата" і компонент "актив". Саме в цьому і полягає завдання обліку людських ресурсів: вимірювати компоненти витрат і активів.
Існує безліч способів зробити це, але спочатку давайте розберемося, чому ми вимірюємо витрати на управління персоналом.
Навіщо вимірювати витрати на персонал?
Є чотири основні причини, через які ви хочете вимірювати витрати на управління персоналом:
- Контролювати витрати відділів
- Вимірювати вплив і загальний успіх
- Прогнозувати майбутні витрати
- Розрахувати повернення інвестицій (ROI)
Контролюйте витрати за відділами
Перш за все, ви хочете контролювати витрати відділів. Це, мабуть, найважливіша причина для вивчення калькуляції витрат на управління персоналом.
Моніторинг витрат не є специфічним для HR. У наш час кожен відділ і керівник повинні знати свої витрати. Наприклад, це може знадобитися для складання бюджету. На початку року відділ отримує певний бюджет, а наприкінці року йому необхідно відзвітувати про те, як цей бюджет було витрачено.
Цей бюджет допомагає відповісти на такі запитання, як:
Відстежуючи витрати на людські ресурси, легко показати, як вони змінюються. Це безпосередньо пов'язано з нашим наступним пунктом: якщо витрати зростають, то чи зростає і наша ефективність?
Перш за все, ви хочете контролювати витрати відділів. Це, мабуть, найважливіша причина для вивчення калькуляції витрат на управління персоналом.
Моніторинг витрат не є специфічним для HR. У наш час кожен відділ і керівник повинні знати свої витрати. Наприклад, це може знадобитися для складання бюджету. На початку року відділ отримує певний бюджет, а наприкінці року йому необхідно відзвітувати про те, як цей бюджет було витрачено.
Цей бюджет допомагає відповісти на такі запитання, як:
- Чи були гроші виділені на відповідні цілі?
- Чи відповідав розподіл грошей початковому бюджету? Якщо ні, то чому було виділено більше або менше грошей?
Відстежуючи витрати на людські ресурси, легко показати, як вони змінюються. Це безпосередньо пов'язано з нашим наступним пунктом: якщо витрати зростають, то чи зростає і наша ефективність?
Виміряйте ефективність витрат на управління персоналом
Якщо витрати на HR зростають, а ефективність HR знижується, значить, у нас проблема. Це означає, що ефективність HR знижується.
Ефективність - це кількість ресурсів, необхідних для досягнення певної мети. Якщо для досягнення мети використовується багато ресурсів, ефективність низька. Якщо ж використовується зовсім небагато ресурсів, ефективність висока.
Наведемо приклад: Дві організації намагаються знизити рівень відсутності співробітників на робочому місці. Одна з них надає всім охочим безкоштовний абонемент на фітнес. Інша прибирає нездорові закуски з їдальні та надає безкоштовні фрукти. Обидва заходи знижують рівень відсутності на роботі на 5%. Однак витрати першої організації в 4 рази вищі, ніж другої. Інакше кажучи, друга організація ефективніша.
З огляду на це, друга причина для вимірювання витрат - отримати уявлення про ефективність дій HR. Зверніть увагу: це нічого не говорить про вплив або загальний успіх цих дій! Ми всі знаємо приклади проєктів, які коштували великих грошей, але не увінчалися успіхом.
Якщо витрати на HR зростають, а ефективність HR знижується, значить, у нас проблема. Це означає, що ефективність HR знижується.
Ефективність - це кількість ресурсів, необхідних для досягнення певної мети. Якщо для досягнення мети використовується багато ресурсів, ефективність низька. Якщо ж використовується зовсім небагато ресурсів, ефективність висока.
Наведемо приклад: Дві організації намагаються знизити рівень відсутності співробітників на робочому місці. Одна з них надає всім охочим безкоштовний абонемент на фітнес. Інша прибирає нездорові закуски з їдальні та надає безкоштовні фрукти. Обидва заходи знижують рівень відсутності на роботі на 5%. Однак витрати першої організації в 4 рази вищі, ніж другої. Інакше кажучи, друга організація ефективніша.
З огляду на це, друга причина для вимірювання витрат - отримати уявлення про ефективність дій HR. Зверніть увагу: це нічого не говорить про вплив або загальний успіх цих дій! Ми всі знаємо приклади проєктів, які коштували великих грошей, але не увінчалися успіхом.
Прогнозування майбутніх витрат
Третя причина вимірювання витрат на персонал - прогнозування майбутніх витрат. Це досить просто: якщо наступного року та сама кількість людей виконуватиме ті самі дії, що й минулого року, то очікується, що витрати будуть однаковими.
Наймаючи нових співробітників, ви можете оцінити витрати для всього колективу. Якщо кількість співробітників збільшиться на 25 %, витрати на HR-підтримку також зростуть приблизно на той самий відсоток.
Звичайно, в реальності все набагато складніше. Пізніше в цій статті ви прочитаєте про вартість грошей з плином часу. Гроші схильні до інфляції, яка з часом знижує їхню сьогоднішню вартість.
Розрахунок витрат на персонал для розрахунку ROI
Розрахунок ROI - це остання причина, з якої HR-фахівці зацікавлені в оцінці витрат на людські ресурси. Витрати є ключовим елементом у формулі ROI.
Третя причина вимірювання витрат на персонал - прогнозування майбутніх витрат. Це досить просто: якщо наступного року та сама кількість людей виконуватиме ті самі дії, що й минулого року, то очікується, що витрати будуть однаковими.
Наймаючи нових співробітників, ви можете оцінити витрати для всього колективу. Якщо кількість співробітників збільшиться на 25 %, витрати на HR-підтримку також зростуть приблизно на той самий відсоток.
Звичайно, в реальності все набагато складніше. Пізніше в цій статті ви прочитаєте про вартість грошей з плином часу. Гроші схильні до інфляції, яка з часом знижує їхню сьогоднішню вартість.
Розрахунок витрат на персонал для розрахунку ROI
Розрахунок ROI - це остання причина, з якої HR-фахівці зацікавлені в оцінці витрат на людські ресурси. Витрати є ключовим елементом у формулі ROI.
ROI = Чиста вигода / Загальні витрати = (Загальна вигода - Загальні витрати) / Загальні витрати
Верхня частина формули ROI називається чистою вигодою. Чиста вигода - це загальна вигода мінус загальні витрати. Чиста вигода ділиться на загальні витрати.
Приклад: Після бесіди з лікарями компанії HR з'ясовує, що в організації висока частота судинних захворювань. В основному це пов'язано з тим, що в компанії переважає населення середнього віку.
У відповідь на це для боротьби з проблемою запускається табло підрахунку кроків. Це табло показує кількість кроків по відділах і командах, що призводить до деякої "здорової" конкуренції. Якщо ви зможете розрахувати витрати й оцінити вигоду від такого втручання, ви зможете розрахувати ROI.
Розрахунок рентабельності інвестицій - справа хитра і непроста. Дійсно, існує чимало критики з приводу того, яке значення надається цьому розрахунку. Розглянемо таке:
"Яка рентабельність інвестицій в електронну пошту?". Ви можете уявити, що на це запитання неможливо відповісти. Однак ніхто з нас не хоче повертатися до написання листів і липких нотаток колегам.
У відповідь на це для боротьби з проблемою запускається табло підрахунку кроків. Це табло показує кількість кроків по відділах і командах, що призводить до деякої "здорової" конкуренції. Якщо ви зможете розрахувати витрати й оцінити вигоду від такого втручання, ви зможете розрахувати ROI.
- Якщо ROI більше 1 (що дорівнює 100%), то він позитивний.
- Якщо він менше 1, скажімо, .5 (50 %), то він негативний.
- Якщо окупається тільки 50 % витрат, то це погана інвестиція.
Розрахунок рентабельності інвестицій - справа хитра і непроста. Дійсно, існує чимало критики з приводу того, яке значення надається цьому розрахунку. Розглянемо таке:
"Яка рентабельність інвестицій в електронну пошту?". Ви можете уявити, що на це запитання неможливо відповісти. Однак ніхто з нас не хоче повертатися до написання листів і липких нотаток колегам.
Класифікація витрат на управління персоналом
Коли ми говоримо про класифікацію витрат, ми маємо на увазі концепції з економіки. У своїй книзі "Інвестиції в людей: Financial Impact of Human Resource Initiatives" Вейн Касіо і Джон Будро перераховують (серед іншого) ці витрати.
- Постійні та змінні витрати
- Вартість можливостей
- Вартість грошей із плином часу
- Оціночна вартість часу співробітників
- Аналіз витрат і вигод та економічної ефективності
- Корисність як зважена сума характеристик корисності
- Кон'юнктурний аналіз
- Аналіз чутливості та беззбитковості
Постійні та змінні витрати на HR
Найважливіша відмінність для будь-якого проєкту - це відмінність між постійними і змінними витратами.
Постійні витрати - це витрати, які залишаються незмінними, незалежно від видів діяльності в проєкті. Змінні витрати змінюються в міру зміни діяльності.
Наприклад, створення навчальної сесії тягне за собою певні постійні витрати. Однак кількість проведених занять пов'язана зі змінними витратами. Тому вартість навчання 200 осіб на 10 семінарах вища, ніж вартість навчання 20 осіб на 1 семінарі. Витрати на створення матеріалу однакові, але якщо провести 10 семінарів замість одного, змінні витрати знижуються в 10 разів.
Витрати та економія на можливостях HR
Під альтернативною вартістю розуміється потенційна вигода, яку можна було б отримати, якби ресурси були спрямовані на інші цілі.
Наприклад, навчання продавців обходиться вам не тільки в зарплату (вона ж оціночна вартість робочого часу співробітника). Ні, у нього також є альтернативна вартість: за той час, який вони витрачають на навчання, вони могли б укласти угоду. Це і є ваші альтернативні витрати.
Щоб кількісно оцінити ці витрати, вам слід скласти список усіх дій, які співробітник не може виконувати через втручання. Потім ви можете кількісно визначити альтернативні витрати для кожного з цих видів діяльності. Наприклад, якщо продавець працює на 5 годин менше, тому що проходить тренінг, і йому потрібно в середньому 200 годин для укладення угоди, яка приносить $40 000, то альтернативні витрати тренінгу з продажу складуть $1 000.
Вартість грошей із плином часу
Усі ми знаємо, що гроші не зберігають свою цінність через інфляцію. Однак якщо гроші не вкладати в HR-інтервенції, а зберігати в банку, вони створюватимуть ще більше грошей. Це означає, що гроші в банку зазвичай мають постійну позитивну дохідність. Я пишу "зазвичай", оскільки ситуація змінюється, якщо інфляція вища, ніж відсотки.
Таким чином, вартість грошей коливається з часом через інфляцію та відсотки. Це важливо враховувати, коли ви розраховуєте термін окупності або прибутковість інвестицій. Метод, що дає змогу це зробити, називається (чистою) приведеною вартістю.
Найважливіша відмінність для будь-якого проєкту - це відмінність між постійними і змінними витратами.
Постійні витрати - це витрати, які залишаються незмінними, незалежно від видів діяльності в проєкті. Змінні витрати змінюються в міру зміни діяльності.
Наприклад, створення навчальної сесії тягне за собою певні постійні витрати. Однак кількість проведених занять пов'язана зі змінними витратами. Тому вартість навчання 200 осіб на 10 семінарах вища, ніж вартість навчання 20 осіб на 1 семінарі. Витрати на створення матеріалу однакові, але якщо провести 10 семінарів замість одного, змінні витрати знижуються в 10 разів.
Витрати та економія на можливостях HR
Під альтернативною вартістю розуміється потенційна вигода, яку можна було б отримати, якби ресурси були спрямовані на інші цілі.
Наприклад, навчання продавців обходиться вам не тільки в зарплату (вона ж оціночна вартість робочого часу співробітника). Ні, у нього також є альтернативна вартість: за той час, який вони витрачають на навчання, вони могли б укласти угоду. Це і є ваші альтернативні витрати.
Щоб кількісно оцінити ці витрати, вам слід скласти список усіх дій, які співробітник не може виконувати через втручання. Потім ви можете кількісно визначити альтернативні витрати для кожного з цих видів діяльності. Наприклад, якщо продавець працює на 5 годин менше, тому що проходить тренінг, і йому потрібно в середньому 200 годин для укладення угоди, яка приносить $40 000, то альтернативні витрати тренінгу з продажу складуть $1 000.
Вартість грошей із плином часу
Усі ми знаємо, що гроші не зберігають свою цінність через інфляцію. Однак якщо гроші не вкладати в HR-інтервенції, а зберігати в банку, вони створюватимуть ще більше грошей. Це означає, що гроші в банку зазвичай мають постійну позитивну дохідність. Я пишу "зазвичай", оскільки ситуація змінюється, якщо інфляція вища, ніж відсотки.
Таким чином, вартість грошей коливається з часом через інфляцію та відсотки. Це важливо враховувати, коли ви розраховуєте термін окупності або прибутковість інвестицій. Метод, що дає змогу це зробити, називається (чистою) приведеною вартістю.
Поведінкова оцінка вартості людських ресурсів
Вищезазначені методи використовує Вейн Касіо для поведінкового розрахунку витрат на людські ресурси. Коли ми застосовуємо калькуляцію витрат на людські ресурси, є два міркування:
Найпростіший спосіб розрахувати вартість часу - визначити всі завдання, які необхідно виконати для завершення проєкту. Потім потрібно оцінити кількість годин на виконання кожного завдання і кількісно визначити вартість часу та альтернативну вартість.
Потім визначте постійні та змінні витрати, і у вас повинно вийти уявлення про загальну вартість проєкту. Це і є вихідні дані, необхідні для розрахунку вищезгаданої рентабельності інвестицій.
- Вартість витрат (матеріал) + вартість часу
- Постійні витрати + змінні витрати + вартість можливостей
Найпростіший спосіб розрахувати вартість часу - визначити всі завдання, які необхідно виконати для завершення проєкту. Потім потрібно оцінити кількість годин на виконання кожного завдання і кількісно визначити вартість часу та альтернативну вартість.
Потім визначте постійні та змінні витрати, і у вас повинно вийти уявлення про загальну вартість проєкту. Це і є вихідні дані, необхідні для розрахунку вищезгаданої рентабельності інвестицій.
Розрахунок вартості людських ресурсів без пільг
Калькуляція витрат на людські ресурси - важливий і усталений механізм управління витратами. Однак є один важливий аспект, який слід враховувати.
На початку статті ми говорили про те, що HR часто розглядається як спалювач грошей. Ризик полягає в тому, що HR занадто сильно фокусується на скороченні витрат і ефективності. Зрештою, HR не слід оцінювати за ефективністю витрат - і не слід прагнути до цього.
Зрештою важлива додана вартість. Якщо HR може продемонструвати додану вартість, то витрати не мають жодного значення. Дозвольте мені пояснити це.
Якщо збільшення витрат на персонал приносить позитивну віддачу, бізнес буде радий інвестувати в HR більше. У цьому випадку інвестиції в HR призводять до підвищення продуктивності співробітників!
Щоб довести цю додану вартість, HR повинен змістити фокус з показників ефективності на HR і бізнес-результати.
Прикладами показників ефективності є:
Щоб принести реальну користь, HR повинен відмовитися від аналізу і скорочення витрат і замість цього зосередитися на демонстрації та створенні цінності. Це має стосунок до ланцюжка створення цінності HR, і саме тут на допомогу приходить HR-аналітика. Аналітика допомагає відповісти на запитання: як ми можемо підвищити ефективність нашого бізнесу?
Саме на цю тему наш курс HR Аналітика, щоб дати вичерпний огляд теми витрат на управління персоналом. Аналітика допоможе відповісти на питання: як ви - HR можете підвищити ефективність бізнесу?
👉🏻 Посилання для ознайомлення.
На початку статті ми говорили про те, що HR часто розглядається як спалювач грошей. Ризик полягає в тому, що HR занадто сильно фокусується на скороченні витрат і ефективності. Зрештою, HR не слід оцінювати за ефективністю витрат - і не слід прагнути до цього.
Зрештою важлива додана вартість. Якщо HR може продемонструвати додану вартість, то витрати не мають жодного значення. Дозвольте мені пояснити це.
Якщо збільшення витрат на персонал приносить позитивну віддачу, бізнес буде радий інвестувати в HR більше. У цьому випадку інвестиції в HR призводять до підвищення продуктивності співробітників!
Щоб довести цю додану вартість, HR повинен змістити фокус з показників ефективності на HR і бізнес-результати.
Прикладами показників ефективності є:
- Вартість одного найму
- Витрати на HR у розрахунку на одного співробітника
- Час найму
- Витрати на навчання в розрахунку на одного співробітника
- тощо.
Щоб принести реальну користь, HR повинен відмовитися від аналізу і скорочення витрат і замість цього зосередитися на демонстрації та створенні цінності. Це має стосунок до ланцюжка створення цінності HR, і саме тут на допомогу приходить HR-аналітика. Аналітика допомагає відповісти на запитання: як ми можемо підвищити ефективність нашого бізнесу?
Саме на цю тему наш курс HR Аналітика, щоб дати вичерпний огляд теми витрат на управління персоналом. Аналітика допоможе відповісти на питання: як ви - HR можете підвищити ефективність бізнесу?
👉🏻 Посилання для ознайомлення.
