Матриця навчання: як її застосовувати

В умовах змін, що прискорюються, добре продумана матриця навчання виступає в ролі щита компанії, даючи змогу HR-фахівцям передбачати прогалини в навичках, визначати пріоритети навчання, проводити індивідуальні заходи, заохочувати безперервне навчання та узгоджувати його зі стратегічними цілями бізнесу. Ба більше, у компаніях, що пропонують програми навчання, рівень відтоку співробітників знижується на 53%.

Давайте розберемося, що саме являє собою матриця навчання і як розробити та впровадити її результати під час проведення аналізу потреб у навчанні.

Що таке матриця навчання?
За останні кілька десятиліть темп змін значно прискорився, і зараз ми спостерігаємо його посилення. Ефективні програми навчання забезпечують співробітникам гнучкість і адаптивність, необхідні для процвітання в цьому динамічному середовищі.

Матриця навчання персоналу - це стратегічний інструмент управління персоналом, призначений для відстеження, планування та управління навчанням і розвитком навичок співробітників відповідно до найкращих практик управління людським капіталом. Її основна мета - виявлення потреб у навчанні, моніторинг прогресу в набутті навичок і забезпечення компетентності персоналу відповідно до цілей організації.

Зазвичай матриця являє собою сітку або таблицю, в якій міститься докладна інформація про співробітників, необхідні навички та компетенції, статус навчання та історію. Вона допомагає аналізувати прогалини в навичках, розвивати кар'єру, відстежувати дотримання вимог і ефективно розподіляти ресурси. Регулярне оновлення матриці дає змогу відображати поточний статус навчання та організаційні зміни, що робить її незамінним інструментом для HR-фахівців, менеджерів і керівників відділів під час ухвалення рішень та оцінювання програм навчання.

Матриці навчання пропонують структуровані та стратегічні переваги для розвитку співробітників і організаційного узгодження, але вони потребують ретельного управління та адаптації до індивідуальних і організаційних потреб, щоб уникнути таких підводних каменів, як жорсткість, ресурсоємність і потенційні неточності.

Переваги

• Виявлення прогалин у навичках: Дає змогу легко виявити брак навичок у співробітників, що полегшує проведення цільових заходів із навчання.
• Ефективність призначення проєктів: Допомагає призначати потрібних співробітників на відповідні проєкти з урахуванням їхніх потреб у навчанні та навичок.
• Оптимізація графіка навчання: Дає змогу планувати графіки навчання, забезпечуючи всіх співробітників актуальними знаннями та навичками.
• Підвищення безпеки та якості: Підвищення безпеки на робочому місці та поліпшення якості роботи завдяки тому, що співробітники отримують адекватну підготовку для виконання своїх завдань.
• Підвищення залученості та утримання співробітників: Сприяє підвищенню задоволеності співробітників, надаючи їм чіткі можливості кар'єрного зростання і формуючи у них відчуття прогресу.
• Об'єктивне вимірювання продуктивності: Забезпечує прозорі та вимірні цілі роботи, пов'язані з результатами навчання.

Недоліки

• Потребує багато часу на підтримку: Потребує регулярного оновлення та управління, що може забирати багато часу, особливо у великих організацій.
• Можливість неточностей: Ризик неточностей у даних, особливо якщо вони не оновлюються регулярно або не управляються належним чином.
• Універсальний підхід: Може не враховувати індивідуальні стилі навчання або специфічні нюанси роботи, що призводить до узагальненого підходу до навчання.
• Потенційна надмірна увага до формального навчання: Може призвести до надмірного захоплення формальними програмами навчання на шкоду навчанню на робочому місці або можливостям неформального навчання.
• Ресурсоємність: упровадження та підтримка можуть бути ресурсоємними, потребувати спеціального програмного забезпечення або адміністративної підтримки.
• Обмежена гнучкість: Може стати жорсткою, обмежуючи здатність швидко адаптуватися до раптових змін у вимогах до кваліфікації або організаційних пріоритетах.

Аналіз потреб у навчанні та матриця навчання відіграють взаємодоповнювальну роль у стратегії навчання та розвитку організації. У першому випадку йдеться про виявлення та оцінювання потреб у навчанні, а в другому - про інструмент для організації та відстеження процесу задоволення цих потреб.

Матриця навичок спрямована на оцінювання та візуалізацію поточних навичок співробітників, тоді як матриця навчання відстежує й управляє діяльністю та прогресом у навчанні співробітників.

Матриця навичок:

• Визначає поточний рівень кваліфікації співробітників у різних компетенціях
• Оцінює наявні навички та компетенції співробітників
• Використовується для розуміння сильних і слабких сторін навичок у команді
• Забезпечує візуальне представлення прогалин і сильних сторін навичок у команді.

Об'єднання аналізу потреб у навчанні (training needs analysis - TNA), матриці навичок і матриці навчання в організації призводить до підвищення ефективності навчання, ефективного розподілу ресурсів і прийняття рішень на основі даних. Завдяки спільному використанню цих потужних інструментів ваша організація зможе створити надійну екосистему навчання, яка розширить можливості співробітників, підвищить продуктивність і сприятиме сталому зростанню.

Під час TNA виявляються прогалини в навичках і потреби в навчанні, на основі яких складається матриця навичок. Ця матриця визначає необхідні навички для кожної посади й оцінює рівень кваліфікації співробітників, щоб виявити конкретні прогалини.

Матриця навчання розробляється на основі інформації з TNA і матриці навичок, що дає змогу забезпечити цільові та ефективні програми навчання, спрямовані на задоволення найважливіших потреб.

Розгляньмо кроки з використання матриці навчання більш детально:

1. Проведіть аналіз потреб у навчанні
Це основа всього процесу управління навчанням. Він містить детальну оцінку поточних можливостей персоналу порівняно з необхідними навичками і компетенціями для різних ролей.

При цьому використовують такі методи, як опитування співробітників, індивідуальні інтерв'ю, прямі спостереження, дані про виконання посадових обов'язків і вимоги до компетенцій за конкретними ролями. Аналіз спрямований на виявлення конкретних сфер, у яких необхідне навчання, чи то окремі співробітники, чи то конкретні відділи, чи то вся організація. Цей крок має вирішальне значення для узгодження навчання як з індивідуальними кар'єрними цілями, так і з цілями організації.

2. Розробка матриці навичок
Після визначення потреб у навчанні наступним кроком буде створення матриці навичок. Цей інструмент наочно представляє навички та рівень кваліфікації кожного співробітника за різними компетенціями, пов'язаними з його роллю. Він дає змогу виявити сильні та слабкі сторони співробітників, що дає можливість проводити цілеспрямовані заходи з навчання.

Матриця зазвичай класифікує навички за різними рівнями володіння ними і може використовуватися для виявлення високопотенційних співробітників для керівних ролей або спеціалізованих завдань. Це також чудовий інструмент для планування наступності та управління талантами.

3. Створення матриці навчання
На основі матриці навичок складається матриця навчання, в якій вказуються конкретні заходи з навчання кожного співробітника. Ця матриця включає такі деталі, як тип необхідного навчання, його поточний статус (не розпочато, у процесі, завершено) і терміни.

Матриця слугує інструментом відстеження та управління, забезпечуючи чітке уявлення про те, кому яке навчання необхідне і який його прогрес. Вона необхідна для того, щоб не упустити жодного критично важливого навчання та ефективно розподілити ресурси.

4. Побудова планів розвитку
На основі даних матриць навичок і навчання складаються індивідуальні плани розвитку для кожного співробітника. Ці плани мають враховувати як виявлені потреби в навчанні, так і кар'єрні устремління співробітника. У них описуються кроки, необхідні для придбання нових або вдосконалення наявних навичок, включно з термінами та очікуваними результатами.

Плани розвитку мають бути динамічними, такими, що дають змогу вносити корективи залежно від прогресу співробітника і змін у вимогах до його ролі.

5. Реалізація програм навчання
Виконання програм навчання - це практичне застосування планів розвитку. Воно включає в себе організацію і проведення фактичних тренінгів, які можуть варіюватися від внутрішніх семінарів і майстер-класів до онлайн-курсів або зовнішніх тренінгів.

Ефективність цих програм залежить від їхньої відповідності виявленим прогалинам у навичках і перевагам співробітників у навчанні. Регулярний зворотний зв'язок і залученість на цьому етапі вкрай важливі для забезпечення ефективності навчання та його позитивного сприйняття.

6. Моніторинг та оновлення матриць
Для підтримання актуальності та точності матриць навичок і навчання їх необхідно регулярно переглядати й оновлювати. Це включає в себе додавання нових навичок, оновлення рівнів кваліфікації та відображення завершення програм навчання. Цей процес допомагає відстежувати зміну набору навичок співробітників і коригувати програми навчання в міру необхідності. Регулярне оновлення також гарантує, що організація зможе швидко реагувати на зміни в галузі або на ринку.

7. Оцінювання та коригування
Заключний етап присвячений оцінці ефективності програм навчання і загальної стратегії розвитку. Це можна зробити за допомогою різних методів, таких як аналіз ефективності, оцінювання навичок, зворотний зв'язок зі співробітниками та вимірювання впливу на бізнес-результати.

За результатами оцінювання мають бути внесені необхідні корективи до програм навчання, планів розвитку або навіть самих матриць навичок і навчання. Мета - створити безперервний цикл оцінювання, навчання та аналізу, щоб сформувати культуру безперервного навчання та розвитку.

Такий комплексний підхід до управління навчанням і розвитком у вашій організації гарантує, що зусилля з навчання відповідатимуть поточним потребам і адаптуватимуться до майбутніх змін, що зрештою призведе до створення кваліфікованішого, компетентнішого та гнучкішого персоналу.

Регулярно оновлюючи матрицю навичок, оцінюючи програми навчання та інтегруючи навчання з іншими ініціативами з розвитку талантів, ви можете гарантувати, що ваші програми навчання будуть оптимізовані для досягнення максимального ефекту.

👀 Завантажити Шаблон матриці навичок