Внутрішня комунікація: Посібник для HR зі створення стратегії

Внутрішня комунікація, орієнтована на управління персоналом, — це двосторонній потік інформації всередині компанії, спрямований на узгодження співробітників з цілями організації. Це досягається за рахунок цілеспрямованих циклів обміну повідомленнями та зворотного зв'язку з використанням різних каналів для інформування, мотивації та залучення співробітників.

Зрештою, внутрішні комунікації спрямовані на сприяння розумінню та узгодженню, а також на створення позитивного робочого середовища, в якому кожен відчуває себе пов'язаним та натхненним.

HR грає центральну роль в управлінні наступними видами внутрішньої комунікації :

• Стратегічна комунікація для інформування і узгодження співробітників з баченням, місією, цінностями і цілями компанії

• Комунікація при адаптації співробітників, щоб вітати нових співробітників в компанії і допомогти їм інтегруватися у вашу команду і корпоративну культуру

• Опитування співробітників для збору важливого зворотного зв'язку про задоволеність роботою, залученості і інших темах

• Комунікація з політиками і процедурами для інформування ваших співробітників про нових або оновлених політиків компанії і пояснення того, як вони вплинуть на них

• Комунікація із залученими співробітниками для формування сильної корпоративної культури і позитивної робочої атмосфери

• Комунікація з питань різноманіття і инклюзивности, яка демонструє прихильність вашої компанії DEIB

Внутрішні комунікації є критично важливою функцією для HR:

• Залученість співробітників: Регулярне надання оновлень і створення платформ для відкритого діалогу і визнання через внутрішні комунікації формує почуття спільності і мети, сприяючи більше залученому персоналу.

• Чітка комунікація з HR: Своєчасне і послідовне оновлення новин компанії, рішень і вкладу співробітників створює культуру прозорості, яка підвищує довіру і упевненість, що призводить до підвищення морального духу і мотивації.

Канва моделі HR- комунікації (HR CMC), грунтована на канві бізнес-моделі Алекса Остервальдера, була скоректована відповідно до по внутрішніх комунікаціях.

При заповненні кожного елементу моделі комунікації з персоналом ви і ваша команда проведете мозковий штурм і дослідження по кожному з них, використовуючи результати для кожного відповідного розділу.

1. Визначте сегменти своїх співробітників

Сегментація співробітників дозволяє ідентифікувати різні групи співробітників в організації на основі схожості, таких як ролі, географічна зона, підлога, вік, поведінка і інтереси, щоб ви могли розробляти індивідуальні методи і політики на основі загальних характеристик і потреб кожної групи, щоб підвищити актуальність вашого спілкування.

Сегменти співробітників розрізнятимуться в різних компаніях залежно від сектора, в якому вони працюють, компетенцій, які вони вимагають, і того, як вони визначають успіх співробітників.

Крім того, у кожного співробітника є певні амбіції і рушійні сили в організації. Сегментація допомагає вам націлюватися на індивідуальні цілі і інтегрувати їх у вашу HR- стратегію. Це включає усі відповідні групи зацікавлених сторін в організації, для яких HR створює (чи повинен) створювати цінність.

2. Ціннісна пропозиція і комунікаційні цілі

Визначення ціннісної пропозиції і комунікаційних цілей розпочинається з визначення повного набору переваг, які воно обіцяє надати усім вашим внутрішнім клієнтам. Це вимагає від вас роздумів про організаційну стратегію і роль внутрішньої комунікації в її досягненні.

Для кожного сегменту співробітників вам доведеться придумати основну ціннісну пропозицію і цілі.

Види ціннісних пропозицій HR- комунікації

• Продуктивність: Поліпшення комунікації з відділом кадрів, щоб вона була швидша і доступніша
• Налаштування: Адаптація комунікаційних послуг до конкретних потреб внутрішніх сегментів клієнтів
• Виконання роботи: створення цінності, дозволяючи співробітникам виконувати роботу краще і ефективніше.
• Зручність: Якщо зробити речі зручнішими або простішими у використанні, це може створити істотну цінність для співробітників.

3. Визначте канали комунікації з HR

Вибір правильних каналів комунікації для вашої організації є ключем до підтримки продуктивності, залученості співробітників і їх узгодженості з бизнес-цiлями.

Сьогодні цифрові канали комунікації - електронна пошта, платформи внутрішньої комунікації, програмне забезпечення для спільної роботи співробітників, интранеты, внутрішні подкасти, внутрішні блоги компанії - є найпопулярнішими на робочому місці.

Щоб визначити, які канали найбільш підходять для різних сегментів співробітників, подумайте про те, що ви спілкуєтеся і в якому напрямі йде спілкування.

4. Визначте свої внутрішні стосунки з клієнтами

Якого типу стосунків кожен з ваших внутрішніх клієнтських сегментів чекає від HR? Вам треба уточнити, який тип стосунків ви хочете мати з кожним сегментом співробітників.

Стосунки встановлюються і розвиваються через різні канали зв'язку.

Які очікування співробітників в плані комунікації? Ми знаємо, що на різних етапах свого трудового життя співробітники хочуть різних речей. Ви повинні розуміти точки зору різних співробітників і знать, що вони цінують. Дуже важливо створювати цільові, цілеспрямовані і релевантні повідомлення для кожного сегменту вашої аудиторії.

5. Визначте свою діяльність по комунікації з персоналом

Подумайте, які дії краще всього підходять для доставки важливих повідомлень вашому внутрішньому клієнтові. Ключові види діяльності мають бути зосереджені на реалізації ціннісної пропозиції, охопленні внутрішніх сегментів клієнтів і підтримці внутрішніх стосунків з клієнтами.

6. Визначте необхідні ресурси

Визначите, які ресурси вам потрібні для найкращої доставки вашого повідомлення. Залучення клієнтів є сильною стороною маркетингу, тому ваша маркетингова команда може допомогти вам в створенні програм залучення на робочому місці.

Коли справа доходить до комунікації на робочому місці, технології можуть сприяти високоефективній і чіткій комунікації, яка відбувається за допомогою найкращого методу доставки. Подумайте про те, яким чином ваше повідомлення буде найбільш зрозумілим і з найбільшою вірогідністю буде правильно інтерпретоване.
Технології полегшують комунікацію на робочому місці, тому подумайте, в які нові цифрові засоби комунікації вам, можливо, доведеться інвестувати, наприклад, в центри адаптації або інструменти для роботи співробітників.

7. Визначте вартість зв'язку

Визначте витрати, пов'язані із стратегією HR- комунікацій, і складіть бюджет. Правильно певний бюджет на внутрішні комунікації допомагає перетворити комунікації, що проходять по усьому бізнесу, в цінні і вимірні бізнес-активи.

Витрати, які слід враховувати, включають підписку на програмне забезпечення, а також людський капітал і внутрішні ресурси, необхідні для розробки стратегії внутрішніх комунікацій.

8. Визначте чинники цінності HR- комунікації

Організації покладаються на фахівців з персоналу, які доносять до співробітників важливу інформацію і зміни в політиці. Ефективна комунікація не лише гарантує, що усі будуть в курсі, але і може допомогти бізнесу відповідати вимогам і уникнути непотрібних проблем. Можливо, що ще більше важливо, це призводить до підвищення довіри, залученості і задоволеності співробітників.

Хороша комунікація може підвищити креативність співробітників до 93что, у свою чергу, може сприяти підвищенню рівня продуктивності. Співробітники, які відчувають, що їх чують, в 4,6 разу частіше дістають можливість виконувати свою роботу якнайкраще, а збільшення залученості співробітників на 5% може привести до стрибка виручки компанії на 3%/

Важливо також вимірювати свої зусилля із комунікації з персоналом, щоб ви могли зрозуміти, наскільки вони ефективні, і при необхідності ввести корективи.

1. Рівень залученості співробітників: Интранет компанії може допомогти виміряти залученість співробітників за допомогою ключових показників ефективності (KPI), таких як читацька аудиторія, участь і соціальні показники, такі як кількість лайков, репостов і коментарів, генерованих контентом.

2. Открываемость або звіт про прочитання в интранете компанії: Звіт про прочитання у внутрішній мережі компанії вимірюють, чи дійсно співробітник підтвердив отримання і читання важливих оновлень.

3. Відвідування сторінок і входи в систему: Фіксуйте унікальні перегляди сторінок і інші спостережувані метрики для щоденної оптимізації.

4. Темпи впровадження нових застосувань: При впровадженні нового застосування для співробітників відстежування темпів впровадження має вирішальне значення.

5. Зворотний зв'язок із співробітниками: Заохочуйте співробітників ставити питання і висловлювати свою думку про те, що відбувається в компанії.

6. Коефіцієнт плинності кадрів: Співробітники, які почувають себе залученими в роботу, навряд чи підуть. З цієї причини важливим KPI внутрішньої комунікації для виміру являється коефіцієнт плинності кадрів.