Як ефективно організувати процес звільнення (+ чек-лист)

Процес звільнення забезпечує плавний перехід співробітників з організації. Впровадження надійного процесу offboarding допомагає мінімізувати юридичні ризики, підтримувати позитивні стосунки з колишніми співробітниками і захищати репутацію компанії.

Зазвичай співробітник, який звільняється, проходить низку етапів, включно з передачею роботи іншим членам команди, поверненням майна компанії та інтерв'ю при звільненні. Мета полягає в тому, щоб зробити перехід плавним для всіх учасників процесу, зв'язати кінці з кінцями і переконатися, що співробітник йде на хороших умовах і зберігає позитивне враження про компанію.

Іншими словами, мета звільнення подвійна. З одного боку, вона покликана допомогти організації поліпшити досвід співробітників і звести до мінімуму вплив звільнення на бізнес. З іншого боку, вона використовується для формування найважливіших останніх вражень співробітників про компанію - і того образу, який вони створять для зовнішнього світу.

Введення і виведення співробітників на роботу є невід'ємною частиною життєвого циклу співробітника і допомагають зміцнити його досвід.

Процес адаптації допомагає новим співробітникам відчути себе бажаними гостями в компанії, отримати необхідне обладнання, навчитися виконанню своїх завдань, налагодити контакт з командою і освоїтися в новій ролі. Мета полягає в тому, щоб закласти міцний фундамент, який забезпечить їм, їхній команді та всій організації довгостроковий успіх.

Процес звільнення є зворотним і допомагає завершити життєвий цикл співробітника структурованим чином. Співробітники повинні повернути все обладнання компанії, вийти з корпоративної мережі та анулювати свій доступ, передати обов'язки іншим членам команди і попрощатися з колегами. Мета - провести звільнення без стресу.

Давайте розглянемо деякі причини, через які звільнення співробітників має значення і заслуговує на вашу увагу.

🚩 Колишні співробітники - це посли

Перше враження важливе, але не менш важливе й останнє враження.

На шляху співробітника є кілька ключових «моментів, які мають значення». Наприклад, перший робочий день, веселі заходи зі згуртування колективу, перша зарплата, підвищення по службі та процес звільнення.

Якщо у співробітників залишаться приємні спогади про останні дні роботи в компанії, вони з набагато більшою ймовірністю будуть високо відгукуватися про свого колишнього роботодавця. Це позитивно позначиться на бренді компанії-роботодавця і, як наслідок, на її привабливості для нових кандидатів.

🚩 Колишні співробітники можуть стати майбутніми співробітниками

Люди залишають компанії з різних причин. Одні йдуть через відсутність кар'єрного зростання, інші - через відсутність гнучкості або тому, що знайшли вигіднішу пропозицію в іншому місці.

Співробітники не завжди йдуть з компанії, тому що їм не подобається компанія або її культура. Тому деякі з них бумерангом повертаються назад після роботи в іншій організації. Ба більше, майже 40 % співробітників розглядають можливість роботи у свого колишнього роботодавця. Ключову роль у цьому відіграє позитивний досвід «offboarding» і останні враження.

З точки зору організації, повторне прийняття на роботу колишніх співробітників має свої переваги. Це економічно вигідно, оскільки ваш «новий» співробітник швидше візьметься за роботу і стане продуктивним, і ви знаєте, що він підходить вам з точки зору культури компанії.

🚩 Колишні співробітники - теж клієнти

Як і ваші кандидати, ваші колишні співробітники часто є вашими клієнтами. Це означає, що якщо досвід роботи з кандидатами дуже важливий для того, щоб відкинуті кандидати залишалися задоволеними клієнтами, то процес звільнення - ключовий момент у тому, щоб ваші колишні співробітники залишалися лояльними клієнтами.

Що може бути кращою рекламою для вашого бренду, ніж колишній співробітник, який залишається клієнтом навіть після того, як залишив компанію?

🚩 Збереження організаційних знань

Процес звільнення - це не тільки створення у співробітників чудових вражень. Це ще й збереження їхніх знань у компанії після їхнього звільнення шляхом ефективної передачі знань.

Передача знань має вирішальне значення для запобігання збоїв і підтримання рівня продуктивності, оскільки досвід і організаційні знання працівника, який йде, передаються його заміні або членам команди, що залишилися.

🚩 Безпека

Правильний процес звільнення має вирішальне значення для безпеки. Дослідження показують, що 89 % колишніх співробітників зберігають доступ хоча б до одного застосунку з колишнього місця роботи, вже працюючи в іншому місці. Половина облікових записів колишніх співробітників залишається активною більше одного дня після звільнення. Крім того, 76 % ІТ-керівників згодні або повністю згодні з тим, що «звільнення співробітників являє собою значну загрозу безпеці».

Використання процесу звільнення для забезпечення того, щоб колишні співробітники не мали доступу до систем і мереж компанії після звільнення, - простий спосіб мінімізувати цю загрозу.

🚩 Відповідність вимогам і регулювання

Залежно від галузі та місцезнаходження компанії, вашій організації може знадобитися дотримання певних правил і норм, що стосуються доступу та звільнення співробітників. Дотримання нормативно-правових вимог - важливий аспект роботи зі співробітниками.

Забезпечити дотримання цих правил і запобігти потенційним юридичним проблемам набагато простіше, якщо у вас є процес, що повторюється, - у цьому випадку процес звільнення».

Який вигляд має ідеальний процес звільнення? Точні деталі залежать від типу організації та ролі, але є кілька найкращих практик, яких ви можете дотримуватися, щоб усе пройшло гладко.

1. Подякуйте співробітнику, який звільняється

Подякуйте співробітнику за всю його роботу і зусилля, які він доклав за час роботи в організації, і дайте зрозуміти, що його буде не вистачати. Якщо вони роблять наступний крок у своїй кар'єрі або житті, не забудьте привітати їх.

2. Повідомте про звільнення

Хоча може виникнути спокуса відкласти повідомлення про звільнення співробітника до з'ясування всіх деталей, розумніше поділитися цією інформацією раніше, ніж пізніше, щоб зміцнити довіру та прозорість і зменшити кількість пліток у компанії. Обговоріть зі співробітником, який іде, як і коли буде повідомлена ця новина.

Керівники повинні якомога швидше повідомити своїй команді, відділу та HR про звільнення співробітника.

Спілкування протягом усього процесу звільнення - запорука успіху. Чітка комунікація гарантує, що всі будуть на одній хвилі і зрозуміють, чого очікувати в процесі звільнення.

3. Забезпечте передачу знань

Незалежно від того, наймете ви наступника чи ні, важливо зберегти знання співробітника, що йде, всередині компанії.

У вас має бути:

• Чітке уявлення про щоденні завдання, які вони виконують
• Розуміння того, які завдання є пріоритетними
• Права доступу до всіх систем і файлів, які вони використовують.
• Список людей, з якими вони працюють, як усередині організації, так і за її межами.

Завжди корисно попросити людей створити документ про передачу повноважень або відеоролик з корисними порадами для того, хто візьме на себе їхню роль. Якщо ви знаєте, хто це буде, передачу можна починати негайно.

Крім того, якщо є завдання, які можна автоматизувати або включити до стандартних операційних процедур, співробітник, що йде, - найкращий кандидат для цього. Це заощадить ваш час і гроші.

Додатковим бонусом позитивного процесу звільнення є те, що якщо після звільнення співробітника вам не вистачатиме певних знань, ви зможете попросити його допомогти вам, що він із радістю зробить.

4. Відновіть активи компанії

Згідно з дослідженням Oomnitza, 27 % організацій повідомили про втрату понад 10 % своїх технологічних активів через незавершений процес звільнення.

Важливо попросити співробітника, що звільняється, здати в останній день його роботи майно компанії: бейджи або ремінці, кредитні картки, уніформу, телефони, ноутбуки або службовий автомобіль.

Щоб нічого не упустити, корисно скласти чек-лист усіх активів.

5. Вимкніть доступ до систем

Дослідження, проведене компанією Beyond Identity, показало, що майже кожен четвертий співробітник каже, що у нього все ще є доступ до облікових записів з минулих місць роботи.

Не забудьте відкликати у співробітника доступ до всіх систем, включно з внутрішньою мережею компанії та будь-якими іншими обліковими записами і програмним забезпеченням, до яких у нього є доступ. Наприклад, CRM-системи, акаунти компанії в соціальних мережах, бази даних контенту і доступ до панелей управління продажами. Це важливий крок для запобігання будь-яким ризикам безпеки.

6. Проведіть інтерв'ю при звільненні

Якщо інтерв'ю під час звільнення проведене правильно, воно може дати вам масу інформації, включно з відомостями про сильні та слабкі сторони вашої організації, які ви зазвичай не отримуєте, і про те, як поліпшити останні.

Інтерв'ю під час звільнення зазвичай являє собою конфіденційну зустріч між співробітником відділу кадрів і співробітником, який звільняється. Поставтеся до будь-якого зворотного зв'язку серйозно і пам'ятайте, що інтерв'ю під час звільнення зіграє велику роль у тому, як співробітник, що звільняється, запам'ятає вас як роботодавця.

Ось кілька можливих запитань для інтерв'ю при звільненні, які можна поставити під час зустрічі:

• Чому ви вирішили піти?
• Що б ви хотіли поліпшити в роботі тут?
• Що ми могли б зробити по-іншому, щоб ви залишилися?
• Як складалися ваші стосунки з керівником?
• Які якості ми маємо шукати у вашому заступнику?
• Чого ми не робимо, але маємо робити, щоб створити кращу організаційну культуру?
• Порекомендували б ви нашу компанію претендентам із вашого оточення?

7. Оновіть організаційну структуру

Після того як співробітник залишив компанію, оновіть організаційну структуру і довідники.

Якщо у співробітника є наступник, вкажіть його дані, якщо ні - вкажіть дані того, хто його замінить. Те ж саме стосується брошур і веб-сайту компанії і може запобігти багато (внутрішньої) плутанини.

8. Організуйте остаточні виплати та пільги

Так само як деякі компанії забувають відкликати доступ до систем співробітника, що йде, вони іноді забувають зняти з нього зарплату.

Незважаючи на те що в більшості систем розрахунку заробітної плати ця функція вбудована, двічі перевірте, щоб процес остаточного розрахунку здійснювався вашим відділом заробітної плати або фінансовим відділом. Щоб полегшити це завдання, надайте їм усі необхідні дані, включно з датою закінчення роботи співробітника, періодом сповіщення, можливими святами, які необхідно оплатити, і все інше, що має значення.

9. Залишайтеся на зв'язку

Існують різні способи підтримувати зв'язок з колишніми співробітниками, наприклад, через кадровий резерв або групу випускників. Обидва варіанти дають змогу надсилати колишнім співробітникам останні новини компанії (і вакансії), щоб вони залишалися в курсі подій, якщо захочуть. Спеціальне програмне забезпечення для корпоративних випускників, таке як Aluminati і EnterpriseAlumni, може стати чудовим варіантом.

Але залишатися на зв'язку має й інші переваги. Як ми вже говорили, це може бути корисно в тому разі, якщо ви втратили якісь знання, якими володів співробітник, який тільки-но пішов, або якщо його наступникові потрібна допомога у розв'язанні конкретного завдання.

З точки зору колишнього співробітника, залишатися на зв'язку теж має свої переваги, наприклад, коли йому потрібна рекомендація або рекомендаційний лист, або якщо одного разу він побачить вакансію, яка зацікавить його, і потенційно захоче повернутися.

HR Cloud дає змогу компаніям створити неперевершений досвід звільнення для співробітників, що звільняються, за допомогою порталу для виходу під брендом компанії. Їхнє рішення автоматизує певні процедури звільнення й автоматично надсилає необхідні документи, як-от остаточні зведення по заробітній платі, забезпечуючи незабутні враження для співробітника.

HROnboard надає програмне забезпечення для адаптації, вони також пропонують рішення для оффбордингу. Це допоможе вам структурувати процес звільнення і зазначити всі необхідні пункти: необхідні документи, підсумкову інформацію про заробітну плату, опитування під час звільнення і навіть прощання з командою.

За допомогою BambooHR ви можете забезпечити відповідність нормативним вимогам, працюючи з контрольними списками і використовуючи автоматизацію, щоб зосередитися на людях, а не на процесах. Програмне забезпечення заздалегідь відповідає на найпоширеніші запитання, які можуть виникнути у співробітників у процесі звільнення. Це робить його максимально простим і зрозумілим, що допомагає вашим співробітникам відчувати, що їх цінують, і захищає бренд вашого роботодавця.

Trello не є офіційним інструментом для оффбордингу. Однак, якщо у вас немає великого бюджету, це хороший приклад безкоштовного інструменту, який ви можете використовувати для структурування звільнення співробітників.

Платформа насамперед відома як застосунок для спільного управління проєктами, але ви також можете використовувати її для створення шаблону і контрольного списку, який допоможе вам звільнити співробітників.