Довідник співробітника: шаблони

Довідник або керівництво для співробітника дуже важливий у компаніях, організаціях і підприємствах. Він містить актуальну інформацію про компанію і слугує довідковим матеріалом для будь-яких співробітників, у яких виникають запитання про політику і процедури компанії. Посібник для співробітника має містити все, що потрібно співробітнику для виживання і процвітання в компанії.

Основна функція довідника для співробітників полягає в тому, щоб дати співробітникам чітке уявлення про те, чого компанія очікує від них з моменту початку роботи.

Важливо роз'яснити ці очікування співробітникам, щоб:

• Якщо ви прочитаєте будь-які приклади з довідника співробітника, ви побачите всю важливу інформацію, записану в них. Тому співробітники не можуть сказати, що вони «не знали», що зробили щось не так.

Ваша компанія не схильна до ризику судового розгляду

• Довідник співробітника є офіційною документацією вашої компанії. Хоча це не так ефективно, як трудовий договір (контракт), він може допомогти захистити вас у юридичних баталіях, наприклад, коли співробітник подає на вас до суду за незаконне звільнення.

Ви можете вести діалог зі своїми співробітниками

• Довідник також слугує відправною точкою, щоб ви могли почати діалог зі своїми співробітниками у разі виникнення питань. Наприклад, якщо одному з ваших співробітників потрібно взяти відпустку, щоб бути присутнім на похоронах члена сім'ї, обговоріть процедуру відпустки, використовуючи керівництво як довідник.
• Довідник співробітника також служить структурою для політики вашої компанії, тим самим роблячи її зрозумілою, щоб усі були на одній хвилі. Коли ви правильно документуєте свої правила, рекомендації та політики, ймовірність того, що ваші співробітники будуть їх дотримуватися, зростає.

Довідник співробітника - це тип документа, який містить місію, бачення, очікування та політику компанії. Роботодавці повинні створити цей довідник, щоб усе було зрозуміло для своїх співробітників.

Ось основна інформація, яку слід включити:

Основи працевлаштування
Це найбільш інформативна частина довідника. Цей розділ дає співробітникам краще уявлення про умови, записані в їхніх контрактах, і класифікацію посад. Якщо у співробітника є принципові питання, він може звернутися до цього розділу.
У цей розділ ви також можете включити інформацію про процес набору персоналу та основні правила відвідуваності.
Розгляньте ці ідеї:

• Типи трудових договорів
• Інформація про рівні можливості працевлаштування
• Процеси відбору та найму
• Зазначте всі правила відвідуваності, оскільки вони дуже важливі

Політики на робочому місці
У цьому розділі опишіть своє робоче місце в усій його повноті. Іншими словами, розкажіть про всі умови, в яких працюють ваші співробітники. Включіть відповідні політики, як-от охорона здоров'я та безпека, боротьба з домаганнями та багато іншого. Це сприяє створенню приємної та законної атмосфери у вашому офісі, де ваші співробітники процвітають.

Незважаючи на те, що цей шаблон довідника співробітника містить основну інформацію, ви можете налаштувати його та додати будь-яку іншу інформацію, яку вважаєте за необхідну.
Ось деяка основна інформація, яку слід включити в цей розділ:

• Захист даних і конфіденційність
• Насильство та домагання
• Охорона праці та техніка безпеки
• Кодекс поведінки

У цьому розділі надайте своїм співробітникам повну схему для обґрунтування їхньої поведінки. Складіть схему того, як ви очікуєте від своїх співробітників ставлення один до одного, будь то партнери, колеги, клієнти або навіть зовнішні зацікавлені сторони. Цей розділ присвячений створенню професійного та безпечного робочого середовища для всіх ваших співробітників.
Основна інформація, яку слід включити в цей розділ:

• Дрес-код
• Цифрові пристрої та кібербезпека
• Відносини зі співробітниками
• Працевлаштування членів сім'ї та родичів
• Відвідувачі на робочому місці
• Поширення інформації

Розвиток і компенсація
У цьому розділі ви пояснюєте, як ви винагороджуєте своїх співробітників за роботу, яку вони виконують. Крім того, обговоріть різні способи того, як ви плануєте допомогти своїм співробітникам розвиватися і просуватися кар'єрними сходами. Завдяки політикам у довіднику для співробітників ваші співробітники бачать, наскільки ви їх цінуєте.
Коли вони побачать цю інформацію, відчують мотивацію продовжувати робити все можливе весь час.
Під час написання цього розділу включіть до нього такі основні моменти:

• Розрахунок заробітної плати та компенсацій
• Управління ефективністю
• Програми розвитку та навчання співробітників

Пільги та переваги
Здебільшого співробітники не знають про всі пільги та переваги, пропоновані компанією. Ось чому важливо включити всю цю інформацію в довідник в інтересах ваших співробітників.
У цьому розділі ваші співробітники можуть дізнатися більше про повний обсяг того, що вони отримують, крім базової заробітної плати.
Обов'язково вкажіть:

• Компенсацію працівникам
• Можливість роботи вдома
• Витрати на проживання (наприклад, що надає компанія для віддаленої роботи)
• Привілеї на паркування автомобіля
• Обладнання, видане компанією

Робочий час, відпустки та відгули
Цей розділ є одним із найважливіших розділів у довіднику. Коли співробітники приходять у вашу компанію, вони хочуть знати, скільки часу вони витрачають на роботу і скільки у них вільного часу. Знову ж таки, ви можете включити в цей розділ стільки інформації, скільки вважаєте за потрібне.
Просто переконайтеся, що ви включили в нього основні пункти, такі як:

• Робочий час та оплачувана відпустка
• Відпустка у зв'язку з втратою, відпустка для догляду за дитиною,

Звільнення співробітника
Також важливо включити детальну інформацію про те, коли співробітники залишають компанію. Ці процеси особливо важливі, якщо звільнення супроводжуються дисциплінарними проблемами.
У цьому розділі обговоріть деталі про:

• Дисциплінарні стягнення тощо.

Вони інформативні, що означає, що містять усе: від базової інформації, щоб вижити в повсякденній рутині, до всіх політик і процедур компанії.
Вони легко читаються і цікаві. Тому замість використання технічної термінології та жаргону краще використовувати прості формулювання, які легко зрозуміти.
Вони розроблені таким чином, щоб точно представляти всю компанію в цілому. Зберігайте легкий і веселий тон, водночас надаючи всю необхідну інформацію.

Переглядайте свій поточний довідник

Важливо регулярно переглядати свій поточний довідник, щоб перевірити, чи потрібно вам вносити будь-які зміни. Інформація в довіднику завжди має відповідати нормам компанії та всім законам. За необхідності проведіть дослідження або поставте запитання про закони, щоб переконатися, що ваше керівництво залишається актуальним.

Створення чернетки нової політики

Під час створення проєкту використовуйте чітку і лаконічну мову. Якщо ви вважаєте, що деякі співробітники можуть не зрозуміти нову інформацію, наведіть приклад, щоб краще пояснити це. Крім того, переконайтеся, що всі керівники відділів розуміють зміни, якщо їхні підлеглі поставлять будь-які запитання.

Якщо ви плануєте внести великі зміни в політику, призначте зустріч, щоб обговорити це в першу чергу

• У випадках, коли вам потрібно внести серйозні зміни, як-от зміна політики відпусток або компенсацій, призначте зустріч, щоб обговорити це в першу чергу. На зустрічі поясніть нову політику, дайте відповіді на будь-які запитання про неї, потім, якщо всі згодні, створіть проєкт з урахуванням нової інформації.
• Якщо ви плануєте внести зміни в одну з найбільш спірних політик, призначте зустріч, щоб пояснити все про це своїм співробітникам, перш ніж ви завершите розробку і застосуєте політику. Потім попросіть співробітників підписати форму про те, що вони отримали інформацію і розуміють зміни.

Навіть якщо це невелика зміна, оголосіть про це

Для невеликих змін, які ви вже впровадили неофіційно, просто запишіть їх і включіть у свій довідник. Потім оголосіть про офіційну зміну електронною поштою і прикладіть посилання або файл оновленого керівництва.